3 กลยุทธ์การจัดการทีมเพื่อรับมือความผันผวนของธุรกิจ

ความต้องการของลูกค้าไม่เคยเหมือนเดิม โดยเฉพาะในธุรกิจด้านการบริการ 

ต่อให้คุณคิดว่าคุณคุ้นเคยกับรูปแบบความต้องการของลูกค้าแล้ว แต่เทรนด์ ความนิยมของสินค้าและบริการก็เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาเหมือนกับฤดูกาล รวมถึงเหตุการณ์ที่ไม่สามารถควบคุมได้ อย่างโรคระบาดก็ทำให้ทุกอย่างที่เราเคยคุ้นเคยเปลี่ยนแปลงไปอย่างสิ้นเชิง สิ่งที่ว่านี้คือความผันผวนทั้งสิ้น

ในการบริหารพนักงานในองค์กรให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าในช่วงที่ธุรกิจมีความผันผวนแบบนี้ คุณจะกำหนดเวลาการทำงานของพนักงานอย่างไร เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าความต้องการของลูกค้าเป็นอย่างไรในขณะนี้ คุณจะตั้งค่ากะทำงาน และมอบหมายงานให้พนักงานอย่างเหมาะสมได้อย่างไร

ความต้องการที่ผันผวนของลูกค้า ต้องจัดการด้วยการสร้างความยืดหยุ่นขององค์กร การดูแลและพัฒนาพนักงานของคุณควบคู่ไปด้วยกัน วันนี้ ByteHR จะมาแนะนำ 3 กลยุทธ์ที่จะช่วยคุณให้โต้คลื่นผ่านความผันผวนเหล่านี้ไปได้

1. ใช้ประโยชน์สูงสุดจากช่วง High season

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณรู้ว่าช่วงไหนของปีที่คุณจะยุ่งสุดๆ เช่น ช่วงวันหยุดยาว ที่ลูกค้าจะหลั่งไหลเข้ามาเยอะเป็นพิเศษ ดังนั้นคุณต้องเตรียมตัวล่วงหน้าเป็นเดือนก่อนที่ช่วงพีคจะมา

ในเวลาแบบนี้ ส่วนใหญ่คุณอาจจะจ้างพนักงานใหม่ตามฤดูกาล สิ่งที่ควรทำ เมื่อจ้างพนักงานตามฤดูกาลมีดังนั้น

• เริ่มรับสมัครแต่เนิ่นๆ เพราะกระบวนการจ้างงานนั้นใช้เวลานาน มาจ้างพนักงานเพิ่มตอนที่ลูกค้าทะลักมามากแล้ว จะไม่ทันการ

• แม้การจ้างพนักงานตามฤดูกาลจะเป็นพนักงานชั่วคราว แต่พนักงานตามฤดูกาลมีค่าเท่ากับพนักงานตลอดทั้งปี ดังนั้นควรปฏิบัติต่อพวกเขาอย่างเดียวกันกับพนักงานประจำทั้งนโยบายความคุ้มครองด้านความปลอดภัย หรือสิทธิ์ตามที่กระทรวงแรงงานกำหนด 

• ฝึกฝนพวกเขาให้ดี เพราะฤดูกาลที่วุ่นวายอาจทำให้พนักงานมีความเครียดสูง อย่าคิดแค่ว่าพนักงานเหล่านี้มาทำงานชั่วคราว เลยไม่ต้องอบรมให้มากมาย เพราะความเครียดจากการไม่ได้รับการอบรมฝึกฝนที่เพียงพอของพนักงาน อาจกระทบไปถึงคุณภาพการให้บริการลูกค้าได้

2. สร้างความผูกพันและพัฒนาการสื่อสารของพนักงาน

พนักงานที่มีส่วนร่วมกับธุรกิจ คือคนที่ใส่ใจในสิ่งที่พวกเขากำลังทำและมีส่วนร่วมกับทีมและลูกค้าของพวกเขา ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ เพราะพนักงานคือคนที่อยู่บนหน้างานและรับหน้าลูกค้าโดยตรง และเมื่อความต้องการของลูกค้านั้นมีมากกว่าจำนวนพนักงานที่มี ก็ทำให้พนักงานมีความเครียดสูงขึ้น ซึ่งความเครียดที่มากเกินไปนั้นนำไปสู่อาการหมดไฟได้ คุณสามารถแก้ไขสถานการณ์เหล่านี้ได้โดย

