เตรียมระบบ Payroll ให้พร้อมรับกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ก่อนกฎหมายบังคับใช้
กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างถูกจัดตั้งขึ้นภายใต้พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน โดยกำหนดให้กิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไปต้องเข้าร่วมเป็นสมาชิกกองทุน ยกเว้นกิจการที่มีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพหรือระบบสงเคราะห์ลูกจ้างของตนเองอยู่แล้วตามเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด
สาระสำคัญที่กระทบกับงาน Payroll โดยตรงคือ นายจ้างต้องหักเงินสะสมจากค่าจ้างของลูกจ้างในอัตราที่กฎหมายกำหนด พร้อมสมทบเงินในสัดส่วนเท่ากันจากฝั่งนายจ้าง แล้วนำส่งเงินทั้งสองส่วนเข้ากองทุนเป็นประจำทุกเดือน ซึ่งหมายความว่าระบบ Payroll ขององค์กรจะต้องสามารถคำนวณยอดหักและยอดสมทบได้อย่างแม่นยำ ควบคู่ไปกับรายการหักอื่น ๆ ที่มีอยู่แล้ว เช่น ประกันสังคมและภาษีเงินได้
นอกจากนี้ นายจ้างยังมีหน้าที่จัดทำและนำส่งแบบรายการแสดงรายชื่อลูกจ้างไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในกำหนดเวลาของแต่ละเดือน ซึ่งหากดำเนินการผ่านระบบที่ยังต้องคีย์ข้อมูลด้วยมือ ความเสี่ยงเรื่องความล่าช้าหรือข้อมูลผิดพลาดก็จะสูงขึ้นตามไปด้วย
สิ่งที่ HR และทีม Payroll ควรเตรียมตัวตั้งแต่วันนี้
การเตรียมความพร้อมล่วงหน้าจะช่วยให้องค์กรไม่ต้องเร่งปรับระบบในนาทีสุดท้าย โดยสิ่งที่ควรเริ่มดำเนินการมีดังนี้
ตรวจสอบว่าองค์กรเข้าข่ายต้องเข้าร่วมกองทุนหรือไม่ เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบจำนวนลูกจ้างปัจจุบันขององค์กรว่าเข้าเกณฑ์ต้องเข้าร่วมกองทุนตามกฎหมายหรือไม่ และตรวจสอบว่าองค์กรมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพหรือระบบสงเคราะห์ลูกจ้างอื่นที่อาจเข้าข่ายได้รับการยกเว้นอยู่แล้วหรือไม่ เพื่อวางแผนการดำเนินงานได้อย่างถูกต้องตั้งแต่ต้น
ทำความเข้าใจอัตราเงินสะสมและเงินสมทบ ทีม HR และ Payroll ควรศึกษาอัตราเงินสะสมของลูกจ้างและเงินสมทบของนายจ้างตามที่กฎกระทรวงกำหนดให้ชัดเจน เนื่องจากอัตราดังกล่าวมีผลโดยตรงต่อการตั้งค่าสูตรคำนวณในระบบ Payroll และอาจมีการปรับเปลี่ยนตามช่วงเวลาที่กฎหมายกำหนด
ปรับปรุงข้อมูลพนักงานให้ครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน เนื่องจากการขึ้นทะเบียนสมาชิกกองทุนต้องใช้ข้อมูลพนักงานที่ถูกต้อง เช่น เลขบัตรประชาชน วันเริ่มงาน และข้อมูลบัญชีธนาคาร การตรวจสอบและปรับปรุงฐานข้อมูลพนักงานให้ครบถ้วนตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยลดความยุ่งยากในขั้นตอนขึ้นทะเบียนเมื่อกฎหมายบังคับใช้จริง
ตรวจสอบว่าระบบ Payroll ปัจจุบันรองรับการคำนวณเงินสะสม-เงินสมทบได้หรือไม่ นี่คือจุดที่หลายองค์กรมักมองข้าม หากระบบ Payroll ที่ใช้อยู่เป็นระบบเก่าที่ไม่รองรับการเพิ่มรายการหักและสมทบใหม่ได้อย่างยืดหยุ่น ทีม HR อาจต้องคำนวณยอดเหล่านี้แยกต่างหากด้วยมือทุกเดือน ซึ่งเพิ่มทั้งภาระงานและความเสี่ยงต่อความผิดพลาด
