เคล็ดลับ 5 ข้อเพื่อบริหารจัดการระบบในโรงพยาบาลอย่างมีประสิทธิภาพ

โรงพยาบาลเป็นแนวหน้าและศูนย์กลางความช่วยเหลือในช่วงการระบาดของไวรัสโคโรน่า ส่งผลให้สิ่งที่ผู้จัดการโรงพยาบาลต้องพบเจอทุกวันจึงเป็นเรื่องของการสำรวจสำมะโนครัวผู้ป่วย ปัญหาการขาดแคลนแรงงานด้านการแพทย์ และความสามารถของโรงพยาบาลในการรองรับจำนวนผู้ป่วย

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดเมื่อบริหารระบบในโรงพยาบาลสามารถแบ่งออกได้เป็นสามประเภท :

การสื่อสาร - การทำความเข้าใจในความต้องการของเจ้าหน้าที่แพทย์ พยาบาล และพนักงานในโรงพยาบาล เป็นเรื่องละเอียดอ่อนที่ต้องใช้เวลาและความใส่ใจ เพื่อให้การทำงานของพวกเขามีความสมดุล เพราะสุขภาพด้านร่างกายและจิตใจของบุคลากรส่งผลถึงการดูแลผู้ป่วยเช่นกัน

การสื่อสารด้านข้อปฎิบัติและกฎข้อบังคับทางกฎหมายที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา เช่นในช่วงที่มีโรคระบาดแบบนี้ ผู้บริหารต้องจัดการช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อแน่ใจได้ว่าพนักงานทุกคนรับรู้กฎระเบียบใหม่ที่เปลี่ยนแปลงล่าสุด

ความยืดหยุ่น - คุณต้องจัดการระบบให้มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวซึ่งรับกับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว เช่น ระบบจัดกะเวลาการทำงานของแพทย์ต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะสลับสับเปลี่ยน หรือแก้ไขข้อมูลได้ง่าย หากเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินเช่น แพทย์ติดโควิดและไม่สามารถรักษาผู้ป่วยได้ ทางโรงพยาบาลก็ต้องมีการสลับสับเปลี่ยนแพทย์ท่านอื่นมาแทน

การจัดการกับวิกฤต - วิกฤตต่างๆ ในสถานพยาบาลนั้นทำให้การบริหารจัดการระบบในโรงพยาบาล นั้นต่างจากองค์กรอื่นๆ วิกฤตการณ์ในโรงพยาบาลอาจเกิดขึ้นอย่างฉับพลัน หรือ เกิดขึ้นอย่างช้าๆ บ้างก็เกิดขึ้นไม่นาน หรือ เกิดขึ้นและกลายเป็นปัญหาเรื้อรัง ยกตัวอย่างเช่น ภาวะการขาดแคลนอุปกรณ์การแพทย์อย่างเครื่องช่วยหายใจซึ่งสวนทางกับความต้องการในภาวะการเกิดโรคระบาดในปัจจุบัน

เคล็ดลับในการบริหารโรงพยาบาลอย่างมีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับ #1: ระวังอาการหมดไฟ

จากสถิติแล้วพนักงาน 75% ประสบภาวะหมดไฟ ซึ่งเป็นภาวะที่มีแนวโน้มสูงขึ้นในสถานพยาบาลที่มีบุคลากรไม่เพียงพอ และส่งผลต่อประสิทธิภาพในการดูแลผู้ป่วย แม้การจับสัญญาณล่วงหน้าได้ว่าพนักงานกำลังจะลาออกจะเป็นประโยชน์ในการจัดการกับปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ แต่การแก้ไม่ให้พนักงานเกิดอาหารหมดไฟนั้นมีประโยชน์มากกว่า

วิธีที่คุณจะสามารถช่วยให้พนักงานเลี่ยงการเกิดภาวะหมดไฟได้ คือ การใส่ใจกับสุขภาพจิตและให้ความสำคัญกับการสื่อสารกับพนักงานของคุณเป็นอันดับแรก

คุณควรหลีกเลี่ยงการโต้ตอบด้วยการเสียดสี หรือจับผิดเมื่อเป็นเรื่องของการพูดคุยเรื่องการจัดตารางเวลาการทำงาน สิ่งสำคัญคือการสร้างสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงานของพนักงาน

ไม่ใช่แค่หมอและพยาบาลเท่านั้นที่เผชิญกับภาวะหมดไฟ เหล่าผู้จัดการแผนกต่างๆก็เช่นกัน เพราะพวกเขาแบกความรับผิดชอบบนบ่าไว้มากมาย นอกจากนี้ผู้บริหารอย่างตัวคุณเองก็ต้องหมั่นสังเกตสุขภาพจิตของตนเอง พร้อมจัดเวลาพักที่ออกห่างจากงานเสียบ้าง

เคล็ดลับ #2: เข้าใจความคาดหวังของผู้ป่วย

ผู้ป่วยมีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา แม้ว่าพวกเขาอาจจะได้รับการรักษาแบบเดิมหรือใช้ยาตัวเดิมแต่ความต้องการของพวกเขานั้นไม่คงที่ พวกเขาอาจคาดหวังสิ่งอำนวยความสะดวกที่ดีขึ้น ปฏิสัมพันธ์จากบุคลากรทางการแพทย์ที่ใกล้ชิดมากขึ้น

เราเข้าใจว่าผู้บริหารเช่นคุณกำลังทำงานภายใต้ความกดดันและข้อจำกัดของงบประมาณและสิ่งที่ฝ่ายบริหารอนุญาต แต่การฟังผู้ป่วยและเจ้าหน้าที่จะช่วยให้คุณเข้าใจประสบการณ์ของพวกเขาได้ดีขึ้น พวกเขาอาจสามารถให้คำแนะนำการปรับปรุงระบบซึ่งคุณสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ดีได้ ภายใต้ขอบเขตที่คุณมีอยู่ในมือ

เคล็ดลับ #3: การฝึกอบรมมีความสำคัญ

อุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา หากไม่ฝึกอบรมพนักงานของคุณอย่างสม่ำเสมอ พวกเขาจะก้าวไม่ทันต่อความเปลี่ยนแปลง เช่นข้อมูลการรักษาใหม่ หรือการใช้อุปกรณ์ทางการแพทย์ใหม่ๆ

เมื่อมีการจ้างพนักงานใหม่และคุณจัดการฝึกอบรมในสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้ด้านเทคนิคแล้ว ก็ควรเพิ่มการอบรมด้าน soft skill เข่น การสื่อสารกับผู้ป่วยอย่างมีประสิทธิภาพ ฝึกความอดทนต่อแรงกดดันในการทำงานเป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นการฝึกอบรมทางออนไลน์หรือออฟไลน์ การฝึกอบรมเป็นวิธีเตรียมพนักงานให้ทำงานเป็นไปตามความคาดหวัง หรืออย่างน้อยใกล้เคียงกับผลที่คาดไว้มากที่สุด

เคล็ดลับ #4: ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์

เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถแบ่งเบาภาระการจัดการของคุณไปได้มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการสื่อสารและการกำหนดเวลา

การจัดตารางเวลาสำหรับบุคลากรทางการแพทย์เป็นสิ่งที่ท้าทายอย่างมาก และระบบการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลของ ByteHR ก็สามารถช่วยคุณบริการจัดการในส่วนนี้ได้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการกะเวลาของพนักงาน การทำบัญชีเงินเดือน การจัดเป็นประวัติข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน นอกจากนี้คุณยังสามารถรับข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อเป็นตัวช่วยให้คุณวางแผนงานเชิงกลยุทธ์ได้อย่างฉับไวและมีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับ #5: สร้างความรับผิดชอบ

การสร้างระบบที่คุณสามารถให้พนักงานทุกคนรับผิดชอบในสิ่งที่พวกเขาได้รับมอบหมายให้ทำเป็นสิ่งสำคัญต่อการจัดการที่ประสบความสำเร็จ การสร้างระบบที่ดีจะช่วยให้คุณเห็นปัญหาของพนักงานที่มีประสิทธิภาพการทำงานต่ำหรือช่วยให้คุณเห็นพนักงานที่ทำงานมากเกินไปและกำลังเผชิญกับภาวะหมดไฟในการทำงาน

การบริหารจัดการระบบในโรงพยาบาลในยุคโควิดนั้นมีความท้าทายมากกว่าที่เคยเป็นมา หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่รวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง  02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com 

ByteHR มีโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชันจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน รวมถึงการจัดการกะ และวัน ขาด ลา มา สาย ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย