เมื่อใดควรส่งหนังสือเตือนพนักงาน สถานการณ์จำลอง และตัวอย่างหนังสือ
หนังสือตักเตือนเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการพนักงาน ช่วยให้นายจ้างสามารถแก้ไขพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมได้อย่างเป็นระบบ และเป็นหลักฐานทางกฎหมายที่สำคัญหากต้องมีการดำเนินการทางวินัยในภายหลัง วันนี้ ByteHR ได้รวบรวม้อมูลและตัวอย่างหนังสือมาให้แล้ว
หนังสือตักเตือน คือ อะไร?
หนังสือตักเตือน คือ เอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่นายจ้างออกให้พนักงานเพื่อแจ้งเตือนเกี่ยวกับพฤติกรรม การกระทำ หรือผลการปฏิบัติงานที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัท มีวัตถุประสงค์เพื่อให้โอกาสพนักงานในการปรับปรุงแก้ไข พร้อมทั้งเป็นบันทึกหลักฐานสำหรับการดำเนินการทางวินัยต่อไป
สถานการณ์ที่ควรออกหนังสือตักเตือน
1. การมาสายและขาดงานบ่อยครั้ง
พนักงานมาสายเกิน 3 ครั้งต่อเดือน หรือขาดงานโดยไม่แจ้งล่วงหน้าซ้ำซาก ส่งผลกระทบต่อการทำงานของทีม
ตัวอย่าง: พนักงานมาสาย 15-30 นาที ติดต่อกัน 5 วันในสัปดาห์เดียวกัน ทำให้การประชุมเช้าเริ่มไม่ทันเวลา
2. ผลงานไม่ตามเป้าหมาย
ไม่สามารถส่งงานตามกำหนด งานมีคุณภาพต่ำกว่ามาตรฐาน หรือทำผิดพลาดซ้ำๆ แม้จะได้รับการแนะนำแล้ว
ตัวอย่าง: พนักงานขายทำยอดขายได้เพียง 40% ของเป้าหมายติดต่อกัน 3 เดือน โดยไม่มีเหตุผลสมควร
3. การไม่ปฏิบัติตามระเบียบบริษัท
ละเมิดนโยบายความปลอดภัย ไม่สวมอุปกรณ์ป้องกัน หรือฝ่าฝืนระเบียบการแต่งกาย
ตัวอย่าง: พนักงานในโรงงานไม่สวมหมวกนิรภัยแม้จะได้รับการแจ้งเตือนด้วยวาจาแล้ว 2 ครั้ง
4. พฤติกรรมไม่เหมาะสม
พูดจาหยาบคาย ทะเลาะกับเพื่อนร่วมงาน หรือสร้างบรรยากาศการทำงานที่ไม่ดี
ตัวอย่าง: พนักงานใช้ถ้อยคำไม่สุภาพกับหัวหน้างาน หรือมีพฤติกรรม Harassment ต่อเพื่อนร่วมงาน
5. การใช้ทรัพย์สินบริษัทในทางที่ผิด
ใช้อินเทอร์เน็ตบริษัทเล่นเกมส์ ใช้รถบริษัทเพื่อธุระส่วนตัว หรือนำทรัพย์สินออกไปโดยไม่ได้รับอนุญาต
ตัวอย่าง: พนักงานใช้เวลาทำงาน 3-4 ชั่วโมงต่อวันท่องโซเชียลมีเดีย ส่งผลให้งานล่าช้า
เมื่อไรควรออกหนังสือตักเตือน
ขั้นตอนการตักเตือนแบบเป็นทางการ
ครั้งที่ 1: การพูดคุยและแนะนำ (Verbal Warning)
ให้คำแนะนำด้วยวาจาก่อนเป็นอันดับแรก
บันทึกการสนทนาไว้เป็นหลักฐาน
กำหนดระยะเวลาในการปรับปรุง
ครั้งที่ 2: หนังสือตักเตือนครั้งที่ 1 (Written Warning 1)
หากพฤติกรรมไม่ดีขึ้นหรือทำผิดซ้ำ
ระบุความผิดและผลกระทบอย่างชัดเจน
ให้โอกาสปรับปรุง 30-60 วัน
ครั้งที่ 3: หนังสือตักเตือนครั้งที่ 2 (Written Warning 2)
ยังคงมีปัญหาหลังได้รับหนังสือแล้ว
เตือนว่าอาจมีการพักงานหรือเลิกจ้าง
ระยะเวลาปรับปรุง 15-30 วัน
ครั้งที่ 4: หนังสือตักเตือนครั้งสุดท้าย (Final Warning)
โอกาสสุดท้ายก่อนเลิกจ้าง
ระบุผลที่จะเกิดขึ้นอย่างชัดเจน
กำหนดเงื่อนไขการปรับปรุงที่เฉพาะเจาะจง
องค์ประกอบของหนังสือตักเตือนที่ดี
. หัวเรื่องและรายละเอียดพื้นฐาน
ชื่อ-นามสกุล พนักงาน
ตำแหน่งงาน
แผนก/ฝ่าย
วันที่ออกหนังสือ
เลขที่หนังสือ (เพื่อความเป็นระเบียบ)
2. รายละเอียดการกระทำผิด
ระบุว่าทำอะไรผิด
เกิดขึ้นเมื่อไร (วัน เวลา)
เกิดที่ไหน
มีพยานหรือหลักฐานอะไรบ้าง
3. ระเบียบหรือข้อบังคับที่ละเมิด
อ้างอิงข้อบังคับการทำงาน
ระบุมาตรา/ข้อที่เกี่ยวข้อง
แนบสำเนาระเบียบ (ถ้ามี)
4. การดำเนินการที่คาดหวัง
สิ่งที่ต้องการให้ปรับปรุง
มาตรฐานที่ต้องการให้บรรลุ
กำหนดเวลาในการปรับปรุง
5. ผลที่จะเกิดขึ้นหากไม่ปรับปรุง
แจ้งขั้นตอนทางวินัยต่อไป
ระบุว่าอาจถึงขั้นเลิกจ้างได้
แจ้งสิทธิในการอุทธรณ์
ตัวอย่างหนังสือตักเตือน
เรื่อง: หนังสือตักเตือนครั้งที่ 1 (การมาสายเป็นประจำ)
เรียน: คุณสมชาย ใจดี
ตำแหน่ง: พนักงานขาย
แผนก: ฝ่ายการตลาด
วันที่: 15 มีนาคม 2568
ตามที่บริษัทฯ ได้ตรวจสอบบันทึกการเข้างานของคุณในช่วง 3 เดือนที่ผ่านมา (มกราคม - มีนาคม 2568) พบว่าคุณมาสายรวม 12 ครั้ง ดังนี้:
- มกราคม 2568: 5 ครั้ง (วันที่ 8, 12, 15, 22, 29)
- กุมภาพันธ์ 2568: 4 ครั้ง (วันที่ 3, 10, 18, 25)
- มีนาคม 2568: 3 ครั้ง (วันที่ 5, 11, 14)
การกระทำดังกล่าวเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับการทำงาน ข้อ 7.1 ที่ระบุว่า "พนักงานต้องเข้างานให้ตรงเวลา หากมาสายเกิน 3 ครั้งต่อเดือนโดยไม่มีเหตุอันสมควร จะได้รับการตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร"
ทั้งนี้ บริษัทฯ ได้ให้โอกาสคุณปรับปรุงโดยการพูดคุยแนะนำเมื่อวันที่ 20 กุมภาพันธ์ 2568 แต่พบว่ายังคงมีปัญหาซ้ำซาก
บริษัทฯ จึงขอให้คุณปรับปรุงพฤติกรรมภายใน 30 วัน นับจากวันที่ได้รับหนังสือฉบับนี้ โดย:
1. เข้างานให้ตรงเวลา 8:30 น. ทุกวันทำการ
2. หากมีเหตุจำเป็นต้องมาสาย ให้แจ้งหัวหน้างานล่วงหน้าอย่างน้อย 1 ชั่วโมง
หากคุณไม่ปรับปรุงพฤติกรรมภายในระยะเวลาที่กำหนด บริษัทฯ จะพิจารณาดำเนินการทางวินัยในขั้นตอนต่อไป ซึ่งอาจรวมถึงการพักงานหรือเลิกจ้างได้
ลงชื่อ.............................
