Recruitment (การสรรหาบุคลากร) คืออะไร? ทำไมทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญ
การสรรหาบุคลากร (Recruitment) หมายถึง กระบวนการในการระบุ การดึงดูด การสัมภาษณ์ การคัดเลือก การจ้างงาน และการปฐมนิเทศบุคคลเพื่อเติมเต็มตำแหน่งภายในองค์กร สิ่งสำคัญคือการค้นหาคนที่เหมาะกับงาน แต่ในปัจจุบัน HR ด้านสรรหาบุคลากรต้องเผชิญกับความท้าทายในการดึงดูดผู้สมัครมากขึ้น เพราะความต้องการทักษะที่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของโลกนั้นมีสูงกว่าจำนวนผู้สมัคร ทำให้เจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรไม่สามารถนั่งเฉย ๆ เพื่อรอผู้สมัครอีกต่อไป แต่ต้องออกไปค้นหาว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน และทำอย่างไรถึงจะดึงดูดพวกเขามาทำงานกับบริษัทได้
ผู้นำองค์กรเองจำเป็นที่จะต้องผลักดันการสรรหาบุคลากรให้มีความสำคัญระดับต้นของบริษัท เพราะบุคลากรคือฟันเฟืองที่สำคัญในการพาธุรกิจไปข้างหน้า สิ่งที่ผู้นำองค์กรทำได้คือการสร้างนโยบายและปรับปรุงกระบวนการสรรหาแบบเดิม ๆ ร่วมกับ HR เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการดึงดูดผู้สมัครที่ใช่มาร่วมงานให้ได้เร็วที่สุด เพราะคนที่มีความสามารถก็มักไม่อยู่ในตลาดนาน
วันนี้ ByteHR จะพาทุกคนมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับรายละเอียดของกระบวนการสรรหาบุคลากรทั่วไป เพื่อให้เราได้เข้าใจกันมากขึ้นว่า HR เขาทำอะไรกันบ้างในขั้นตอนของการสรรหาบุคลากร
1. การวิเคราะห์เนื้องาน : ระยะเริ่มต้นนี้เกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจลักษณะเฉพาะของงาน โดย HR จะต้องคุยกับหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เพื่อทำความเข้าใจให้ถ่องแท้ว่าหัวหน้างานต้องการอะไร เพราะงานบางอย่าง เช่น ด้านเทคโนโลยีอาจมีศัพท์เฉพาะทาง รวมถึงความรับผิดชอบ ทักษะ คุณสมบัติ ระดับการศึกษา และประสบการณ์ที่จำเป็น ข้อมูลนี้จะถูกนำมาใช้เพื่อสร้างรายละเอียดงาน รวมไปถึงกระบอกเงินเดือนด้วย ว่าแผนกนั้น ๆ มีงบในการจ้างงานตำแหน่งนั้นเท่าใด เพื่อที่เจ้าหน้าที่สรรหาจะได้หาผู้สมัครที่มีความคาดหวังเดียวกัน เพราะในหลายครั้งหากข้อมูลส่วนนี้ไม่ชัดเจนตั้งแต่เริ่ม จะทำให้ทั้งผู้สมัครและบริษัทเสียเวลาทั้งคู่
2. การจัดหา : เจ้าหน้าที่สรรหาจะระบุผู้สมัครที่มีศักยภาพสำหรับตำแหน่งนี้ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านช่องทางต่างๆ เช่น การโฆษณาบนแพลตฟอร์มสมัครงาน การใช้ประโยชน์จากเครือข่ายส่วนบุคคล การใช้บริษัทจัดหางาน การเข้าร่วมงานอีเวนท์จัดหางาน หรือการค้นหาผ่านฐานข้อมูลภายใน
