Employee Self-Service ช่วยลดภาระงาน HR ได้อย่างไร
ในแต่ละวัน ฝ่าย HR อาจต้องตอบคำถามเดิม ๆ จากพนักงานอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็น “วันลาคงเหลือเท่าไร?” “สลิปเงินเดือนอยู่ที่ไหน?” “คำขอลาได้รับอนุมัติหรือยัง?” หรือ “ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลส่วนตัว ต้องทำอย่างไร?”
แม้คำถามแต่ละข้ออาจใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการตอบ แต่เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น คำถามและคำขอเล็ก ๆ เหล่านี้ก็สามารถสะสมกลายเป็นภาระงานจำนวนมากได้ โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานหลายร้อยคน หลายแผนก หลายสาขา หรือมีทีมงานกระจายอยู่ในหลายสถานที่
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คำขอแต่ละเรื่องมีความซับซ้อน แต่เกิดจากการที่พนักงานจำนวนมากต้องติดต่อ HR เพื่อจัดการเรื่องพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับตัวเอง เมื่อทุกคำถามต้องผ่านฝ่าย HR งานประจำเหล่านี้จึงอาจใช้เวลาส่วนใหญ่ของทีมไปโดยไม่รู้ตัว
Employee Self-Service จึงเป็นอีกแนวทางที่ช่วยลดขั้นตอนดังกล่าว โดยเปิดให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและจัดการเรื่อง HR พื้นฐานของตัวเองผ่านระบบได้โดยตรง โดยไม่จำเป็นต้องติดต่อ HR ในทุกเรื่อง
ทำไมงาน HR พื้นฐานถึงเพิ่มขึ้นตามจำนวนพนักงาน?
เมื่อองค์กรมีพนักงานเพิ่มขึ้น ปริมาณงานของ HR ไม่ได้เพิ่มขึ้นเฉพาะเรื่องการสรรหาหรือการบริหารบุคลากรเท่านั้น แต่งาน Administrative หรือการจัดการงานประจำก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย
ตัวอย่างเช่น หากมีพนักงานเพียงไม่กี่สิบคน การตอบคำถามเกี่ยวกับวันลา การส่งเอกสาร หรือการตรวจสอบข้อมูลอาจยังจัดการได้ง่าย แต่เมื่อองค์กรมีพนักงานหลายร้อยคน คำถามเดิมที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ จากคนจำนวนมากสามารถกลายเป็นงานที่ใช้เวลามาก
ในกระบวนการทำงานแบบเดิม HR อาจต้องรับคำขอผ่านหลายช่องทาง ทั้ง Email, Chat หรือข้อความส่วนตัว จากนั้นต้องค้นหาข้อมูล ตรวจสอบเอกสาร ตอบกลับ และติดตามสถานะให้พนักงานแต่ละคน
เมื่อคำขอเข้ามากระจัดกระจาย งานเล็ก ๆ ที่ดูเหมือนไม่ซับซ้อนจึงสะสมเป็นภาระงานจำนวนมาก และอาจทำให้ HR มีเวลาน้อยลงสำหรับงานที่ต้องใช้การวิเคราะห์ การวางแผน หรือการบริหารคนในระยะยาว
Employee Self-Service คืออะไร และช่วยลดขั้นตอนการทำงานของ HR ได้อย่างไร?
Employee Self-Service คือการเปิดให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและดำเนินการเกี่ยวกับเรื่อง HR บางอย่างด้วยตัวเองผ่านระบบ โดยไม่จำเป็นต้องติดต่อฝ่าย HR ทุกครั้ง
ตัวอย่างเช่น แทนที่พนักงานจะส่งข้อความถาม HR ว่าเหลือวันลาเท่าไร พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ด้วยตัวเอง หรือแทนที่จะต้องส่งข้อความเพื่อขอสลิปเงินเดือน ก็สามารถเข้าสู่ระบบเพื่อเข้าถึงเอกสารของตัวเองได้
แน่นอนว่า Employee Self-Service ไม่ได้หมายความว่า HR จะไม่มีบทบาทในกระบวนการทำงานอีกต่อไป เรื่องที่จำเป็นต้องมีการตรวจสอบหรืออนุมัติยังคงสามารถกำหนดขั้นตอนและผู้รับผิดชอบได้ เช่น Manager อนุมัติคำขอลาของพนักงาน หรือ HR ตรวจสอบข้อมูลที่ต้องมีการยืนยัน
ความแตกต่างสำคัญคือ HR ไม่จำเป็นต้องเป็นคนกลางสำหรับทุกขั้นตอนอีกต่อไป พนักงานสามารถเริ่มต้นคำขอ ตรวจสอบข้อมูล และติดตามสถานะของเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเองได้จากระบบ
พนักงานสามารถจัดการเรื่อง HR อะไรได้ด้วยตัวเองผ่าน Employee Self-Service?
