20 ข้อควรรู้ก่อนเลือกโปรแกรม TIME ATTENDANCE (ตอนที่1)
เครื่องตอกบัตรหรือสมุดเช็คชื่อเวลาพนักงานเข้าออกได้กลายเป็นอดีตไปแล้ว ในยุคดิจิทัลนี้บริษัทยุคใหม่ต่างให้ความสำคัญกับ โปรแกรมลางานออนไลน์ หรือ ระบบประมวลผลเวลา ที่สามารถบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน การขาด-ลา-มา-สาย ของพนักงาน พร้อมประมวล และคำนวนการจ่ายกะ และ OT ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันโปรแกรมบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน ออนไลน์ นี้มีให้เลือกมากมายหลายแบบ ทั้งแบบแสกนลายนิ้วมือ แบบแสกนบัตรพนักงาน หรือ ถ่ายรูปยืนยันตัวตน แม้แต่เช็คอินผ่านระบบมือถือของพนักงานก็สามารถทำได้อย่างสะดวกสบาย
การเลือกรูปแบบระบบประมวลผลเวลาที่เหมาะสมกับองค์กรไม่เพียงจะช่วยเรื่องการบริหารจัดการงบประมาณเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสบการณ์ที่ดีแก่พนักงานเพราะจะทำให้ส่งผลถึงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมและช่วยให้พนักงานมีความรู้สึกที่ดีกับองค์กรอีกด้วย
การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในศตวรรษที่ 21 นี้ถือเป็นความท้าทายสำหรับผู้จัดการทั้งหลาย เพราะปัจจุบันพนักงานทุกคนต่างเชื่อมถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วผ่านทางสมาร์ทโฟน ทำให้สถานที่ทำงานไม่เป็นปัญหาอีกต่อไป การกำหนดระเบียบวินัยของพนักงานในหลายองค์กรก็เริ่มมีความยืดหยุ่นเรื่องเวลาเข้า-ออกงาน และไม่ได้ถูกกำหนดด้วยการเข้างาน 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็นอีกต่อไป เนื่องจากหลายบริษัทเริ่มตระหนักถึงการปรับเปลี่ยนรูปแบบเวลาการทำงานให้ยืดหยุ่นขึ้นตามพฤติกรรมการทำงานของพนักงานรุ่นใหม่
ในบทความนี้เราจะนำเสนอ 20 ข้อสำคัญที่คุณควรรู้ก่อนจะตัดสินใจเลือกโปรแกรม Time Attendance ที่เหมาะกับบริษัทของคุณ เพราะการลงทุนกับระบบประมวลผลเวลาที่ไม่ครอบคลุมความต้องการที่แท้จริงจะเป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณไปอย่างน่าเสียดาย ในบทความครึ่งแรกนี้เราจะมาเริ่มด้วย 10 ข้อแรกกันก่อน
1. ความเที่ยงตรงของการบันทึกเวลา
ระบบประมวลผลเวลาต้องสามารถให้ผู้เข้าใช้ สามารถเข้าสู่ระบบตามการตั้งค่าของพวกเขาได้อย่างถูกต้อง ไม่มีช่องว่างของการละเมิดของข้อมูล ระบบประมวลผลเวลาการขาด-ลา-มา-สาย ของพนักงานของบางบริษัทอาจจะมีตัวเลือกแค่เพียงอย่างเดียวให้กับพนักงาน เช่น ระบบแสกนลายนิ้วมือ หรือระบบแสกนบัตรพนักงานอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิด แต่อาจจะทำให้พนักงานที่ไม่ได้เข้าออฟฟิศ หรือทำที่ไซต์งานอื่น หรือพนักงานที่ทำงานจากบ้านไม่สะดวกในการใช้ระบบเข้างานรูปแบบเดียวกัน ดังนั้นโปรแกรม Time Attendance ที่ดีจะต้องสามารถรองรับทุกรูปแบบการทำงานของพนักงานในยุคดิจิทัล เพื่อให้ข้อมูลที่บันทึกมีความครอบคลุมเบ็ดเสร็จ
2. ระบบเรียลไทม์
ระบบ Time Attendance ที่คุณเลือกใช้ จำเป็นต้องสามารถบันทึกข้อมูลตามเวลาจริงได้ และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา เพราะทุกวันนี้การรออะไรนานๆทำให้ผู้ใช้รู้สึกหงุดหงิดและไม่อยากจะใช้ และระบบก็ไม่ควรจะถูกกำหนดการเข้าถึงการใช้งานแค่สถานที่ใดที่หนึ่ง เช่น ต้องเช็คอินที่ออฟฟิศเท่านั้น แต่ต้องทำให้สามารถเช็คอินได้จากหลายสถานที่และผู้ที่มีอำนาจสามรถเข้าถึงข้อมูลได้ในเวลาที่ต้องการ
3. ราคาสมเหตุสมผล และระบบมีความยืดหยุ่น
ระบบ Time Attendance ที่ดีควรมีราคาที่เหมาะสม และมีความยืดหยุ่น เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรได้ การเลือกซื้อซอฟต์แวร์แบบครั้งเดียวจบอาจเป็นตัวเลือกที่ฟังดูน่าสนใจ แต่ก็ต้องพิจารณาให้ดีว่าระบบจะสามารถรองรับการเติบโตขององค์กรภายในอนาคตหรือไม่
