ระบบ HR คืออะไร ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ประโยชน์ที่องค์กรได้รับ

อีกตำแหน่งที่มีบทบาทอย่างมากกับองค์กรทุกแห่งนั่นคือฝ่าย HRD หรือ HR ซึ่งปัจจุบันไม่ใช่แค่การทำงานของบุคคลกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทั่วไปเท่านั้น แต่ระบบ HR ได้เข้ามามีส่วนร่วมและช่วยสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรหลายด้านมาก ๆ Byte HR ผู้นำด้านโปรแกรม HR จึงอยากพาทุกคนมาทำความรู้จักว่า ระบบ HR คืออะไร ประกอบด้วยอะไรบ้าง และสำคัญต่อองค์กรมากแค่ไหน

ระบบ HR คืออะไร

ระบบ HR คือ ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล หรือที่เรียกว่า Human Resource Management System โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาเป็นตัวช่วยเพื่อพัฒนาศักยภาพด้านงานบริหารบุคลากรภายในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการคัดสรรพนักงาน การจ้างงาน การจ่ายเงินเดือน ระบบเข้า-ออกงาน ระบบการลางาน การจัดตารางงาน การส่งพนักงานไปฝึกอบรม การประเมินผลงาน ไปจนถึงการลาออก เมื่อองค์กรมีระบบดังกล่าวแข็งแกร่งย่อมเพิ่มศักยภาพด้านการเติบโตจากทักษะของพนักงานทุกคนที่ทำงานในตำแหน่งตนเอง

ระบบ HR ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

หากมองในภาพรวมระบบ HR เสมือนเป็นระบบที่ช่วยจัดการงานด้านบุคลาการภายในองค์กรให้เป็นไปตามจุดประสงค์ที่คาดหวังเอาไว้ ดังนั้นเมื่อลองแยกออกมาทีละประเด็นก็ทำให้เห็นถึงส่วนประกอบในรบบดังกล่าวได้มากขึ้น ดังนี้

1. การคัดสรร ตรวจสอบ และจัดการประวัติพนักงาน

ในการจะนำพนักงานสักคนเข้ามาทำงานเป็นเรื่องปกติที่ทุกองค์กรต้องมีการคัดสรรคนที่เหมาะสม รวมถึงตรวจสอบประวัติจากทั้ง CV, Resume เมื่อได้คนที่ใช่แล้วระบบ HR ยังต้องจัดเก็บประวัติพนักงานคนดังกล่าวเพื่อเป็นข้อมูลขององค์กรด้วย

2. การจัดตารางเวลาทำงาน

ในหลายองค์กรที่มีการเข้ากะของพนักงาน หรือการทำงานที่ไม่เป็นเวลา ระบบ HR จะเข้ามาช่วยจัดการตารางเวลาทำงานให้สอดคล้องกับจำนวนพนักงาน จำนวนงานที่มี ลดความเหลื่อมล้ำ การเอาเปรียบ ช่วยให้งานสามารถเดินหน้าได้ตามเป้าหมายที่คาดหวังเอาไว้ เช่น การกำหนดคนเพื่อลงกะต่าง ๆ ในฝ่ายผลิต การจัดพนักงานดูแล พนักงานต้อนรับของโรงแรมที่ต้องมีตลอด 24 ชม. เป็นต้น

3. การเข้า-ออกงาน และการลางาน

เป็นเรื่องที่ระบบ HR มีประโยชน์อย่างมากโดยเฉพาะกับฝ่าย HR ที่ต้องเป็นผู้ทำเงินเดือน ปัจจุบันมีโปรแกรม HR ชั้นยอดที่พนักงานสามารถสแกนข้อมูลเข้า-ออกงานผ่านออนไลน์ได้โดยไม่ต้องเข้ามาออฟฟิศหากพนักงานคนดังกล่าวต้องไปทำงานนอกสถานที่ สร้างความมั่นใจว่าพวกเขาไม่ได้หนีงาน และอีกมุมหนึ่งยังสร้างความสะดวกต่อพนักงานด้วย รวมถึงการมีระบบลางานออนไลน์จากนั้นระบบจะบันทึกข้อมูลเพื่อนำมาคำนวณว่าต้องหักรายจ่ายของพนักงานคนดังกล่าวหรือไม่ เป็นต้น

4. การคำนวณเงินเดือนและรายได้

หากบอกว่านี่คือหัวใจสำคัญของระบบ HR คงไม่ใช่เรื่องผิดเท่าใดนัก บางบริษัทถึงกับเรียกเป็นระบบทำเงินเดือน โปรแกรมคำนวณเงินเดือน ระบบ Payroll กันเลยทีเดียว เพราะการช่วยสร้างความสะดวก รวดเร็ว และง่ายดายให้กับ HR มาก ไม่ต้องนั่งไล่เรียงคำนวณทีละรายการผ่าน Excel เหมือนอดีต ข้อมูลเข้า-ออกงาน OT วันลางาน วันขาดงานต่าง ๆ ค่าคอมมิชชั่น และข้อมูลอื่นของพนักงานแต่ละคนถูกบันทึกไว้เสร็จสรรพ สามารถคำนวณออกมาได้ทันที และยังออกเอกสารสลิปเงินเดือน ไปจนถึงเอกสารยื่นกับหน่วยงานอื่นได้อีกด้วย 

5. การวิเคราะห์ข้อมูล และประเมินพนักงาน

ระบบ HR ยังสามารถนำข้อมูลพนักงานแต่ละคนมาวิเคราะห์เพื่อประเมินผลงาน หรือพฤติกรรมได้เบื้องต้น จากนั้นจึงแปลงค่าสู่คะแนน KPI โดยยังไม่ได้รวมกับผลงานของพนักงานคนดังกล่าว ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยบ่งบอกถึงความเหมาะสมในการปรับเงินเดือน จ่ายโบนัส หรือการพูดคุยกับพนักงานเพื่อปรับเปลี่ยนแนวคิดใหม่เพื่อประโยชน์ของตนเองและองค์กรควรได้รับ

ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากโปรแกรม HR

• เพิ่มประสิทธิกาพการทำงานของพนักงาน ลดข้อผิดพลาด หรือการทำงานซ้ำซาก 

• ประหยัดต้นทุนขององค์กรได้มากขึ้น เพราะเข้าใจถึงปัญหาและแก้ไขได้ตรงจุด

• เพิ่มความสะดวกในการทำงานให้กับพนักงานมากขึ้น พนักงานตั้งใจทำงาน

• มีส่วนช่วยในด้านการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เมื่อต้องวางแผนธุรกิจในอนาคต

• ข้อมูลต่าง ๆ มีความแม่นยำ ถูกต้อง และดำเนินการภายในเวลาที่กำหนดโดยเฉพาะกับหน่วยงานภายนอก

บทสรุป

การมีระบบ HR ที่ดีย่อมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรได้อย่างน่าประทับใจ ซึ่งประโยชน์ที่เกิดขึ้นทั้งพนักงานและองค์กรต่างก็ได้รับกลับไปภายใต้ความคุ้มค่า ทุกอย่างมีขั้นตอน หลักการ บริหารงานง่าย โอกาสเติบโตในอนาคตมากขึ้นกว่าเดิม ดังนั้นองค์กรไหนที่กำลังมองหาโปรแกรม HR เพื่อสร้างระบบ HR ที่ดี Byte HR คำตอบของการดูแลพนักงานแบบครบวงจร ฟีเจอร์ครบครัน ใช้งานง่าย ราคาไม่แพง พร้อมเพิ่มศักยภาพให้กับทุกองค์กรได้จริง