วิธีการให้ (และรับ) คำติชมอย่างสร้างสรรค์

การติชมคนในทีม เป็นเรื่องที่หัวหน้ามือใหม่มักจะผัดวันประกันพรุ่ง เพราะอย่างที่เรารู้กันดีว่าการพูดชมคนนั้น ไม่ยาก ใครๆ ก็อยากได้รับคำชม แต่การตินี่ซิ ที่จะทำอย่างไรถึงจะเป็นการติเพื่อก่อ ติเพื่อจะได้ปรับปรุงการทำงานกันต่อไปโดนไม่เสียความรู้สึกกันทั้งสองฝ่าย แต่ถ้าจะปล่อยเลยตามเลย โดยไม่เคยติคนในทีมเมื่อทำงานผิดพลาด ฝั่งที่เสียประโยชน์ก็จะเป็นตัวหัวหน้าและองค์กรเอง ซึ่งต้นตอของการผัดวันไปเรื่อยๆ แบบนี้มักเกิดจากการขาดประสบการณ์และการฝึกฝน แน่นอนว่ามันจะพูดยากในครั้งแรก แต่เป็นเรื่องที่คนเป็นหัวหน้าทุกคนต้องฝึกฝนเพื่อช่วยพัฒนาคนในทีมและฝึกฝนการสื่อสารคำติชมอย่างสร้างสรรค์ รวมไปถึงฝึกให้ตัวเองรับคำติชมจากผู้อื่นได้โดยไม่แสดงอาการหัวร้อนเมื่อได้ยินคนอื่นพูดถึงสิ่งที่หัวหน้าเองควรปรับปรุง วันนี้ ByteHR จะช่วยบอกเคล็ดลับการติชม ให้หัวหน้ามือใหม่ทุกคนจะต้องเจอ

ประเภทของการติชมมีสามประเภทหลัก และใช้กับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน คือ การชื่นชม การฝึกสอน และการประเมิน แต่ละประเภทนี้มีหน้าที่ต่างกัน เช่น การชื่นชมกระตุ้นและให้กำลังใจ การฝึกสอนที่ช่วยให้คนในทีมปรับปรุง และการประเมินผลช่วยให้คนในทีมเข้าใจว่าตรงไหนที่ทำได้ดี หรือควรปรับปรุง และเข้าใจความคาดหวังจากหัวหน้างาน

การให้ (และรับ) คำติชม แบ่งเป็นสองทาง

• การให้คำติชม แก่คนที่ทำงานให้เราโดยตรง

คำแนะนำแรกคือ "คำติชมคือความรัก" คำติชมไม่ใช่สัตว์ประหลาดที่น่ากลัวที่จะทำให้คนในทีมเกลียดคุณ คุณควรมีการประชุมตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีมแต่ละคนเป็นประจำทุกสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์เพื่อตรวจสอบการทำงานของพวกเขาว่าพวกเขาต้องการ การสนับสนุนเรื่องใดบ้าง หรือมีอะไรที่ติดขัด เพราะหากมีปัญหาเข้ามา คุณก็ต้องรีบแก้ไขก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ (ใครจะไปรู้ มันอาจแก้ไขได้ภายใน 10 นาที แต่คุณจะไม่มีทางรู้ถ้าคุณเพิกเฉย!)

นี่เป็นเวลาที่เหมาะสมในการแบ่งปันความคิดเห็น (ทั้งด้านบวกและด้านลบ) เมื่อให้คำติชมเชิงวิจารณ์หรือเชิงลบ ให้ใช้วิธีการสอนเหมือนเป็นโค้ช แทนที่จะบอกผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณว่า “นี่คุณทำผิดหมดเลย ไปแก้มาใหม่เลยนะ”  คุณควรเริ่มต้นด้วยการถามว่าพวกเขาสงสัย หรือไม่เข้าใจอะไร จากนั้นเสนอแนวทางแก้ไขให้พวกเขา เช่น “ผมรู้ว่านี่อาจเป็นกระบวนการที่คุณไม่คุ้นเคย ซึ่งมีสองสามส่วนที่อยากให้คุณลองปรับปรุงดู” อธิบายผลกระทบที่การปรับปรุงเหล่านี้อาจมีต่อโครงการ ทีม หรือเป้าหมาย เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณเข้าใจถึง "สาเหตุ" ที่อยู่เบื้องหลังคำติชมของคุณ จากนั้นให้เวลาพวกเขาตอบ หรือแสดงความคิดเห็น หรือกระตุ้นด้วยคำถาม เช่น "คุณรู้สึกอย่างไร" หรือ "คุณอยากจะทำอย่างไรกับเรื่องนี้บ้าง"

