มาทำความรู้จักหนังสือรับรองเงินเดือน

​

หนังสือรับรองเงินเดือนคือเอกสารสำคัญที่พนักงานจำเป็นต้องใช้ในการทำธุรกรรมทางการเงินต่างๆ วันนี้ ByteHR จะพาไปทำความรู้จักกับหนังสือรับรองเงินเดือนอย่างละเอียด พร้อมตอบทุกคำถามที่คุณอาจสงสัย

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร?

หนังสือรับรองเงินเดือน คือ เอกสารรับรองเงินเดือนที่ระบุรายได้ที่พนักงานได้รับจากบริษัท  ซึ่งระบุรายละเอียดของบริษัท ชื่อพนักงาน ตำแหน่งงาน ระยะเวลาการทำงาน อัตราเงินเดือนก่อนหักภาษี โดยเอกสารนี้จะออกโดยบริษัท มีการระบุวัตถุประสงค์การนำไปใช้งานที่ชัดเจน วันออกเอกสาร พร้อมลงลายมือชื่อผู้รับรองเอกสารซึ่งมักเป็น HR และลงประทับตราบริษัท

หนังสือรับรองเงินเดือน ขอจากไหน?

พนักงานสามารถขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้จากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ของบริษัท โดยทั่วไปสามารถแจ้งขอกับฝ่าย HR ได้โดยตรง ผ่านทางอีเมล ระบบ HR ออนไลน์ หรือยื่นคำขอด้วยตนเอง ทั้งนี้ ควรระบุวัตถุประสงค์การใช้งานให้ชัดเจน เพื่อให้ทางบริษัทเตรียมเอกสารให้ตรงตามเงื่อนไขที่แต่ละหน่วยงานกำหนด

หนังสือรับรองเงินเดือน ขอได้ตอนไหน?

พนักงานสามารถขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้ทุกเมื่อที่มีความจำเป็นใช้งาน โดยไม่จำเป็นต้องรอถึงช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเป็นพิเศษ แต่ควรแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 3-7 วันทำการ เพื่อให้ฝ่าย HR มีเวลาเตรียมเอกสารได้อย่างเรียบร้อย นอกจากนี้ ควรคำนึงถึงอายุการใช้งานของเอกสารด้วย เพื่อไม่ให้เอกสารหมดอายุก่อนนำไปใช้

หนังสือรับรองเงินเดือนแตกต่างจากหนังสือรับรองการทำงานอย่างไร?

หนังสือรับรองการทำงานคือ เอกสารที่นายจ้างออกให้ลูกจ้างเมื่อสิ้นสุดการจ้างงาน ในเอกสารจะระบุระยะเวลาที่ทำงานในบริษัทนั้นๆ และทำหน้าที่อะไร ตำแหน่งไหน ซึ่งหากสิ้นสุดการทำงานที่บริษัทนั้นๆ ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหนลูกจ้างก็สามารถขอเอกสารนี้ได้ หากนายจ้างไม่ออกเอกสารให้เท่ากับฝ่าฝืนกฎหมายแรงงาน และลูกจ้างสามารถยื่นคำร้องต่อเจ้าหนังงานกรมแรงงานเพื่อมีคำสั่งให้นายจ้างปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2541 มาตรา 14 ได้

ความแตกต่างหลักคือ หนังสือรับรองเงินเดือนใช้สำหรับระบุรายได้ปัจจุบันและใช้ในระหว่างที่ยังทำงานอยู่ ในขณะที่หนังสือรับรองการทำงานใช้เพื่อยืนยันประวัติการทำงานหลังจากที่ลาออกหรือสิ้นสุดสัญญาจ้างแล้ว

หนังสือรับรองเงินเดือน ใช้ทำอะไรได้บ้าง?

พนักงานจะใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเวลาที่จะต้องทำธุรกรรมเกี่ยวกับการเงิน เช่น:

• สมัครบัตรเครดิต - เพื่อแสดงความสามารถในการชำระหนี้
• กู้ซื้อบ้าน - เป็นหลักฐานรายได้ประจำสำหรับสถาบันการเงิน
• ซื้อรถ - ใช้ประกอบการพิจารณาสินเชื่อ
• ขอสินเชื่อส่วนบุคคล - เพื่อพิสูจน์รายได้
• ขอวีซ่าเดินทางต่างประเทศ - แสดงสถานะการเงิน
• สมัครงานใหม่ - เพื่อเจรจาเงินเดือน
• เช่าบ้านหรือคอนโด - เป็นหลักฐานแสดงความสามารถในการจ่ายค่าเช่า
  

​

เอกสารนี้มักใช้ประกอบกับเอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่น สลิปเงินเดือนและหลักฐานเงินในบัญชี เพื่อพิสูจน์ความสามารถในการจ่ายเงินกู้​

อายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือนตามวัตถุประสงค์ต่างๆ

อายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือนจะแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์การใช้งาน ดังนี้:

• ยื่นขอสินเชื่อธนาคาร : โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน
• ยื่นเพื่อใช้กับหน่วยงานรายการ : โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน
• ยื่นเพื่อขอวีซ่า : โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน และใช้เอกสารเป็นภาษาอังกฤษ
• ยื่นเพื่อสมัครงาน: โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 3-6 เดือน
  

หลายคนสงสัยว่าหนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุกี่เดือน เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา พนักงานเองควรเช็คกับหน่วยงานที่กำลังจะยื่นหนังสือรับรองเงินเดือนด้วยว่าข้อกำหนดและระยะเวลามีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

​

หนังสือรับรองเงินเดือน ต้องมีตราประทับไหม?

คำตอบคือ ต้องมี หนังสือรับรองเงินเดือนจะต้องมีตราประทับบริษัทเพื่อยืนยันความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของเอกสาร นอกจากตราประทับแล้ว เอกสารยังต้องมีลายมือชื่อของผู้มีอำนาจ เช่น ผู้จัดการฝ่าย HR หัวหน้าแผนก หรือผู้บริหารบริษัท การขาดตราประทับอาจทำให้หน่วยงานที่รับเอกสารไม่ยอมรับ เพราะอาจถือว่าเอกสารไม่สมบูรณ์หรือไม่มีผลทางกฎหมาย

องค์ประกอบที่จำเป็นของหนังสือรับรองเงินเดือนที่สมบูรณ์:

• ชื่อและที่อยู่บริษัท
• ชื่อ-นามสกุลพนักงาน
• ตำแหน่งงาน
• ระยะเวลาการทำงาน
• อัตราเงินเดือนปัจจุบัน
• วัตถุประสงค์การใช้งาน
• วันที่ออกเอกสาร
• ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ
• ตราประทับบริษัท
  

​

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือน

ในหลายบริษัทมีการจัดเตรียมแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ HR กรอกข้อมูลเพียงบางส่วนได้ทันที ทั้งนี้ แบบฟอร์มรับรองเงินเดือนอาจแตกต่างกันตามรูปแบบและข้อมูลที่ต้องการใช้งาน

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือนบริษัท (ภาษาไทย)

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือน (ภาษาอังกฤษ)

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือนของหน่วยงานราชการ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

• พนักงานออกเอกสารรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่?

คำตอบคือ ไม่ได้ เพราะเข้าข่ายปลอมแปลงเอกสาร และหากถูกจับได้จะทำให้เสียเครดิตและอาจไม่สามารถยื่นกู้ได้อีก นอกจากนี้ยังอาจมีความผิดทางอาญาตามประมวลกฎหมายอาญามาตรา 264 เรื่องการปลอมเอกสารซึ่งมีโทษจำคุกสูงสุด 3 ปี

• ทำไม HR ต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนระหว่างการสมัครงาน?

เพราะ HR ต้องการหลักฐานว่าเงินเดือนที่เก่าของพนักงานนั้นเป็นความจริงหรือไม่ และนำมาคำนวณเงินเดือนที่ต้องการเสนอผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก และดูว่าเงินเดือนที่จะว่าจ้างนั้นอยู่ในงบกระบอกเงินเดือนที่ทางแผนกตั้งไว้หรือไม่ และควบคุมอัตราเงินเดือนไม่ให้มีความเหลื่อมล้ำที่มากเกินไปในตำแหน่งที่ใกล้เคียงกัน

• HR เซ็นหนังสือรับรองให้ตัวเองได้ไหม?

หากเป็นพนักงานบุคคลเอง ในการออกใบรับรองเงินเดือนควรให้ผู้มีอำนาจที่เหนือกว่าเป็นคนเซ็นรับรอง เช่น หัวหน้าแผนก ไม่ก็นายจ้างโดยตรง

• ขั้นตอนการขอหนังสือรับรองเงินเดือนทำอย่างไร?

โดยทั่วไปสามารถแจ้งขอกับฝ่าย HR ได้โดยระบุวัตถุประสงค์การใช้งาน เพื่อให้ทางบริษัทเตรียมเอกสารให้ตรงตามเงื่อนไขที่แต่ละหน่วยงานกำหนด

• อยากได้เอกสารแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนไว้ใช้ ต้องทำอย่างไร?
  

เราสามารถดาวน์โหลดหนังสือรับรองเงินเดือนจากเว็บไซต์บริษัท หรือระบบ HR ออนไลน์ขององค์กร (ถ้ามี) ซึ่งมักจะมีแบบอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนให้เลือกตามประเภทการใช้งาน เช่น ใช้ยื่นกู้ธนาคาร ใช้สมัครงาน หรือใช้ขอวีซ่า เป็นต้น

• เราสามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้พนักงานชั่วคราว หรือพนักงานรายวันได้หรือไม่?

คำตอบคือ โดยปกติแล้วการขอสินเชื่อ ทางธนาคารมักขอเป็นเอกสารเงินเดือน และเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่จะตามมา ทางบริษัทไม่ควรออกเอกสารเป็นรายเดือน เพราะจะถือว่าเป็นข้อมูลเท็จ หรือถ้าทางบริษัทอยากทำให้กับพนักงานที่มีความจำเป็นจริงๆ ก็ควรใช้วิธีแจ้งรายได้เฉลี่ยให้พนักงาน โดยเอารายได้ 6 เดือนบวกกันแล้วหารด้วย 6 และแนบสำเนาสรุปการจ่ายค่าจ้างย้อนหลัง 6 เดือน ลงประทับตราบริษัท ทั้งนี้ให้ระบุหมายเหตุไปในเอกสารด้วยว่าว่าตัวเลขดังกล่าวเป็นรายได้เฉลี่ยตั้งแต่เดือน x ถึงเดือน x ที่เหลือให้ทางสถาบันการเงินเป็นผู้พิจารณาตามหลักฐานเอกสาร 

สรุป

หนังสือรับรองเงินเดือนคือเอกสารสำคัญที่พนักงานควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับการขอ วิธีใช้ และอายุการใช้งาน การเตรียมตัวและขอเอกสารล่วงหน้าจะช่วยให้การทำธุรกรรมทางการเงินของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเอกสาร รวมถึงการมีตราประทับและลายมือชื่อผู้มีอำนาจครบถ้วน และควรเช็คกับหน่วยงานที่จะยื่นเอกสารเกี่ยวกับข้อกำหนดและอายุการใช้งานที่ยอมรับก่อนนำไปใช้งาน

การออกเอกสารรับรองเงินเดือน อาจเป็นอีกเรื่องที่สร้างความยุ่งยากให้กับทาง HR เมื่อต้องสืบค้นข้อมูลประวัติของพนักงานเพื่อออกเอกสาร โปรแกรมของ ByteCrunch สามารถช่วยให้งานเอกสารในส่วนนี้ง่ายขึ้น ด้วยระบบสร้างรายงานมาตรฐานสำหรับพนักงานหนึ่งคนหรือหลายคน รวมถึงใบรับรองเงินเดือน, ใบรับรองการจ้างงาน, จดหมายตักเตือน, จดหมายเลิกจ้างและอื่นๆ

หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่รวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์ (โปรแกรมHR Payroll) อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง  02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com 

​