ตรวจสอบวันลาและสิทธิการลา
หนึ่งในคำถามที่ HR มักได้รับคือพนักงานเหลือวันลาเท่าไร หรือมีสิทธิ์ลาในประเภทใดบ้าง หากพนักงานสามารถเข้าตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ได้ด้วยตัวเอง ก็ช่วยลดจำนวนคำถามที่ต้องส่งมายังฝ่าย HR
พนักงานสามารถดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสิทธิของตัวเองได้เมื่อต้องการ แทนที่จะต้องรอให้ HR ตรวจสอบและตอบกลับ
ส่งคำขอลาและติดตามสถานะ
Employee Self-Service ยังช่วยให้พนักงานสามารถส่งคำขอลาผ่านระบบได้โดยตรง และติดตามได้ว่าคำขออยู่ในขั้นตอนใด
แทนที่จะต้องถาม HR ว่า “หัวหน้าอนุมัติหรือยัง?” พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะคำขอของตัวเองได้ ลดทั้งจำนวนข้อความที่ HR ต้องตอบและเวลาที่ใช้ในการติดตามเรื่องแทนพนักงาน
เข้าถึงสลิปเงินเดือน
การส่งสลิปเงินเดือนหรือค้นหาเอกสารให้พนักงานทีละคนอาจเป็นอีกหนึ่งงานที่เกิดขึ้นซ้ำ โดยเฉพาะเมื่อพนักงานต้องการย้อนกลับไปดูข้อมูลของเดือนก่อน
เมื่อพนักงานสามารถเข้าถึงสลิปเงินเดือนของตัวเองผ่านระบบได้ ก็ไม่จำเป็นต้องติดต่อ HR ทุกครั้งที่ต้องการเอกสาร ช่วยลดขั้นตอนการค้นหาและส่งข้อมูลให้กับพนักงานเป็นรายบุคคล
ตรวจสอบหรืออัปเดตข้อมูลส่วนตัว
ข้อมูลบางอย่างของพนักงานอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามช่วงเวลา เช่น ข้อมูลการติดต่อ หากทุกการเปลี่ยนแปลงต้องแจ้งผ่านข้อความหรือ Email HR ก็ต้องคอยรวบรวมและดำเนินการต่อ
การให้พนักงานสามารถตรวจสอบหรือจัดการข้อมูลของตัวเองผ่านระบบ ช่วยลดการส่งข้อมูลผ่านหลายช่องทาง และทำให้กระบวนการจัดการข้อมูลมีความเป็นระบบมากขึ้น
ติดตามคำขอที่เกี่ยวข้องกับตัวเอง
นอกจากการส่งคำขอแล้ว การติดตามสถานะก็เป็นอีกส่วนที่สร้างงานให้ HR ไม่น้อย หากพนักงานสามารถดูได้ว่าคำขอของตัวเองอยู่ที่ขั้นตอนใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบ หรือยังต้องดำเนินการอะไรต่อ ก็ช่วยลดความจำเป็นในการใช้ HR เป็นคนกลางในการตอบคำถามทุกครั้ง
Employee Self-Service ช่วยลดภาระงานประจำของฝ่าย HR ได้อย่างไร?