- วางแผนกระบวนการนำส่งเงินและจัดทำเอกสารให้เป็นระบบ เนื่องจากการนำส่งเงินเข้ากองทุนต้องดำเนินการภายในกำหนดเวลาที่ชัดเจนในแต่ละเดือน องค์กรควรวางแผนกระบวนการภายในให้สอดคล้องกับรอบการจ่ายเงินเดือน เพื่อไม่ให้การนำส่งเงินล่าช้าจนอาจมีผลกระทบต่อองค์กรในภายหลัง
- ความเสี่ยงหากองค์กรไม่เตรียมระบบให้พร้อม การไม่เตรียมความพร้อมด้าน Payroll สำหรับกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างอาจสร้างความเสี่ยงให้องค์กรในหลายมิติ ทั้งความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย หากนำส่งเงินล่าช้าหรือคำนวณยอดผิดพลาด และความเสี่ยงด้านภาระงานของทีม HR ที่ต้องมาคอยคำนวณและตรวจสอบยอดเงินสะสม-เงินสมทบด้วยมือทุกเดือน ซึ่งเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและใช้เวลามากกว่าที่ควรจะเป็น
นอกจากนี้ ยังมีความเสี่ยงด้านความสัมพันธ์กับพนักงาน หากพนักงานพบว่าเงินสะสมของตนถูกหักหรือคำนวณไม่ถูกต้อง อาจส่งผลต่อความเชื่อมั่นที่มีต่อองค์กรได้เช่นกัน
ระบบ HR และ Payroll ที่ยืดหยุ่นช่วยลดภาระได้อย่างไร
องค์กรที่ใช้ระบบ HR และ Payroll แบบ Cloud ที่สามารถปรับตั้งค่ารายการหักและเงินสมทบใหม่ได้อย่างยืดหยุ่น จะมีความได้เปรียบอย่างชัดเจนเมื่อกฎหมายกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างมีผลบังคับใช้ เพราะสามารถตั้งค่าสูตรคำนวณเงินสะสมและเงินสมทบให้เชื่อมโยงกับระบบเงินเดือนได้โดยอัตโนมัติ ลดขั้นตอนการคำนวณด้วยมือ และลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์
ระบบที่ดีควรสามารถอัปเดตอัตราเงินสะสมและเงินสมทบได้ทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตามประกาศของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ควบคู่ไปกับการจัดเก็บข้อมูลพนักงานให้ครบถ้วนและพร้อมสำหรับการขึ้นทะเบียนหรือจัดทำรายงานได้ทุกเมื่อ ทำให้ทีม HR ไม่ต้องกังวลว่าจะตกหล่นข้อมูลสำคัญ หรือนำส่งเงินล่าช้าจนกระทบต่อองค์กร
กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างเป็นการเปลี่ยนแปลงด้านกฎหมายแรงงานที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อการทำงานของ HR และ Payroll ในทุกองค์กรที่เข้าข่าย การรอจนใกล้วันที่ 1 ตุลาคม 2569 แล้วค่อยเริ่มปรับระบบ อาจทำให้องค์กรต้องเร่งดำเนินการภายใต้เวลาที่จำกัด และเพิ่มความเสี่ยงที่จะดำเนินการไม่ทันหรือผิดพลาด การเริ่มตรวจสอบระบบ Payroll ปัจจุบัน ปรับปรุงข้อมูลพนักงาน และวางแผนกระบวนการนำส่งเงินตั้งแต่วันนี้ จะช่วยให้องค์กรเปลี่ยนผ่านไปสู่การปฏิบัติตามกฎหมายใหม่ได้อย่างราบรื่นที่สุด
หากคุณกำลังมองหาวิธีที่จะทำให้งาน Compliance และงาน HR ในทุกวันเป็นเรื่องง่ายขึ้น ไม่ต้องมองหาที่ไหนไกล ทดลองใช้ ByteHR ฟรีวันนี้ และมาดูกันว่าภาระงานของทีม HR จะเบาลงได้มากแค่ไหน หากต้องการคำปรึกษาที่ตรงกับความต้องการขององค์กรคุณมากขึ้น สามารถติดต่อทีมงานของเราได้ที่ sales@byte-hr.com เพื่อขอรับคำปรึกษาฟรี ให้เราช่วยดูแลความซับซ้อนด้าน Payroll และ Compliance เพื่อให้คุณโฟกัสกับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างเต็มที่
