แนวทางสำหรับทีม HR เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับกิจกรรมจัดหางานในปี 2024
หาเรามองย้อนไปเมื่อสิบ หรือยี่สิบปีที่แล้วเทียบกับปัจจุบันก็จะพบว่ามีตำแหน่งงานเกิดใหม่มากมาย และบางอย่างก็ได้ล้มหายตายจากไปด้วยการแทนที่ของเทคโนโลยี แต่ละบริษัทจึงไม่สามารถที่จะทำกิจกรรมการสรรหาบุคลากรแบบเดิม ๆ ที่รอให้ผู้สมัครมาสมัครเอง แต่ตัวทีมสรรหาบุคลากรต้องกระตือรือร้นที่จะออกไปเฟ้นหาบุคลากรที่มีคุณภาพมาร่วมงานกับองค์กรเพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันที่ดุเดือดในตลาดแรงงาน
การจัดกิจกรรมจัดหางานเป็นกลยุทธ์ทั่วไปเมื่อองค์กรต้องการรับผู้สมัครใหม่ แต่หากวางแผนไม่ดี หรือวางแผนช่องทางการสื่อสารไม่เพียงพอ ฝ่ายสรรหาบุคลากรก็อาจไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่คาดในการสรรหาผู้สมัครที่มีคุณภาพ
1. ตั้งเป้าหมายขององค์กรก่อนจัดงาน
เช่น ตำแหน่งที่องค์กรต้องการสรรหามีกี่ตำแหน่ง ตำแหน่งอะไรบ้าง? หน้าที่รับผิดชอบ ทักษะและคุณสมบัติที่จำเป็นของแต่ละตำแหน่งมีอะไรบ้าง รวมถึงงบประมาณการจัดหางาน เพื่อให้ทีมจัดหาได้เลือกสถานที่ ธีมการจัดงานและเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมในการประกาศงานที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกคน
2. วางแผนเนื้อหาของงานที่เหมาะสม
ให้ข้อมูลที่ชัดเจนแก่ผู้สมัครตั้งแต่รายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมการจัดหางาน ตารางกิจกรรมมีอะไรบ้าง แผนกที่เข้าร่วม หรือบริษัทในเครืออื่น ๆ และเผยแพร่ในทุกช่องทางออนไลน์ และออฟไลน์ การจัดเรียงข้อมูลอย่างเป็นระบบจะช่วยให้ผู้สมัครมีเวลาเตรียมตัว ตั้งแต่วันสิ้นสุดการรับสมัคร วันที่ประกาศผู้ได้คัดเลือกเข้ารอบสัมภาษณ์ จนถึงวันประกาศผู้ที่ผ่านการคัดเลือกในรอบสุดท้าย
3. ตรวจสอบข้อมูลของผู้สมัครที่มีอยู่ในมือ
ไล่ดูข้อมูลผู้สมัครที่อยู่ในฐานข้อมูลของคุณ เพราะปัจจุบันเรตของผู้สมัครใหม่ที่กลายเป็นพนักงานนั้นมีเพียง 3% ที่เหลืออีก 97% คือ ข้อมูลที่ถูกปล่อยทิ้งไว้ แทนที่จะอัดเงินเพื่อประกาศหาผู้สมัครใหม่อีกรอบ ลองสำรวจผู้สมัครที่คุณมีอยู่ในมือ ก่อนที่จะลงทุนจัดงานหรืออัดค่าโฆษณาประกาศจัดหางานอีกรอบ
4. ใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้สมัคร
การมอบประสบการณ์การสมัครงานที่น่าจดจำเหนือกว่าบริษัทอื่นผ่านเครื่องมือทางเทคโนโลยี ไม่ว่าจะเป็นการให้ข้อมูลหรือใช้วิดีโอแนะนำองค์กรด้วยแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายและทันสมัยไม่เพียงแต่แสดงให้เห็นว่าองค์กรให้คุณค่ากับผู้สมัครงาน แต่ยังแสดงถึงความก้าวหน้าองค์กรที่ปรับตัวตามเทคโนโลยีที่ทันสมัยอีกด้วย
5. ขยายแหล่งการรับสมัครนอกเหนือจากคอนเน็กชันที่มีอยู่
เป็นเรื่องปกติที่บริษัทมักจะนึกถึงเครือข่ายที่คุ้นเคย เช่น เครือข่ายศิษย์เก่า หรือ ผู้ที่เป็นสมาชิกคลับต่าง ๆ แต่นั่นอาจจะทำให้จำกัดวงของการเข้าถึงผู้สมัครที่หลากหลาย ทีมสรรหาบุคลากรควรลองเข้าไปทำความรู้จักเครือข่ายอื่น ๆ เพื่อขยายวงของผู้สมัครให้มีความหลากหลายมากขึ้น
