ปัญหาน่าปวดหัวที่ HR PAYROLL ต้องระวัง

การทำบัญชีเงินเดือน(Payroll) เป็นงานที่ฝ่ายบุคคลต้องปวดหัวกับขั้นตอนกระบวนการทำงานเสมอเพราะมีความซับซ้อนของข้อมูลลูกจ้างแต่ละคนที่ไม่เหมือนกัน ไม่ว่าจะเป็นการคำนวน เวลาขาด ลา มา สาย และการเข้าออกออฟฟิศ ข้อมูลที่จุกจิกเหล่านี้สร้างความเครียดให้ฝ่าย HR Payroll พอสมควร ยิ่งถ้าในบริษัทของคุณยังใช้ระบบแมนนวลเป็นกระดาษบันทึกข้อมูลเป็นปึกๆอยู่ละก็ บริษัทของคุณก็มักกจะเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

วันนี้เราจึงรวบรวม 4 ปัญหาน่าปวดหัวที่มักเกิดขึ้นกับเหล่า HR Payroll และหาวิธีหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดปัญหาเหล่านั้นมาฝากกัน

1. ซอฟแวร์ที่ใช้อยู่ล้าสมัยไปไหม?

แต่ละบริษัทก็จะมีข้อบังคับแตกต่างกันไปสำหรับพนักงานที่ไม่ประจำออฟฟิศเหล่านี้ เนื่องจากเทรนด์การจ้างงานในปัจจุบันได้เปลี่ยนไป บริษัทมีการจ้างพนักงานเป็นกะ หรือจ้างงาน Outsource มากขึ้น อีกทั้งพนักงานบริษัทในยุคปัจจจุบันมักทำงานเสริมควบคู่งานประจำจึงทำให้เกิดการจ้างงานฟรีแลนซ์มากมาย

เมื่อเป็นเช่นนี้ ฝ่ายบุคคลควรสร้างมาตรฐานเรตการจ่ายและข้อบังคับการจ้างงานพนักงานพิเศษเหล่านี้ให้เป็นระบบ เพราะการทำจ่ายมักทำเป็นตามโปรเจคหรือคิดเป็นชิ้นงาน ดังนั้นระยะเวลาการคำนวนค่าตอบแทนต่างๆจึงต้องตั้งค่าในระบบแยกออกจากพนักงานประจำ รวมไปถึงการเก็บเอกสารข้อมูลส่วนตัวของฟรีแลนซ์อีกด้วย การเลือกใช้ระบบซอฟแวร์ที่มีความยืดหยุ่นในการปรับใช้ข้อมูลจะช่วยลดความสับสนของฝ่ายบุคคลได้มากขึ้น

2. มีระบบรับรองสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่และเหล่าฟรีแลนซ์หรือไม่?

แต่ละบริษัทก็จะมีข้อบังคับแตกต่างกันไปสำหรับพนักงานที่ไม่ประจำออฟฟิศเหล่านี้ เนื่องจากเทรนด์การจ้างงานในปัจจุบันได้เปลี่ยนไป บริษัทมีการจ้างพนักงานเป็นกะ หรือจ้างงาน Outsource มากขึ้น อีกทั้งพนักงานบริษัทในยุคปัจจจุบันมักทำงานเสริมควบคู่งานประจำจึงทำให้เกิดการจ้างงานฟรีแลนซ์มากมาย
เมื่อเป็นเช่นนี้ ฝ่ายบุคคลควรสร้างมาตรฐานเรตการจ่ายและข้อบังคับการจ้างงานพนักงานพิเศษเหล่านี้ให้เป็นระบบ เพราะการทำจ่ายมักทำเป็นตามโปรเจคหรือคิดเป็นชิ้นงาน ดังนั้นระยะเวลาการคำนวนค่าตอบแทนต่างๆจึงต้องตั้งค่าในระบบแยกออกจากพนักงานประจำ รวมไปถึงการเก็บเอกสารข้อมูลส่วนตัวของฟรีแลนซ์อีกด้วย การเลือกใช้ระบบซอฟแวร์ที่มีความยืดหยุ่นในการปรับใช้ข้อมูลจะช่วยลดความสับสนของฝ่ายบุคคลได้มากขึ้น
3. วางแผนคำนวนวันหยุดต่างๆล่วงหน้าแล้วหรือยัง?

ขั้นตอนการทำบัญชีเงินเดือนเป็นเรื่องซับซ้อน และบางทีการทำจ่ายก็เลื่อนออกไปเนื่องจากวันที่ทำจ่ายปกตินั้นติดวันหยุด หรือวันนักขัตฤษ์ต่างๆ ดังนั้นเพื่อป้องกันการทำจ่ายที่คลาดเคลื่อน ฝ่ายบุคคลควรรวบรวมข้อมูลของชั่วโมงทำงานทั้งหมดของลูกจ้างล่วงหน้า 3 วันเพื่อมาคำนวนให้ทันวันจ่าย แต่หากไม่สามารถทำได้ทันเวลาเดิมควรแจ้งให้พนักงานทราบโดยเร็วที่สุด
4. บริษัทคุณยังทำบัญชีเงินเดือนระบบแมนนวลอยู่หรือเปล่า?

ข้อผิดพลาดเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และอาจเกิดเป็นครั้งคราว แต่ในฐานะ HR Payroll หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นก็จะมีผลกระทบไปทั้งบริษัทเลยทีเดียว การบันทึกข้อมูลด้วยกระดาษนั้นเสี่ยงต่อการสูญหาย ข้อมูลที่ไม่ชัดเจน หรือ ก่อให้เกิดความคลาดเคลื่อน

ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวหน้าแบบนี้ และทุกบริษัทตื่นตัวด้าน Digital Transformation ฝ่ายบุคคลก็ควรจะปรับตัวตามด้วยการนำเอาแพลตฟอร์มดิจิทัล หรือระบบอัตโนมัติมาใช้ในระบบบริหารงานบุคคลเพื่อช่วยให้พนักงานได้อัปเดตข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ตั้งแต่การส่งแบบฟอร์มต่างๆทางออนไลน์หรือการเช็คข้อมูล ขาด ลา มา สายของตนเอง ซึ่งสามารถ้ได้ผ่านเดสท็อปหรือผ่านระบบแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนได้อีกด้วย นอกจากจะจะช่วยลดการใช้กระดาษและขึ้นตอนของ HR Payroll แล้ว ยังสามารถส่งรายงานและทำงานร่วมกันในองค์กรได้แบบ Real time อีกด้วย

ซอฟแวร์และแพล็ตฟอร์มที่ให้บริการสำหรับงานฝ่ายบุคคลเดี๋ยวนี้มีความยืดหยุ่นและมีราคาหลากหลาย ตั้งแต่ราคาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน เพราะฉะนั้นไม่ต้องกลัวว่าคุณจะต้องจ่ายในราคาแสนแพงเพื่อใช้โปรแกรมทำเงินเดือนหรือโปรแกรมบริการงานบุคคลเสมอไป

หากคุณยังมีคำถามและต้องการปรึกษาการบริการโปรแกรมบริหารงานบุคคล ไม่ว่าจะเป็นแบบฟอร์ม สลิปเงินเดือนพนักงาน และการบันทึกข้อมูล Time Attendance

ปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com

วิธีการเลือกระบบการจัดการเงินเดือนที่ดีที่สุด? »