4 เคล็ดลับในการเชื่อมต่อพนักงานกับข้อมูลของพวกเขาโดยตรง

งานวิจัยหลายชิ้นแสดงให้เห็นว่าเมื่อพนักงานมีส่วนร่วมกับระบบจัดการทรัพยากรบุคคล โดยสามารถป้อนข้อมูลของพวกเขาเองสู่ระบบได้ ทำให้บริษัทประหยัดเวลาและทรัพยากรอันมีค่า ทั้งยังเพิ่มผลผลิตและอัตราการรักษาคนในองค์กรไว้ด้วย เนื่องจากคนรุ่นมิลเลนเนียลไม่เพียงแค่คาดหวัง แต่พวกเขาต้องการเทคโนโลยีที่ทันสมัยในที่ทำงาน เพราะฉะนั้นถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องแน่ใจว่าพนักงานของคุณเข้าใจและใช้ประโยชน์จากระบบจัดการทรัพยากรบุคคลที่องค์กรมอบให้กับพวกเขา

วันนี้ ByteHR ขอแนะนำ 4 เคล็ดลับเพื่อส่งเสริมให้พนักงานใช้เทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคลในองค์กรของคุณ

เคล็ดลับที่ 1: ยอมรับเทคโนโลยีในที่ทำงานโดยการการสร้างนโยบายสำหรับการทำงานทางโทรศัพท์มือถือ
จากข้อมูลของ Pew Research Center พบว่า 95% ของชาวอเมริกันในปัจจุบันเป็นเจ้าของโทรศัพท์มือถือ 77% เป็นสมาร์ทโฟน แม้ว่าความคิดที่จะใช้สมาร์ทโฟนในที่ทำงานอาจเคยเป็นสิ่งต้องห้าม แต่มันก็ทำให้ผู้คนแก้ปัญหาและมีส่วนร่วมกับผู้อื่น ในขณะที่ทำหน้าที่เป็นตัวกลางที่สมบูรณ์แบบในการนำเสนอเทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคล ตัวอย่างเช่น แอปบันทึกข้อมูลพนักงาน ก็ช่วยให้พนักงานได้รับการอัปเดตที่สำคัญและทำการแก้ไขหรืออัปเดตข้อมูลบนอุปกรณ์ของตน

การนำพลังในการปรับเปลี่ยนข้อมูลในสถานที่ทำงานที่สำคัญมาไว้ในมือของพนักงานไม่เพียง แต่ช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ HR ไม่อยู่ในตำแหน่งคนกลางทำให้ผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้นมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การริเริ่มเชิงกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับพันธกิจของธุรกิจของคุณ

เคล็ดลับที่ 2: ทิ้งการทำงานด้วยระบบแมนนวลไปซะ และยินดีต้อนรับ Digital Transformation

Digital Transformation “ดิจิทัล ทรานส์ฟอร์มเมชัน” หรือการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลได้เข้ามาเปลี่ยนแปลงการทำงานในยุคปัจจุบันจากระบบการทำงานแบบธรรมดาที่คุ้นชิน สู่ระบบการทำงานที่เน้นนวัตกรรม ความสร้างสรรค์มากกว่าเดิม แม้กระแสนี้จะมาแรง แต่ยังมีหลายบริษัทที่ยังคงยึดมั่นความคิดการทำงานแบบเดิมๆ (business as usual) เพราะกลัวการเปลี่ยนแปลง ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว การปรับระบบมาใช้ซอร์ฟแวร์กลางสำหรับ HR นั้นสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและลดค่าใช้จ่ายในการพึ่งพากระบวนการแบบแมนนวลที่ล้าสมัย

เคล็ดลับที่ 3 : ให้พนักงานได้เข้าถึงข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล

เมื่อธุรกิจยึดติดกับกระบวนการแบบแมนนวลและป้องกันไม่ให้พนักงานใช้ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล พวกเขาจะเสียเวลาและงบประมาณไปโดยเปล่าประโยชน์ โดย Ernst & Young ซึ่งเป็นหนึ่งในองค์กรบริการระดับมืออาชีพชั้นนำของโลกเพิ่งเปิดเผยผลการวิจัยเกี่ยวกับจำนวนเงินที่บริษัทต้องสูญเสียไปเมื่อ HR ทำงานด้วยระบบแมนนวลเพียงอย่างเดียว ผลการวิจัยเปิดเผยว่า ต้นทุนเฉลี่ยต่อจุดในการป้อนข้อมูลคือ 4.51 ดอลลาร์และกระบวนการแบบแมนนวลทั่วไปเช่น การคำนวณผลประโยชน์ของพนักงานและฟอร์มต่างๆ ยิ่งมีค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นไปอีก

เคล็ดลับ 4 : ให้พนักงานใหม่เริ่มต้นใช้ระบบ HR ตั้งแต่เรกที่เข้าทำงาน
การอบรมพนักงานที่เข้ามาทำงานใหม่ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างความประทับใจแรกที่ดีได้ ดังนั้น HR ก็ควรฝึกให้พนักงานใหม่ทำความคุ้นเคยกับการใช้ระบบของบริษัทตั้งแต่ต้น

• ธุรกิจที่ยังไม่ได้ซื้อซอฟต์แวร์แบบบริการตนเอง
• ธุรกิจที่ซื้อไปแล้วยังไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่

จากการศึกษาของ Ernst & Young กระบวนการในการฝึกอบรม ช่วยให้บริษัทประหยัดค่าใช้จ่าย ผ่านการนำเทคโนโลยีการบริการตนเอง (Self-onboarding) โดยให้พนักงานป้อนข้อมูลของตนเองได้ทุกที่ ทุกเวลา ทั้งยังเพิ่มความแม่นยำของข้อมูล สิ่งเหล่านี้อาจเป็นงานที่น่าเบื่อโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ค่อนข้างมีงานยุ่ง ซึ่งอาจทำให้ไม่ทราบข้อมูลของพนักงานใหม่ได้ละเอียดเท่ากับการที่พนักงานใหม่ใส่ข้อมูลด้วยตนเอง

นอกจากนี้ จากการค้นพบของ EY มีองค์กร 2 ประเภทที่น่าเป็นห่วง :

ไม่ว่าในกรณีใด ความล้มเหลวในการยอมรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจะเพิ่มต้นทุนแรงงานที่ไม่จำเป็นและหนักหนาสำหรับงานที่ต้องใช้เวลานาน รวมถึงข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้อง ซึ่งบริษัทสามารถลดหรือกำจัดจุดอ่อนตรงนี้ได้ด้วยระบบจัดการทรัพยากรบุคคล ที่เหมาะสม

ByteHR มีระบบการจัดข้อมูลทรัพยากรบุคคลที่ยืดหยุ่นที่จะช่วยให้คุณจัดการกับข้อมูลมหาศาลได้แม้ไม่มีประสบการณ์ตรง คุณสามารถปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมบริหารทรัพยากรบุคคลหรือระบบบริหารจัดการกะเวลาของพนักงานอย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่
คุณสามารถปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com