6 ขั้นตอนรับมือ พนักงานขาดไม่มา ลาไม่บอก

เมื่อมองเผินๆ การขาดงานและการมาสายของพนักงานอาจดูไม่ใช่เรื่องใหญ่โตอะไรและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ พอพนักงานขาด บริษัทก็มีการจัดเรียงกะใหม่ แต่ถ้าหากว่าจากสิ่งที่เกิดขึ้นแค่บางครั้งกลายเป็นอย่างน้อยเดือนละครั้งหรือแม้แต่สัปดาห์ละครั้งล่ะ จะเกิดอะไรขึ้นหากการขาดงานกลายเป็นรูปแบบของพฤติกรรมแทน?

แบบไหนที่เรียกว่าขาดงาน?

การขาดงานของพนักงาน คือ การไม่เข้าทำงานบ่อยครั้งโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร ไม่รวมถึงการไม่รับสาย ไม่แสดงตัว หรือกรณีที่ไม่สามารถควบคุมได้เป็นครั้งคราว เช่น การเจ็บป่วยหรือปัญหาขัดข้องทางรถยนต์

วิธีจัดการกับการขาดงานของพนักงาน

การขาดงานของพนักงานอาจเป็นเรื่องยากที่จะแก้ไขเมื่อมันกลายเป็นนิสัยหรือพฤติกรรมที่คนในทีมไม่ทักท้วงอะไร ท้ายที่สุดคุณจะไม่สามารถบังคับให้พนักงานมาทำงานตรงเวลาได้ ลองใช้กระบวนการ 6 ขั้นตอนเพื่อลดการขาดงานของพนักงาน โดยไม่จำเป็นที่จะต้องใช้มาตรการไล่ออก

1. สร้างนโยบายการเข้างานของพนักงาน

บริษัทของคุณจะมีแผนกทรัพยากรบุคคลหรือไม่นั้นไม่สำคัญ แม้ว่าบริษัทของคุณจะมีพนักงานแค่ห้าหรือสิบคน การกำหนดนโยบายการเข้างานอย่างเป็นทางการจะทำให้พนักงานทุกคนทราบถึงผลของการขาดงานและบทลงโทษอย่างชัดเจน ดังนั้นเพื่อจัดการความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้น คุณควรร่างนโยบายตามปัญหาการเข้างานที่ต่างกัน เช่น การขาดงานตามกำหนดเวลา การขาดงานโดยไม่ได้กำหนดเวลา และการมาสาย จากนั้นจึงตัดสินใจดำเนินการทางวินัยที่จำเป็น

เมื่อร่างนโยบายเสร็จแล้วก็อย่าเอาไปซ่อนไว้ในคู่มือพนักงานหรือเก็บไว้ในแฟ้มของฝ่ายบุคคล แต่ควรแจ้งพนักงานทุกคน เพื่อให้พวกเขาทราบถึงการเปลี่ยนแปลง พร้อมชี้ให้เห็นความสำคัญของการรับผิดชอบต่อหน้าที่ร่วมกัน หลังจากนั้นให้พนักงานของคุณลงนามยืนยันว่าพวกเขาได้อ่านและยอมรับนโยบายให้ทำงานภายใต้ข้อกำหนดการเข้างานใหม่ เพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงทางลายลักษณ์อักษรหากเกิดปัญหาทางวินัยในภายหลัง

2. บังคับใช้นโยบายการเข้างานของคุณอย่างสม่ำเสมอ

การส่งข้อความว่าพวกเขาจะมาสาย แลกเปลี่ยนกะกับเพื่อนร่วมงาน หรือโทรมาแจ้งว่าป่วย อย่างน้อยจะทำให้คุณมีเวลาในการหาคนมาแทนหรือเตรียมพร้อมสำหรับกะที่ไม่เพียงพอ การไม่ปรากฏตัวโดยไม่แจ้งเลย อาจทำให้คุณสงสัยว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน เกิดอะไรขึ้น และปล่อยให้ทั้งทีมของคุณต้องรอเก้อ  

นิสัยไม่ได้สร้างขึ้นได้ชั่วข้ามคืน รูปแบบของการขาดงานของพนักงานเป็นสิ่งที่ก่อตัวขึ้นตามพฤติกรรมความเคยชิน เมื่อเวลาผ่านไปพฤติกรรมนี้อาจถูกมองว่าเป็นพฤติกรรมที่ยอมรับได้ ดังนั้นเพื่อแก้ไขเหตุการณ์ก่อนที่ปัญหามาถึงโต๊ะทำงานของคุณ ในการเรียนรู้วิธีจัดการกับการขาดงานของพนักงาน โดยคุณต้องบังคับใช้นโยบายการเข้างานอย่างสม่ำเสมอทุกครั้ง แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถแสดงความเห็นอกเห็นใจต่อพนักงานสำหรับเหตุฉุกเฉินเฉพาะบุคคลได้ ลองตั้งเงื่อนไขในแบบที่ยอมรับหรือยืดหยุ่นได้และข้อที่ผ่อนผันไม่ได้สำหรับแต่ละสถานการณ์ 

