ทุกสิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงาน
ในโลกของการทำงานปัจจุบัน เอกสารหนึ่งที่มีความสำคัญต่อความก้าวหน้าในอาชีพคือ หนังสือรับรองการทำงาน เอกสารนี้อาจดูเป็นเพียงกระดาษแผ่นเดียว แต่กลับมีความสำคัญอย่างมากต่อเส้นทางอาชีพของคุณ บทความนี้ ByteHR จะพาคุณมาทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับ หนังสือรับรองการทำงาน ประโยชน์ และข้อควรรู้ทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
หนังสือรับรองการทำงานคืออะไร?
หนังสือรับรองการทำงาน หรือที่บางคนเรียกว่า "ใบผ่านงาน" หรือ "ใบรับรองงาน" เป็นเอกสารสำคัญที่นายจ้างออกให้แก่พนักงานเพื่อยืนยันว่าบุคคลนั้นเคยปฏิบัติงานในองค์กรจริง โดยปกติแล้ว พนักงานจะได้รับ หนังสือรับรองการทำงาน หลังจากผ่านช่วงทดลองงานหรือเมื่อสิ้นสุดการจ้างงาน
เอกสารนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการสมัครงานในอนาคต เนื่องจากเป็นหลักฐานอ้างอิงถึงประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาของคุณ ซึ่งเป็นสิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ของบริษัทใหม่ให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก
องค์ประกอบสำคัญของหนังสือรับรองการทำงาน
หนังสือรับรองการทำงาน ที่สมบูรณ์ควรประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:
ตราประทับของบริษัท (หรือตราครุฑในกรณีของหน่วยงานราชการ)
วันที่ออกเอกสาร ระบุสถานที่และวันเดือนปีที่ออกหนังสือรับรอง
ชื่อ-นามสกุลของพนักงาน ที่ขอหนังสือรับรอง
รายละเอียดตำแหน่งงาน ที่ปฏิบัติ
อัตราเงินเดือนล่าสุด ที่ได้รับ
ระยะเวลาการทำงาน ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงวันสิ้นสุดการจ้าง
ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ พร้อมชื่อและตำแหน่งของผู้ลงนามรับรอง
สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ กฎหมายไม่อนุญาตให้นายจ้างระบุข้อความในเชิงลบหรือให้ร้ายพนักงานในหนังสือรับรองการทำงาน แม้ว่าจะมีกรณีทุจริตหรือความผิดใดๆ ก็ตาม
ประโยชน์ของหนังสือรับรองการทำงานที่คุณอาจไม่เคยรู้
หนังสือรับรองการทำงาน มีประโยชน์มากกว่าที่คุณคิด นอกเหนือจากการใช้เป็นหลักฐานในการสมัครงาน เอกสารนี้ยังมีประโยชน์ในด้านอื่น ๆ ดังนี้:
1. การสมัครงานใหม่
เป็นหลักฐานยืนยันประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา ช่วยให้ผู้สัมภาษณ์งานเห็นประวัติการทำงานที่ชัดเจน และเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับประวัติส่วนตัวของคุณ
2. การศึกษาต่อ
สามารถนำไปประกอบการสมัครเรียนต่อในระดับปริญญาที่สูงขึ้น โดยเฉพาะหลักสูตรที่ต้องการผู้เรียนที่มีประสบการณ์ทำงานมาก่อน
3. การขอสินเชื่อ
ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน เพิ่มโอกาสในการอนุมัติและอาจเพิ่มวงเงินในการกู้ยืม
4. การขอบัตรเครดิต
ใช้เป็นเอกสารประกอบการสมัครบัตรเครดิต ซึ่งสถาบันการเงินมักพิจารณาจากความมั่นคงในการทำงานและรายได้
5. ประโยชน์ต่อนายจ้างใหม่
ช่วยให้นายจ้างรายใหม่ทราบประวัติการทำงาน ตำแหน่ง และเงินเดือนล่าสุดของคุณ ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญในการพิจารณาการจ้างงาน
ข้อควรรู้เกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงาน
การขอหนังสือรับรองการทำงานย้อนหลัง
