คู่มือสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการยื่นรายงานภาครัฐและการลดหย่อนภาษี ณ สิ้นปี

การปิดงบสิ้นปีเป็นช่วงเวลาที่ยุ่งวุ่นวายที่สุดสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล การยื่นรายงานต่างๆ ต่อหน่วยงานภาครัฐและการจัดทำเอกสารเกี่ยวกับภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาสำหรับพนักงานต้องทำอย่างถูกต้องและทันเวลา บทความนี้จะเป็นคู่มือครบถ้วนที่จะช่วยให้ฝ่าย HR สามารถจัดการงานสิ้นปีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

รายงานสำคัญที่ต้องยื่นต่อหน่วยงานภาครัฐ

1. การยื่นรายงานต่อกรมสรรพากร

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)

หนังสือรับรองฉบับนี้เป็นเอกสารสำคัญที่บริษัทต้องออกให้พนักงานทุกคน แสดงรายละเอียดเงินได้และภาษีที่ถูกหักไว้ตลอดปี พนักงานจะนำไปใช้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

กำหนดเวลา: ต้องส่งมอบให้พนักงานภายในวันสุดท้ายของเดือนมีนาคมของปีถัดไป

ข้อมูลที่ต้องระบุ:

• เงินเดือนและค่าจ้างทั้งปี

• โบนัสและค่าตอบแทนพิเศษ

• เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ส่วนนายจ้าง)

• เงินสมทบกองทุนประกันสังคม

• ภาษีที่หักไว้ทั้งปี

• ค่าลดหย่อนต่างๆ

• แบบ ภ.ง.ด.1ก (รายงานภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย)

เป็นรายงานรวมของภาษีเงินได้ที่หักจากเงินเดือนพนักงานทั้งหมดในแต่ละเดือน

กำหนดเวลา: ยื่นทุกเดือนภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

• แบบ ภ.ง.ด.1ก (ก) (รายงานรวมภาษีประจำปี)

เป็นรายงานสรุปภาษีที่หักไว้ตลอดทั้งปี แสดงรายชื่อพนักงานและจำนวนภาษีของแต่ละคน

กำหนดเวลา: ยื่นภายในวันสุดท้ายของเดือนมีนาคมของปีถัดไป

2. การยื่นรายงานต่อสำนักงานประกันสังคม

• สปส.6-09 (รายงานการส่งเงินสมทบประจำปี)

รายงานสรุปการส่งเงินสมทบประกันสังคมตลอดทั้งปี แสดงจำนวนพนักงานที่เข้าระบบและเงินสมทบที่ชำระแล้ว

กำหนดเวลา: ยื่นภายในเดือนมกราคมของปีถัดไป

• การปรับฐานเงินสมทบ

หากมีการเปลี่ยนแปลงอัตราค่าจ้างของพนักงาน ต้องแจ้งเพื่อปรับฐานเงินสมทบให้ถูกต้อง โดยทั่วไปจะทำในเดือนมกราคมหรือตามรอบการขึ้นเงินเดือนของแต่ละบริษัท

3. การยื่นรายงานต่อกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

• รายงานการสมทบประจำปี

หากบริษัทมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ต้องรายงานการสมทบเงินประจำปีต่อบริษัทจัดการกองทุน ซึ่งโดยปกติจะส่งรายงานทุกเดือนอยู่แล้ว แต่ต้องมีการสรุปรวมประจำปีด้วย

• การปรับอัตราการสมทบ

หากมีพนักงานประสงค์จะเปลี่ยนแปลงอัตราการสมทบเงิน ต้องดำเนินการแจ้งภายในระยะเวลาที่กองทุนกำหนด โดยทั่วไปจะอนุญาตให้เปลี่ยนได้ปีละครั้ง

​การลดหย่อนภาษีสำหรับพนักงาน

รายการลดหย่อนภาษีที่ฝ่าย HR ต้องรู้

1. ค่าลดหย่อนส่วนตัวและครอบครัว

• ผู้มีเงินได้: 60,000 บาท

• คู่สมรส: 60,000 บาท (กรณีไม่มีเงินได้)

• บุตร (คนละไม่เกิน 30,000 บาท): บุตรที่เกิดปี 2561 เป็นต้นไป 60,000 บาท, บุตรก่อน 2561 30,000 บาท

• บิดามารดา: ฝ่ายละ 30,000 บาท (รวม 4 คน)

• ดอกเบี้ยเงินกู้ซื้อบ้าน: ไม่เกิน 100,000 บาท

  
  

