ทำไมระบบการจัดการบัญชีเงินเดือนถึงสำคัญกับธุรกิจคุณ?
ทุกธุรกิจที่มีการจ้างพนักงานก็จะมีระบบจัดการเงินเดือนที่แตกต่างกันไป สำหรับธุรกิจขนาดเล็กก็อาจจะใช้แบบ manual บ้าง เช่น บันทึกลงบนสมุดบัญชี แต่การบันทึกแบบนี้มักเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และเมื่อธุรกิจขยายตัวขึ้น การไม่วางระบบเลยจะทำให้เกิดความยุ่งเหยิงเมื่อมีการเรียกบันทึกข้อมูลย้อนหลัง หรือยากที่จะติดตามเมื่อเกิดข้อผิดพลาดในการทำจ่ายเงินเดือน เพราะฉะนั้นแม้ว่าบริษัทจะยังเล็กอยู่ แต่การจัดทำระบบบัญชีเงินเดือนตั้งแต่ต้นเป็นเรื่องสำคัญที่ควรทำเป็นอันดับแรกๆ
ก่อนอื่นเราต้องมาทำความเข้าใจก่อนว่าระบบการจัดการบัญชีเงินเดือนคืออะไร
โปรแกรมเงินเดือน (Payroll)เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการติดตามบันทึกทางการเงินของพนักงานและดำเนินการตามขั้นตอนการบริหาร ไม่เพียงแต่ติดตามเงินเดือนของพนักงาน แต่ยังติดตามโบนัส การหักเงิน และสิ่งจูงใจที่ได้รับ
องค์ประกอบของระบบการจัดการบัญชีเงินเดือน
การจัดการเงินเดือนสำหรับธุรกิจมีหลายองค์ประกอบ อย่างไรก็ตาม มีองค์ประกอบหลักสี่ส่วนที่ใช้เป็นฐานในการจัดทำข้อมูลพนักงานตามระเบียบข้อบังคับที่มีอยู่ เหล่านี้คือ:
เงินเดือนรวม: เงินเดือนขั้นต้นของพนักงานคือเงินเดือนทั้งหมดที่คำนวณก่อนพิจารณาหัก การหักต่าง ๆ จะถูกหักจากเงินเดือนขั้นต้นนี้ ซึ่งรวมถึงกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ค่าพาหนะ และประกัน
เงินเดือนสุทธิ: เงินเดือนของพนักงานหลังจากการหักเงินทั้งหมดเกิดขึ้นจากเงินเดือนขั้นต้นจะเรียกว่าเงินเดือนสุทธิ
เงินเดือนเฉพาะกิจ: เงินเดือนเฉพาะกิจของพนักงานขึ้นอยู่กับสิ่งจูงใจ โบนัส และผลประโยชน์ที่พนักงานได้รับ เมื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการ ข้อกำหนดเหล่านี้กำหนดโดยนายจ้าง หากพนักงานต้องชำระเงินล่วงหน้าก่อนถึงวันครบกำหนดชำระเงิน เงินที่จ่ายให้กับพนักงานจะถือเป็นเงินเดือนเฉพาะกิจด้วย
ประโยชน์ที่ได้รับ: องค์ประกอบหลักสุดท้ายของระบบการจัดการบัญชีเงินเดือน คือผลประโยชน์ที่มอบให้กับพนักงาน ซึ่งรวมถึงประกันสุขภาพและครอบครัว เงินบำเหน็จ และการเกษียณอายุ เมื่อพนักงานเกษียณอายุหรือลาออก ผลประโยชน์เหล่านี้จะมีผลบังคับใช้เพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่นและเพื่อการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิผล องค์กรต้องทำงานในลักษณะที่กล่าวถึงข้างต้น และให้แน่ใจว่าการประมวลผลเกิดขึ้นตรงเวลาในขณะที่ปฏิบัติตามนโยบายการจ่ายที่กำหนดไว้
แนวโน้มระบบการจัดการบัญชีเงินเดือนสามอันดับแรกของโลกในปี 2564
ขณะนี้ธุรกิจต่างๆ กำลังเปลี่ยนวิธีการดำเนินการ และกำลังพยายามค้นหาแนวโน้มใหม่ๆ ที่เหมาะสมกับตลาดปัจจุบันมากกว่า แนวโน้มการจ่ายเงินเดือนบางส่วนที่จะตามมาในปี 2564 ได้แก่:
จ่ายแบบยืดหยุ่น การจ่ายเงินแบบออนดีมานด์จึงเกิดขึ้น: การเว้นระยะห่างทางสังคมกลายเป็นบรรทัดฐานในปี 2020 โดยพนักงานส่วนใหญ่ทำงานที่บ้านเพื่อให้มีการสัมผัสทางกายภาพน้อยที่สุด Work from Home (WFH) เริ่มต้นขึ้นเพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน แต่ปัจจุบันได้กลายเป็นวิธีการทำงานที่ค่อนข้างน่าพอใจสำหรับบริษัทต่างๆ
องค์ประกอบบางอย่างของเงินเดือนขั้นต้นจะไม่ถูกนับรวมในองค์ประกอบหลายส่วนของเงินเดือนขั้นต้นอีกต่อไป ค่าขนส่ง เช่น ลดลงหรือหักออกจากยอดทั้งหมด พนักงานดูเหมือนจะพอใจกับการตัดสินใจนี้
การเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบใหม่เพื่อบรรเทาวิกฤตเศรษฐกิจ: รัฐบาลทั่วโลกกำลังพยายามต่อสู้กับวิกฤตเศรษฐกิจที่บังคับใช้โดยการระบาดใหญ่ พวกเขาได้แนะนำกฎระเบียบใหม่สำหรับธุรกิจ ซึ่งช่วยให้ผ่อนคลายในแง่ของภาษีและเงินอุดหนุนพนักงาน อย่างไรก็ตาม กฎระเบียบใหม่จะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ซึ่งหมายความว่าระบบการจัดการเงินเดือนต้องอยู่เหนือระเบียบข้อบังคับและพยายามทำความเข้าใจว่าระบบใดใช้ได้กับบริษัทและสภาพแวดล้อมของตนเอง
ความนิยมของระบบบัญชีเงินเดือนบนคลาวด์: ความนิยมของระบบบัญชีเงินเดือนบนคลาวด์มีการเติบโตอย่างมากในทศวรรษที่ผ่านมา และตามรายงานอนาคตของการจ่ายเงินเดือน (2020) บริษัท 38% ได้เข้าสู่โลกออนไลน์ ในปี 2564 ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินเชื่อว่าระบบบัญชีเงินเดือนบนคลาวด์จะกลายเป็นสิ่งสำคัญทางธุรกิจในหลาย ๆ ทาง เหตุผลแรกเป็นเพราะงานส่วนใหญ่ทำจากสถานที่ห่างไกลในปัจจุบัน และทีมบัญชีเงินเดือนก็กระจายออกไปตามภูมิศาสตร์มากกว่าการกระจุกตัวอยู่ที่จุดเดียว เหตุผลประการที่สองของการเปลี่ยนแปลงนี้คือความง่ายดายที่แพลตฟอร์มคลาวด์ช่วยให้ธุรกิจเข้าถึงได้ เช่นเดียวกับการแบ่งปันข้อมูลสำคัญและสำคัญที่เป็นศูนย์กลางของธุรกิจ
เหตุใดคุณจึงควรจ้างบริษัทภายนอกในการบริหารระบบการจัดการบัญชีเงินเดือน
เนื่องจากพนักงานไม่จำเป็นต้องรวมตัวกันภายใต้หลังคาแห่งเดียวอีกต่อไปเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันงานประเภทต่างๆ ได้ถูกว่าจ้างให้บริษัทในประเทศที่มีต้นทุนการดำเนินงานค่อนข้างต่ำ ส่งผลให้บริษัทและธุรกิจประหยัดทรัพยากรจำนวนมากในช่วงเวลาที่วิกฤตเศรษฐกิจเป็นไปได้อย่างสมบูรณ์
การมอบความไว้วางใจบริษัทที่สามารถทำงานของคุณอย่างเป็นระบบ ก็จะช่วยคุณประหยัดเวลาทำงานทั้งหมดเองในและคุณก็มีเวลามากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักของคุณ
หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงานออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ คุณสามารถปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
Image credit : www.freepik.com