(นายบุญชู ผู้จัดการ)
ผู้จัดการฝ่ายการตลาด
รับทราบและรับหนังสือไว้แล้ว
ลงชื่อ.............................
(นายสมชาย ใจดี)
วันที่.............................
พยาน
ลงชื่อ.............................
(ฝ่ายทรัพยากรบุคคล)
DOWNLOAD
ตัวอย่างหนังสือตักเตือนในกรณีขาดงานบ่อย
เคล็ดลับการทำให้มีประสิทธิภาพ
1. เป็นกลางและใช้ข้อเท็จจริง
หลีกเลี่ยงการใช้อารมณ์
ระบุข้อมูลที่ตรวจสอบได้
มีหลักฐานประกอบ (บันทึกเวลา, รูปถ่าย, อีเมล)
2. ออกอย่างทันท่วงที
อย่ารอให้ปัญหาสะสม
ดำเนินการภายใน 7-14 วันหลังเกิดเหตุ
บันทึกทุกขั้นตอนอย่างละเอียด
3. มีการสื่อสารสองทาง
ให้พนักงานได้ชี้แจง
รับฟังเหตุผลอย่างเปิดใจ
บันทึกคำชี้แจงไว้
4. กำหนดแผนปรับปรุงที่ชัดเจน
ระบุเป้าหมายที่วัดผลได้
กำหนดระยะเวลาเฉพาะ
มีการติดตามและประเมินผล
5. เก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ
เก็บในแฟ้มประวัติพนักงาน
สำเนาให้ฝ่าย HR
สแกนเก็บไว้ในระบบดิจิทัล
ข้อควรระวัง
ความเสี่ยงทางกฎหมาย
หนังสือตักเตือนต้องยุติธรรมและสมเหตุสมผล
ต้องมีหลักฐานที่เพียงพอ
ไม่เลือกปฏิบัติ
การใช้เทคโนโลยีช่วยจัดการ
ระบบ HR สมัยใหม่สามารถช่วย:
บันทึกและติดตามหนังสือตักเตือน
สร้างแบบฟอร์มมาตรฐาน
แจ้งเตือนกำหนดเวลาติดตามผล
เก็บประวัติแบบดิจิทัล
สรุป
หนังสือตักเตือนเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการพนักงาน การออกหนังสือที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยความชัดเจน ความยุติธรรม และการดำเนินการที่เป็นระบบ นายจ้างควรมองว่าหนังสือตักเตือนเป็นโอกาสในการช่วยพนักงานปรับปรุง ไม่ใช่แค่การลงโทษ การใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดการจะทำให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นและเป็นธรรมมากยิ่งขึ้น
ByteHR เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความเรียบง่าย บริการลูกค้าที่ดี และการใช้งานที่ไม่ซับซ้อน ติดต่อ ByteHR วันนี้เพื่อขอคำปรึกษาเรื่องระบบจัดการสัญญาจ้างงานดิจิทัลและโซลูชัน HR ที่จะช่วยยกระดับการจัดการทรัพยากรบุคคลของคุณสู่ยุคดิจิทัล
อยากติดตามบทความความรู้เกี่ยวกับภาษี เคล็ดลับต่างๆ สำหรับพนักงานและผู้ประกอบการ รวมทั้งเรื่องการพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้ที่ ByteHR หรือถ้าคุณอยากเริ่มใช้โปรแกรม HRแต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มยังไงดี หรือฟังก์ชันต่างๆ จะตอบโจทย์บริษัทคุณมั้ย ลองปรึกษา ByteHR ฟรีได้ที่ 02 026 3297 หรือส่งอีเมลมาที่ sales@byte-hr.com
