ฝ่ายบุคคลคืออะไร?

เมื่อบริษัทเติบโตและมีลูกค้ามากขึ้นก็ย่อมต้องการพนักงานมากขึ้นเพื่อช่วยในการทำงาน สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การจัดการพนักงานจำนวนหยิบมือมักไม่ใช่ปัญหา แต่งานจะหนักขึ้นเมื่อมีพนักงานมาเกี่ยวข้องมากขึ้น

สิ่งที่บริษัทต้องปรับตัวรับมือไม่ได้มีเพียงภาระงานที่เพิ่มขึ้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นด้วย การมีพนักงานมากขึ้นหมายถึงการต้องทำงานกับแรงงานที่มีความหลากหลายและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และมีกฎเข้มงวดที่ต้องปฏิบัติตามในบางกรณี

ดังนั้น หลายบริษัทที่กำลังเติบโตก็จะสร้างแผนกทรัพยากรบุคคล หรือ Human Resource Department (HR) ที่มีบทบาทคือจัดการแรงงานของบริษัท การสร้างแผนกทรัพยากรบุคคลไม่เพียงแต่ลดภาระงานของฝ่ายบริหารอาวุโสเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ธุรกิจได้ประโยชน์มากที่สุดจากแรงงานที่มี

ในบทความนี้จะกล่าวถึงฝ่าย HR คืออะไรและพิจารณาว่าเหตุใดแผนกนี้จึงจำเป็นต่อธุรกิจของคุณ

HR ทำอะไรบ้าง?

แผนกทรัพยากรบุคคลมีหลายบทบาท ซึ่งทั้งหมดเกี่ยวกับแรงงานของบริษัท แม้บทบาทจะหลากหลาย แต่แผนกทรัพยากรบุคคลก็สามารถแบ่งออกเป็น 4 หมวดหมู่ดังนี้:

การสรรหาบุคลากร

หนึ่งในบทบาทหลักของฝ่ายบุคคล คือช่วยบริษัทสรรหาบุคลากร โดยปกติทีมทรัพยากรบุคคลจะมีส่วนร่วมตลอดกระบวนการสรรหาบุคลากร รวมถึงการเข้าร่วมในการสัมภาษณ์ การมีส่วนร่วมของแผนกทรัพยากรบุคคลในกระบวนการเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามกฎและในขณะเดียวกันก็เป็นการถ่ายทอดความเชี่ยวชาญในการสรรหาบุคลากรให้แก่ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ

งานของแผนกทรัพยากรบุคคลมักจะเริ่มต้นล่วงหน้าเป็นเวลานานก่อนที่กระบวนการสัมภาษณ์จะเริ่มขึ้นจริง แผนกทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่ในการประกาศรับสมัครงาน ดำเนินการรับสมัคร และสัมภาษณ์เบื้องต้นหากจำเป็น ไม่ว่ารายละเอียดเฉพาะของกระบวนการนั้นจะเป็นอย่างไร ในขั้นต้นจะมุ่งเน้นการหาผู้สมัครที่เหมาะสมและรวบรวมรายชื่อคร่าว ๆ เพื่อใช้ในขั้นตอนถัดไป

การฝึกอบรมและพัฒนา

ธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่ลงทุนในการฝึกอบรมและพัฒนาเท่าที่สามารถทำได้เพื่อให้ได้ประโยชน์จากพนักงานมากที่สุด สิ่งนี้เป็นประโยชน์กับทั้งสองฝ่ายเพราะบริษัทจะได้พนักงานที่ผ่านการฝึกฝนมาดียิ่งขึ้น ส่วนบุคลากรก็มีความพร้อมมากขึ้นที่จะก้าวหน้าในอาชีพการงาน

การฝึกอบรมส่วนมากมักมีการเตรียมการด้วยกระบวนการต่าง ๆ ที่กำหนดโดยทีมทรัพยากรบุคคล ดังนั้นบริษัทจึงมีพนักงานที่ผ่านการฝึกอบรมการใช้ระบบและอุปกรณ์โดยเฉพาะ ทำให้สามารถหาวิธีแก้ไขที่เหมาะกับปัญหาเพื่อให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

ระบบบริหารผลการปฏิบัติงาน 

แทบเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลยกับการที่บางครั้งทีมของคุณก็ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ต้องการ และบางครั้งคุณอาจต้องเจอกับปัญหาทางวินัย และเมื่อปัญหาเช่นนั้นเกิดขึ้น แผนกทรัพยากรบุคคลก็มักจะเข้ามาเกี่ยวข้องในกระบวนการ

เช่นเดียวกับการช่วยให้บริษัทได้พนักงานที่เหมาะสม แผนกทรัพยากรบุคคลยังรับผิดชอบในการช่วยรักษาผลการปฏิบัติงานโดยรวมของพนักงานด้วย ยกตัวอย่าง แผนกทรัพยากรบุคคลอาจจำเป็นต้องเข้ามาเกี่ยวข้องในปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพและวินัย และมักจะพยายามหาวิธีแก้ปัญหาเพื่อช่วยให้พนักงานกลายเป็นสมาชิกที่มีประสิทธิภาพของทีม

บ่อยครั้ง ปัญหาก็สามารถแก้ได้ด้วยวิธีที่ง่ายและทำได้จริงซึ่งเป็นผลดีกับทุกฝ่าย ยกตัวอย่าง บางคนอาจรู้สึกอึดอัดหากรู้สึกเหมือนถูกคนอื่นจ้องมอง และการหามุมเงียบ ๆ ในสำนักงานก็สามารถช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีตามความคาดหวัง นอกจากนี้ แผนกทรัพยากรบุคคลมักใช้ระบบ Attendance Management System เพื่อติดตามพนักงานแต่ละคนและจัดการภาพรวมของกระบวนการทำงานของพนักงาน

แรงจูงใจ

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่จะได้ประโยชน์จากพนักงานคือให้แรงจูงใจและชื่นชมในความพยายาม และก็เป็นอย่างที่คุณคาดเดา เพราะหน้าที่นี้มักจะตกเป็นของแผนกทรัพยากรบุคคล

แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถเลือกแรงจูงใจได้หลากหลายแบบ ไม่ว่าจะเป็นประกาศนียบัตรพนักงานดีเด่นประจำเดือนไปจนถึงเงินรางวัล ของขวัญไม่จำเป็นต้องมีราคาแพง ส่วนพนักงานที่ได้รับก็จะดีใจที่การทำงานหนักของพวกเขาไม่ถูกมองข้าม

หนึ่งในแรงจูงใจที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือโอกาสในการเลื่อนตำแหน่ง และแผนกทรัพยากรบุคคลก็มักจะทำงานร่วมกับพนักงานเพื่อช่วยให้พวกเขาพบเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพที่ต้องการ รวมถึงมอบเครื่องมือและการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับความก้าวหน้าของพนักงาน

แผนกทรัพยากรบุคคลทำงานร่วมกับแผนกอื่นอย่างไร?

แผนกทรัพยากรบุคคลมักทำงานอย่าใกล้ชิดกับหัวหน้าและตัวแทนคนอื่น ๆ จากแผนกต่าง ๆ ยกตัวอย่าง แผนกทรัพยากรบุคคลจะทำงานร่วมกับผู้จัดการแผนกบัญชีเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับตำแหน่งที่ว่างและใครที่พวกเขาต้องการให้มาทำงานในตำแหน่งเหล่านั้น ผู้จัดการแผนกอื่น ๆ ก็มักจะร่วมสัมภาษณ์กับตัวแทนแผนกทรัพยากรบุคคลและช่วยเหลือในการรับและฝึกฝนพนักงานใหม่ ฯลฯ

ในบางกรณี แผนกทรัพยากรก็รับบท “ผู้ร้าย” เมื่อเป็นเรื่องทางวินัย อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขารับบทบาทเป็นผู้มีอำนาจหรือคอยจับผิดคุณ ในทางกลับกัน แผนกทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่ในการช่วยเหลือธุรกิจและพนักงานให้รักษาประสิทธิภาพและระดับความพึงพอใจในงาน

บางครั้งแผนกทรัพยากรบุคคลก็รับบท “คนดี” เมื่อเป็นเรื่องของการรักษาสิทธิ์ของพนักงานและสภาพการทำงาน นอกจากนี้ แผนกทรัพยากรบุคคลยังมีบทบาทในการตรวจสอบว่าบริษัทได้จัดหาสภาพแวดล้อมการทำงานเชิงบวกซึ่งช่วยให้พนักงานมีความสะดวกสบายและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

งานในแผนกทรัพยากรบุคคลเป็นงานที่เครียดหรือไม่?

มองจากภายนอกอาจจะไม่เห็นภาพที่แท้จริง แต่งานในแผนกทรัพยากรบุคคลไม่ใช่งานที่ง่าย โดยเฉพาะสำหรับบทบาทผู้บริหารอาวุโส มีกฎที่เข้มงวดและซับซ้อนที่ต้องปฏิบัติตาม อีกทั้งบริษัทยังมีความคาดหวังต่อการสรรหาบุคลากร

แผนกทรัพยากรบุคคลมักจะมีชั่วโมงการทำงานยาวนานและภาระงานหนักอึ้งที่ทำให้คุณรู้สึกเหนื่อย ไม่เพียงเท่านั้น บางครั้งแผนกทรัพยากรบุคคลยังต้องรับมือกับบุคลากรที่ไม่ให้ความร่วมมือ ซึ่งอาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดการ

แม้แผนกทรัพยากรบุคคลจะเป็นที่ทราบกันดีว่าเป็นงานที่เครียด แต่ก็เป็นงานที่คุ้มค่าเช่นเดียวกัน สิ่งหนึ่งคือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลต่างเป็นที่ต้องการ นั่นหมายความว่าคุณแทบจะไม่ต้องลำบากในการหางานเลย ไม่เพียงเท่านั้น ผู้เชี่ยวชาญอาวุโสด้านทรัพยากรบุคคลก็สามารถเป็นผู้นำได้ในองค์กรขนาดใหญ่ระดับโลก ช่วยให้องค์กรเติบโตสู่ศักยภาพของตนเอง บทบาทเช่นนี้สามารถให้ความพึงพอใจทั้งด้านการเงินและด้านอื่น ๆ ได้เป็นอย่างมาก

ทำไมฝ่ายบุคคลจึงสำคัญต่อบริษัท?

แน่นอนว่าแผนกทรัพยากรบุคคลรับผิดชอบบทบาทวันต่อวันเช่นการสรรหาบุคลากรและการฝึกอบรม แต่ก็ยังมีบทบาทสำคัญกว่านั้นในการช่วยเสริมสร้างธุรกิจให้เติบโต ประโยชน์บางส่วนที่แผนกทรัพยากรบุคคลมอบให้ธุรกิจได้แก่:

กระบวนการสรรหาบุคลากรที่ดีขึ้น

การสรรหาบุคลากรเป็นกระบวนการที่ยาวนานและต้องใช้แรงงานมาก ทำให้อาจมีการตัดสินใจที่รีบร้อนและไม่ดีเท่าที่ควร อย่างไรก็ตาม แผนกทรัพยากรบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญจะช่วยลดภาระงานให้คุณและมีทรัพยากรเพียงพอในการคัดเลือกและสัมภาษณ์ผู้สมัครทุกรายอย่างละเอียด นอกจากนี้ ทีมทรัพยากรบุคคลยังมีประสบการณ์ที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถระบุผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดได้อีกด้วย

ไม่เพียงเท่านั้น แผนกทรัพยากรบุคคลยังสามารถเร่งกระบวนการสรรหาบุคลากรให้เร็วขึ้นได้ด้วยทีมที่มีความมุ่งมั่นและให้ความสำคัญกับงานที่รับได้มอบหมาย สิ่งนี้จะช่วยให้บริษัทมีแรงงานเพียงพอที่จะดำเนินงานอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพต่อไปได้

การดึงดูดคนเก่ง

ฝ่ายบุคคลที่มีความสามารถจะช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถดึงดูดคนเก่งให้สนใจ และช่วยเพิ่มผลิตภาพให้กับคุณ การที่แผนกทรัพยากรบุคคลจะทำสำเร็จได้ไม่เพียงแต่ต้องอาศัยกระบวนการสัมภาษณ์ที่มีความเป็นมืออาชีพและดำเนินการอย่างดีเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยการทำให้บริษัทมีชื่อเสียงที่ดีในแง่ของการดูแลพนักงานอย่างเต็มที่ การดึงดูดคนเก่งช่วยให้บริษัทสามารถเพิ่มผลิตภาพ ความพึงพอใจในการทำงาน นวัตกรรม และอีกหลายตัวชี้วัดที่ช่วยให้บริษัทเติบโตได้

การรักษาคนเก่ง

ฝ่ายบุคคล ไม่เพียงแต่ช่วยคุณสรรหาคนเก่งเท่านั้น แต่ยังช่วยคุณรักษาพวกเขาไว้อีกด้วย ณ จุดหนึ่ง อาจมีคู่แข่งหลายรายที่ต้องการคนเก่งที่สุดของคุณไปทำงานด้วย สิ่งสำคัญคือคุณยังต้องเป็นตัวเลือกที่น่าดึงดูดที่สุด สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยให้คุณรักษาความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง แต่ยังช่วยลดกระบวนการสรรหาบุคลากรและฝึกอบรมที่มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานานเพื่อหาพนักงานใหม่มาแทนตำแหน่งที่ว่างด้วย

การเพิ่มผลิตภาพ

แผนกทรัพยากรบุคคลมืออาชีพสามารถช่วยเพิ่มผลิตภาพของบริษัทได้ด้วยหลายวิธี ยกตัวอย่าง พวกเขาสามารถหาคนเก่งที่เหมาะสมมาตั้งแต่แรกเพื่อที่จะเริ่มลงมือทำงานได้เลย ไม่เพียงเท่านั้น แผนกทรัพยากรบุคคลยังจัดการฝึกอบรมและกิจกรรมอื่น ๆ ที่ช่วยให้พนักงานในบริษัทเป็นสมาชิกที่มีประสิทธิภาพของทีม การมีประสิทธิภาพคือตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุดในธุรกิจซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญกับคุณมากที่สุด

การทำตามกฎระเบียบ

กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับการสรรหาบุคลากรอาจมีความซับซ้อนและละเอียดอ่อน การละเว้นไม่ปฏิบัติตามกฎหมายอาจส่งผลให้ได้รับโทษร้ายแรง ดังนั้นควรให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามกฎหมายเสมอ แผนกทรัพยากรบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญจะเข้าใจกฎหมายเกี่ยวกับการสรรหาบุคลากรเป็นอย่างดี ทำให้คุณมั่นใจได้ว่ากำลังปฏิบัติตามกฎหมายอยู่ตลอดเวลา

การฝึกอบรมภายในบริษัท

การฝึกอบรมอาจเป็นเรื่องที่ใช้เวลานาน มีค่าใช้จ่ายสูง และไม่สะดวกสบาย แต่ก็ยังจำเป็น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถลดต้นทุนและความไม่สะดวกสบายได้ด้วยการฝึกอบรมภายในบริษัท ซึ่งแผนกทรัพยากรบุคคลสามารถเข้ามามีส่วนร่วมได้ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยลดต้นทุนที่ใช้ไปกับการฝึกอบรม แต่คุณยังสามารถปรับการฝึกอบรมให้เข้ากับความต้องการของบริษัทได้ด้วย

การทำบัญชีเงินเดือน

แผนกทรัพยากรบุคคลมักทำงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกบัญชีเพื่อให้การทำบัญชีเงินเดือนเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้อง บัญชีเงินเดือนจากแผนกทรัพยากรบุคคลจะมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานล่วงเวลาและปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีเงินเดือนเพื่อให้พนักงานได้รับเงินเดือนในจำนวนที่ถูกต้อง ซอฟต์แวร์ทำบัญชีเงินเดือนที่เราได้พัฒนาขึ้นมักถูกใช้เพื่อช่วยให้กระบวนการเร็วและง่ายขึ้น

สรุป

แผนกทรัพยากรบุคคลเป็นบทบาทหนึ่งที่สำคัญในธุรกิจ ทำหน้าที่เป็นส่วนสำคัญในการช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย แผนกทรัพยากรบุคคลมีบทบาทเชิงรุกในการสรรหาคนเก่งที่เหมาะสมและช่วยให้คนเก่งเหล่านั้นเป็นสมาชิกทีมที่มีความสุขและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้แผนกทรัพยากรบุคคลยังมีความเชี่ยวชาญในด้านกฎหมายเกี่ยวกับการสรรหาบุคลากร และมักเข้ามาช่วยเหลือเมื่อมีความขัดแย้งระหว่างพนักงาน

ทีมของเราที่มีประสบการณ์หลายปีในการพัฒนา HR Management Software และเข้าใจความต้องการของธุรกิจ แผนกทรัพยากรบุคคล และพนักงาน เราได้สร้างผลิตภัณฑ์เกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรบุคคลที่หลากหลายซึ่งช่วยให้กระบวนการของคุณมีความเป็นอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพสูงสุด ส่งผลให้ธุรกิจของคุณนำหน้าคู่แข่งอยู่เสมอ คุณสามารถชมการสาธิตผลิตภัณฑ์หรือพูดคุยกับที่ปรึกษาของเราได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย เพียงกรอกแบบฟอร์มนี้ที่เว็บไซต์ของเรา