HR ควรจัดการระบบการจ้างงานอย่างไรในช่วง COVID-19

COVID-19 ทำให้ธุรกิจทั่วโลกต้องหยุดชะงัก แม้แต่บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง LinkedIn, Amazon, Facebook และ Google ต่างต้องยกเลิกการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวและจำกัดการเดินทางของพนักงาน
บริษัทอื่นๆเองก็อยู่ในช่วงพิจารณานโยบายการเดินทางเพื่อเจรจาธุรกิจของพนักงาน รวมถึงวิธีการสัมภาษณ์พนักงาน และการประเมินผู้สมัครที่จะนำมาใช้ในช่วงที่ทุกคนต่างต้อง Work from home
HR ฝ่ายจัดหาพนักงานและฝ่ายพัฒนาบุคลากร จะเป็นฝ่ายที่ต้องทำงานหนักหน่อยในช่วงนี้และต้องลุกขึ้นมารับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างเร่งด่วน พร้อมกับการเตรียมแผนจัดการที่รอบคอบ เพื่อรับมือกับความเสี่ยงของธุรกิจที่มีผลต่อแผนงานการจ้างงานของบริษัทที่ลดลง

ช่วงเวลาที่ยุ่งวุ่นวายและความท้าทายที่ถาโถม
ช่วงเวลานี้ของปีเป็นช่วงที่บริษัทต่างๆกำลังรับสมัครเด็กที่เพิ่งจบใหม่พอดี แต่เพราะการระบาดของ COVID-19 ทำให้กระบวนการรับพนักงานใหม่ต้องหยุดชะงัก และบริษัทเองก็จำเป็นต้องคำนึงถึงความมั่นคงก่อนการจ้างงาน ในขณะเดียวกันมันก็ส่งผลให้บริษัทก็สูญเสียโอกาสที่จะจ้างงานพนักงานที่มีความสามารถที่จำเป็นต่อองค์กรได้

นี่เป็นความท้าทายอีกอย่างที่ HR ต้องเผชิญเพราะการอัปเดตข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับสาธารณสุขมีการเปลี่ยนแปลงทุกวัน ไหนจะต้องจัดการนโยบายขององค์กรที่ต้องพิจารณา โดยเฉพาะการจัดการประชุมของพนักงานและการรับสมัครพนักงานใหม่ ผลของการออกนโยบายใหม่นี้อาจส่งผลกระทบกับหลายฝ่าย ทั้งผู้สมัครที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประเมินหรือสัมภาษณ์ด้วยตัวเอง พนักงานในบริษัทที่ไม่สามารถร่วมกิจกรรมการอมรมพัฒนาได้ ตารางกิจกรรมต่างๆดูเหมือนต้องเลื่อนออกไปอย่างไม่มีกำหนด
แต่อย่าเพิ่งท้อไป เพราะมีคำแนะนำการปรับเปลี่ยนแผนงานสำหรับ HR ให้ได้ลองไปใช้กันดู

1. วางแผนการสื่อสารที่ชัดเจนแก่ผู้สมัคร

เมื่อสถานการณ์ทำให้ต้องเปลี่ยนแผน ในฐานะ HR คุณต้องวางแผนการสื่อสารให้ชัดเจน เพราะหากผู้สมัครมีประสบการณ์ที่ไม่ดีต่อบริษัท ก็อาจทำให้เกิดชื่อเสียงที่ไม่ดีต่อบริษัทและอาจถูกเผยแพร่ในเว็บไซต์ได้
ผู้สมัครที่ค้างอยู่ระหว่างระบบการสมัครงานอาจมีความกังวลถึงขั้นตอนการสมัครและอยากทราบผลว่าทางบริษัทมีแผนจ้างงานต่อไหม หรือ จำเป็นต้องพักไว้ก่อน HR ควรส่งอีเมลอัปเดตสถานการณ์การจ้างงานปัจจุบันของบริษัทให้ผู้สมัครทุกคนทราบ และลงประกาศไว้ในเว็บไซต์ของบริษัทอีกทาง เช่น หากผู้สมัครไม่สามารถมาสัมภาษณ์ได้ตามเวลาที่กำหนด จะต้องแจ้งล่วงหน้าเพื่อจัดเวลาสัมภาษณ์ใหม่ ตำแหน่งที่ยังรับสมัคร และวันประกาศผลการสัมภาษณ์ รวมไปถึงนโยบายการจ่ายค่าตอบแทนหรือรายละเอียดหน้าที่ความรับผิดชอบที่เปลี่ยนไปของงานแต่ละตำแหน่งในช่วง COVID-19