3. ติดตามการขาดงานของพนักงาน

เมื่อพูดถึงเรื่องการเข้างานของพนักงาน การเก็บบันทึกให้ครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญ วิธีติดตามการขาดงานของพนักงานนั้นขึ้นอยู่กับว่านโยบายหรือการบันทึกแบบใดที่ได้ผลสำหรับหัวหน้างานและพนักงานที่สุด เช่น การใช้ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน 

ทุกครั้งที่พนักงานขาดงานบริษัทต่างๆ อาจคุ้นชินกับการบันทึกในระบบจัดเวลาหรือใช้สเปรดชีตเพื่อรวบรวมบันทึก แต่บันทึกแบบกระดาษหรือการใช้สเปรดชีต อาจทำให้ข้อมูลสูญหาย คลาดเคลื่อน และยากแก่การเรียกข้อมูลในภายหลัง 

ในปัจจุบันมีโปรแกรมHR สำหรับจัดการทรัพยากรบุคคลที่หลากหลายให้คุณได้เลือกใช้ ซึ่งวิธีนี้อาจจะเหมาะกว่าในยุคที่เทคโนโลยีเติบโตอย่างรวดเร็วแบบนี้

4. พูดคุยถึงสาเหตุการขาดงานโดยทันที

เมื่อพนักงานกลับมาจากการลาป่วยหรือไม่มาเข้ากะ อย่าปล่อยให้เวลาผ่านนานเกินไปจนพวกเขาลาอีกครั้ง แต่ละครั้งที่พวกเขาลาให้คุยกับพวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น ทำไมมันถึงเกิดขึ้น และความคาดหวังในการปรับปรุงพฤติกรรม ไม่จำเป็นว่าจะต้องทำเป็นเหมือนจับผิดพวกเขา หากพนักงานลาป่วยบ่อยๆ คุณก็อาจถามไถ่ถึงสุขภาพของพวกเขา หรือมีสิ่งไหนที่บริษัทจะช่วยให้สถานการณ์ต่างๆดีขึ้น

จากงานวิจัยแสดงให้เห็นว่า หลังจากที่หัวหน้างานหรือฝ่ายบุคคลได้พูดคุยหลังจากพนักงานขาดงานส่งผลให้อัตราการขาดงานลดลง และบางส่วนก็ทำงานได้ดีขึ้น เพราะพนักงานจะตระหนักดีว่าพฤติกรรมของพวกเขาได้รับการปฏิบัติอย่างจริงจัง

5. ค้นหาสาเหตุก่อนแก้ปัญหา

หากคุณสังเกตเห็นการเข้ากะงาน หรือการขาดงานของพนักงานเริ่มมาเป็นรูปแบบเดิมๆ  ให้ลองถามพวกเขาโดยตรงว่าทำไมการขาดงานจึงมักจะลดลงในบางวัน และใช้เอกสารของคุณเป็นหลักฐานอ้างอิง คุณอาจพบว่ามีสิ่งอื่นๆ นอกการทำงานที่ส่งผลกระทบต่อการเข้างานของพนักงานและนำไปสู่การขาดงานมากเกินไป 

หากพนักงานของคุณมีสาเหตุการขาดงานที่มีเหตุผล และผลงานของพวกเขาก็อยู่ในระดับที่ดี ก็ให้แก้ไขโดยการหาวิธีร่วมกัน เช่น หากพนักงานขาดงานเพราะต้องดูแลคนในครอบครัวที่เจ็บป่วย หัวหน้างานก็อาจช่วยหาวิธีแก้ไขโดยย้ายกะเวลาทำงาน หรือทำงานที่บ้านได้บางวัน

6.อย่าลืมให้รางวัลความประพฤติดี

เราพูดถึงเรื่องการจัดการพนักงานที่ขาดงานกันไปแล้ว เราก็อย่าลืมชมเชยพนักงานที่มาทำงานตรงเวลาด้วย หากพนักงานขยัน มาทำงานตรงเวลาและงานออกมามีประสิทธิภาพ บริษัทก็ไม่ควรเพิกเฉยต่อความประพฤติดีเหล่านั้น เพราะจากสถิติแล้ว พนักงานที่ไม่รู้สึกว่าเป็นที่ยอมรับในที่ทำงานมีแนวโน้มว่าจะลาออกในปีหน้าเป็นสองเท่า ในขณะที่พนักงานที่ได้รับการยอมรับจะมีความภักดีและมีส่วนร่วมในบริษัทมากกว่า

ในจำนวนพนักงานรุ่นมิลเลนเนียลที่เติบโตขึ้นในปัจจุบันนี้ ร้อยละ 76 ของคนรุ่นมิลเลนเนียลกล่าวว่าพวกเขาจะออกจากงานหากพวกเขาไม่ได้รับการชื่นชม

การชื่นชมพนักงานที่มีควมพฤติกรรมดีหรือผลงานดีเป็นกลยุทธ์หนึ่งที่เสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด แต่กลับให้ผลตอบรับที่ดีสำหรับธุรกิจของคุณ แทนที่คุณจะมุ่งเน้นไปที่การกำราบพนักงานที่มีความประพฤติไม่ดีอย่างเดียว คุณอาจหาวิธีให้รางวัลแก่พนักงานที่มีความประพฤติดีเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้เป็นตัวอย่างที่ดีแก่พนักงานคนอื่นๆ