ทำไม HR ไม่ควรใช้วิธีการบันทึกข้อมูลพนักงานบนกระดาษอีกต่อไป
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ใช้วิธีเดิมๆ ในการบันทึกข้อมูล HR ลงบนกระดาษ ตั้งแต่เริ่มต้น อาจดูเหมือนไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้ดิจิทัล เพราะดูเหมือนว่าวิธีเดิมก็ใช้ได้ดีอยู่แล้ว แต่คำว่าใช้ได้ดีอยู่แล้วไม่ได้หมายความว่าจะไม่สามารถพัฒนาให้ดีกว่าเดิมได้ เคยคิดไหมว่าหากธุรกิจของคุณขยายตัว คุณจะสามารถบันทึกข้อมูลกิจกรรมของ HR ทั้งข้อมูลพนักงาน การขาด ลา มา สาย ตารางกะ การลงเวลาทำงาน รวมไปถึงเงินเดือนอีก ทั้งหมดนี้อาจจะทำในกระดาษได้เมื่อคุณมีพนักงานสามสี่คน แต่ถ้าเพิ่มเป็นหลักสิบหลักร้อยในอนาคตกันล่ะ?
แนวปฏิบัติที่ล้าหลังแบบนี้จะไม่ช่วยให้ธุรกิจพัฒนาขึ้นในวันที่ธุรกิจของคุณเติบโต วันนี้ ByteHR จะมาบอกถึงสาเหตุที่ HR ไม่ควรใช้กระดาษในการบันทึกข้อมูลอีกต่อไป
คุณกำลังเสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้อง
หากคุณกำลังประเมินผลงานหรือตรวจสอบทางวินัยโดยบันทึกลงกระดาษ แสดงว่าคุณกำลังทำให้ตัวเองเสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้อง ในหลายกรณี สำเนาเอกสารประเภทนี้ที่เขียนด้วยลายมืออาจจะขาดความน่าเชื่อถือหากนำขึ้นศาลและอาจถูกมองข้ามไป และด้วยระบบกระดาษนี้ ก็ทำให้ยากต่อการติดตามว่าผู้จัดการปฏิบัติตามกฎหรือไม่ ยกตัวอย่างกรณีเช่น พนักงานฟ้องร้องบริษัทเพราะได้รับค่าจ้างที่ไม่เป็นธรรมกับชั่วโมงการทำงาน การบันทึกบนกระดาษของ HR อาจถูกมองว่าหลักฐานสามารถถูกบิดเบือนการบันทึกข้อมูลได้
การจัดการข้อมูลยุ่งเหยิง ไม่เป็นระเบียบ
สำเนากระดาษของเอกสารสำคัญอาจสูญหายในตู้เก็บเอกสาร หรืออาจถูกบันทึกในชื่อไฟล์ที่ไม่ถูกต้อง หรืออาจถูกโยนทิ้งโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งจะทำให้การติดตามข้อมูลเป็นเรื่องยากและอาจทำให้พนักงานหงุดหงิดและท้อใจเมื่อต้องค้นหาข้อมูลสำคัญเพราะมักใช้เวลานาน นอกจากนี้คุณยังต้องหาที่จัดเก็บบันทึกกระดาษที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป และหากเกิดอุบัติเหตุไม่คาดฝันเช่น ไฟไม้หรือน้ำท่วม ข้อมูลเหล่านี้ก็จะสูญหายไปโดยไม่สามารถกู้คืนมาได้
ลายมือเจ้าปัญหา
ลายมือของทุกคนล้วนแตกต่างกัน ซึ่งอาจกลายเป็นปัญหาได้เมื่อคุณจำเป็นต้องอ่านสิ่งที่บันทึกในกระดาษเขียนไว้จากคนเข้างานคนก่อน คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่พยายามอ่านสิ่งที่คนหนึ่งเขียนให้เข้าใจ โดยที่คนๆนั้นไม่อยู่ในที่ทำงานและต้องทำงานต่อจากที่เขาทำไว้ ซึ่งความเข้าใจก็อาจจะคลาดเคลื่อนได้ บันทึกดิจิทัลช่วยขจัดปัญหาในการอ่านลายมือของคนอื่น และลดปัญหาด้านการสื่อสารลง
สารพัดปัญหาการจัดตารางเวลา
การขอให้พนักงานเขียนคำร้องเพื่อลางาน และติดตามคำขอเหล่านั้นตามในปฏิทินกระดาษ และออกตารางงานแต่ละสัปดาห์โดยใช้วิธีเหล่านี้ ไม่ช้าก็เร็วปัญหาก็จะเกิด ไม่ว่าจะเป็นพนักงานลงเวลาผิด เขียนวันที่ด้วยลายมือที่อ่านไม่ออก ผู้จัดการอาจลงเวลาผิด หรือบางคนลืมตรวจสอบปฏิทินก่อนทำตารางเวลา ทำให้ระบบการทำงานรวนไปหมด
ปัญหาเกี่ยวกับการลาอาจทำให้พนักงานเกิดความวิตกกังวลเมื่อไม่ได้รับวันลาที่ต้องการหรือเหมาะสม และอาจนำไปสู่ปัญหาด้านบุคลากรในองค์กร
การติดตามคำขอหยุดงานโดยใช้ระบบดิจิทัล บริษัทจะสามารถตรวจสอบคำขอ และเพิ่มลงในปฏิทินดิจิตอลโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงกระบวนการส่งคำขอให้เร็วขึ้นและป้องกันความผิดพลาดของการบันทึกข้อมูล
Timesheets กลายเป็นแบบทดสอบความเชื่อใจ
การไว้วางใจให้พนักงานจดชั่วโมงทำงานถือเป็นความเสี่ยง พนักงานอาจเขียนในชั่วโมงให้คลาดเคลื่อนเมื่อมาสายในใบบันทึกเวลาหรือเขียนเพิ่มชั่วโมงมากกว่าที่ทำงานจริง หรือปัญหาอาจเกิดจาก HR อาจอ่านเวลาบน Timesheet ผิดจากการเขียนด้วยลายมือและดำเนินการจ่ายเงินเดือนสำหรับจำนวนชั่วโมงที่ไม่ถูกต้อง
ระบบการจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์ (โปรแกรมHR) จะทำการติดตามเวลาโดยอัตโนมัติ จากนั้นกรองข้อมูลลงในบัญชีเงินเดือนโดยตรง ช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้ ง่ายต่อการทำงานของ HR เอง และง่ายต่อตัวพนักงานที่ทำงาน เพราะสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบ เพิ่มความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนหรือเพิ่มข้อมูล
