วิธีการเลือกระบบการจัดการเงินเดือนที่ดีที่สุด?

“แพงไหม….ราคาเท่าไหร่ ถ้าแพงมากเดี๋ยวขอคิดดูก่อนนี่อาจเป็นคำพูดที่ติดปากเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กแทบจะทุกรายเวลาต่อรองกับซับพลายเออร์หรือเวนเดอร์เจ้าต่างๆ เพราะสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กแล้ว สภาพคล่องทางการเงินคือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องคำนึงถึงและการซื้อสินทรัพย์ต่างๆที่ก่อให้เกิดเป็นต้นทุนทางธุรกิจก็ต้องแน่ใจได้ว่าคุ้มค่าทุกบาททุกสตางค์“เงินเดือนพนักงาน” เป็นรายจ่ายใหญ่ที่สุดของบริษัท ดังนั้นการทำ
ระบบการจัดการเงินเดือนจึงให้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพนั้นคือสิ่งที่สำคัญที่สุด จ่ายขาดพนักงานจะมีปัญหา จ่ายเกินบริษัทก็ขาดทุนอีก แต่การจ้างคนให้ทำเอกสารแบบแมนนวลก็มักจะเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดอยู่ดี
ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือ Startup ไฟแรงที่กำลังก่อร่างสร้างบริษัทอยู่ หากคุณกำลังมองหา ระบบการจัดการเงินเดือนที่เหมาะกับบริษัทของคุณ ข้อมูลต่อไปนี้จะเป็นประโยชน์ของระบบการจัดการเงินเดือนที่ดีสำหรับการเริ่มต้นของธุรกิจคุณ มาดูกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง

​

1. ประเมินความต้องการของบริษัท
- ขนาดของบริษัท จำนวนพนักงาน เวลาและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำระบบ
- งบประมาณที่สามารถกันไว้สำหรับทำโปรแกรมเงินเดือน
- พิจารณากฎระเบียบ ข้อบังคับต่างๆในการจ่ายเงินเดือนของบริษัท เช่น หากเป็นธุรกิจโฮสเทลที่พนักงานต้องทำงานเป็นกะมากๆ ก็จำเป็นจะต้องหาโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นของฟังก์ชันการใช้งานที่ตอบสนองกับการคำนวนเป็นกะ
ถึงจะเป็นบริษัทเล็ก แต่ธรรมชาติของธุรกิจแต่ละที่และวัฒนธรรมภายในองค์กรก็ไม่เหมือนกัน ดังนั้นความต้องการในการใช้ ระบบการจัดการเงินเดือนย่อมแตกต่างกันไป ฝ่ายบุคคลควรพิจารณาจาก 3 ข้อต่อไปนี้ เพื่อค้นหา โปรแกรมเงินเดือน Payroll ที่สามารถตอบสนองความต้องการในการใช้งานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด โดยพิจารณาจาก


2. พิจารณาฟีเจอร์ต่างๆของระบบ PAYROLL
- การยื่นภาษี

ไม่ว่าธุรกิจจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม สิ่งหนึ่งที่ซับซ้อนที่สุดในการจ่ายเงินเดือนคือการจัดเอกสารและคำนวนภาษีอย่างถูกต้อง ระเบียบภาษีของรัฐบาลเป็นเรื่องที่ต้องติดตามความเปลี่ยนแปลงเสมอ ธุรกิจขนาดเล็กเองยิ่งจำเป็นจะต้องปฏิบัติตามกฎเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงการเอาผิดทางกฎหมาย

- ระบบการให้บริการตัวเองของพนักงาน (Employee Self-Service Portal)
ระบบการจัดการเงินเดือน ที่มีฟีเจอร์นี้จะช่วยคุณจัดการหักและยื่นภาษีเพื่อช่วยขจัดความซับซ้อนและโอกาสที่จะคำนวณผิดพลาดของมนุษย์

- ฝากเงินเข้าอัตโนมัติ
ระบบพอร์ทัลบริการตนเองของพนักงานช่วยให้พนักงานสามารถจัดการข้อมูลบัญชีเงินเดือนของตนเองได้ วิธีนี้จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการเก็บข้อมูลส่วนตัวโดยที่ฝ่ายบุคคลไม่ต้องเข้าไปจัดการ เช่น ระบบในการขอแบบฟอร์มต่างๆ หรือระบบที่ให้พนักงานได้เลือกแบบประกันสังคมที่เหมาะกับตัวเองเป็นต้น
ปัจจุบันบริษัทต่างๆก็ทำแบบฟอร์ม สลิปเงินเดือนพนักงานให้เป็นระบบอันโตมัติกันแล้ว แต่ก็ยังมีบางบริษัทที่ยังจ่ายเงินพนักงานเป็นเช็คอยู่ ซึ่งวิธีนี้ทำให้พนักงานต้องหาเวลาไปธนาคารและรอเช็คขึ้นซึ่งเป็นขั้นตอนที่เสียเวลาโดยใช่เหตุ

ระบบการโอนจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติเป็นอีกฟีเจอร์หนึ่งที่คุณสามารถมองหาใน ระบบการจัดการเงินเดือนที่คุณกำลังจะซื้อ

3. ระบบที่สามารถบูรณาการเข้ากับระบบอื่นๆในบริษัทได้

4. ประเมินค่าใช้จ่ายเปรียบเทียบกับฟังก์ชัน
การเลือกใช้ ระบบการจัดการเงินเดือนที่สามารถบูรณาการเข้ากับโปรแกรมอื่นๆภายในบริษัทได้นั้นจะช่วยให้การทำงานระหว่างฝ่ายบุคคลกับแผนกอื่นๆนั้นลื่นไหลขึ้น ลดระยะเวลาการทำงาน ลดการใช้กระดาษ สะดวกในการดึงข้อมูลรีพอตและอัปเดตแบบเรียลไทม์ระหว่างแผนกอีกด้วย


ประโยชน์ของระบบการจัดการเงินเดือนที่ดีสำหรับการเริ่มต้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กอาจเลือกใช้โปรแกรม Payroll ที่สามารถบูรณาการเข้ากับซอร์ฟแวร์บัญชี หรือระบบบัญชีเงินเดือนเพื่อป้องกันการสับสนของข้อมูลที่มาจากแต่ละแผนก นอกจากนี้ยังช่วยพัฒนาคุณภาพของการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจด้านงบประมาณของฝ่ายบุคคลในอนาคตด้วย


เมื่อเลือก ระบบการจัดการเงินเดือน เรื่องราคาเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่ใช่ว่าการเลือกโปรแกรมที่ราคาถูกที่สุดจะเป็นคำตอบที่ดีที่สุดเสมอไป เพราะยิ่งโปรแกรม Payroll มีราคาถูกเท่าไหร่ โอกาสที่คุณจะต้องกรอกข้อมูลต่างๆในแบบแมนนวลเองก็มักจะมีอยู่มากเท่านั้น

ระบบการจัดการเงินเดือน ที่ราคาสูงขึ้นมาอีกเล็กน้อยสามารถช่วยคุณประหยัดงบประมาณได้ในระยะยาว ทั้งช่วยในเรื่องระบบที่เป็นอัตโนมัติ รวดเร็ว มีความแม่นยำที่มากกว่าในการคำนวณเงินเดือน ภาษี และการหักจ่ายจากวันลาและการจ่ายเพิ่มกะ และ OT ซึ่งมีความซับซ้อนไม่เหมือนกันในแต่ละบริษัท

หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรม Payroll อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่
คุณสามารถปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com