พนักงานเข้าใหม่เยอะ HR จะทำ Onboarding ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันได้อย่างไร

สำหรับองค์กรที่มีการรับพนักงานใหม่อย่างต่อเนื่อง ฝ่าย HR อาจต้องดูแลพนักงานใหม่หลายคนในเวลาเดียวกัน บางคนเริ่มงานต้นเดือน บางคนเริ่มกลางเดือน ขณะที่บางตำแหน่งอาจต้องเตรียมเอกสาร ข้อมูล หรือขั้นตอนเพิ่มเติมที่แตกต่างกันออกไป

ในช่วงที่มีพนักงานเข้าใหม่เพียงไม่กี่คน การจัดการ Onboarding พนักงาน แบบ Manual อาจยังไม่ใช่เรื่องที่ซับซ้อนมากนัก HR สามารถใช้ Checklist, Spreadsheet หรือ Email เพื่อติดตามแต่ละขั้นตอนได้ แต่เมื่อจำนวนพนักงานใหม่เพิ่มขึ้น การติดตามข้อมูล เอกสาร และงานที่เกี่ยวข้องก็เริ่มซับซ้อนขึ้นตามไปด้วย

ความท้าทายของ Employee Onboarding จึงไม่ได้อยู่เพียงแค่การเตรียมเอกสารให้ครบ แต่คือการทำให้พนักงานใหม่ทุกคนได้รับขั้นตอนสำคัญอย่างครบถ้วนและมีมาตรฐานเดียวกัน แม้ว่าจะอยู่คนละแผนก คนละตำแหน่ง หรือมีผู้บังคับบัญชาคนละคน

องค์กรจึงควรมี Onboarding Process ที่สามารถทำซ้ำได้ โดยไม่จำเป็นต้องให้ HR เริ่มสร้าง Checklist ใหม่หรือไล่ตามงานตั้งแต่ต้นทุกครั้งที่มีพนักงานใหม่เข้ามา

 ทำไม Employee Onboarding ถึงซับซ้อนขึ้นเมื่อองค์กรรับพนักงานใหม่จำนวนมาก?

เมื่อมีพนักงานใหม่เพิ่มขึ้น สิ่งที่ HR ต้องจัดการไม่ได้เพิ่มขึ้นเพียงจำนวนคน แต่ยังรวมถึงจำนวนขั้นตอน ผู้รับผิดชอบ และรายละเอียดที่ต้องประสานงานร่วมกัน

ตัวอย่างเช่น พนักงานใหม่แต่ละคนอาจต้องส่งข้อมูลส่วนตัว เอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือข้อมูลสำหรับจัดทำ Employee Record ขณะเดียวกัน HR อาจต้องประสานกับ Manager เพื่อยืนยันตำแหน่ง แผนก ผู้บังคับบัญชา และรายละเอียดอื่น ๆ ก่อนวันเริ่มงาน

ปัญหาที่มักเกิดขึ้นจากการจัดการแบบ Manual ได้แก่ เอกสารของพนักงานบางคนส่งมาไม่ครบ HR ต้องติดตามข้อมูลทีละคน หรือแต่ละแผนกมีวิธี Onboarding ที่แตกต่างกันจนไม่สามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานใหม่ทุกคนได้รับขั้นตอนสำคัญครบถ้วน

นอกจากนี้ งานบางอย่างอาจไม่มี Owner ที่ชัดเจน เช่น ใครเป็นผู้แจ้งข้อมูลให้ Manager ใครต้องตรวจสอบเอกสาร หรือใครเป็นผู้ติดตามขั้นตอนหลังพนักงานเริ่มงาน

เมื่อข้อมูลและ Task กระจายอยู่ใน Email, Chat และ Spreadsheet หลายไฟล์ HR ก็อาจตรวจสอบได้ยากว่าพนักงานแต่ละคนอยู่ในขั้นตอนใด และยังมีเรื่องใดที่ต้องดำเนินการต่อ

Onboarding ที่เป็นมาตรฐานควรมีขั้นตอนอะไรบ้าง?

