PeopleSoft คืออะไร? ข้อดีข้อเสีย และทางเลือกสำหรับธุรกิจในไทย

ในยุคที่ธุรกิจต้องการระบบ ERP ที่ช่วยบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลและการเงินอย่างมีประสิทธิภาพ PeopleSoft เป็นหนึ่งในชื่อที่ผู้บริหารระดับสูงคุ้นเคย แต่ระบบนี้เหมาะกับองค์กรในไทยจริงหรือไม่? บทความนี้ ByteHR จะพาคุณทำความเข้าใจ PeopleSoft อย่างครบถ้วน พร้อมวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียและทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจไทย

PeopleSoft คืออะไร

PeopleSoft เป็นซอฟต์แวร์ ERP (Enterprise Resource Planning) ที่เริ่มก่อตั้งในปี 1987 โดย Dave Duffield และ Ken Morris ในแคลิฟอร์เนีย สหรัฐอเมริกา เดิมทีพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการด้านทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ จนกลายเป็นระบบ ERP แบบครบวงจรในเวลาต่อมา ปี 2005 Oracle ได้เข้าซื้อกิจการ PeopleSoft และพัฒนาต่อเนื่องภายใต้ชื่อ Oracle PeopleSoft

กลุ่มผู้ใช้หลักของ PeopleSoft คือองค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ โดยเฉพาะในภาครัฐ การศึกษา และบริษัทข้ามชาติที่ต้องการระบบที่รองรับกระบวนการที่ซับซ้อน ระบบนี้มีโมดูลหลักที่ครอบคลุม HCM (Human Capital Management) สำหรับบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่การสรรหา การฝึกอบรม ไปจนถึงการประเมินผล, Payroll ที่จัดการเงินเดือนและผลประโยชน์พนักงาน, Financials สำหรับบัญชีและการเงิน, Supply Chain Management และ Campus Solutions สำหรับสถาบันการศึกษา

จุดเด่นของ PeopleSoft

ความโดดเด่นของ PeopleSoft อยู่ที่ความลึกของฟังก์ชันที่ครอบคลุมทุกมิติของการบริหารทรัพยากรบุคคลและการเงิน ระบบออกแบบมาเพื่อรองรับกระบวนการที่ซับซ้อน เช่น การคำนวณเงินเดือนแบบหลายโครงสร้าง การจัดการสวัสดิการที่หลากหลาย หรือการวางแผนทรัพยากรบุคคลระยะยาว ซึ่งเหมาะกับองค์กรที่มีโครงสร้างและความต้องการที่ซับซ้อน

ความสามารถในการปรับแต่งเป็นจุดแข็งสำคัญอีกประการ PeopleSoft ใช้เครื่องมือ PeopleTools ที่ช่วยให้องค์กรสามารถปรับเปลี่ยนหน้าจอ ฟอร์ม และเวิร์กโฟลว์ได้ตามความต้องการเฉพาะ โดยไม่จำเป็นต้องแก้ไข Core Code ทำให้การอัปเกรดในอนาคตทำได้ง่ายขึ้น

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการดำเนินงานในหลายประเทศ PeopleSoft รองรับหลายสกุลเงิน หลายภาษา และหลายกฎหมายภาษีในแพ็กเกจเดียว ทำให้สามารถบริหารจัดการพนักงานและการเงินทั่วโลกได้จากระบบเดียวกัน นอกจากนี้ ระบบยังมีความมั่นคงสูงและได้รับการพัฒนามากกว่า 30 ปี จึงเป็นที่ไว้วางใจของหลายองค์กรชั้นนำ

ข้อจำกัดที่พบบ่อย

แม้จะมีจุดแข็งมากมาย แต่ PeopleSoft ก็มีข้อจำกัดที่องค์กรควรพิจารณา ประเด็นแรกคือต้นทุนรวมการเป็นเจ้าของ (Total Cost of Ownership) ที่สูง ไม่เพียงค่าใบอนุญาตที่แพง แต่ยังรวมถึงค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง การปรับแต่ง การฝึกอบรม และการบำรุงรักษาที่ต้องใช้ทีม IT ที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง

การอัปเดตและอัปเกรดระบบเป็นความท้าทายอีกประการ แม้ Oracle จะปล่อยอัปเดตเป็นประจำ แต่การนำมาใช้จริงต้องใช้เวลาและทรัพยากรมาก โดยเฉพาะถ้าองค์กรมีการปรับแต่งระบบจำนวนมาก การวางแผนและทดสอบก่อนอัปเกรดจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่ใช้เวลานาน

ประสบการณ์ผู้ใช้ (User Experience) และความเป็นมิตรกับอุปกรณ์มือถือเป็นอีกหนึ่งจุดอ่อน interface ของ PeopleSoft ถูกออกแบบมานานและอาจดูล้าสมัยเมื่อเทียบกับระบบ Cloud-native รุ่นใหม่ แม้จะมีการปรับปรุง UI ใน PeopleSoft 9.2 แต่ประสบการณ์บนมือถือยังไม่เทียบเท่ากับแอปพลิเคชันสมัยใหม่

สุดท้ายคือปัญหา Vendor Lock-in เมื่อองค์กรลงทุนกับ PeopleSoft มาระยะหนึ่ง การย้ายไปยังระบบอื่นจะมีต้นทุนสูงมาก ทั้งในด้านการย้ายข้อมูล การฝึกอบรมพนักงานใหม่ และการสูญเสียกระบวนการที่ปรับแต่งมา