ดังนั้น เมื่อคุณต้องเลือกระบบประมวลผลเวลาสำหรับองค์กร ควรดูให้ดีว่าราคาสูงเกินจริงไปหรือไม่ สามารถใช้ได้ในระยะยาวเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรเมื่อเติบโตในภายภาคหน้าได้มากน้อยขนาดไหนโดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายจุกจิกเพิ่มเติมให้มากมาย
4. ตารางเวลาและบัญชีรายชื่อ
ระบบ Time Attendance ที่คุณเลือกใช้ ต้องสามารถให้ผู้จัดการแต่ละแผนกที่ได้รับอนุมัติการจัดการ วางตารางเวลาและจัดระเบียบรายชื่อการขาด-ลา-มา-สาย และคำนวน OT ของพนักงานได้อย่างไร้รอยต่อ ซึ่งนอกจากระบบจะต้องมีความยืดหยุ่น ไม่ซับซ้อนมากแล้วยังต้องสามรถปรับเปลี่ยนได้ตามลักษณะความต้องการขององค์กรได้ในระยะเวลาอันสั้น และถ่ายโอนข้อมูลพนักงานได้อย่างราบรื่น
5. ต้นทุนตามงาน (Job cost)
ระบบเช็คต้นทุนตามงาน (Job Costing) ช่วยให้คุณสามารถติดตามเวลาทำงานของพนักงานจากงานที่พนักงานได้รับมอบหมาย เพื่อให้มั่นใจได้ว่าพวกเขากำลังจดจ่ออยู่กับงานของตัวเอง บางบริษัทอาจจะไม่ต้องใช้ฟีเจอร์ตัวนี้ แต่บางบริษัทก็ต้องการใช้เพื่อบริหารต้นทุนการทำงานของพนักงานอย่างการจ่าย OT อย่างมีประสิทธิภาพ
6. ระบบอนุมัติ
การจ่าย OT เป็นค่าใช้จ่ายที่ทุกบริษัทต้องการควบคุมและติดตามอย่างใกล้ชิดเพื่อจัดการต้นทุนของการปฏิบัติงาน ระบบการอนุมัติจึงเกิดขึ้น การขออนุญาตทำงานล่วงเวลาจะสามารถตั้งค่าเพื่อขออนุมัติจากหัวหน้างานก่อน-หลัง จากที่พนักงานจะทำงานล่วงเวลาได้ ด้วยระบบตัวนี้บริษัทจะสามารถติดตามการเบิกจ่ายค่าล่วงเวลาของพนักงานและควบคุมงบประมาณได้ง่ายขน
7. ความสามารถของการประสานระหว่างโปรแกรม
โดยทั่วไปแล้วบริษัทต่างๆมักมีโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการระบบประมวลผลเวลาเพื่อจัดตารางเวลาพนักงานอยู่ก่อนแล้ว ดังนั้นเมื่อเลือกระบบ Time Attendance ใหม่ บริษัทเองควรคำนึงถึงฟังก์ชั่นการใช้งานที่สามารถสอดประสานเข้ากับระบบเดิมได้ เช่น ระบบ Payroll การขาด-ลา-มา-สาย ของพนักงาน เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการทำงานระหว่างโปรแกรมจะมีความถูกต้อง ประหยัดเวลาและลดจำนวนพนักงานที่ต้องใช้ในฝ่าย Payroll
8. ระบบจัดการผู้ใช้งานที่มีประสิทธิภาพ
ระบบ Time Attendance เป็นระบบที่ต้องรองรับข้อมูลมหาศาลของพนักงาน ดังนั้นโมเดลที่ใช้ในการจัดการของผู้ใช้งานถือเป็นหัวใจสำคัญของระบบ การเลือกระบบที่ดีนั้น ควรเลือกระบบที่สามารถนำไปใช้งานได้อย่างสอดคล้อง และครอบคลุมกับความต้องการ โดยไม่ต้องมานั่งคีย์ข้อมูลพนักงานเข้าระบบทีละคน นอกจากนี้การโอนถ่ายข้อมูลและอัปเดตข้อมูลควรทำได้ง่าย ไม่ซับซ้อนและมีช่องข้อมูลจำเป็นที่ครบถ้วนของพนักงาน
9. ช่องทางเข้าถึงข้อมูลที่หลากหลาย
สิทธิในการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งาานแต่ละคนอาจจะแตกต่างกันออกไป นับจาก Admin ผู้ดูแลระบบ จนถึงผู้จัดการฝ่าย หรือฝ่ายบัญชีเงินเดือน ระบบ Time Attendance ที่ดี ควรจะมีระบบการตั้งค่าสำหรับการเข้าถึงข้อมูลตามลำดับชั้นเพื่อควบคุมข้อมูลที่ดูได้เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลเฉพาะนั้นๆ
10. ระบบบริหารจัดการบริษัทและสาขา (Multi-Company)
ระบบบริหารจัดการบริษัทและสาขานี้มักจะใช้สำหรับบริษัทที่เป็นเครือใหญ่ ซึ่งมีบริษัทลูกอยู่มากมายหลายสาขา ระบบ Time Attendance สำหรับบริษัทที่มีโครงสร้างขนาดใหญ่นี้จำเป็นที่จะต้องมีระบบการจัดการโครงสร้างของแผนกต่างๆแยกในบริษัท เพื่อกำหนดตำแหน่งของบริษัท/สาขา หรือพนักงานภายใต้บริษัทเหล่านั้นได้อย่างมีระเบียบ หากบริษัทที่มีโครงสร้างซับซ้อนไม่ได้ตระหนักถึงการวางระบบไว้แต่เนิ่นๆ อาจจะทำให้เกิดความยุ่งยากในการจัดระเบียบข้อมูลที่ซับซ้อนตามมาได้
เป็นอย่างไรกันบ้างคะกับ 10 ข้อควรรู้ในส่วนแรก?
ระบบ Time Attendance ที่คุณดูไว้ ตอบโจทย์สำคัญขององค์กรคุณในแต่ละข้อแล้วหรือยัง?
หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ คุณสามารถปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
http://www.timeteccloudblog.com/2018/07/a-guide-to-choosing-time-attendance.html