3. การคัดกรองและการคัดเลือก : เมื่อใบสมัครเริ่มเข้ามา ผู้สรรหาจะคัดกรองประวัติย่อและใบสมัครเพื่อกรองผู้สมัครที่ไม่ตรงตามเกณฑ์ที่จำเป็นออก ผู้สมัครที่เหมาะสมจะถูกคัดเลือกให้เข้ารับการสัมภาษณ์ ในขั้นตอนนี้บริษัทที่มีขนาดใหญ่ และได้รับใบสมัครจำนวนมาก อาจใช้โปรแกรมที่ช่วยคัดกรองใบสมัครจากคีย์เวิร์ดในใบสมัคร เพื่อย่นระยะเวลาในการคัดกรองแล้วค่อยให้ HR ตรวจสอบใบสมัครที่ผ่านเกณฑ์อีกครั้ง
4. การสัมภาษณ์ : ผู้สมัครที่ได้รับคัดเลือกจะถูกสัมภาษณ์ เพื่อประเมินความเหมาะสมสำหรับงานนั้น ๆ การสัมภาษณ์มีทั้งสัมภาษณ์ตัวต่อตัวที่บริษัท ทางโทรศัพท์ หรือผ่านการประชุมทางวิดีโอออนไลน์ ขึ้นอยู่กับองค์กร ลักษณะการสัมภาษณ์ส่วนใหญ่มีอย่างน้อยสองรอบ รอบแรกกับเจ้าหน้าที่สรรหา และอีกรอบกับหัวหน้างาน หากเป็นตำแหน่งที่สูงขึ้น เช่นระดับทีมผู้บริหาร อาจมีด้วยกันถึง 5 รอบ และบททดสอบก็มีตั้งแต่ข้อเขียน การตอบคำถามเชิงแก้ไขปัญหา จนไปถึงการทำพรีเซนต์งาน
5. การเสนอตำแหน่งงาน : หลังจากรอบการสัมภาษณ์ หากผู้สมัครมีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งงาน จะได้รับการเสนอตำแหน่งงานนั้น โดยทั่วไปเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากร จะเสนอรายละเอียดเกี่ยวกับเงินเดือน ผลประโยชน์ ตารางการทำงาน และเงื่อนไขการจ้างงานอื่น ๆ ให้ผู้ผ่านการสัมภาษณ์ได้พิจารณา ซึ่งในขั้นตอนนี้ผู้สมัครอาจมีคำถามเพิ่มเติมหรือต่อรองเงินเดือน ก่อนที่จะเซ็นรับตำแหน่ง
6. การเตรียมความพร้อม : เมื่อผู้สมัครยอมรับข้อเสนองานและเซ็นสัญญาเข้าร่วมงาน กระบวนการเตรียมความพร้อมจะเริ่มต้นขึ้น นี่คือช่วงที่พนักงานใหม่ได้รับการอบรมเกี่ยวกับบริษัท วัฒนธรรมของบริษัท พบปะสมาชิกในทีม และเริ่มงานของพวกเขา
7. การประเมิน : บางบริษัทยังมีกระบวนการประเมินหลังการจ้างงาน โดยมีการประเมินประสิทธิผลของกระบวนการสรรหาบุคลากร และรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงตั้งแต่เริ่มประกาศตำแหน่งงาน ความว่องไวในการดำเนินงานของเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากร หากเจ้าหน้าที่สรรหาสามารถหาคนที่เหมาะสมมาเข้าร่วมทีมได้ในระยะเวลาที่กำหนดก็จะถือว่าประสบความสำเร็จไปกว่าครึ่ง เพราะเมื่อทีมสมบูรณ์ งานต่าง ๆ ของบริษัทก็สามารถเดินหน้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
การสรรหาบุคลากรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกองค์กร เนื่องจากการว่าจ้างบุคคลที่เหมาะสมสามารถมีอิทธิพลอย่างมากต่อความสำเร็จ วัฒนธรรม และสภาพแวดล้อมการทำงานโดยรวมของบริษัท ในทางกลับกัน การตัดสินใจจ้างงานที่ไม่ถูกต้องอาจมีค่าใช้จ่ายสูงทั้งในด้านเงิน เวลา และประสิทธิภาพการทำงาน
ByteHR มีโปรแกรมสำหรับ HR ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรมสำหรับ HR ออนไลน์ ที่มีฟังก์ชั่นโปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์ และบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย
ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