ประโยชน์สำคัญของ Employee Self-Service คือการลดงานที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในแต่ละวัน
เมื่อพนักงานสามารถตรวจสอบวันลา เข้าถึงสลิปเงินเดือน ส่งคำขอ หรือดูสถานะของเรื่องต่าง ๆ ได้ด้วยตัวเอง HR ก็ไม่จำเป็นต้องทำหน้าที่ค้นหาข้อมูลและตอบคำถามเดิมให้พนักงานทีละคน
นอกจากนี้ การมีระบบกลางยังช่วยลดปัญหาคำขอที่กระจายอยู่ในหลายช่องทาง เช่น บางคนส่ง Email บางคนส่งข้อความผ่าน Chat และบางคนติดต่อ HR โดยตรง
เมื่อข้อมูลและคำขอถูกรวมอยู่ในระบบ กระบวนการทำงานก็มีความชัดเจนมากขึ้น HR สามารถตรวจสอบข้อมูลได้จากจุดเดียว แทนที่จะต้องย้อนกลับไปค้นหาข้อความหรือ Email หลายช่องทาง
ผลลัพธ์คือ HR สามารถลดเวลาที่ใช้กับงาน Routine และนำเวลาไปใช้กับงานที่ต้องอาศัยความรู้ ความเชี่ยวชาญ และการตัดสินใจมากขึ้น เช่น การพัฒนาพนักงาน การวางแผนกำลังคน หรือการออกแบบประสบการณ์ของพนักงาน
Employee Self-Service ช่วยลดข้อมูลตกหล่นและข้อผิดพลาดได้อย่างไร?
การจัดการคำขอผ่าน Chat หรือ Email มีข้อจำกัดหลายอย่าง ข้อมูลอาจกระจัดกระจายอยู่ในหลายบทสนทนา ข้อความบางรายการอาจถูกลืม หรือข้อมูลที่ส่งต่อผ่านหลายคนอาจไม่ครบถ้วน
ตัวอย่างเช่น พนักงานแจ้งแก้ไขข้อมูลผ่านข้อความ จากนั้น HR ต้องนำข้อมูลไปบันทึกต่อ หรือพนักงานส่งคำขอลาและต้องติดตามสถานะผ่านข้อความย้อนหลัง หากไม่มีระบบที่ชัดเจน การตรวจสอบว่าเรื่องใดได้รับการดำเนินการแล้วอาจทำได้ยากขึ้น
การทำรายการผ่านระบบช่วยให้ข้อมูลและคำขอถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบมากขึ้น พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลของตัวเองและติดตามสถานะคำขอได้จากจุดเดียว ขณะที่ HR สามารถมองเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น
สิ่งนี้ไม่ได้หมายความว่าระบบจะขจัดข้อผิดพลาดได้ทั้งหมด แต่การลดการส่งต่อข้อมูลแบบ Manual และการจัดเก็บข้อมูลอย่างกระจัดกระจาย สามารถช่วยลดโอกาสที่ข้อมูลหรือคำขอบางรายการจะตกหล่นจากกระบวนการทำงาน
Employee Self-Service ช่วยให้ Manager และ HR ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นอย่างไร?
ในหลายกระบวนการ HR ไม่ได้เป็นผู้ดำเนินการเพียงฝ่ายเดียว ตัวอย่างเช่น คำขอลาของพนักงานอาจต้องผ่านการตรวจสอบหรืออนุมัติจาก Manager ก่อน
หากไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจน พนักงานอาจต้องสอบถาม HR ว่าคำขออยู่ที่ใด HR ต้องไปติดตาม Manager และสุดท้ายกลายเป็นคนกลางที่ต้องประสานงานระหว่างทุกฝ่าย
Employee Self-Service ช่วยให้แต่ละขั้นตอนมีความชัดเจนมากขึ้น พนักงานสามารถส่งคำขอ Manager สามารถตรวจสอบหรือดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง และ HR สามารถเข้าดูข้อมูลหรือจัดการในขั้นตอนที่จำเป็น
เมื่อทุกฝ่ายเห็นสถานะของคำขอได้ชัดเจนขึ้น ก็ช่วยลดการตามงานผ่านข้อความส่วนตัว และทำให้ HR ไม่จำเป็นต้องรับบทเป็นผู้ติดตามทุกเรื่อง
Employee Self-Service ช่วยให้องค์กรรองรับพนักงานที่เพิ่มขึ้นได้อย่างไร?
