ทำไมบริษัทต้องเปลี่ยนระบบ HR ใหม่?
ในยุคที่เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลก็ต้องปรับตัวตามไปด้วย หลายองค์กรยังคงใช้ระบบ HR แบบเดิมที่อาจไม่ตอบโจทย์ความต้องการในปัจจุบัน การเปลี่ยนมาใช้ระบบ HR ใหม่ไม่ใช่แค่การอัพเกรดเทคโนโลยี แต่เป็นการลงทุนเพื่ออนาคตขององค์กรและความพึงพอใจของพนักงาน
สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาต้องเปลี่ยนระบบ HR
1. ระบบเดิมล้าสมัยและใช้งานยาก
หากระบบ HR ปัจจุบันของคุณต้องใช้เวลานานในการทำงานแต่ละครั้ง มีหน้าจอที่ซับซ้อนและไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้ หรือต้องอาศัยการทำงานด้วยตนเองมากเกินไป นั่นคือสัญญาณชัดเจนว่าถึงเวลาต้องเปลี่ยนแปลง ระบบที่ล้าสมัยไม่เพียงทำให้เสียเวลา แต่ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม HR และความพึงพอใจของพนักงานทั้งองค์กร
2. ข้อมูลกระจัดกระจายและไม่สามารถเชื่อมโยงกันได้
หากคุณต้องใช้หลายโปรแกรมในการจัดการงาน HR ต่างๆ เช่น โปรแกรมคำนวณเงินเดือนหนึ่งตัว โปรแกรมลาอีกตัว และโปรแกรมเก็บข้อมูลพนักงานอีกตัว การทำงานจะยุ่งยากและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ระบบใหม่ที่ดีควรรวมทุกฟังก์ชันไว้ในที่เดียวและสามารถเชื่อมโยงข้อมูลได้อย่างไร้รอยต่อ
3. ไม่รองรับการทำงานแบบยืดหยุ่น
หลังยุคโควิด-19 รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป Work from Home และ Hybrid Work กลายเป็นเรื่องปกติ หากระบบ HR ของคุณไม่รองรับการเข้าถึงผ่านมือถือ หรือไม่สามารถใช้งานได้จากที่ไหนก็ได้ นั่นหมายความว่าคุณกำลังจำกัดศักยภาพของพนักงานและลดความคล่องตัวขององค์กร
4. ขาดระบบรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูล
การตัดสินใจที่ดีต้องอาศัยข้อมูล หากระบบ HR ของคุณไม่สามารถสร้างรายงานที่ต้องการได้ง่ายๆ หรือไม่มีเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล คุณอาจพลาดข้อมูลสำคัญที่จะช่วยในการวางแผนกลยุทธ์ด้านบุคลากร ระบบใหม่ควรมีความสามารถในการสร้าง Dashboard และรายงานแบบ Real-time
ประโยชน์ของการเปลี่ยนมาใช้ระบบ HR ใหม่
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ระบบ HR ที่ทันสมัยช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนและใช้เวลามาก ฟังก์ชันอัตโนมัติ (Automation) ช่วยให้ทีม HR ใช้เวลากับงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มมากขึ้น เช่น การพัฒนาพนักงาน การวางแผนกำลังคน แทนที่จะเสียเวลากับงานเอกสารและการคำนวณที่ซ้ำซากจำเจ
การคำนวณเงินเดือนที่เคยใช้เวลาหลายวันสามารถทำเสร็จภายในไม่กี่ชั่วโมง การอนุมัติใบลาที่เคยต้องผ่านหลายคนสามารถทำผ่านระบบได้ทันที สิ่งเหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาและต้นทุนขององค์กรอย่างมหาศาล
ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
การป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการใช้สเปรดชีตมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ระบบ HR ใหม่ช่วยลดความผิดพลาดด้วยการตรวจสอบข้อมูลอัตโนมัติ มีการแจ้งเตือนเมื่อข้อมูลไม่ครบถ้วน และป้องกันการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน ความแม่นยำของข้อมูลเงินเดือน สวัสดิการ และประกันสังคมมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความเชื่อมั่นของพนักงาน
ยกระดับประสบการณ์ของพนักงาน
ระบบ HR ที่ดีไม่ได้เป็นประโยชน์เฉพาะทีม HR แต่ยังช่วยให้พนักงานทั่วไปมีประสบการณ์ที่ดีขึ้น การลางาน การเช็คสลิปเงินเดือน การขอหนังสือรับรองการทำงาน หรือการอัพเดทข้อมูลส่วนตัว สามารถทำได้ด้วยตัวเองผ่านระบบ Self-service โดยไม่ต้องรอเจ้าหนาที่ HR
พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้ตลอดเวลา ตรวจสอบวันลาคงเหลือ ดูประวัติการทำงาน หรือขอเอกสารต่างๆ ได้ทันที ความสะดวกเหล่านี้ช่วยเพิ่มความพึงพอใจและ Engagement ของพนักงาน
รองรับการเติบโตขององค์กร
เมื่อบริษัทเติบโต จำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น ความซับซ้อนในการจัดการก็เพิ่มตามไปด้วย ระบบ HR ใหม่ที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถขยายตัว (Scalable) ได้ตามการเติบโตขององค์กร ไม่ว่าจะมีพนักงาน 50 คนหรือ 500 คน ระบบก็ยังจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เสริมสร้างความปลอดภัยของข้อมูล
ข้อมูลบุคลากรเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและต้องการการรักษาความปลอดภัยสูง ระบบ HR สมัยใหม่มาพร้อมกับมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การเข้ารหัสข้อมูล การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และการ Audit Log ที่บันทึกการเข้าถึงข้อมูลทั้งหมด
นอกจากนี้ ระบบคลาวด์ยังช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูลจากเหตุสุดวิสัย เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือเครื่องคอมพิวเตอร์เสีย ข้อมูลของคุณจะปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา
ช่วยในการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับ
กฎหมายแรงงานและภาษีมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ระบบ HR ที่ดีจะอัพเดทให้สอดคล้องกับกฎหมายล่าสุด ช่วยให้องค์กรไม่ต้องกังวลเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือการจัดเก็บเอกสารตามที่กฎหมายกำหนด
ข้อควรพิจารณาก่อนเปลี่ยนระบบ
ประเมินความต้องการขององค์กร
ก่อนตัดสินใจเปลี่ยนระบบ ควรประเมินว่าองค์กรต้องการฟังก์ชันอะไรบ้าง มีปัญหาอะไรที่ต้องการแก้ไข และมีงบประมาณเท่าไร การทำ Need Assessment อย่างละเอียดจะช่วยให้เลือกระบบที่เหมาะสมที่สุด
พิจารณาความพร้อมของทีม
การเปลี่ยนระบบต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกคนในองค์กร ควรสื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงประโยชน์ของระบบใหม่ และจัดอบรมการใช้งานอย่างเพียงพอ การมี Change Management ที่ดีจะทำให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น
เปรียบเทียบผู้ให้บริการ
ในตลาดมีระบบ HR หลากหลายให้เลือก แต่ละระบบมีจุดเด่นแตกต่างกัน ควรเปรียบเทียบฟีเจอร์ ราคา การสนับสนุนลูกค้า และความเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ การทดลองใช้งาน (Free Trial) จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบนั้นตอบโจทย์จริง
ByteHR พันธมิตรการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ HR ที่ทันสมัย
ByteHR เข้าใจดีว่าการเปลี่ยนระบบ HR เป็นการตัดสินใจที่สำคัญ เราจึงพัฒนาระบบที่เรียบง่าย ใช้งานง่าย แต่ครบครันในทุกฟังก์ชันที่จำเป็น ตั้งแต่การจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน ระบบลาและขาดงาน ไปจนถึงการจัดการสัญญาจ้างงานดิจิทัล
ที่ ByteHR เราให้ความสำคัญกับบริการลูกค้า ทีมงานของเราพร้อมให้คำปรึกษาและสนับสนุนคุณตั้งแต่วันแรกจนกระทั่งระบบทำงานได้อย่างราบรื่น เราไม่เพียงแค่ขายซอฟต์แวร์ แต่เราเป็นพันธมิตรที่จะช่วยยกระดับการจัดการทรัพยากรบุคคลของคุณสู่ยุคดิจิทัล
หากคุณกำลังพิจารณาเปลี่ยนระบบ HR หรือต้องการคำปรึกษาว่าระบบใดเหมาะกับองค์กรของคุณ ติดต่อเราได้ที่ 02 026 3297 หรือส่งอีเมลมาที่ sales@byte-hr.com ทีมงาน ByteHR ยินดีให้คำปรึกษาฟรีและนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ
การเปลี่ยนมาใช้ระบบ HR ใหม่ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แต่เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าเพื่ออนาคตขององค์กรและความสุขของพนักงาน เริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงกับ ByteHR วันนี้