• ให้อิสระในการสื่อสารระหว่างคุณและพนักงาน ให้ความสำคัญในด้านสุขภาพจิต ทำความเข้าใจว่าความเหนื่อยหน่ายเกิดขึ้นได้เสมอ และควรจัดสรรเวลาพนักงานได้พักให้เพียงพอ พร้อมลุยกับงานต่อไป 

• เสนอรางวัล สิทธิพิเศษ และเป้าหมายที่คุณสามารถโน้มน้าว ผลักดัน และกดดันบุคคลให้ทำงานหนักขึ้น นานขึ้น จะมีประสิทธิภาพได้ชั่วระยะเวลาหนึ่งเท่านั้น รางวัลที่แท้จริงสำหรับการทำงานหนักคือให้พนักงานเห็นคุณค่าที่คุณมีให้กับพวกเขา และกำหนดเป้าหมายและรางวัลที่พวกเขาสามารถไปถึงได้

• ตรวจสอบชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา เพราะการทำงานล่วงเวลามากเกินไปเป็นตัวบ่งชี้ว่าพนักงานกำลังทำงานหนักเกินไปและหมดไฟในการทำงาน คุณสามารถปรับลดการทำงานล่วงเวลาอย่างเหมาะสมได้หลากวิธี เช่น การใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคลที่สามารถเรียกดูรายงานชั่วโมงการทำงานของพนักงาน และจัดตารางกะที่ยืดหยุ่นได้

• ฝึกอบรมพนักงานของคุณให้มีทักษะทำงานได้หลายอย่าง มันทำให้พวกเขามั่นใจมากขึ้นและช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้ดีขึ้น พวกเขาสามารถเข้ามาช่วยงานบางอย่างที่แผนกกำลังล้นมือได้ หากมีเพียงคนๆ เดียวที่สามารถทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้ พวกเขาจะลงเอยด้วยการต้องทำงานล่วงเวลาเพิ่ม

3. ลดความวุ่นวายของการจัดกะพนักงาน ด้วยการจัดตารางเวลาที่ยืดหยุ่น

การจัดตารางเวลาที่ยืดหยุ่นสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน และลดความเครียดของพนักงานในฤดูกาลที่แสนยุ่งวุ่นวายลงได้มาก ซึ่งเป็นสองสิ่งที่สำคัญในการจัดการกับความต้องการที่ผันผวนของลูกค้า เพราะเมื่อความต้องการเพิ่มขึ้น คุณสามารถตั้งรับได้โดยไม่ทำให้พนักงานของคุณต้องเหนื่อยจนเกินไป และไม่จำเป็นต้องสร้างภาระให้ใครมากเกินไป แม้แต่ตัวคุณเอง

แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดทำกำหนดการในทุกรายละเอียด การจัดกำหนดการที่ยืดหยุ่นเป็นแนวทางที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานในกะที่ต้องการได้ ซึ่ง ByteHR ก็มีโปรแกรม HR ช่วยจัดกะพนักงาน ติดตาม การขาด ลา มา สาย HR หรือเจ้าของกิจการก็สามารถจัดตารางงานที่ยืดหยุ่นได้อย่างง่ายๆ พร้อมระบบที่ให้พนักงานได้ส่งคำขอในการสลับกะ ลดหรือ เพิ่มชั่วโมงในการทำงานเพิ่ม ซึ่งทั้งหมดจะแสดงผลในแบบเรียลไทม์บนแพล็ตฟอร์มคลาว์ด

เมื่อพนักงานสามารถขอเปลี่ยนกะและสลับกะกันได้ พวกเขาก็จะสามารถควบคุมสมดุลชีวิตและการทำงานได้ ทำให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วมในการทำงานมากตามไปด้วย

อุตสาหกรรมด้านการบริการต้องเผชิญกับการต่อสู้ดิ้นรนอย่างหนักในปีที่ผ่านมา แต่แทนที่จะมองเชิงลบว่าความไม่แน่นอนและความต้องการที่ผันผวนนั้นเป็นเรื่องที่แย่ ให้คุณลองมองลึกลงไปว่าสิ่งเหล่านี้จะกระตุ้นให้อุตสาหกรรมมีแนวทางที่ยืดหยุ่นมากขึ้นได้อย่างไร และมีทางไหนที่คุณจะสามารถหาแนวทางที่เป็นผลบวกต่อทุกคนและเสริมกำไรของธุรกิจให้มากขึ้น