แม้รายละเอียดของ Onboarding จะแตกต่างกันตามตำแหน่งหรือแผนก แต่กระบวนการหลักควรมีโครงสร้างที่ชัดเจนและสามารถใช้เป็นมาตรฐานร่วมกันได้

• เก็บและตรวจสอบข้อมูลพนักงานใหม่

ขั้นตอนแรกคือการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นของพนักงานใหม่ และตรวจสอบว่าข้อมูลหรือเอกสารที่ต้องใช้ได้รับครบถ้วนแล้วหรือไม่

หากไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจน HR อาจต้องส่งข้อความติดตามข้อมูลหลายครั้ง หรือค้นหาว่าเอกสารของแต่ละคนถูกส่งมาแล้วหรือยัง การมีรายการข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้ทั้งพนักงานและ HR เข้าใจตรงกันว่าต้องเตรียมอะไรบ้าง

• ตั้งค่าตำแหน่ง แผนก และผู้บังคับบัญชา

ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงาน แผนก และสายการบังคับบัญชาเป็นส่วนสำคัญของ Employee Record การกำหนดข้อมูลเหล่านี้อย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นช่วยให้การจัดการข้อมูลพนักงานในขั้นตอนต่อไปเป็นระบบมากขึ้น

นอกจากนี้ ยังช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของพนักงานใหม่ได้ชัดเจนขึ้น

• เตรียมเอกสารและสิทธิที่เกี่ยวข้อง

พนักงานใหม่แต่ละคนควรได้รับข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นตามขั้นตอนขององค์กร เช่น เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเริ่มงาน ข้อมูลพนักงาน หรือสิทธิที่ต้องได้รับ

การกำหนดขั้นตอนมาตรฐานช่วยลดความเสี่ยงที่ HR จะลืมดำเนินการบางเรื่อง โดยเฉพาะในช่วงที่มีพนักงานหลายคนเริ่มงานพร้อมกัน

• แจ้ง Task ให้ Manager หรือทีมที่เกี่ยวข้อง

Onboarding ไม่ควรเป็นหน้าที่ของ HR เพียงฝ่ายเดียว เพราะพนักงานใหม่ต้องเริ่มทำงานร่วมกับ Manager และทีมโดยตรง

บาง Task จึงควรมีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน เช่น Manager อาจต้องเตรียมแผนงานสำหรับช่วงแรก แนะนำหน้าที่ หรือกำหนดสิ่งที่พนักงานใหม่ควรเรียนรู้ ขณะที่ทีมอื่นอาจมีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมความพร้อมตามกระบวนการขององค์กร

• ติดตามความพร้อมก่อนและหลังวันเริ่มงาน

Onboarding ไม่ควรสิ้นสุดลงเพียงเพราะพนักงานเริ่มงานวันแรกแล้ว HR และ Manager ควรสามารถตรวจสอบได้ว่าขั้นตอนสำคัญก่อนเริ่มงานดำเนินการครบถ้วนหรือไม่ รวมถึงยังมี Task ใดที่ต้องติดตามหลังจากพนักงานเริ่มงานแล้ว

การมีสถานะที่ชัดเจนช่วยให้ทีมที่เกี่ยวข้องเห็นภาพเดียวกัน และลดความจำเป็นในการสอบถามหรือติดตามงานผ่านหลายช่องทาง

HR System ช่วยลดขั้นตอน Onboarding ที่ตกหล่นได้อย่างไร?

หนึ่งในปัญหาของการทำ Onboarding แบบ Manual คือข้อมูลมักกระจายอยู่ในหลายที่ HR อาจมี Spreadsheet สำหรับติดตามพนักงานใหม่ มี Email สำหรับเอกสาร และใช้ Chat เพื่อติดตาม Task กับ Manager

เมื่อมีพนักงานใหม่เพิ่มขึ้น การพึ่งพาหลายเครื่องมือพร้อมกันอาจทำให้ตรวจสอบได้ยากว่าแต่ละคนดำเนินการถึงขั้นตอนไหนแล้ว

HR System สามารถช่วยให้องค์กรจัดเก็บข้อมูลพนักงานและกระบวนการ HR ไว้ในระบบที่เป็นศูนย์กลางมากขึ้น ทำให้ HR สามารถตรวจสอบข้อมูลและติดตามสิ่งที่เกี่ยวข้องกับพนักงานใหม่ได้ง่ายขึ้น

แทนที่จะต้องเปิดหลายไฟล์หรือย้อนกลับไปค้นหา Email HR สามารถมองเห็นข้อมูล Employee Record และดำเนินการตามกระบวนการที่กำหนดไว้ได้อย่างเป็นระบบ

สิ่งสำคัญคือ ก่อนเลือกใช้ระบบ องค์กรควรพิจารณาว่าฟังก์ชันที่ใช้งานรองรับกระบวนการ Onboarding ที่ต้องการหรือไม่ เพื่อให้ระบบช่วยลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน แทนที่จะกลายเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ทีมต้องคอยอัปเดตข้อมูลเพิ่มเติม

ทำอย่างไรให้ทุกแผนกใช้มาตรฐานเดียวกัน แต่ยังปรับ Onboarding ตามตำแหน่งงานได้?

การทำ Onboarding ให้เป็นมาตรฐานไม่ได้หมายความว่าพนักงานทุกตำแหน่งต้องผ่านทุกขั้นตอนเหมือนกันทั้งหมด

แนวคิดที่สามารถนำมาใช้ได้คือ Standard Core + Flexible Tasks หรือการกำหนดขั้นตอนหลักที่ทุกคนต้องผ่านเหมือนกัน พร้อมเปิดพื้นที่ให้แต่ละแผนกหรือแต่ละตำแหน่งเพิ่มรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับงานของตัวเอง

ตัวอย่างของ Standard Core อาจรวมถึงการเก็บข้อมูลพนักงาน การตรวจสอบเอกสาร การสร้าง Employee Record และข้อมูลพื้นฐานที่ทุกคนต้องมี

ส่วน Flexible Tasks อาจเป็น Orientation ของแต่ละแผนก การอบรมเฉพาะตำแหน่ง การแนะนำเครื่องมือที่ใช้ในการทำงาน หรือแผนการเรียนรู้ในช่วงแรก ซึ่งสามารถแตกต่างกันได้ตามลักษณะของงาน

แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรรักษามาตรฐานของขั้นตอนสำคัญไว้ได้ โดยไม่ทำให้ Onboarding มีความตายตัวจนไม่เหมาะกับความต้องการของแต่ละทีม

Manager ควรมีบทบาทอะไรใน Onboarding พนักงานใหม่?

Onboarding ที่มีประสิทธิภาพไม่ควรเป็นความรับผิดชอบของ HR เพียงฝ่ายเดียว เพราะหลังจากพนักงานเริ่มงาน ผู้ที่ทำงานใกล้ชิดกับพนักงานใหม่มากที่สุดมักเป็น Manager และทีมงาน

Manager จึงควรมีบทบาทในการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ เช่น การแนะนำทีมและหน้าที่ การอธิบายเป้าหมายของตำแหน่ง หรือการกำหนดสิ่งที่พนักงานควรเรียนรู้ในช่วงแรก

การกำหนด Ownership ให้ชัดเจนว่าแต่ละขั้นตอนเป็นความรับผิดชอบของใคร ช่วยลดภาระของ HR ในการต้องคอยตามทุกงานด้วยตัวเอง

HR สามารถทำหน้าที่ออกแบบและดูแล Process ขณะที่ Manager รับผิดชอบในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเริ่มต้นทำงานของพนักงานใหม่ เมื่อทุกฝ่ายมีบทบาทที่ชัดเจน Onboarding ก็สามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่องมากขึ้น

Onboarding ที่เป็นระบบช่วยลดภาระงาน HR ได้อย่างไร?

