การจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) คืออะไร?
กล่าวอย่างง่าย ๆ การจัดทำบัญชีเงินเดือนคือกระบวนการจ่ายเงินเดือนพนักงานในจำนวนที่ถูกต้องและเวลาที่เหมาะสม กระบวนการนี้มักเกี่ยวข้องกับการเก็บบันทึกข้อมูลพนักงานและข้อมูลที่เกี่ยวข้องและการคำนวณจำนวนเงินที่พนักงานควรได้รับ กระบวนการนี้ยังรวมถึงการคำนวณภาษีเงินได้ บำเหน็จบำนาญ การชำระเงินเข้ากองทุนประกันสังคมและสุขภาพ การชำระเงินเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
การจ่ายเงินเดือนเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจใด ๆ ที่มีพนักงาน แม้ว่าจะมีพนักงานเพียงคนเดียวก็ตาม กระบวนการนี้มีความสำคัญเพราะช่วยให้พนักงานได้รับค่าตอบแทนอย่างถูกต้องสำหรับงานที่ทำ ช่วยรักษาความพึงพอใจในการทำงาน นอกจากนี้การจ่ายเงินเดือนยังเป็นส่วนสำคัญของบัญชีของบริษัทโดยมีผลกระทบต่อกำไรของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ
ระบบบัญชีเงินเดือน (Payroll System) คืออะไรและทำงานอย่างไร?
ระบบบัญชีเงินเดือนเป็นระบบที่ช่วยในการเก็บบันทึกที่จำเป็นและคำนวณเงินที่พนักงานแต่ละคนควรได้รับ เจ้าหน้าที่มักจะใช้ซอฟต์แวร์จัดทำบัญชีเงินเดือน เช่น บริการจากบริษัท ByteHR ที่ช่วยทำให้งานง่ายขึ้นและประหยัดเวลามากขึ้น
อย่างที่คุณพอจะนึกภาพออก การจัดทำบัญชีเงินเดือนเป็นงานที่ซับซ้อนหากมีพนักงานจำนวนมาก หลายบริษัทมีบทบาทและความรับผิดชอบที่หลากหลาย พนักงานแต่ละคนมีเงินเดือนที่แตกต่างกัน รวมถึงโบนัส เบี้ยเลี้ยงประจำ/แล้วแต่กรณี และสวัสดิการอื่น ๆ
โดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ บทบาทนี้จะยิ่งซับซ้อนและใช้เวลานานมาก ในขณะเดียวกันความผิดพลาดของมนุษย์ก็เป็นอีกปัญหาหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นได้ ดังนั้น ByteHR จึงนำเสนอโปรแกรมทำเงินเดือนที่มีความซับซ้อนแต่ยังใช้งานง่าย ซึ่งสามารถแบ่งเบาภาระงานของคุณได้อย่างมาก
อะไรคือความแตกต่างระหว่างแผนกทรัพยากรบุคคล (HR) และการจัดทำบัญชีเงินเดือน?
แผนก HR มีความรับผิดชอบโดยรวมคือดูแลพนักงานของบริษัท บทบาทนี้ครอบคลุมทุกอย่างเกี่ยวกับพนักงาน ตั้งแต่การจ้างงาน การเลิกจ้าง ไปจนถึงการฝึกอบรมและการให้ความสำคัญกับพนักงาน
โดยปกติ หนึ่งในเรื่องที่น่าพอใจที่สุดของการทำงานคือการได้รับค่าตอบแทน และแผนกทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่ตรวจสอบว่าพนักงานทุกคนได้รับค่าตอบแทนอย่างถูกต้อง ซึ่งบทบาทนี้รวมถึงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกบัญชี ในขณะที่บางธุรกิจจะยกหน้าที่จัดทำบัญชีเงินเดือนให้แผนกบัญชี
ไม่ว่าใครจะเป็นฝ่ายรับผิดชอบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน แผนก HR ก็มักจะเข้าไปเกี่ยวข้องในการเจรจากับพนักงานเรื่องการขอขึ้นเงินเดือนหรือประเด็นอื่นที่ใกล้เคียง นี่คืออีกหนึ่งบทบาทที่สำคัญเพราะธุรกิจจำเป็นต้องหาสมดุลระหว่างจำนวนเงินที่จ่ายและความพอใจของพนักงาน
ทำไมจึงเรียกว่า Payroll?
คำว่า Payroll เกิดขึ้นในช่วงคริสต์ศตวรรษที่ 18 และเป็นคำผสมระหว่างคำว่า "Pay" และ "Roll" ในบริบทนี้ คำว่า "Pay" หมายถึงการจ่ายค่าตอบแทนให้กับพนักงานสำหรับงานที่ทำ ส่วนคำว่า "Roll" หมายถึงการจ่ายเงินให้กับพนักงานที่เกิดขึ้นเป็นระยะเวลา (โดยทั่วไปเป็นรายเดือน) ในช่วงเวลาที่กำหนด ตลอดเวลาผ่านมาคำว่า "Payroll" ได้เปลี่ยนแปลงและมีความหมายสองอย่าง ได้แก่:
- ยอดรวมที่บริษัทจ่าย: คำว่า "Payroll" แต่เดิมหมายถึงจำนวนเงินรวมที่บริษัทจะจ่ายให้กับพนักงาน ความหมายนี้ยังใช้อยู่ในปัจจุบัน
- กระบวนการ: ความหมายที่ใกล้เคียงกับคำว่า "Payroll" ในปัจจุบันหมายถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินให้กับพนักงาน รวมถึงการจัดเก็บและบำรุงรักษาข้อมูลและการคำนวณเงินเดือน
การจัดทำบัญชีเงินเดือนใน Excel คืออะไร?