เมื่อองค์กรเติบโต จำนวนคำถาม คำขอ และข้อมูลที่ HR ต้องจัดการย่อมเพิ่มขึ้นตามจำนวนพนักงาน หากยังใช้กระบวนการ Manual เป็นหลัก ภาระงาน Administrative ของ HR ก็อาจเพิ่มขึ้นในสัดส่วนเดียวกับจำนวนพนักงาน
แต่เมื่อพนักงานสามารถจัดการเรื่องพื้นฐานด้วยตัวเองผ่านระบบ องค์กรจะมีวิธีการทำงานที่รองรับการขยายตัวได้ดีขึ้น
ไม่ว่าจะมีพนักงานอยู่หลายแผนก หลายสาขา หรือทำงานจากหลายสถานที่ ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลและดำเนินการผ่านกระบวนการเดียวกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งการติดต่อกับ HR แบบรายบุคคลในทุกเรื่อง
การมีระบบและขั้นตอนที่ชัดเจนจึงช่วยให้องค์กรขยายทีมได้โดยไม่ต้องเพิ่มกระบวนการ Manual อย่างต่อเนื่อง
องค์กรแบบไหนจะได้ประโยชน์จาก Employee Self-Service มากที่สุด?
Employee Self-Service สามารถเป็นประโยชน์กับองค์กรหลากหลายขนาด แต่จะเริ่มเห็นความจำเป็นชัดเจนขึ้นเมื่อ HR ต้องใช้เวลามากกับงานประจำและคำถามที่เกิดขึ้นซ้ำ
สัญญาณที่องค์กรอาจเริ่มพิจารณาใช้ Employee Self-Service ได้แก่
HR ต้องตอบคำถามเดิมเกี่ยวกับวันลา เอกสาร หรือข้อมูลพนักงานอยู่บ่อยครั้ง
พนักงานต้องติดต่อ HR แม้เป็นเรื่องข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตัวเอง
คำขอถูกส่งเข้ามาผ่านหลายช่องทาง
HR ใช้เวลามากในการค้นหาเอกสารและติดตามสถานะคำขอ
จำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น และงาน Administrative ของ HR เพิ่มขึ้นตาม
องค์กรมีหลายแผนก หลายสาขา หรือพนักงานทำงานจากหลายสถานที่
ทีม HR มีขนาดเล็กเมื่อเทียบกับจำนวนพนักงานที่ต้องดูแล
สำหรับองค์กรเหล่านี้ การให้พนักงานสามารถจัดการเรื่องพื้นฐานได้ด้วยตัวเอง ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของความสะดวก แต่ยังช่วยให้กระบวนการทำงานของ HR รองรับการเติบโตขององค์กรได้ดีขึ้น
Employee Self-Service ไม่ใช่การผลักภาระจากฝ่าย HR ไปให้พนักงาน แต่เป็นการเปิดให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและจัดการเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเองได้อย่างสะดวกและเป็นระบบมากขึ้น
เมื่อพนักงานไม่จำเป็นต้องติดต่อ HR สำหรับทุกคำถามหรือทุกคำขอ พนักงานก็ได้รับข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น ขณะที่ HR สามารถลดงานซ้ำ ลดเวลาที่ใช้กับการค้นหาข้อมูลและติดตามเรื่องเดิม ๆ
สิ่งสำคัญคือ HR ยังคงมีบทบาทในงานที่ต้องใช้การตรวจสอบ การตัดสินใจ และความเชี่ยวชาญด้านการบริหารบุคลากร แต่ระบบสามารถช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และทำให้การทำงานระหว่างพนักงาน Manager และ HR มีความชัดเจนมากขึ้น
ByteHR ช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลและกระบวนการ HR ได้อย่างเป็นระบบ พร้อมฟังก์ชัน Employee Self-Service ที่ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและจัดการเรื่อง HR ที่เกี่ยวข้องกับตัวเองได้ง่ายขึ้น ขณะที่ HR และ Manager สามารถติดตามและดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ติดตามบทความความรู้เกี่ยวกับภาษี เคล็ดลับและความรู้สำหรับพนักงานและผู้ประกอบการ และการพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้ที่ ByteHR หรือ หากคุณต้องการเริ่มต้นใช้โปรแกรมสำหรับ HR แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มอย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