2. วางแผนการสัมภาษณ์ออนไลน์
นี่เป็นอีกโอกาสสำหรับ HR ให้ได้ทดลองโปรแกรมต่างๆเพื่อสรรหาวิธีที่ดีที่สุดในการสัมภาษณ์พนักงาน ย้ายจากระบบข้อสอบในกระดาษมาเป็นแบบทดสอบทางออนไลน์ และจัดการสัมภาษณ์ผ่าน Video call ซึ่งปัจจุบันมีหลายตัวเลือกให้ได้ใช้เช่น Zoom, Skype, Google Hangout และการนำระบบการจัดสรรข้อมูลพนักงานในองค์กร และระบบแจ้งเวลาพนักงานเข้า-ออกงาน เพื่อติดตามการทำงานของพนักงานแบบออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลา

3. สร้างการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล (Human touch)

การย้ายมาทำงานทางไกลหรือบนโลกออนไลน์ไม่ได้หมายความว่า HR จะละเลยปฏิสัมพันธ์ที่ดีต่อเพื่อนร่วมงานและผู้สมัคร คุณต้องวางแผนการสื่อสารที่เข้าถึงจิตใจของพนักงานและเข้าใจความต้องการของพวกเขาและวางแผนการติดต่อที่สม่ำเสมอ เช่น จัดเวลาเพื่อรับฟีดแบคติดตามผลการสัมภาษณ์ของผู้สมัครแต่ละคนกับหัวหน้าแผนกนั้นๆ เพื่อให้บริษัทได้พนักงานที่ต้องการในเวลาที่เหมาะสม และผู้สัมภาษณ์ไม่รอนานจนเกินไป
รวมไปถึงการติดต่อกับบุคลากรภายในองค์กร เช่น การส่งแบบสอบถามสำรวจความคิดเห็นของพนักงานต่อการทำงานที่บ้าน หรือแนะนำช่องทางที่พวกเขาติดต่อได้หากมีปัญหาในการทำงานแบบ Work from home รวมไปถึง การติดต่อพูดคุยเพื่อดูแลสภาพจิตใจของพนักงานที่อาจเกิดความเครียดในช่วงที่บริษัทเปลี่ยนแปลงระบบการทำงาน การสื่อสารเหล่านี้สามารถทำทางออนไลน์และรักษาการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเอาไว้ได้

4. ปรับรูปแบบการทำงานมาใช้ Agile

COVID-19 ได้เร่งให้องค์กรทั่วโลกต้องปรับปรุงรูปแบบการทำงานให้มีความคล่องตัวมากขึ้นและตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกเพื่อรับกับความเสี่ยงของเศรษฐกิจในช่วงที่เกิดการระบาดของโรค
บริษัทต่างๆได้ปรับเอาการทำงานโดยใช้ Agile methodology กล่าวคือรูปแบบการทำงานที่เน้นความคล่องตัวเหมือนบริษัทเล็กที่ เน้นผลลัพธ์ มีการคุยงาน ติดต่อและอนุมัติที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ใช้คน งบ และทรัพยากรที่น้อยลง ตัดขึ้นตอนวุ่นวายตามธรรมเนียมของบริษัทใหญ่ออก ทำให้ทุกฝ่ายเคลื่อนที่ไปได้เร็วขึ้น
ทั้งนี้การที่บริษัทใหญ่จะใช้วิธีนี้ได้ HR จำเป็นต้องทำงานร่วมกับหัวหน้าแผนกแต่ละฝ่ายขององค์กรเพื่อออกแบบ Frame work ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพและง่ายต่อการนำไปใช้ ก่อนจะสื่อสารไปยังพนักงาน
องค์กรทั่วโลกต่างถูกผลักดันให้ทำงานในโลกเสมือนจริงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในอนาคตอันใกล้เราอาจได้เห็นความเปลี่ยนแปลงของการทำงานและความพร้อมด้านดิจิทัลของแต่ละองค์กรที่ถูกพัฒนาไปอย่างหน้ามือเป็นหลังมือ สำหรับ HR และผู้นำด้านทรัพยากรบุคคล ภารกิจที่ต้องทำให้สำเร็จคือการเรียนรู้และปรับใช้เทคโนโลยีใหม่ พร้อมให้ความมั่นใจแก่พนักงานในองค์กรและการสื่อสารองค์กรที่มีความชัดเจนทั้งภายในและภายนอกซึ่งจะช่วยโอบอุ้มให้องค์กรฝ่าวิกฤติ ครั้งนี้ไปได้
หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมบริหารทรัพยากรบุคคลหรือระบบบริหารจัดการกะเวลาของพนักงานอย่างไรและฟังก์ชันต่าง ๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่
คุณสามารถปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
อ้างอิง [1]

Image credit : Pixabay