Excel เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่พัฒนาโดย Microsoft ซอฟต์แวร์ยอดนิยมนี้ถูกใช้เพื่อจุดประสงค์ที่หลากหลาย ตั้งแต่การบันทึกสถิติยอดขายไปจนถึงการติดตามข้อมูลการเงินส่วนบุคคล
การจัดทำบัญชีเงินเดือนใน Excel หมายถึงการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูลและทำการคำนวณที่จำเป็น ซึ่ง Excel เป็นซอฟต์แวร์สารพัดประโยชน์ที่คุณสามารถเลือกได้ว่าจะเก็บข้อมูลอะไร แถมยังสามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้ดี การคำนวณเหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในสเปรดชีต ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องสร้างสูตรคำนวณใหม่ทุกครั้ง
แม้ Excel จะเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่าสำหรับใครก็ตามที่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลและทำการคำนวณที่ซับซ้อน แต่ก็มีข้อเสีย เช่น คุณต้องเรียนรู้และเข้าใจฟังก์ชันมากมาย และรู้วิธีสร้างสมการคณิตศาสตร์ที่มักจะซับซ้อน
ดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่เข้าใจได้เมื่อหลายธุรกิจหันมาใช้บริการ ByteHR เพื่อหาทางแก้ที่ช่วยให้การจัดทำบัญชีเงินเดือนเป็นเรื่องที่จัดการได้ง่ายขึ้น ซอฟต์แวร์ของเราถูกออกแบบมาเพื่อการคำนวณและทำบัญชีเงินเดือนโดยเฉพาะ อีกทั้งยังมีเครื่องมือทั้งหมดที่ผู้ใช้ต้องการในอินเตอร์เฟสที่ใช้งานง่าย
ยกตัวอย่าง คุณไม่จำเป็นต้องใส่สูตรคณิตศาสตร์อย่างที่ทำใน Excel และซอฟต์แวร์สเปรดชีตอื่น ๆ แพลตฟอร์มของเรามีเครื่องมืออัตโนมัติที่ช่วยลดภาระงานของคุณและทำให้คุณมั่นใจได้ว่าบัญชีเงินเดือนจะมีความถูกต้องและเสร็จทันเวลา
คุณจะคำนวณเงินเดือนได้อย่างไร?
ตัวอย่างพื้นฐานของการคำนวณเงินเดือนคืออัตราค่าจ้างต่อชั่วโมงของพนักงานคูณด้วยจำนวนชั่วโมงที่พนักงานทำงานลบด้วยภาษีและการหักเงินอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาอัตราค่าจ้างสำหรับการทำงานล่วงเวลาและตัวแปรอื่น ๆ การคำนวณจะซับซ้อนขึ้นอย่างมาก
การจัดทำบัญชีเงินเดือนมักเป็นเรื่องที่ต้องคำนวณรายละเอียดต่าง ๆ เช่น ชั่วโมงการทำงาน ซึ่งอาจเป็นกระบวนการที่ไม่แน่นอนและใช้เวลานาน ByteHR ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการนี้ได้ด้วยการอัปโหลดสเปรดชีต Excel ที่มีข้อมูลที่เหมาะสม นอกจากนี้แพลตฟอร์มของเรายังมี Smart Upload Template เพื่อให้คุณได้รับข้อมูลที่คุณต้องการอีกด้วย
การจัดทำบัญชีเงินเดือนเป็นส่วนหนึ่งของการบัญชีหรือไม่?
การจัดทำบัญชีเงินเดือนเป็นองค์ประกอบสำคัญของบัญชีของบริษัท เพราะท้ายที่สุดแล้วการจ่ายเงินเดือนจะมีผลโดยตรงต่อกำไรของบริษัท งานเกี่ยวกับการจัดทำบัญชีเงินเดือนมักถูกมอบหมายให้แผนกบัญชี ในขณะเดียวกันแผนกทรัพยากรบุคคลก็มักมีส่วนร่วมในงานดังกล่าวด้วย
โปรแกรมของเรามีระบบบันทึกการลางานออนไลน์ และฟีเจอร์อื่น ๆ ที่ช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนต่าง ๆ ไม่ว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบงานก็ตาม หากแผนกบัญชีหรือแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณมีปัญหาในการใช้งาน คุณสามารถติดต่อทีม ByteHR เรายินดีช่วยตรวจสอบเพื่อดูว่าเราจะสามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไร
ระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีคืออะไร?
