วิธีคิดโอทีตามกฎหมายแรงงานไทยที่ HR ต้องรู้
ความหมายของโอที (Overtime)
โอที หมายถึงการทำงานเกินเวลาปกติที่กำหนดในกฎหมาย ซึ่งกำหนดไว้ที่ 8 ชั่วโมงต่อวัน หรือ 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ การทำงานเกินเวลานี้จะถือว่าเป็นการทำงานโอที
เมื่อพูดถึงโอที(OT) แต่ละคนอาจจะมีความคิดเห็นที่ต่างกันไป เพราะค่านิยมเรื่องโอทีนั้นต่างออกไปจากสมัยก่อน โดยเฉพาะในแถบเอเชียที่มีค่านิยมในการทำงานล่วงเวลา หรืออยู่ทำโอทีหลังเลิกงานเพื่อแสดงถึงความทุ่มเทในการทำงาน หรือความจงรักภักดีต่อบริษัทแม้ว่าจะไม่ได้ทำงานจริงๆ หรือบางคนก็นั่งปล่อยเวลาให้ล่วงเลยไปเพื่อจะได้ค่าโอที กลับมาที่ยุคปัจจุบัน คนสมัยใหม่เริ่มให้ค่าของการทำงานล่วงเวลาโดยไม่จำเป็นน้อยลง และต้องการเพิ่มความสมดุลของคุณภาพชีวิตมากกว่าอยู่ทำงานล่วงเวลา
แต่ไม่ว่าวันเวลาจะเปลี่ยนไปอย่างไร บริษัทจะต้องจัดการ การจ่ายโอที (Overtime payment) ให้ถูกต้องตามกฎหมายแรงงานไทย ตามพระราชบัญญัติแรงงาน พ.ศ. 2541 โดยการจ่ายโอทีจะต้องคำนึงถึงสิทธิ์และความเป็นธรรมของแรงงาน ดังนี้
วิธีคำนวณค่าโอที
การคิดค่าโอทีจะคำนวณจากอัตราค่าจ้างปกติของลูกจ้าง โดยใช้สูตรดังนี้
สำหรับการทำงานในวันทำงานปกติ: (ค่าจ้างปกติ ÷ 8) × 1.5 × จำนวนชั่วโมงทำงานโอที
สำหรับการทำงานในวันหยุด: (ค่าจ้างปกติ ÷ 8) × 2 × จำนวนชั่วโมงทำงานโอที
สำหรับการทำงานในวันหยุดชดเชย: (ค่าจ้างปกติ ÷ 8) × 3 × จำนวนชั่วโมงทำงานโอที
การขอทำงานโอที
ตามกฎหมาย การทำงานโอทีจะต้องได้รับความยินยอมจากลูกจ้าง และมีการจดทะเบียนหรือบันทึกเวลาการทำงาน โดยจะต้องแจ้งลูกจ้างล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 1 วัน นอกจากนี้ นายจ้างต้องแจ้งเขียนถึงเจ้าหน้าที่แรงงานในพื้นที่ที่มีสำนักงานแรงงานอยู่ให้ทราบเกี่ยวกับการให้ลูกจ้างทำงานโอที
การจำกัดการทำงานโอที
การทำงานโอทีของลูกจ้างจะต้องไม่เกิน 36 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หรือไม่เกิน 3 ชั่วโมงต่อวัน โดยเฉพาะในกรณีที่ลูกจ้างเป็นผู้มีภาระงานหนัก ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อสุขภาพและความปลอดภัยของลูกจ้าง
การให้หยุดงานชดเชย
หากลูกจ้างทำงานโอทีในวันหยุดนักขัตกฤกษ์ นายจ้างต้องให้หยุดงานชดเชยในวันทำงานปกติ ภายใน 7 วัน นับจากวันที่ลูกจ้างทำงานโอที หากนายจ้างไม่สามารถให้หยุดงานชดเชยภายในระยะเวลาดังกล่าว นายจ้างต้องจ่ายค่าจ้างในอัตราสองเท่าของวันที่ลูกจ้างทำงานโอที
กรณีที่ไม่ต้องจ่ายค่าโอที
กฎหมายมีข้อยกเว้นในบางกรณีที่นายจ้างไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าโอที ได้แก่ การทำงานเกินเวลาปกติเพื่อดำเนินการในกรณีฉุกเฉิน ที่ไม่สามารถหยุดดำเนินการได้
ผลกระทบของการไม่ทำตามกฎหมายในการจ่ายค่าโอที
หากนายจ้างไม่ปฏิบัติตามกฎหมายในการจ่ายค่าโอที อาจต้องเผชิญกับการถูกเสียค่าปรับตามกฎหมาย นอกจากนี้ การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายอาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ในที่ทำงาน และเสียชื่อเสียงขององค์กรในด้านการจัดการแรงงาน