2. เบี้ยประกันชีวิต

ลดหย่อนได้สูงสุด 100,000 บาท ต้องเป็นกรมธรรม์ที่มีระยะเวลาตั้งแต่ 10 ปีขึ้นไป และเป็นกรมธรรม์แบบสะสมทรัพย์หรือแบบสามัญ

3. เบี้ยประกันสุขภาพ

• ประกันสุขภาพบิดามารดา: ไม่เกิน 15,000 บาท

• ประกันสุขภาพตนเองและครอบครัว: ไม่เกิน 25,000 บาท

  
  

4. กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

ลดหย่อนได้สูงสุด 500,000 บาท หรือ 15% ของเงินได้ทั้งปี แล้วแต่จำนวนใดจะน้อยกว่า นี่เป็นสิทธิประโยชน์ที่สำคัญมากที่พนักงานควรใช้ให้เต็มที่

5. กองทุนรวมเพื่อการเลี้ยงชีพ (RMF)

ลดหย่อนได้สูงสุด 500,000 บาท หรือ 30% ของเงินได้ทั้งปี โดยเมื่อรวมกับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพแล้วต้องไม่เกิน 500,000 บาท

6. กองทุนการออมแห่งชาติ (กอช.)

ลดหย่อนได้สูงสุด 13,200 บาทต่อปี (สมทบ 1,100 บาทต่อเดือน)

7. เงินบริจาค

• บริจาคทั่วไป: ไม่เกิน 10% ของเงินได้หลังหักค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อน

• บริจาคการศึกษาและกีฬา: ได้ 2 เท่าของจำนวนเงินที่บริจาค แต่ไม่เกิน 10% ของเงินได้

• บริจาคพรรคการเมือง: ไม่เกิน 10,000 บาท

  
  

8. ดอกเบี้ยกู้ยืมเพื่อการศึกษา (กยศ.)

ลดหย่อนได้ตามจำนวนจริงที่จ่าย ไม่มีเพดาน

ขั้นตอนการเตรียมเอกสารภาษีสิ้นปี

ขั้นที่ 1: รวบรวมข้อมูลพนักงาน (พฤศจิกายน - ธันวาคม)

ส่งแบบฟอร์มแจ้งข้อมูลการลดหย่อนภาษีให้พนักงานกรอก ข้อมูลที่ต้องรวบรวม:

• จำนวนบุตรและอายุบุตร

• การอุปการะบิดามารดา

• เบี้ยประกันชีวิตและประกันสุขภาพ

• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพและ RMF

• เงินบริจาค

• กู้ยืมเพื่อการศึกษา

ขั้นที่ 2: ตรวจสอบความถูกต้อง (มกราคม)

ทีม HR ต้องตรวจสอบว่าข้อมูลที่พนักงานแจ้งมาถูกต้องครบถ้วน และขอเอกสารหลักฐานประกอบ เช่น:

• ใบเสร็จเบี้ยประกันชีวิต

• สมุดบัญชีกองทุน RMF

• ใบเสร็จรับเงินบริจาค

• สำเนาสูติบัตรบุตร

ขั้นที่ 3: คำนวณภาษีและจัดทำเอกสาร (กุมภาพันธ์)

นำข้อมูลทั้งหมดมาคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงานแต่ละคน และจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)

ขั้นที่ 4: ส่งมอบเอกสารให้พนักงาน (มีนาคม)

มอบหนังสือรับรองให้พนักงานทุกคนภายในเดือนมีนาคม พร้อมทั้งอธิบายรายละเอียดในเอกสารและวิธีการยื่นภาษี

ขั้นที่ 5: ยื่นรายงานต่อกรมสรรพากร (มีนาคม)

ยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก (ก) พร้อมสำเนาหนังสือรับรองของพนักงานทุกคนต่อกรมสรรพากร

เคล็ดลับการบริหารจัดการงานสิ้นปี

1. เริ่มเตรียมงานตั้งแต่เนิ่นๆ

อย่ารอจนถึงเดือนมกราคม ควรเริ่มวางแผนและเตรียมเอกสารตั้งแต่เดือนพฤศจิกายนเพื่อให้มีเวลาเพียงพอ

2. สื่อสารกับพนักงานอย่างชัดเจน

แจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้าว่าต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง และกำหนดเดดไลน์ในการส่งข้อมูลที่ชัดเจน

3. ใช้ระบบ HR ที่มีฟีเจอร์คำนวณภาษีอัตโนมัติ

การคำนวณภาษีด้วยตนเองมีโอกาสผิดพลาดสูง ระบบ HR ที่ดีจะช่วยคำนวณภาษีและสร้างเอกสารได้อัตโนมัติ ประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด

4. สร้าง Checklist

มี Checklist รายการเอกสารที่ต้องยื่นและกำหนดเวลาของแต่ละรายการ จะช่วยให้ไม่พลาดงานสำคัญ

5. เก็บสำเนาเอกสารอย่างเป็นระบบ

จัดเก็บสำเนาเอกสารทุกฉบับที่ยื่นต่อหน่วยงานราชการอย่างเป็นระบบ เพื่อใช้อ้างอิงในกรณีที่มีการตรวจสอบภายหลัง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง

1. พลาดกำหนดเวลายื่นเอกสาร

การยื่นเอกสารล่าช้าอาจมีค่าปรับ ควรตั้งเตือนล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 สัปดาห์

2. คำนวณภาษีผิดพลาด

การคำนวณด้วยตนเองมักมีข้อผิดพลาด ควรใช้ระบบที่คำนวณอัตโนมัติหรือตรวจสอบซ้ำหลายครั้ง

3. ข้อมูลพนักงานไม่ครบถ้วน

ควรแจ้งพนักงานล่วงหน้าว่าต้องส่งข้อมูลและเอกสารอะไรบ้าง พร้อมทั้งติดตามให้ได้รับครบทุกคน

4. ไม่เก็บหลักฐานการยื่นเอกสาร

ควรเก็บใบเสร็จรับหรือหลักฐานการยื่นเอกสารทุกครั้ง ไม่ว่าจะยื่นด้วยตนเองหรือออนไลน์

ให้โปรแกรม ByteHR ช่วยจัดการ

การปิดงบสิ้นปีเป็นภารกิจสำคัญของฝ่าย HR ที่ต้องดำเนินการยื่นรายงานต่อหน่วยงานรัฐ เช่น กรมสรรพากร (แบบ 50 ทวิ, ภ.ง.ด.1ก), สำนักงานประกันสังคม (สปส.6-09) และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงจัดเตรียมเอกสารภาษีให้พนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลา ต้องรวบรวม ตรวจสอบ และคำนวณข้อมูลภาษี ตั้งแต่พฤศจิกายนถึงมีนาคม พร้อมยื่นรายงานภายในกำหนด การสื่อสารชัดเจน การใช้ระบบ HR ที่มีฟีเจอร์คำนวณภาษีอัตโนมัติ และการทำ Checklist จะช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพ ทั้งนี้ โปรแกรม ByteHR สามารถช่วยให้การจัดการงานสิ้นปีรวดเร็ว ถูกต้อง และครบถ้วนมากขึ้น

ByteHR เข้าใจดีว่างานสิ้นปีของฝ่าย HR มีความซับซ้อนและต้องการความแม่นยำสูง ระบบของเรามาพร้อมฟีเจอร์ครบครันที่ช่วยให้การจัดการงานภาษีและการยื่นรายงานเป็นเรื่องง่าย:

• ระบบคำนวณภาษีอัตโนมัติ ที่อัพเดทตามกฎหมายล่าสุดเสมอ

• สร้างหนังสือรับรองฯ (50 ทวิ) ได้ในคลิกเดียว

• รายงานสรุปข้อมูลภาษี สำหรับยื่นต่อกรมสรรพากร

• ระบบเก็บเอกสาร ที่เป็นระบบและปลอดภัย

• แจ้งเตือนกำหนดเวลา ยื่นเอกสารสำคัญ

  
  

นอกจากนี้ ยังมีฟีเจอร์จัดการประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และการจัดทำเอกสารต่างๆ ที่จำเป็นตลอดทั้งปี ทำให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องงานเอกสารและสามารถมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาพนักงานได้อย่างเต็มที่

หากคุณต้องการระบบที่ช่วยให้การจัดการงานสิ้นปีเป็นเรื่องง่าย หรือต้องการคำปรึกษาเกี่ยวกับการยื่นรายงานภาษีและภาครัฐ ติดต่อ ByteHR ได้ที่ 02 026 3297 หรือส่งอีเมลมาที่ sales@byte-hr.com ทีมผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำแนะนำและสาธิตระบบให้คุณเห็นว่า ByteHR จะช่วยทำให้งานสิ้นปีของคุณราบรื่นและไร้กังวลได้อย่างไร

เริ่มต้นปีใหม่อย่างมีความสุขด้วยระบบ HR ที่คุณไว้วางใจได้

​