จริงๆ แล้ว HR ทำอะไรบ้าง?

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจเป็นแผนกที่เหมือนแดนสนธยาในทั้งองค์กรของคุณ ทุกคนรู้ว่าแผนกนี้มีความสำคัญ แต่มีพนักงานเพียงไม่กี่คนที่รู้ว่าทำไม 

HR ย่อมาจาก Human Resource หรือแปลตรงตัวคือ “ทรัพยากรบุคคล”

แล้วฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำอะไรบ้าง?

ลักษณะของทรัพยากรบุคคลในบริษัทต่างๆ อาจแบ่งเป็นสองลักษณะคือ ทีม HR ที่แข็งแกร่งที่มีส่วนช่วยในการเติบโตขององค์กรและทีม HR ที่นานๆ เราจะเห็นหน้าสักที ช่วงงานปาร์ตี้บริษัท

วันนี้ ByteHR จึงขออาสาอธิบายให้ชัดว่าสิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำ (หรือสิ่งที่พวกเขาควรทำ) มีอะไรบ้าง เพื่อที่คุณอ่านแล้วจะได้ลองไปวิเคราะห์ดูว่า ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทคุณกำลังช่วยพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้นอย่างที่ควรจะเป็นหรือเปล่า?

แผนก HR คืออะไร?

อธิบายอย่างง่าย HR คือกลุ่มที่รับผิดชอบในการจัดการวงจรชีวิตของพนักงาน (เช่น การสรรหาบุคลากร การว่าจ้าง การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม และการเชิญพนักงานออก) และการบริหารผลประโยชน์พนักงาน

แต่ถ้าคุณลองถามพนักงานในบริษัทคนใดก็ได้ว่าแผนกทรัพยากรบุคคลคืออะไร คุณอาจจะได้คำตอบในแง่ลบ เช่น การถูกละเมิดความเป็นส่วนตัว การโดนเพ่งเล็งเหมือนครูใหญ่กับนักเรียน และการเลิกจ้าง แต่ HR ที่แท้จริงคือบุคคลคอยช่วยเหลือพนักงาน และช่วยเหลือพัฒนาความสามารถเพื่อให้พนักงานได้เป็นทรัพยากรบุคคลที่มีค่า

ต่อไปนี้คืองานบางส่วนที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณยุ่งอยู่กับการทำให้เสร็จทุกวัน

1. รับสมัครพนักงานใหม่

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องเข้าใจความต้องการขององค์กรเมื่อทำการสรรหาตำแหน่งใหม่ และการสรรหาไม่ใช่เรื่องง่ายเพียงแค่ลงโฆษณาบนแพล็ตฟอร์มสมัครงานต่างๆ HR จะต้องวิเคราะห์ตลาดงาน ปรึกษาผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน และจัดการงบประมาณ

จากนั้น เมื่อลงประกาศโฆษณาตำแหน่งงานที่ต้องการแล้ว ก็ต้องวิเคราะห์เพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าคนที่ใช่จะถูกดึงดูดเข้ามาสมัครงาน จัดการสัมภาษณ์  และปฐมนิเทศพนักงานใหม่ พวกเขายังรับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจ้างถูกต้องครบถ้วน

2. ทำเงินเดือน

การทำเงินเดือนโดยมีโปรแกรมคิดเงินเดือนพนักงานเป็นเรื่องที่ต้องทำเป็นประจำทุกเดือนหรือทุกรอบการจ่ายเงินเดือนซึ่งจะต้องตรวจตารางการทำงานของพนักงาน ตรวจสอบค่าล่วงเวลา วันลาต่างๆ เป็นต้น อีกทั้งกรณีที่มีพนักงานเข้าใหม่ ลาออก ปรับเงินเดือน ปรับตำแหน่ง ย้ายแผนก ย้ายสาขา จ่ายโบนัสประจำปี ต่างๆ เหล่านี้ หากคุณคิดว่าการยื่นเสียภาษีเงินได้เพียงปีละครั้งเป็นสิ่งที่น่าเบื่อแล้ว ลองนึกภาพดูว่าการทำงานในฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นอย่างไรบ้าง

เมื่อจะถึงวันเงินเดือนออก HR จะต้องเช็คการขาด ลา มาสาย คำนวณค่าล่วงเวลา คำนวณชั่วโมงการทำงาน ผ่านโปรแกรม บันทึก เวลา ทํา งานรวมถึงการตรวจสอบการขอเบิกเงินคืนต่างๆ เช่น ค่าน้ำมัน ค่ารับรองลูกค้า และอื่นๆ รวมถึงคำนวณภาษี และเตรียมข้อมูลเงินเดือนยื่นธนาคารเพื่อจ่ายเงินเดือนพนักงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะผิดพลาดไม่ได้แม้แต่นิดเดียว

3. ดำเนินการทางวินัย 

ความรับผิดชอบในส่วนนี้อาจเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้ HR ถูกมองไม่ดี เช่น หากมีการตรวจสอบอย่างไม่เหมาะสม การลงโทษทางวินัยอาจนำไปสู่การสูญเสียพนักงานที่มีค่าและอาจลามไปถึงการฟ้องร้องดำเนินคดี แต่หากมีการจัดการอย่างเหมาะสมแล้วอาจส่งผลดีให้กับพนักงานและบริษัทได้ ตัวอย่างเช่น หากมีพนักงานที่มาสายเป็นประจำแม้จะได้รับการเตือนหลายครั้งแล้ว ฝ่าย HR ก็สามารถเข้ามาตรวจสอบสาเหตุของการมาสายได้ เช่น การให้คำปรึกษา ช่วยเหลือเพิ่มเติมถึงความจำเป็น แทนที่จะเชิญออกไปเลย ในทางกลับกัน บางครั้งการลงโทษทางวินัยไม่ใช่ทางที่ดีที่สุด HR ที่ดีจะรู้ว่าอะไรที่สามารถอะลุ่มอหล่วยให้ได้ และรู้ว่าพนักงานคนใดไม่เหมาะสมกับบริษัทและควรปล่อยพวกเขาไปเติบโตที่อื่น

4. อัปเดตนโยบาย

ทุกๆ ปีหรือทุกสามปี บริษัทอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงนโยบายภายใน เช่น การเปลี่ยนโครงสร้างในองค์กร การเปลี่ยนแปลงผู้บริหาร หรือเทคโนโลยีและระบบการทำงานภายในองค์กร ซึ่งเป็นหน้าที่ของ HR ที่จะทำหน้าที่เป็นผู้สื่อสารหลักให้คนทั้งองค์กรมีความเข้าใจตรงกัน

5. เก็บรักษาบันทึกพนักงาน

การเก็บรักษาบันทึก HR นั้นเป็นสิ่งที่กฎหมายกำหนด เพื่อดูว่าบริษัทยังขาดคนที่มีทักษะใดบ้างและต้องจ้างคนในลักษณะใดเพื่อตรงกับนโยบายและโครงสร้างของพนักงานในองค์กร และเก็บรายละเอียดส่วนบุคคลและผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉินสำหรับพนักงานแต่ละคน

ุ6. วิเคราะห์ผลประโยชน์ของพนักงาน

ผลประโยชน์ที่องค์กรให้กับพนักงานเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญเมื่อแต่ละบริษัท ต่างก็แข่งขันเพื่อดึงดูดพนักงานที่มีความสามารถ เช่น ผู้สมัครมีแนวโน้มที่จะเลือกบริษัทที่จ่ายน้อยกว่า หากผลประโยชน์อื่นๆน่าดึงดูดมากกว่า หรือเอื้อต่อสไตล์การใช้ชีวิต

ดังนั้น HR ควรศึกษาบริษัทคู่แข่งหรือธุรกิจที่คล้ายกันว่าเขาให้ผลประโยชน์อื่นๆแก่พนักงานอย่างไรบ้าง เพื่อนำมาปรับใช้ในองค์กร เช่น องค์กรของคุณอาจพิจารณารวมการประกันภัยสัตว์เลี้ยงไว้ในรายการผลประโยชน์ (เพราะว่ากันตามจริงแล้ว สัตว์เลี้ยงอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสุขของพนักงานของคุณ)

เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้แล้ว คุณก็อาจพบว่า HR ทำอะไรมากกว่าที่คุณคิด หรือถ้าคุณเป็นผู้บริหารองค์กรและคิดว่าแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณยังทำงานได้ไม่ตรงตามหน้าที่อย่างที่ควรจะเป็น คุณควรลองพิจารณาระบบการทำงานของทีม HR ภายในองค์กรเสียใหม่ เพราะงานแต่ละอย่างของ HR นั้นเต็มไปด้วยรายละเอียดและมีผลต่อรากฐานและภาพรวมขององค์กร ซึ่งกว่าแต่ละอย่างจะสำเร็จนั้นก็ต้องใช้ความอดทนและระยะเวลา 

หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่รวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง  02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com