20 ข้อสำคัญควรรู้ก่อนจะตัดสินใจเลือกโปรแกรม TIME ATTENDANCE (ตอนที่2)
จากตอนที่แล้วที่เราได้นำเสนอ 10 ข้อแรกของการเลือกโปรแกรม Time Attendance ให้เหมาะกับพนักงานในยุคดิจิทัลไปแล้ว เรามาต่อกันกับอีก 10 ข้อสุดท้าย เพื่อเป็นแนวทางในการเลือกระบบบริหารจัดการเวลาพนักงานที่ใช่สำหรับองค์กรของคุณ
อ่าน
Credit: LINK
1. ระบบที่เชื่อมต่อกับโทรศัพท์มือถือ – การเลือกใช้ระบบ Time Attendance ที่ไม่มีแอปพลิเคชันรองรับ ถือว่าค่อนข้างเสี่ยงในยุคปัจจุบัน เพราะรูปแบบการทำงานของพนักงานในปัจจุบันมีความคล่องตัวสูงขึ้น การมีแอปพลิเคชันที่พวกเขาจะสามารถรายงานตัวได้ติดไว้กับตัวก็จะช่วยให้มีการติดตาม รายงานผลได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะหากบริษัทของคุณ มีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่เป็นจำนวนมาก
2. เชื่อมต่อกับระบบ Cloud – อย่าเพิ่งตัดสินไปเองก่อนว่าระบบ Cloud จะต้องมีราคาสูงเสมอไป เพราะยังมีระบบบริหารจัดการเวลาพนักงานที่เชื่อมต่อกับระบบคลาว์ดในราคาที่จับต้องได้และมีประสิทธิภาพ สาเหตุที่คุณควรเลือกระบบที่เชื่อมต่อกับคลาว์ดก็เพราะว่าคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา และมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่มีวันสูญหาย และผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ และที่สำคัญค่าบำรุงรักษายังต่ำอีกด้วย
3. ระเบียบบริษัท (Compliance) – มีระเบียบบริษัทสองข้อที่ระบบ Time Attendance จะต้องตอบโจทย์ให้ได้ หนึ่ง คือ กฏหมายแรงงาน และข้อที่สองคือ การป้องกันข้อมูลในระบบ เมื่อคุณเลือกระบบที่จะมาใช้กับบริษัท สองข้อนี้คือสิ่งที่คุณต้องคำนึงเพื่อให้มั่นใจได้ว่าระบบบริหารจัดการเวลาพนักงานที่คุณเลือกสอดคล้องกับระเบียบของบริษัท
4. การวิเคราะห์ข้อมูล – ข้อมูลดิบ คือ ข้อมูลต่างๆที่ไม่ได้ถูกจัดระเบียบ ซึ่งข้อมูลดิบเหล่านี้ยังไม่สามารถทำประโยชน์ใดๆให้กับบริษัทได้ แต่ระบบ Time Attendance ที่ดีนั้นจะประกอบไปด้วยระบบติดตามประเมินผลงานที่ช่วยให้ธุรกิจคุณจัดการค้นหาปัญหาและจุดที่องค์กรต้องปรับปรุง
5. การคำนวณ – ระบบTime Attendance ที่ดีจะต้องสามารถคำนวณจากสูตรและข้อมูลที่ป้อนให้ได้อย่างอัตโนมัติ สามารถคำนวณการปัดเศษของเวลา เพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกเวลามีความสอดคล้องและแม่นยำ การคำนวนเหล่านี้จะช่วยปัดเศษเวลาให้เป็นกลุ่มอีกด้วย
6. การแจ้งอัปเดตในระบบ – นี่เป็นฟีเจอร์ที่สำคัญของระบบ Time Attendance เพราะระบบอัปเดตนี้จะช่วยแจ้งแอดมินที่ดูแลระบบและพนักงานสามารถดูผ่านมือถือได้ว่าตัวเองขาด ลา มา สาย หรือไม่
7. รายงาน – รายงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเลือกใช้ระบบ Time Attendance เพราะระบบบริหารจัดการเวลาพนักงานที่สามารถแสดงผลรายงานได้หลากหลายรูปแบบเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าเสมอ รายงานที่แสดงภาพรวมของจำนวนชั่วโมงการทำงาน จำนวนคำขอลางานและรายงานสถิติที่ช่วยให้คุณตรวจสอบพนักงานของคุณและระบุข้อมูลว่างานส่วนต่างๆของบริษัทนั้นใช้งานคนมากหรือน้อยเกินไป เพื่อที่คุณจะได้ปรับปรุงกะการทำงานได้ดีขึ้น
8. ความโปร่งใสของข้อมูล – ตามปกติแล้ว ระบบ Time Attendance เป็นประโยชน์ต่อทั้งผู้ว่าจ้างและพนักงานให้สามารถเช็คและตรวจสอบข้อมูลของตนเองได้ แต่ระบบบริหารจัดการเวลาพนักงานที่ดีนั้นควรจะต้องมีฟีเจอร์ที่สามารถให้พนักงานสามารถแก้ไขข้อมูลของตนได้ เมื่อลูกจ้างมีการร้องขอ
9. เครื่องมือการตรวจสอบข้อมูล – พนักงานแต่ละคนต่างมีรายละเอียดการทำงานที่ต่างกัน รวมถึงเวลาเข้าออกงานที่ไม่เหมือนกันอีกด้วย ดังนั้นระบบ Time Attendance จำเป็นต้องสามารถตรวจสอบข้อมูลผลการทำงานของพนักงานได้ เช่น เวลาที่เข้าทำงาน หรือกะระยะสั้นในการเข้างาน หรือกะเข้างานในรูปแบบอื่นๆที่ปรับได้เหมาะสมกับบริษัท
10. การให้ความช่วยเหลือที่ดี – ทุกระบบที่บริษัทใช้ควรจะเป็นระบบที่มีการบริหารให้ความช่วยเหลือลูกค้าที่ดี พร้อมเข้าแก้ไขปัญหาทั้งทางออนไลน์และออฟไลน์
การบริหารจัดการพนักงานในยุคดิจิทัลในศตวรรษที่ 21 เป็นเรื่องที่ท้าทาย เพราะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เช่นการทำงานแบบเคลื่อนที่ ที่ทุกคนสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา และความต้องการเวลาการทำงานที่ยืดหยุ่นของเหล่ามิลเลเนียล เป็นต้น ดังนั้นยุคปัจจุบันเราจึงต้องการมากกว่าระบบบริหารจัดการเวลาแบบธรรมดาทั่วไปที่แค่บันทึกเวลาเข้า-ออก แต่ต้องเป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณประหยัดงบประมาณการดูแลคน และเวลาที่เสียไป และเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาคุณภาพของการทำงานของคนในองค์กรได้ดีขึ้น อย่างเช่นโปรแกรมทำเงินเดือน ของ Byte HR เป็นต้น
อ่าน 20 ข้อควรรู้ก่อนเลือกโปรแกรม TIME ATTENDANCE (ตอนที่1)
อ้างอิง