สำหรับ HR ประโยชน์สำคัญของการมี Onboarding Process ที่ชัดเจนคือไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้งที่มีพนักงานเข้า

แทนที่จะต้องสร้าง Checklist ใหม่ ค้นหาว่าต้องส่งเอกสารอะไรบ้าง หรือติดต่อ Manager เพื่อถามว่าได้ดำเนินการขั้นตอนใดแล้ว HR สามารถใช้กระบวนการเดิมที่กำหนดไว้และนำมาปรับใช้กับพนักงานใหม่แต่ละคนได้

การทำงานในลักษณะนี้ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการตามเอกสารและข้อมูล ลดการสร้างรายการงานซ้ำ และลดการติดตาม Task แบบ Manual

นอกจากนี้ เมื่อมีขั้นตอนและผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน ความเสี่ยงที่งานสำคัญจะถูกลืมหรือตกหล่นก็ลดลง เพราะสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานแต่ละคนผ่านขั้นตอนใดแล้ว และยังมีสิ่งใดที่ต้องดำเนินการต่อ

ผลลัพธ์คือ HR สามารถรองรับพนักงานใหม่หลายคนได้ง่ายขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มงาน Administrative ในสัดส่วนเดียวกับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น

สัญญาณอะไรบอกว่า Onboarding Process ขององค์กรเริ่มต้องใช้ระบบช่วย?

องค์กรอาจเริ่มพิจารณาการใช้ HR System หรือเครื่องมือเข้ามาช่วย หากพบปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นเป็นประจำ

• มีพนักงานใหม่เข้ามาอย่างต่อเนื่องหรือหลายคนพร้อมกัน

• HR ต้องติดตามเอกสารและข้อมูลพนักงานใหม่ทีละคน

• มีการใช้ Spreadsheet หลายไฟล์เพื่อจัดการข้อมูล

• Manager หรือแต่ละแผนกใช้ขั้นตอน Onboarding ที่แตกต่างกันมาก

• HR ต้องคอยตาม Task ระหว่างพนักงานใหม่และ Manager ด้วยตัวเอง

• ไม่สามารถตรวจสอบได้ง่ายว่าพนักงานแต่ละคนอยู่ในขั้นตอนใด

• มี Task หรือขั้นตอนสำคัญตกหล่นหลังพนักงานเริ่มงาน

• จำนวนพนักงานใหม่เพิ่มขึ้น แต่ทีม HR ไม่ได้เพิ่มขึ้นในสัดส่วนเดียวกัน

หากปัญหาเหล่านี้เริ่มเกิดขึ้นบ่อย การนำกระบวนการ Onboarding มาจัดให้เป็นมาตรฐานและใช้ระบบเข้ามาช่วยจัดการ อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ช่วยลดความซับซ้อนของงานได้

Onboarding ที่มีประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงเพียงการมี Checklist ที่ยาวและละเอียด แต่คือการสร้าง Process ที่สามารถทำซ้ำ ตรวจสอบ และใช้งานร่วมกันได้ทั่วทั้งองค์กร

เมื่อมีขั้นตอนหลักที่ชัดเจน HR สามารถลดเวลาที่ใช้ในการตามเอกสาร ลดการสร้าง Checklist ซ้ำ และลดความเสี่ยงที่ Task สำคัญจะตกหล่น ขณะเดียวกัน Manager และทีมที่เกี่ยวข้องก็สามารถมีบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนมากขึ้น

สำหรับองค์กรที่มีพนักงานใหม่เข้ามาอย่างต่อเนื่อง การจัดการข้อมูลและกระบวนการ HR ให้อยู่ในระบบเดียวสามารถช่วยให้การติดตามและบริหารข้อมูลมีความเป็นระบบมากขึ้น

ByteHR ช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลพนักงานและกระบวนการ HR ได้จากระบบเดียว ช่วยให้ HR มีข้อมูลที่เป็นศูนย์กลางและลดความซับซ้อนจากการจัดการข้อมูลผ่านหลายเครื่องมือ

หากองค์กรของคุณกำลังมองหาวิธีทำให้กระบวนการ HR มีความเป็นระบบมากขึ้น ลองใช้ ByteHR หรือขอ Demo เพื่อดูว่าระบบสามารถช่วยจัดการข้อมูลพนักงานและสนับสนุนการทำงานของ HR ได้อย่างไร ทาง 02 026 3297 sales@byte-hr.com