หลายคนอาจสงสัยว่า หนังสือรับรองการทำงาน สามารถขอย้อนหลังได้หรือไม่? คำตอบคือ สามารถขอได้ตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม ควรรีบดำเนินการโดยเร็วหลังจากลาออกหรือสิ้นสุดการจ้างงาน เนื่องจาก:
ข้อมูลของคุณอาจถูกลบออกจากระบบของบริษัทเก่าหลังจากเวลาผ่านไประยะหนึ่ง
การค้นหาข้อมูลย้อนหลังอาจเป็นเรื่องยากสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
บางบริษัทอาจมีนโยบายจำกัดระยะเวลาในการออกเอกสารย้อนหลัง
ที่สำคัญ ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 บริษัทมีหน้าที่ต้องออก หนังสือรับรองการทำงาน ให้แก่พนักงาน หากไม่ดำเนินการ พนักงานมีสิทธิ์ร้องเรียนต่อศาลแรงงานได้
กรณีพนักงานทุจริตหรือกระทำความผิด
แม้ในกรณีที่พนักงานกระทำการทุจริตหรือมีความผิดในหน้าที่การงาน กฎหมายยังคงกำหนดให้นายจ้างต้องออก หนังสือรับรองการทำงาน ให้แก่พนักงาน นายจ้างไม่มีสิทธิ์ปฏิเสธการออกเอกสารนี้ และไม่สามารถระบุสาเหตุการเลิกจ้างหรือความผิดของพนักงานลงในหนังสือรับรองได้
มีคำพิพากษาศาลฎีกาที่ยืนยันว่า นายจ้างไม่มีสิทธิ์ระบุสาเหตุการเลิกจ้างในหนังสือรับรองการทำงานไม่ว่าในกรณีใด ๆ
อายุของหนังสือรับรองการทำงาน
ตามหลักทั่วไป เอกสารราชการมีอายุ 30 วัน หลังจากนั้นจะถือเป็นเอกสารเก่าที่ไม่สามารถใช้ในงานราชการได้ อย่างไรก็ตาม สำหรับการสมัครงานในภาคเอกชน หนังสือรับรองการทำงาน ยังคงมีความสำคัญแม้จะเกิน 30 วันแล้ว เนื่องจากเอกสารนี้มีไว้เพื่อยืนยันประสบการณ์การทำงานในอดีตเท่านั้น
หลักกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับหนังสือรับรองการทำงาน
การออก หนังสือรับรองการทำงาน มีกฎหมายรองรับชัดเจน ดังนี้:
ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585
"เมื่อการจ้างแรงงานสุดสิ้นลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญ แสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไร และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร"
พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 14
"ให้นายจ้างปฏิบัติต่อลูกจ้างให้ถูกต้องตามสิทธิ และหน้าที่ที่กำหนดไว้ในประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ เว้นแต่พระราชบัญญัตินี้กำหนดไว้เป็นอย่างอื่น"
หากนายจ้างไม่ปฏิบัติตามกฎหมายดังกล่าว ลูกจ้างสามารถยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงานเพื่อให้มีคำสั่งให้นายจ้างปฏิบัติตามกฎหมายได้
หนังสือรับรองการทำงาน เป็นเอกสารสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจาก:
เป็นสิทธิตามกฎหมายที่ลูกจ้างทุกคนพึงได้รับ
มีประโยชน์มากมายต่อความก้าวหน้าในอาชีพและการเงินของคุณ
ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในการสมัครงานใหม่
สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้หลากหลาย นอกเหนือจากการสมัครงาน
หากต้องการขอ หนังสือรับรองการทำงาน แนะนำให้ดำเนินการทันทีหลังจากสิ้นสุดการจ้างงาน เพื่อให้ได้เอกสารที่มีข้อมูลครบถ้วนและถูกต้อง
อย่าลืมว่า หนังสือรับรองการทำงาน ไม่ใช่เพียงกระดาษแผ่นเดียว แต่เป็นกุญแจสำคัญสู่โอกาสและความสำเร็จในเส้นทางอาชีพของคุณ
ติดตามบทความความรู้เกี่ยวกับภาษี เคล็ดลับและความรู้สำหรับพนักงานและผู้ประกอบการ และการพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้ที่ ByteHR หรือ หากคุณต้องการเริ่มต้นใช้โปรแกรมสำหรับ HR แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มอย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com