Excel ยังจำเป็นต่อการจัดการข้อมูลองค์กรสำหรับ HR อยู่หรือไม่
การใช้งานโปรแกรม Excel ถือเป็นพื้นฐานเบื้องต้นของ HR สำหรับทำงานด้านการเก็บข้อมูลทุกประเภทโดยเฉพาะการใช้เพื่อระบุเวลาเข้า-ออกงาน การขาด ลา มาสาย ระบุกะงานของพนักงานแต่ละคน ไปจนถึงการทำเงินเดือน รายได้ รายหักทั้งหลาย อย่างไรก็ตามด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนามากขึ้นหลายองค์กรมีการนำโปรแกรมต่าง ๆ เข้ามาใช้จนเกิดข้อสงสัยว่าแบบนี้ Excel ยังจำเป็นต่อการจัดการข้อมูลในองค์กรอยู่หรือไม่ Byte HR ผู้นำด้านโปรแกรมเงินเดือนจะขออธิบายให้เห็นภาพชัดกว่าเดิม
ข้อดีของการใช้ Excel จัดการข้อมูลองค์กร
1. ใช้งานง่าย มีความยืดหยุ่นสูง
อย่างที่บอกไปว่าพื้นฐานของ HR ส่วนใหญ่ต้องสามารถใช้โปรแกรม Excel จึงบ่งบอกถึงความสะดวก ง่ายดาย มีความยืดหยุ่นสูง ทั้งการทำตารางเข้า-ออกงาน ทำกะเข้างาน ทำวันลา ทำเงินเดือน ฯลฯ แต่ละขั้นตอนไม่ซับซ้อนอะไรมากนัก แทบทุกคนเข้ามาทำงานมักมีพื้นฐานกันอยู่แล้วจึงไม่ต้องส่งไปอบรมหรือฝึกสอนกันใหม่ให้ยุ่งยาก
2. ประหยัดต้นทุนองค์กร
โปรแกรม Excel จัดเป็นโปรแกรมพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ในระบบปฏิบัติการ Windows หรือแม้แต่ใช้ระบบใดก็สามารถดาวน์โหลดได้ เสียค่าใช้จ่ายครั้งเดียวจบ ราคาไม่แพง จึงช่วยประหยัดต้นทุนขององค์กรลงได้อีกเยอะมาก
3. วิเคราะห์ข้อมูลพร้อมแสดงผลได้หลายรูปแบบ
ใครที่เป็นสายทำงานออฟฟิศและต้องอยู่หน้าจอคอมตลอดบ่อยครั้งไม่อาจหลีกเลี่ยงการใช้งาน Excel ได้ ซึ่งถ้าลองเจาะลึกลงไปจะพบว่านี่คือโปรแกรมที่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การคำนวณค่า รวมถึงยังสามารถแสดงผลออกมาได้หลายรูปแบบ เช่น กราฟเส้น กราฟแท่ง กราฟวงกลม และการปรับแต่งรายละเอียดข้อมูล ภาพ หรือกราฟให้เหมาะกับการใช้นำเสนอด้วย
4. ทำงานร่วมกับโปรแกรมต่าง ๆ ได้อย่างอิสระ
นอกจากการทำงานกับโปรแกรมกลุ่ม Microsoft ทั่วไปได้แล้ว Excel ยังสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้อย่างมีอิสระ เช่น การทำงานบนระบบคลาวด์ผ่าน SharePoint, OneDrive เป็นต้น ส่งผลให้งานเกิดคุณภาพสูงขึ้น เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ช่วยให้พนักงานมีเวลาทำส่วนอื่นต่อได้โดยไม่ต้องกังวลใจ หรือรู้สึกติดค้างกับงานอื่น
ข้อด้อยของการใช้ Excel จัดการข้อมูลองค์กร
1. ทำงานไม่เต็มประสิทธิภาพเมื่อเจอขนาดไฟล์ใหญ่ ๆ เช่น อัปโหลดช้า ดาวน์โหลดช้า รายละเอียดขึ้นไม่ครบ ตัวหนังสือกระโดด ฯลฯ จึงเสียเวลากับการรอคอยและอาจทำให้งานล่าช้าลงได้
2. ความปลอดภัยมีต่ำมาก ด้วยลักษณะของไฟล์ที่สามารถก็อปปี้แล้วส่งต่อได้อย่างง่ายดาย โอกาสถูกขโมยจึงมีสูง จึงต้องใช้การตั้งค่ารหัสผ่านหรือเลือกวิธีป้องกันไฟล์อย่างเหมาะสม
3. โอกาสเสี่ยงด้านข้อมูลที่ผิดพลาดมีสูงมาก เช่น การใส่ตัวเลข การระบุเนื้อหาต่าง ๆ ยิ่งถ้านำเสนอออกสู่สายตาตลาดแล้วคนคุ้นชินแบรนด์ก่อนหน้าแม้เขามาทีหลังก็ตาม
4. ฟีเจอร์ส่วนใหญ่เป็นพื้นฐานไม่สามารถจัดการกับการวิเคราะห์ในระดับสูงสักเท่าใดนัก ไม่มีการบันทึกประวัติจึงเป็นอีกความเสี่ยงของการทำงานที่จะเพิ่มความผิดพลาดได้ อีกทั้งยังมีขีดจำกัดเรื่องของการวิเคราะห์ข้อมูลเนื่องจากบางโปรแกรมก็ใช้งานร่วมไม่ได้
5. ไม่เหมาะกับองค์กรขนาดกลาง หรือขนาดใหญ่ จากรายละเอียดต่าง ๆ ที่กล่าวมา เพราะมักทำให้เกิดความซับซ้อน ล่าช้า และมีข้อผิดพลาดได้ในที่สุด
แล้ว Excel ยังจำเป็นต่อการจัดการข้อมูลองค์กรอยู่หรือไม่
จริง ๆ แล้วหากบอกว่าด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยส่งผลให้เกิดโปรแกรมต่าง ๆ ขึ้นมากมายรวมถึงกลุ่มโปรแกรมที่เคยมีฟีเจอร์ใน Excel ก็คงไม่ผิดเท่าไหร่นัก แถมยังสะดวกมากกว่าหลายเท่า แต่อีกมุมหนึ่งงานบางประเภทก็ยังคงต้องบันทึกผ่าน Excel ก่อนนำไปใช้ร่วมกับโปรแกรมต่าง ๆ ด้วย ดังนั้นจึงยืนยันว่าโปรแกรม Excel ยังมีความจำเป็นเมื่อต้องจัดการข้อมูลองค์กรบางประเภท และช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นสำหรับบางคนด้วย
บทสรุป
แม้การใช้งาน Excel จะเป็นสิ่งพนักงานออฟฟิศคุ้นชินมานาน แต่เมื่อเทคโนโลยีใหม่ ๆ เกิดขึ้นก็เป็นเรื่องที่น่าสนใจและช่วยตอบสนองความต้องการได้อย่างดี จึงอยากแนะนำให้เลือกใช้งานทั้ง 2 รูปแบบ ผสมสานกันเพื่อความลงตัว งานเดินหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งใครหรือองค์กรใดกำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือนชั้นนำ Byte HR พร้อมเป็นผู้ช่วยด้วยฟีเจอร์อันหลากหลาย ทั้งการคำนวณเงินเดือน การเช็กเวลาเข้า-ออกงานผ่านออนไลน์ การจัดตารางเวลางาน และอื่น ๆ ครบครันในราคาไม่แพงอีกด้วย