เมื่อนำ PeopleSoft มาใช้ในประเทศไทย องค์กรจะพบกับความท้าทายเฉพาะที่สำคัญหลายประการ ประเด็นแรกคือการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายและแบบ ภงด.1 ซึ่งมีกฎเกณฑ์ที่เปลี่ยนแปลงบ่อยและซับซ้อน เช่น การคำนวณลดหย่อนภาษีต่างๆ การยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ และรายงานภาษีรายเดือนที่ต้องส่งกรมสรรพากร

ระบบประกันสังคมไทยมีความซับซ้อนในการคำนวณเงินสมทบ การยื่นแบบ สปส.1-10 และการเชื่อมต่อกับระบบของสำนักงานประกันสังคม PeopleSoft มาตรฐานอาจไม่รองรับกระบวนการเหล่านี้โดยตรง จำเป็นต้องมีการปรับแต่งหรือใช้โมดูลเสริม

เอกสารและสลิปเงินเดือนภาษาไทยเป็นสิ่งจำเป็นตามกฎหมาย ซึ่งต้องมีการแสดงผลภาษาไทยที่ถูกต้อง รวมถึงรายการหักและรายการเพิ่มต่างๆ ที่พนักงานเข้าใจได้ง่าย ระบบต้องรองรับการพิมพ์ภาษาไทยและจัดรูปแบบเอกสารตามมาตรฐานที่ใช้ในไทย

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ที่มีผลบังคับใช้ทำให้องค์กรต้องจัดการข้อมูลพนักงานอย่างระมัดระวัง ต้องมีระบบควบคุมการเข้าถึงข้อมูล การขอความยินยอม และการลบข้อมูลเมื่อสิ้นสุดการทำงาน ซึ่ง PeopleSoft ต้องถูกตั้งค่าให้สอดคล้องกับกฎหมายนี้

เวิร์กโฟลว์การลางานและการอนุมัติในไทยมีความเฉพาะตัว เช่น การลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน ลาคลอดบุตร และวันหยุดตามประเพณีไทย ระบบต้องรองรับการสะสมวันลา การคำนวณวันลาคงเหลือ และกระบวนการอนุมัติที่อาจมีหลายระดับตามโครงสร้างองค์กร

ทางเลือกของ PeopleSoft ในไทย

สำหรับองค์กรที่กำลังพิจารณาทางเลือกนอกเหนือจาก PeopleSoft ควรใช้เกณฑ์ดังต่อไปนี้ในการประเมิน

ปรับตัวเข้ากับท้องถิ่น(Localization) เป็นปัจจัยสำคัญที่สุด ระบบควรรองรับการคำนวณภาษีไทย ประกันสังคม และกฎหมายแรงงานไทยโดยตรง โดยไม่ต้องปรับแต่งมาก ควรมี template รายงานภาษาไทยที่พร้อมใช้งาน และอัปเดตตามกฎหมายที่เปลี่ยนแปลง

การสนับสนุนและบริการ ในประเทศไทยเป็นสิ่งจำเป็น ควรมีทีมงานท้องถิ่นที่เข้าใจบริบทธุรกิจไทย สามารถให้คำปรึกษาและแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงมีเอกสารและการฝึกอบรมเป็นภาษาไทย

Product Roadmap ขององค์กรผู้พัฒนาควรชัดเจน โดยเฉพาะทิศทางการพัฒนาฟีเจอร์สำหรับตลาดเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ การอัปเดตควรสม่ำเสมอและมีการพัฒนาฟังก์ชันใหม่ๆ ที่ตอบโจทย์ธุรกิจสมัยใหม่

โมเดลราคาและจำนวนที่นั่ง ควรยืดหยุ่นและเหมาะสมกับขนาดองค์กร ระบบ Cloud-based แบบ SaaS มักมีต้นทุนเริ่มต้นต่ำกว่าและปรับขนาดได้ง่าย เหมาะกับองค์กรขนาดกลางที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่าย

กระบวนการย้ายข้อมูล เป็นปัจจัยที่มักถูกมองข้าม ควรเลือกระบบที่มีเครื่องมือหรือบริการช่วยย้ายข้อมูลจาก Legacy System รวมถึงมี API ที่เชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ได้ง่าย ผู้ให้บริการควรมีประสบการณ์ในการ migrate ข้อมูลจากระบบต่างๆ และสามารถประเมินความซับซ้อนและระยะเวลาที่ใช้ได้อย่างแม่นยำ

การตัดสินใจเลือกระบบ ERP เป็นการลงทุนระยะยาวที่ส่งผลต่อการดำเนินงานขององค์กร ดังนั้นควรประเมินอย่างรอบคอบทั้งความต้องการปัจจุบันและอนาคต เปรียบเทียบทางเลือกอย่างเป็นกลาง และเลือกระบบที่เหมาะสมที่สุดกับบริบทธุรกิจไทย

​

อยากติดตามบทความความรู้เกี่ยวกับภาษี เคล็ดลับต่างๆ สำหรับพนักงานและผู้ประกอบการ รวมทั้งเรื่องการพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้ที่ ByteHR หรือถ้าคุณอยากเริ่มใช้โปรแกรม HR แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มยังไงดี หรือฟังก์ชันต่างๆ จะตอบโจทย์บริษัทคุณมั้ย ลองปรึกษา ByteHR ฟรีได้ที่ 02 026 3297 หรือส่งอีเมลมาที่ sales@byte-hr.com