ด้วยความที่มีตัวเลือกมากมาย จึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะเลือกระบบบัญชีเงินเดือนที่เหมาะสมกับคุณที่สุด ไม่มีคำตอบตายตัวสำหรับคำถามนี้เพราะทุกบริษัทล้วนมีความต้องการที่แตกต่างกัน แต่ ByteHR คือทางออกที่ดีที่สุดสำหรับหลายธุรกิจ
* โปรแกรมทำเงินเดือนของเราช่วยให้คุณจัดตารางการจ่ายเงินรายสัปดาห์และรายเดือนได้
ระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:
- ใช้งานง่าย: ระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีควรดูเข้าใจง่ายและใช้งานง่าย คุณสมบัตินี้จะช่วยประหยัดเวลาในการใช้งาน และลดความผิดพลาด
- มีความยืดหยุ่น: ทุกธุรกิจมีความต้องการเป็นของตนเอง ดังนั้นระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีควรมีความยืดหยุ่นมากพอที่จะรองรับธุรกิจทุกรูปแบบ แพลตฟอร์มของเราช่วยให้คุณเลือกได้ว่าจะเก็บและคำนวณข้อมูลอะไร ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถปรับแต่งเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณได้อย่างสูงสุด
- รายงาน: รายงานบัญชีเงินเดือนเป็นส่วนสำคัญของทีมบริหารเพราะช่วยให้ทีมมองเห็นภาพรวมการเงินของบริษัท แพลตฟอร์มของเราช่วยให้คุณสร้างรายงานที่ปรับแต่งได้เองเพื่อให้คุณได้ข้อมูลที่ต้องการ และนำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจได้ง่าย
- ระบบอัตโนมัติ: ระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีจะมีเครี่องมืออัตโนมัติที่ทรงพลังซึ่งช่วยลดภาระงานและความผิดพลาดของมนุษย์ ยกตัวอย่าง ระบบของเราจะสร้าง Bank Files และ ePayslips อัตโนมัติ ดังนั้นพนักงานของคุณจะได้รับเงินเดือนตามเวลาด้วยข้อมูลอันจำกัดจากทีมจัดทำบัญชีเงินเดือนของคุณ
- การบูรณาการ: บางธุรกิจมีการใช้งานหลายระบบ และระบบบัญชีเงินเดือนของคุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นหากบูรณาการเข้ากับซอฟต์แวร์บุคคลที่สาม ยกตัวอย่าง ByteHR ที่ให้คุณอัปโหลดสเปรดชีตจาก Excel เข้าแพลตฟอร์มของเราเพื่อประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดของมนุษย์
- ความน่าเชื่อถือ: คุณจะต้องมีระบบที่เชื่อถือได้ เพื่อให้คุณรู้จักพนักงานของคุณ และน่าเชื่อถือเพื่อให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะได้รับเงินเดือนตามเวลาและในจำนวนที่ถูกต้อง ระบบ ByteHR ผ่านการทดสอบอย่างละเอียดเพื่อความมั่นใจว่าเป็นแพลตฟอร์มที่เสถียร ทั้งนี้ การทดสอบการทำงานของระบบบัญชีเงินเดือนใด ๆ ก่อนใช้งานจริงย่อมเป็นความคิดที่ดี
ประโยชน์ของระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีคืออะไร?
ระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีสามารถทำได้มากกว่าการรับประกันว่าพนักงานจะได้รับเงินเดือนอย่างถูกต้องตามเวลา ยกตัวอย่าง ระบบของเรามีรายงานที่เป็นประโยชน์ที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้ธุรกิจเติบโตมากขึ้น
* ในระบบ ByteHR ของเราสามารถรองรับ Bank file ได้หลากหลายทุกธนาคารในประเทศไทยรวมถึงต่างประเทศ
ประโยชน์อีกหนึ่งประการของระบบที่ดีคือสามารถแก้ไขความคลาดเคลื่อนได้ ข้อมูลทุกอย่างถูกบันทึกผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้การระบุว่าความผิดพลาดเกิดขึ้นจากตรงไหนทำได้ง่ายขึ้น
สรุป
การจัดทำบัญชีเงินเดือนเป็นสิ่งจำเป็น แต่มักเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน กระบวนการดังกล่าวอาจใช้เวลานานและซับซ้อนซึ่งมีแนวโน้มที่จะเกิดความผิดพลาดจากมนุษย์ แต่ข่าวดีคือ ByteHR มีแพลตฟอร์มที่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการลงได้ อีกทั้งยังป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดที่มีมูลค่าความเสียหายสูง
แพลตฟอร์มของเราช่วยคุณคำนวณบัญชีเงินเดือนได้ในเวลาอันรวดเร็ว ซึ่งในอดีตเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานกว่านี้มาก นอกจากนี้เรายังมีเครื่องมือที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังมีระบบอัตโนมัติที่ช่วยประหยัดเวลา และในขณะเดียวกันก็ช่วยลดความผิดพลาดของมนุษย์
หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและรวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้
โปรแกรมสำหรับHR อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
