ส่งประกันสังคมต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?

ประกันสังคม คือการสร้างหลักประกันให้แก่ลูกจ้างที่มีรายได้และจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนประกันสังคม เพื่อเฉลี่ยความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการเจ็บป่วย คลอดบุตร ทุพพลภาพ ตาย สงเคราะห์บุตร ชราภาพ และการว่างงาน เพื่อให้ได้รับการรักษาและการทดแทนรายได้ การที่บริษัทตัดสินใจทําประกันสังคมให้ลูกจ้างถือเป็นส่วนหนึ่งในการบริหารระบบจัดการเงินเดือน โดยบริษัทจะหักจากฐานค่าจ้างของลูกจ้าง 5% แต่ไม่เกิน 875 บาทต่อเดือนเพื่อนำส่งเข้ากองทุนประกันสังคม 

การส่งประกันสังคมเป็นหน้าที่ตามกฎหมายของนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป และการดำเนินการเหล่านี้ต้องมีความถูกต้องทั้งในเรื่องการคำนวณและการจัดทำเอกสาร การละเลยหรือดำเนินการผิดพลาดอาจทำให้บริษัทต้องเสียค่าปรับและเสียความน่าเชื่อถือในสายตาพนักงาน หลายคนมักสงสัยว่า “นายจ้างจะต้องทำประกันสังคมให้แก่ลูกจ้าง ในกรณีที่นายจ้างมีลูกจ้างตั้งแต่กี่คน?” คำตอบคือ ตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป

สาเหตุที่นายจ้างต้องทำ​ประกันสังคมให้ลูกจ้าง

เพื่อสร้างระบบการจัดการเงินเดือนที่มีหลักประกันที่มีมาตรฐานแก่ลูกจ้าง และแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบขององค์กรต่อลูกจ้าง ซึ่งกระบวนการนี้เรียกว่าการแจ้งเข้าประกันสังคม ซึ่งตามกฎหมายแรงงาน นายจ้างต้องดำเนินการแจ้งเข้าประกันสังคมภายในกี่วัน? คำตอบคือ ภายใน 30 วันหลังจากที่รับลูกจ้างคนแรกเข้าทำงาน หากพ้นกำหนดถือว่ามีความผิดทางกฎหมาย

หากนายจ้างยังไม่เคยขึ้นทะเบียน สามารถยื่นประกันสังคมออนไลน์ได้ หรือเลือกยื่นด้วยตนเอง โดยแบ่งเป็น 2 กรณี:

1. แบบนิติบุคคล ต้องใช้เอกสารทั้งหมดดังนี้

• ​แบบขึ้นทะเบียนนายจ้าง (สปส. 1-01)
• สำเนาหรือภาพถ่ายหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลพร้อมวัตถุประสงค์
• สำเนาหรือภาพถ่ายใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) หรือสำเนาหรือภาพถ่ายคำขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.01) หรือสำเนาหรือภาพถ่ายภาษีธุรกิจเฉพาะ (ภ.ธ.20) หรือสำเนาหรือภาพถ่ายใบอนุญาตประกอบกิจการโรงงาน (ร.ง.4)
• แผนที่ตั้งของสถานประกอบการ
• หนังสือมอบอำนาจ (เฉพาะกรณีมอบอำนาจให้บุคคลอื่นกระทำการแทนพร้อมติดอากรแสตมป์ตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด)
  

2. แบบเป็นเจ้าของแต่เพียงผู้เดียว ต้องใช้เอกสารทั้งหมดดังนี้

• สำเนาหรือภาพถ่ายบัตรประชาชน (คนต่างด้าวใช้สำเนาหนังสือเดินทางหรือใบสำคัญประจำตัวคนต่างด้าว)
• สำเนาหรือภาพถ่ายทะเบียนบ้าน
• สำเนาหรือภาพถ่ายใบทะเบียนพาณิชย์ หรือใบอนุญาตให้ประกอบกิจการที่ออกตามกฏหมายอื่น ซึ่งระบุชื่อที่อยู่ชัดเจน
• สำเนาบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร หรือสำเนาหรือภาพถ่ายใบอนุญาตประกอบกิจการโรงงาน (ร.ง.4) หรือสำเนาหรือภาพถ่ายใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) หรือสำเนาภาพถ่ายภาษีธุรกิจเฉพาะ (ภ.ธ.20)
• แผนที่ตั้งของสถานประกอบการ
• หนังสือมอบอำนาจ (เฉพาะกรณีมอบอำนาจให้บุคคลอื่นกระทำการแทน พร้อมติดอากรแสตมป์ตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด)
  

​แม้ขั้นตอนจะดูยุ่งยาก แต่ในปัจจุบันสามารถยื่นประกันสังคมออนไลน์ได้ผ่านระบบของสำนักงานประกันสังคม ซึ่งช่วยให้ทั้งเจ้าของกิจการรายย่อยและบริษัทขนาดกลางสามารถเริ่มต้นได้ง่ายขึ้น ไม่ต้องเสียเวลายื่นด้วยตนเองที่สำนักงาน เพียงเตรียมเอกสารให้ครบและกรอกข้อมูลผ่านระบบก็สามารถเริ่มส่งประกันสังคมได้ทันที

เอกสารที่ต้องใช้สำหรับนายจ้าง เพื่อยื่นข้อมูลให้แก่ลูกจ้าง

สำหรับนายจ้างยื่นประกันสังคมที่กำลังจะเริ่มต้นเตรียมเอกสารและขึ้นทะเบียนเป็นครั้งแรก สามารถเลือกได้ทั้งการไปที่สำนักงานเขตพื้นที่ หรือยื่นประกันสังคมออนไลน์ นายจ้างก็สามารถทำได้สะดวก ตามข้อสงสัยว่า “ยื่นประกันสังคมใช้อะไรบ้าง?” ดังนี้:

• ​หนังสือนำส่งแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-02)
• แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) ของพนักงาน
• สำเนาบัตรประชาชนของลูกจ้าง
• ข้อมูลเงินสมทบที่สรุปอัตราค่าจ้างในแต่ละเดือน พร้อมข้อมูลของลูกจ้าง (เลขบัตรประจำตัวประชาชน, คำนำหน้า, ชื่อ-นามสกุล, ตำแหน่ง, เงินเดือน และเงินสมทบ)
  

​เอกสารยื่นประกันสังคมเหล่านี้จะต้องเก็บไว้อย่างเป็นระบบ เพราะอาจต้องใช้อ้างอิงในกรณีที่มีการตรวจสอบจากสำนักงานประกันสังคมหรือในกรณีที่ลูกจ้างขอเอกสารย้อนหลัง เช่น การขอใช้สิทธิว่างงาน การเบิกค่าคลอดบุตร หรือค่ารักษาพยาบาล ดังนั้นการมีระบบที่ดีจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

ส่งเงินสมทบประกันสังคม นายจ้างต้องทำอะไรบ้าง?

ส่งเงินสมทบประกันสังคม นายจ้างต้องดำเนินการทุกเดือน โดยแบ่งเป็น 2 ส่วน คือส่วนที่หักจากพนักงาน และส่วนที่นายจ้างสมทบ โดยต้องส่งประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ไม่ว่าจะเป็นการส่งแบบเอกสารหรือส่งประกันสังคมออนไลน์ ก็สามารถทำได้ผ่านเว็บไซต์ของสำนักงานประกันสังคม

วิธีคำนวณเงินสมทบประกันสังคม

​เงินสมทบประกันสังคมส่วนของลูกจ้าง คำนวณจากฐานค่าจ้างรายเดือนของลูกจ้าง (ขั้นต่ำไม่น้อยกว่า 1,650 บาท และสูงสุดไม่เกิน 17,500 บาท) คูณด้วยอัตรา 5%

• เงินสมทบส่วนของลูกจ้าง: ฐานค่าจ้าง (สูงสุด 17,500) x 5%
• เงินสมทบส่วนของนายจ้าง: จะจ่ายสมทบในอัตราที่เท่ากับลูกจ้าง

ตัวอย่างการคำนวณ

หากลูกจ้างมีเงินเดือน 17,500 บาทขึ้นไป

• เงินสมทบของลูกจ้าง = 17,500 x 5% = 875 บาท
• เงินสมทบของนายจ้าง = 875 บาท
• รวมเงินสมทบนำส่งทั้งหมด = 875 + 875 = 1,750 บาท

การส่งเงินสมทบประกันสังคม อย่างถูกต้องและตรงเวลาไม่เพียงช่วยให้ลูกจ้างมีสิทธิ์ได้รับความคุ้มครองเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงเรื่องค่าปรับหรือดอกเบี้ยที่เกิดจากการส่งล่าช้า การมีระบบ HR ที่ช่วยแจ้งเตือนวันครบกำหนดและช่วยคำนวณให้แม่นยำจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ทำประกันสังคมออนไลน์ง่าย ๆ ด้วยระบบ SSO

​การทำประกันสังคมหรือแจ้งพนักงานเข้า-ออก ไม่จำเป็นต้องไปที่สำนักงานอีกต่อไป โดยสามารถยื่นประกันสังคมออนไลน์ได้

ขั้นตอนมีดังนี้:

1. เข้าเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม www.sso.go.th เลือกหัวข้อ สถานประกอบการ
2. เลือกขอทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ต กรอกข้อมูลให้ครบ เพื่อลงทะเบียน สปส. 1-05
3. ระบบส่งแบบลงทะเบียน (สปส. 1-05) กลับทาง e-mail เพื่อพิมพ์แบบลงทะเบียนส่งสำนักงานประกันสังคม
4. ผู้มีอำนาจลงนาม ประทับตราและพยาน 2 ท่าน
5. สำนักงานประกันสังคมอนุมัติส่ง User-ID ให้ทาง e-mail เพื่อสถานประกอบการสามารถส่งข้อมูลงานทะเบียน
6. แจ้งเข้า – แจ้งออก เปลี่ยนแปลงข้อมูลและส่งเงินสมทบประจำเดือน
   

ระบบนี้เหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องการความสะดวกในการทําประกันสังคม ใช้เอกสารอะไรบ้างก็สามารถเตรียมและส่งได้ผ่านระบบนี้อย่างครบถ้วน

​การทำประกันสังคมไม่ใช่แค่เรื่องของกฎหมาย แต่คือการสร้างความมั่นคงให้พนักงานและเสริมภาพลักษณ์ความน่าเชื่อถือขององค์กร ตั้งแต่ขั้นตอนการแจ้งเข้าประกันสังคม การเตรียมเอกสาร การคำนวณและส่งเงินสมทบ ไปจนถึงการยื่นประกันสังคมออนไลน์ ทุกขั้นตอนล้วนสำคัญต่อการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับนายจ้างที่ต้องการลดความยุ่งยากและความผิดพลาดในการจัดทำบัญชีเงินเดือน

ByteHR มีโปรแกรมทำเงินเดือน ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชันจัดการข้อมูลเงินสมทบประกันสังคมสำหรับนายจ้าง เพื่อให้คำนวนรายการและจำนวนได้อย่างรวดเร็ว เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่จะช่วยให้ HR ประหยัดเวลาในการทำระบบการจัดการเงินเดือน หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมทำเงินเดือนพนักงานออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ คุณสามารถปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com