การสื่อสารกับพนักงานว่าคุณสนใจความคิดเห็นของพวกเขา ช่วยให้คุณได้เปิดมุมมองที่คุณอาจข้ามไป บางทีผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณอาจต้องการคนในทีมเพิ่มเพราะงานโหลดเกินไป หรือบางทีพวกเขาอาจได้รับการฝึกอบรมไม่เพียงพอทำให้ทำงานได้ช้า ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม การรับฟังความคิดเห็นจากพวกเขาจะช่วยให้คุณให้การสนับสนุนสิ่งที่พวกเขาต้องการและแก้ไขปัญหาในองค์กรได้

คุณสามารถจบการสนทนาด้วยการเสนอความช่วยเหลือ เช่น  “ผมจะสนับสนุนคุณให้มากขึ้นในอนาคตได้อย่างไร” หากคุณแสดงออกว่าคุณจริงจังกับคำตอบของพวกเขา ในครั้งหน้า เมื่อเกิดปัญหาอะไร พวกเขาจะมาหาคุณเพื่อขอคำแนะนำในทันที

• การรับคำติชม จากคนที่ทำงานให้เราโดยตรง
  
  

ผู้จัดการบางคนอาจมีทัศนคติกับผู้ใต้บังคับบัญชาในแบบ “สั่งอย่างไร ก็จงทำอย่างนั้น” แต่เมื่อผู้นำใจแคบและเป็นเผด็จการ ก็มักจะสร้างความขุ่นเคืองและล้มเหลวในการสื่อสารกับพนักงาน ซึ่งสร้างความไม่พอใจต่อกันได้อย่างง่ายดาย แต่ส่วนหนึ่งของการสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีในองค์กรนั้นมาจากการเปิดกว้างและยินดีรับคำติชมจากผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ ยิ่งมีรายงานที่ซื่อสัตย์และมีรายละเอียดมากเท่าไรก็แปลว่าทีมของคุณยิ่งมีสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นมากขึ้นเท่านั้น การสื่อสารอย่างเปิดเผยเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีของความซื่อสัตย์ ความไว้วางใจ และสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

ในขั้นแรก คุณต้องสร้างพื้นที่ที่ปลอดภัยทางจิตใจ ให้สมาชิกในทีมของคุณรู้สึกสบายใจในการแสดงความคิด ความสงสัย และมุมมองต่างๆ โดยไม่ต้องกลัวผลที่ตามมา คุณสามารถทำได้โดยการแบ่งปันในสิ่งที่คุณเองคิดว่าตัวเองต้องปรับปรุง และชื่นชมสมาชิกในทีมที่ทำเช่นเดียวกันอย่างเปิดเผย หากคนในทีมดูลังเลที่จะเข้าหาคุณ ให้ขอความคิดเห็นจากเขาโดยตรงและแสดงความขอบคุณอย่างจริงจังเมื่อได้รับฟังความคิดเห็น 

ในฐานะผู้จัดการมือใหม่ งานของคุณไม่ใช่แค่การทำงานของตัวเองให้ดีอีกต่อไป แต่ยังเป็นการบริหารจัดการคนในทีม ซึ่งหมายความว่าคุณจะเริ่มมีบทสนทนาหนักๆ กับคนในทีม และบางเรื่องก็เป็นเรื่องที่น่าอึดอัดใจที่จะพูด แต่ต้องพูด เพื่อช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิผล คิดบวก และส่งมอบงานที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรโดยรวม คุณจะต้องเป็นนักสื่อสารที่เชี่ยวชาญและให้ข้อเสนอแนะเพื่อช่วยให้พวกเขาเติบโต  ซึ่งคุณต้องเรียนรู้ที่จะทำทั้งหมดนี้ด้วยเจตนาเชิงบวกและมุ่งมั่นที่จะสร้างความไว้วางใจ เพราะความสัมพันธ์ของคุณจะเป็นพื้นฐานของทักษะความเป็นผู้นำ ว่าคุณสามารถสร้างแรงบันดาลใจแก่ผู้อื่น และประสบความสำเร็จในบทบาทผู้จัดการได้มากน้อยขนาดไหน

สุดท้ายนี้ ByteHR ขอทิ้งท้ายคำแนะนำไว้ว่า ผู้นำจะประสบความสำเร็จได้ ต่อเมื่อตระหนักดีว่าความจริงใจเป็นทักษะที่ควรค่าแก่การฝึกฝน คุณต้องใช้ความกล้าหาญและซื่อสัตย์ต่อการปฏิบัติงานของพวกเขา และต้องฝึกฝนให้แน่ใจว่าคำติชมไม่ได้มาจากอัคติส่วนตัวหรือไม่เคารพอีกฝ่ายแล้วคุณจะสร้างทีมที่แข็งแกร่งได้ในที่สุด

หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและรวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมสำหรับ HR อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง  02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com

ByteHR มีโปรแกรมสำหรับ HR ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชั่นจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน การจัดการกะพนักงาน และบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย