มาทำความรู้จักหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือน คือ เอกสารที่ระบุรายได้ที่พนักงานได้รับจากบริษัท  ซึ่งระบุรายละเอียดของบริษัท ชื่อพนักงาน ตำแหน่งงาน ระยะเวลาการทำงาน อัตราเงินเดือนก่อนหักภาษี โดยเอกสารนี้จะออกโดยบริษัท มีการระบุวัตถุประสงค์การนำไปใช้งานที่ชัดเจน วันออกเอกสาร พร้อมลงลายมือชื่อผู้รับรองเอกสารซึ่งมักเป็น HR และลงประทับตราบริษัท 

หนังสือรับรองเงินเดือนแตกต่างจากหนังสือรับรองการทำงานอย่างไร?

หนังสือรับรองการทำงานคือ เอกสารที่นายจ้างออกให้ลูกจ้างเมื่อสิ้นสุดการจ้างงาน ในเอกสารจะระบุระยะเวลาที่ทำงานในบริษัทนั้นๆ และทำหน้าที่อะไร ตำแหน่งไหน ซึ่งหากสิ้นสุดการทำงานที่บริษัทนั้นๆ ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหนลูกจ้างก็สามารถขอเอกสารนี้ได้ หากนายจ้างไม่ออกเอกสารให้เท่ากับฝ่าฝืนกฎหมายแรงงาน และลูกจ้างสามารถยื่นคำร้องต่อเจ้าหนังงานกรมแรงงานเพื่อมีคำสั่งให้นายจ้างปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2541 มาตรา 14 ได้

พนักงานใช้หนังสือรับรองเงินเดือนทำอะไรบ้าง

พนักงานจะใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเวลาที่จะต้องทำธุรกรรมเกี่ยวกับการเงิน เช่น สมัครบัตรเครดิต กู้ซื้อบ้าน ซื้อรถ ขอสินเชื่อต่างๆ และใช้เอกสารนี้ประกอบกับเอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่น สลิปเงินเดือนและหลักฐานเงินในบัญชี เพื่อพิสูจน์ความสามารถในการจ่ายเงินกู้

อายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือนตามวัตถุประสงค์ต่างๆ

ยื่นขอสินเชื่อธนาคาร : โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน

ยื่นเพื่อใช้กับหน่วยงานรายการ : โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน

ยื่นเพื่อขอวีซ่า : โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน และใช้เอกสารเป็นภาษาอังกฤษ

เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา พนักงานเองควรเช็คกับหน่วยงานที่กำลังจะยื่นหนังสือรับรองเงินเดือนด้วยว่าข้อกำหนดและระยะเวลามีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือน (ภาษาไทย)

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือน (ภาษาอังกฤษ)

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือนของหน่วยงานราชการ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

• พนักงานออกเอกสารรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่?

คำตอบคือ ไม่ได้ เพราะเข้าข่ายปลอมแปลงเอกสาร และหากถูกจับได้จะทำให้เสียเครดิตและอาจไม่สามารถยื่นกู้ได้อีก

• ทำไม HR ต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนระหว่างการสมัครงาน?

เพราะ HR ต้องการหลักฐานว่าเงินเดือนที่เก่าของพนักงานนั้นเป็นความจริงหรือไม่ และนำมาคำนวณเงินเดือนที่ต้องการเสนอผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก และดูว่าเงินเดือนที่จะว่าจ้างนั้นอยู่ในงบกระบอกเงินเดือนที่ทางแผนกตั้งไว้หรือไม่ และควบคุมอัตราเงินเดือนไม่ให้มีความเหลื่อมล้ำที่มากเกินไปในตำแหน่งที่ใกล้เคียงกัน

• HR เซ็นหนังสือรับรองให้ตัวเองได้ไหม?

หากเป็นพนักงานบุคคลเอง ในการออกใบรับรองเงินเดือนควรให้ผู้มีอำนาจที่เหนือกว่าเป็นคนเซ็นรับรอง เช่น หัวหน้าแผนก ไม่ก็นายจ้างโดยตรง

• เราสามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้พนักงานชั่วคราว หรือพนักงานรายวันได้หรือไม่?

คำตอบคือ โดยปกติแล้วการขอสินเชื่อ ทางธนาคารมักขอเป็นเอกสารเงินเดือน และเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่จะตามมา ทางบริษัทไม่ควรออกเอกสารเป็นรายเดือน เพราะจะถือว่าเป็นข้อมูลเท็จ หรือถ้าทางบริษัทอยากทำให้กับพนักงานที่มีความจำเป็นจริงๆ ก็ควรใช้วิธีแจ้งรายได้เฉลี่ยให้พนักงาน โดยเอารายได้ 6 เดือนบวกกันแล้วหารด้วย 6 และแนบสำเนาสรุปการจ่ายค่าจ้างย้อนหลัง 6 เดือน ลงประทับตราบริษัท ทั้งนี้ให้ระบุหมายเหตุไปในเอกสารด้วยว่าว่าตัวเลขดังกล่าวเป็นรายได้เฉลี่ยตั้งแต่เดือน x ถึงเดือน x ที่เหลือให้ทางสถาบันการเงินเป็นผู้พิจารณาตามหลักฐานเอกสาร

การออกเอกสารรับรองเงินเดือน อาจเป็นอีกเรื่องที่สร้างความยุ่งยากให้กับทาง HR เมื่อต้องสืบค้นข้อมูลประวัติของพนักงานเพื่อออกเอกสาร โปรแกรมของ ByteCrunch สามารถช่วยให้งานเอกสารในส่วนนี้ง่ายขึ้น ด้วยระบบสร้างรายงานมาตรฐานสำหรับพนักงานหนึ่งคนหรือหลายคน รวมถึงใบรับรองเงินเดือน, ใบรับรองการจ้างงาน, จดหมายตักเตือน, จดหมายเลิกจ้างและอื่นๆ

หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่รวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์ (โปรแกรมHR Payroll) อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง  02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com