การบันทึกโอที
ระบบลงเวลาทำงานล่วงเวลามีตั้งแต่แบบดั้งเดิมที่ใช้การตอกบัตร หรือจดบันทึกเวลาเข้าออก ซึ่งไม่แม่นยำและทำให้เกิดการคลาดเคลื่อนของข้อมูลได้ง่าย รวมถึงข้อมูลที่บันทึกลงในกระดาษอาจสูญหาย ในปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ในระบบลงเวลาทำงาน ตามลักษณะการทำงานของบริษัทนั้นๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ระบบลงเวลาทำงานด้วยบัตรพนักงานที่เป็นคีย์การ์ด รูดเพื่อเข้า-ออก บริษัท ระบบลงเวลาทำงานที่บันทึกเวลาเข้าออกผ่านลายนิ้วมือ หรือระบบลงเวลาทำงานโดยให้พนักงานเช็กอินจากแอปพลิเคชันมือถือ ซึ่งในปัจจุบันนิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย
ธุรกิจที่มีกะการทำงานไม่แน่นอน หรือต้องเพิ่ม-ลด ชั่วโมงการทำงานของพนักงานอยู่ตลอดเวลา เช่น สถานพยาบาล ธุรกิจด้านการบริการ อย่างโรงแรม หรือร้านอาหาร หรือธุรกิจก่อสร้าง จะต้องใช้ระบบลงเวลาทำงานของพนักงานที่มีความยืดหยุ่นสูง และง่ายสำหรับผู้มีอำนาจในการอนุมัติคำขอ เพิ่ม หรือ ลดเวลา การทำโอทีของพนักงาน รวมถึงระบบที่สามารถแสดงเวลาการทำงานของพนักงานในภาพรวม เพื่อการบริหารจัดการพนักงานให้ดีขึ้น หากพบความผิดปกติของการขาดงาน หรือคุณกำลังจ่ายค่าโอทีให้พนักงานมากเกินไป เพราะการลงเวลาที่ผิดพลาด ทั้งนี้ระบบลงเวลาทำงาน ควรจะต้องง่ายสำหรับพนักงานเช่นกัน เพื่อที่พวกเขาจะได้ส่งคำร้องและได้รับการอนุมัติแบบเรียลไทม์ รวมทั้งสามารถดูข้อมูลของตัวเองได้ด้วยว่าทำโอทีไปแล้วเท่าไหร่
คำแนะนำสำหรับ HR
เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายแรงงานไทย ฝ่าย HR ควรจัดทำแผนการจ่ายโอทีให้ชัดเจน และเข้าใจถึงสิทธิของลูกจ้างในเรื่องโอที รวมถึงการสื่อสารให้ลูกจ้างทราบถึงวิธีการคำนวณค่าโอที และสิทธิ์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
การจ่ายค่าโอที เป็นเรื่องสำคัญที่ HR ทุกคนควรให้ความสำคัญ เพื่อปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานไทย การเข้าใจถึงวิธีคำนวณค่าโอที และสิทธิของลูกจ้าง จะช่วยให้ HR สามารถจัดการกับเรื่องโอทีอย่างเป็นธรรมและไม่กระทบกับความสัมพันธ์ในที่ทำงาน นอกจากนี้ยังเสริมสร้างชื่อเสียงและวางรากฐานให้กับองค์กรในระยะยาว
บริการของ ByteHR ก็มีระบบลงเวลาทำงาน โปรแกรมคำนวณเงินเดือน การคิดโอทีที่ยืดหยุ่น พร้อมช่วยคุณจัดการกะทำงานของพนักงานและบริหารเวลาการทำโอทีของพนักงานได้ง่ายขึ้น
หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่รวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
ByteHR มีโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชั่นจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน รวมถึงการจัดทำรายงานเอกสารราชการตามการตั้งค่า ภายในโปรแกรม การจัดการกะ และวัน ขาด ลา มา สาย ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย