8 วิธีง่าย ๆ เพื่อลดเวลาทำงานล่วงเวลาของพนักงาน (ตอนที่ 1)

การทำงานล่วงเวลาหรือ OT ของพนักงานนั้นก็นับเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงสำหรับธุรกิจไม่แพ้รายจ่ายอื่นๆของบริษัท บ่อยครั้งที่ในฐานะผู้บริหารหรือเจ้าของธุรกิจคุณเองก็รู้สึกว่ามันเป็นเรื่องที่เลี่ยงไม่ได้สำหรับการทำธุรกิจ
แต่การจ่าย OT ไม่ควรจะมาดึงให้กำไรคุณต่ำลง แม้แต่ในช่วงที่มีงบประมาณจำกัด ดังนั้นวันนี้เรามี 8 วิธีง่ายๆที่จะบริหารจัดการเวลาการทำงานล่วงเวลาของพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. การทำงานล่วงเวลาเป็นข้อยกเว้น ไม่ใช่กฎที่ทุกคนต้องทำ

วัฒนธรรมองค์กรเกิดจากผู้บริหารลงมาสู่พนักงาน ดังนั้นหากคุณให้ความสำคัญกับการที่พนักงานต้องทำ OT เทียบเท่ากับเวลาทำงานปกติ พนักงานของคุณก็จะทำตามคุณเช่นกัน การให้พนักงานทำงานล่วงเวลาจึงควรเป็นเพียงแค่ตัวเลือกสุดท้าย ไม่ใช่ตัวเลือกแรกของการสร้างวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งการเปลี่ยน “วัฒนธรรมการทำงานล่วงเวลา” อาจเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับพนักงานที่คุ้นเคยกับการทำงานและการได้รับค่าล่วงเวลา แต่โดยรวมแล้ววัฒนธรรมแห่งการทำงานล่วงเวลาแบบนี้มักจะส่งผลให้พนักงานมีความผูกพันกับองค์กรน้อยลงและเสี่ยงต่อภาวะหมดไฟ(Burn out)ได้ง่าย ดังนั้นอย่ายกย่องว่าการทำงานล่วงเวลานั้นเป็นข้อพิสูจน์ว่าพนักงานคนนั้นทุ่มเททำงานหนักเพราะผลเสียอาจจะตามมามากกว่าผลดี อย่างเช่นที่เราได้เห็นในข่าวของบริษัทญี่ปุ่นที่มักมีกรณีพนักงานทำงานล่วงเวลาจนล้มหายตายจากหรือกรณีที่พนักงานฆ่าตัวตายเพราะโดนบริษัทกดดันให้ต้องทำงานล่วงเวลาจนเกินขีดจำกัด

2. ดูให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีข้อมูลและอุปกรณ์ทุกอย่างเพื่อจัดการการทำงานล่วงเวลาของพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การบริหารเวลาการทำงานล่วงเวลาคือการทำให้ชั่วโมงการทำงานปกติของพนักงานเกิดประโยชน์สูงสุด ไม่ใช่เน้นที่จำนวนชั่วโมงการทำงาน โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานมักใช้เวลามากกว่าหนึ่งในสี่ของวันไปกับการอ่านและตอบอีเมลเพียงอย่างเดียว ซึ่งเป็นหนึ่งในงานที่กินเวลาของพนักงานตลอดทั้งวัน

วิธีที่จะทำให้ทีมของคุณทำงานในเวลาเท่าเดิมแต่ได้ผลที่มากขึ้นคือการหาโปรแกรม บริหารจัดการตารางกะออนไลน์สำหรับหัวหน้างาน ทำให้ขั้นตอนที่ยุ่งยากเป็นแบบอัตโนมัติและช่วยประมวลผลเวลาของแต่ละกะ หรือปรับวิธีการทำงานแบบใหม่ เช่น แทนที่จะจัดประชุมทุกวัน ก็หันมาใช้โปรแกรมที่เป็นการทำงานแบบ Project board ร่วมกัน ซึ่งทุกคนสามารถดูสถานะการทำงานและความคืบหน้าของงานได้พร้อมกันทางออนไลน์ หรือตั้งระบบการตอบข้อความอีเมลลูกค้าอัตโนมัติในบางฟังก็ชั่นเพื่อที่พนักงานจะได้ไม่ต้องเขียนอีเมลใหม่ทุกครั้งเพื่อถามข้อมูลลูกค้า หรือเวลานัด

เพิ่มเติมอีกนิดคือ ให้คอยสอบถามพูดคุยว่าทีมของคุณมีอุปกรณ์ โปรแกรมที่จำเป็นต่อการรับผิดชอบงานหลักของพวกเขาไหม ถ้าลูกทีมของคุณต้องมาแก้ปัญหาเรื่องระบบหรือแก้ปัญหาทางเทคนิคทางด้านคอมพิวเตอร์หยุมหยิมเองก็จะทำให้งานเสร็จช้าลงไปด้วย ดังนั้นเราแนะนำว่าควรลงทุนในส่วนของ License โปรแกรมที่ต้องใช้ หรืออุปกรณ์ทางเทคนิคที่จำเป็นต่อการทำงานของทีมจะดีที่สุด

3. ติดตามและสังเกตรูปแบบการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน

คนเป็นนายคงไม่อยากตกใจกับบิล OT ก้อนใหญ่เมื่อต้องจ่ายเงินเดือนพนักงานตอนสิ้นเดือน ดังนั้นบริษัทควรกำหนดรายละเอียดประมวลผลเวลาของการทำงานล่วงเวลาก่อน เช่น ใช้ระบบบริหารจัดการ ไทม์ชีท ที่มีการแจ้งเตือนเกี่ยวกับชั่วโมงการทำงานของพนักงานที่อาจทำงานมากกว่าค่าเฉลี่ยปกติเพื่อที่คุณจะได้ปรับตารางให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

นอกจากการติดตามประมวลผลเวลาชั่วโมงการทำงานปกติของพนักงานแล้ว สิ่งสำคัญคือการติดตามชั่วโมงการทำ OT ว่าพนักงานเบิกค่าทำงานล่วงเวลาไปเท่าไหร่และบ่อยแค่ไหน

ลองกลับไปสำรวจดูเงินเดือนของพนักงานของคุณและประเมินข้อมูลการลงเวลาอย่างถี่ถ้วน เช่น ช่วงวันหยุดเทศกาลที่พนักงานมักต้องทำงานล่วงเวลาอยู่แล้ว หรือคนๆเดียวกันทำงานล่วงเวลามากขึ้นในแต่ละกะหรือไม่? จากนั้นเปรียบเทียบงบประมาณแรงงาานที่วางแผนไว้กับงบประมาณแรงานจริงของคุณ การกำหนดระยะเวลาในการทำงานของพนักงานตรงกับงบประมาณและข้อมูลการเบิกของพนักงานหรือไม่ หากข้อมูลมีความคลาดเคลื่อนค่อนข้างมาก คุณก็จำเป็นต้องปรับระบบที่เป็นอยู่แล้วล่ะ

4. ฝึกอบรมพนักงานของคุณ

ระบบการจัดการทั้งระบบอาจรวนได้หากไร้ซึ่งการจัดการและการประมวลผลเวลาที่ดี เช่น พนักงานที่มีประสบการณ์และทักษะมากที่สุดมักจะเป็นคนที่ทำงานล่วงเวลามากที่สุด เพราะหากไม่มีพวกเขาธุรกิจก็อาจหยุดชะงักได้
หากคุณสังเกตว่าพนักงานคนใดคนหนึ่งทำงานล่วงเวลามากกว่าคนอื่นมากกว่าปกติ พนักงานคนนั้นก็เสี่ยงต่อภาวะหมดไฟได้ง่าย ลองคิดดูสิว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากพนักงานคนนั้นป่วย หรือลาพักยาว หรือลาออกไป?

การกระจายความรับผิดชอบและฝึกฝนทักษะความเชี่ยวชาญแก่คนในทีมโดยเท่าๆกันเป็นอีกหนึ่งวิธีที่สามารถลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงานได้ แทนที่จะพึ่งพาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะเพียงคนสองคน บริษัทควรฝึกฝนสมาชิกในทีมคนอื่นให้มีความก้าวหน้าและรับผิดชอบงานได้อย่างทัดเทียมกัน

ครั้งหน้าเราจะมาต่อกันอีก 4 ข้อที่ ByteHR อยากแนะนำเพื่อให้ธุรกิจของคุณบริหารจัดการเวลาการทำงานของพนักงานอย่างชาญฉลาด ได้ประสิทธิผลที่ดีในการทำงานและไม่ต้องกังวลกับการจ่ายค่าล่วงเวลาที่มากจนกำไรติดลบ
อ้างอิง : [1]
Image credit : www.pixabay.com

« 4 วิธีกระตุ้นพนักงานหลังจากวันหยุดยาว8 วิธีง่าย ๆ เพื่อลดเวลาทำงานล่วงเวลาของพนักงาน (ตอนที่ 2) »