6. เตรียมพร้อมที่จะมีส่วนร่วมกับผู้สมัคร
คุณต้องส่งบุคลากรแผนกจัดหางานที่มีความเชี่ยวชาญในการสื่อสารและสร้างบทสนทนาเพื่อถาม-ตอบข้อมูลกับผู้สมัครได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทีมสรรหาบุคลากรจะมีบทบาทในการสร้างและกระชับความสัมพันธ์กับผู้เข้าสมัครเพื่อทำความรู้จักกับผู้สมัครให้ดีขึ้น และต่อยอดพัฒนาความสัมพันธ์อันดีไปในอนาคต แม้ผู้สมัครอาจะไม่ได้รับเลือกในครั้งนี้หรือยังไม่มีตำแหน่งที่เหมาะสม แต่พวกเขาก็จะมีทัศนคติที่ดีต่อบริษัท
7. ชักชวนผู้นำบริษัทมาเข้าร่วมกิจกรรม
แม้คนจัดงานจะเป็นทีมสรรหาก็ตาม แต่ทีมควรชักชวนผู้บริหาร หรือหัวหน้าทีมต่าง ๆ มาเข้าร่วมด้วยเพื่อนำเสนอเรื่องการทำงาน หรือตอบคำถามของผู้สมัคร เพราะส่วนใหญ่ผู้สมัครไม่ได้ตัดสินใจสมัครกับบริษัทเพราะทีมสรรหาบุคลากร แต่เพราะได้เจอกับทีมหรือหัวหน้างานที่ตนเองต้องทำงานด้วยและได้รู้ข้อมูลว่าพวกเขาทำอะไรบ้างนองค์กร ฉะนั้นการนำหัวหน้างานมาร่วมกิจกรรมด้วย ถือเป็นอีกหัวใจสู่ความสำเร็จในการจัดหางาน
8. วางแผนสำหรับการติดตามผล
เมื่อกิจกรรมการสรรหาบุคลากรสิ้นสุดลง คุณต้องวางแผนเพื่อรักษาความสนใจของผู้เข้าสมัคร เช่น การส่งอีเมลติดตามผลเพื่อขอบคุณพวกเขาสำหรับการเข้าร่วมกิจกรรมการสรรหาบุคลากร และการแบ่งปันข่าวสารขององค์กร รวมถึงแบบสอบถามความรู้สึกหลังได้ร่วมงานเพื่อนำไปพัฒนาปรับปรุงการจัดงานในอนาคต เมื่อทีมสรรหาได้พบกับผู้สมัครที่มีศักยภาพตรงกับความต้องการของบริษัทแล้ว พวกเขาควรสื่อสารกับผู้สมัครเหล่านั้นเพิ่มเติมเพื่อย้ำเตือนว่าพวกเขาสามารถเติบโตไปได้ทางไหนและบริษัทจะสนับสนุนอย่างไรบ้าง ส่วนผู้ที่ไม่ได้รับคัดเลือกทางบริษัทก็ควรส่งอีเมลขอบคุณที่สนใจสมัครงานกับทางบริษัทอีกเช่นกัน
ไม่ว่าปีนี้คุณกำลังจะจัดงาน Open House เพื่อให้ผู้สมัครได้เข้ามาสมัครงานที่องค์กร และสัมผัสองค์กรโดยตรง หรือไปเข้าร่วมงานจัดหางานร่วมกับบริษัทอื่น ๆ จำไว้ให้ดีว่าหัวใจหลัก ๆ คือการวางแผนการสื่อสารที่ชัดเจนและทำให้ประสบการณ์ของผู้สมัครเป็นที่น่าจดจำเสมอ
หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยจัดการ การทำเงินเดือนในองค์กร ByteHR ก็มีโปรแกรมคำนวณเงินเดือน ที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและรวดเร็วมากกว่าเดิม ทั้งคำนวณภาษีโดยนำเงินได้พึงประเมินและสร้างรายงาน ภงด.1 และ ภงด.1ก ฯลฯ แต่หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมสำหรับ HR อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
ByteHR มีโปรแกรมสำหรับ HR ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชั่นจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน การจัดการกะพนักงาน และบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย
