สิ่งที่ HR ต้องทำต่อหลังจ่ายเงินเดือน โปรแกรม HR ช่วยได้จริง

การจ่ายเงินเดือนพนักงานถือเป็นรายจ่ายองค์กรที่ต้องดำเนินการเป็นประจำทุกเดือน ซึ่งแต่ละเดือนอาจมีความแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายด้าน หน้าที่ตรงนี้จึงเป็นส่วนความรับผิดชอบของฝ่าย HR และฝ่ายบัญชีที่ต้องทำงานร่วมกัน อย่างไรก็ตามคำถามคือหลังขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนเสร็จเรียบร้อยแล้วต้องทำอะไรต่อบ้าง แล้วการที่เทคโนโลยีสมัยใหม่อย่างโปรแกรม HR สามารถช่วยลดภาระในส่วนใดได้บ้าง Byte HR จะขอนำข้อมูลมาบอกเล่าให้เข้าใจมากขึ้น

ขั้นตอนที่ HR ต้องทำต่อหลังจ่ายเงินเดือนพนักงาน

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล

หลังจากจ่ายเงินเดือนของพนักงานซึ่งเป็นรายจ่ายองค์กรเรียบร้อย ลำดับแรกที่ต้องทำคือการเก็บเพื่อรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ โดยกรณีนี้อาจหมายถึงการรวมเอาข้อมูลด้านอื่นในเชิงตัวเลขทั้งหมดที่เป็นรายรับ-รายจ่ายองค์กรในเดือนนั้นตามที่เกิดขึ้นจริงเข้ามาด้วยเพื่อใช้เป็นข้อมูลสำหรับวิเคราะห์และวางแผนดำเนินการในลำดับถัดไป

2. การบันทึกข้อมูล

เมื่อได้ข้อมูลจากส่วนต่าง ๆ มาครบถ้วนแล้ว ให้ทำการบันทึกข้อมูลทั้งหมดทีละเรื่องจากสิ่งที่เกิดขึ้นจริงทั้งหมด ทั้งนี้สิ่งสำคัญคือต้องเรียงลำดับข้อมูลก่อน-หลังเพื่อความถูกต้อง หากมีการตรวจสอบย้อนหลังจะได้ไม่ต้องปวดหัวกับการค้นหาหรือเกิดความไม่มั่นใจอันมาจากการเรียงลำดับผิดพลาดขณะบันทึก

3. การจำแนกข้อมูล

ข้อมูลที่ผ่านการบันทึกเรียบร้อยจะต้องถูกจำแนกออกมาเป็นหมวดหมู่ซึ่งเดิมทีมักมีการบันทึกลงในสมุดบันทึกบัญชีแยกตามประเภทรายการเพื่อความถูกต้อง แม่นยำ แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีสามารถเข้ามาช่วยให้การจำแนกข้อมูลเป็นเรื่องง่ายขึ้นกว่าเดิม

4. การวิเคราะห์ข้อมูล

เป็นการนำข้อมูลตัวเลขทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงบขององค์กรมาทำการสรุปในรูปแบบรายงานการเงิน เป็นการบ่งบอกถึงผลดำเนินการในแต่ละเดือนว่าเป็นอย่างไรบ้าง ไปจนถึงสถานะทางการเงินขององค์กรอยู่ในเกณฑ์บวก-ลบมากน้อยเพียงใด ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปใช้เพื่อวิเคราะห์แนวโน้ม โอกาส หรือวางแผนทางธุรกิจเพื่อการพัฒนาไปในทิศทางอันเหมาะสม

ขั้นตอนเพิ่มเติมหลังจ่ายเงินเดือนที่เกี่ยวข้องกับพนักงานโดยตรง

สิ่งที่อธิบายไปนั้นเป็นขั้นตอนพื้นฐานที่ HR กับ ฝ่ายบัญชีจะทำงานร่วมกันเพื่อประเมินตัวเลข ความเหมาะสม และใช้เป็นแนวทางเพื่อรายงานยังผู้บริหาร แต่ถ้าเจาะลึกเฉพาะขั้นตอนของฝ่าย HR ล้วน ๆ โดยหลักแล้ว มีดังนี้

1. การยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ฝ่าย HR ต้องทำการยื่นภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย จากเงินเดือนของพนักงาน พร้อมนำส่ง ภ.ง.ด. 1 เป็นประจำทุกเดือน หลังการจ่ายเงินเดือน โดยหากเป็นการยื่นแบบกระดาษสามารถยื่นกับกรมสรรพากรได้ภายใน 7 วัน และถ้ายื่นแบบออนไลน์ต้องดำเนินการภายใน 14 วัน

2. การยื่นประกันสังคม

อีกขั้นตอนของ HR ที่ต้องทำนั่นคือ การนำเงินส่งเข้าประกันสังคมให้กับพนักงานทุกคน ซึ่งรายจ่ายส่วนนี้จะเป็นการแบ่งจ่ายร่วมกันระหว่างพนักงานและองค์กร อันเป็นไปตามกฎหมายกำหนด และต้องดำเนินการไม่เกินวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

โปรแกรม HR สามารถช่วย HR ดำเนินการได้อย่างไรบ้าง?

จากขั้นตอนเบื้องต้นที่กล่าวมาทั้งหมดนี้จะเห็นว่ามีความซับซ้อนอยู่หลายเรื่อง เช่น การจัดเก็บ การบันทึก การจำแนกข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งในอดีตหากต้องดำเนินการด้วยตนเองจะมีความยุ่งยาก โอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง รวมถึงยังเสียเวลาทำงานในส่วนอื่นอีกต่างหาก การมีโปรแกรม HR เข้ามาช่วยจึงตอบโจทย์ปัญหาทั้งหมดได้อย่างสมบูรณ์แบบ ตั้งแต่การบันทึกและจัดเก็บข้อมูลตัวเลขทางบัญชีเรียลไทม์ จ่ายเงินเดือนพนักงานคนไหนเท่าไหร่บ้าง มีการคำนวณเป็นสถิติให้แบบเสร็จสรรพสำหรับนำไปใช้ประกอบการวิเคราะห์ รวมถึงยังมีโปรแกรมช่วยเรื่องการยื่นภาษีและการยื่นประกันสังคมที่คำนวณพร้อมแจ้งเตือนด้วย หมดกังวลเรื่องการเจอข้อผิดพลาด และยังลดภาระการทำงานได้อีกเพียบ

สรุป

หน้าที่ของ HR หลังการจ่ายเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือนถือว่ายังมีอยู่เยอะพอสมควรโดยเฉพาะเรื่องของตัวเลขเชิงรายรับ-รายจ่ายที่ต้องทำร่วมกับบัญชีไปจนถึงขั้นตอนการยื่นภาษี ยื่นประกันสังคมให้กับพนักงาน ดังนั้นเพื่อลดข้อผิดพลาด ลดภาระการทำงาน โปรแกรม HR จึงเข้ามามีบทบาทพร้อมสร้างประโยชน์ได้แบบครอบคลุม ดังนั้นหากองค์กรไหนสนใจโปรแกรมดังกล่าว “Byte HR” พร้อมนำเสนอบริการสุดน่าประทับใจด้วยโปรแกรมที่ผ่านการอัปเดตใหม่ล่าสุด สะดวก รวดเร็ว ไม่มีเก็บค่าใช้จ่ายเกินราคา ยกระดับองค์กรทุกแห่งให้ทันสมัยยิ่งกว่าเคย