ความแตกต่างเมื่อเลือกใช้กับไม่ใช้ระบบ Payrolls เทียบได้เลย

เมื่อเทคโนโลยีมีส่วนสำคัญในการพัฒนาศักยภาพของการทำงานให้ดีขึ้นกว่าเดิมนั่นทำให้หลายองค์กรเกิดความสนใจเพื่อพัฒนาธุรกิจให้เติบโต แต่ก็เข้าใจว่าด้วยความแตกต่างที่เกิดขึ้นจึงมักสร้างข้อสงสัยถึงความคุ้มค่าอยู่พอสมควร อย่างระบบ Payrolls ก็เป็นเทคโนโลยีอีกประเภทที่เข้ามามีบทบาทกับแวดวง HR หากคุณกำลังสงสัยถึงความแตกต่างระหว่างการใช้กับไม่ใช้ระบบ Payrolls บทความนี้ Byte HR จะมาบอกเล่ากันแบบชัดเจน

ระบบ Payrolls คืออะไร?

ระบบ Payrolls คือ ระบบการคำนวณเงินเดือน รายได้ ผลตอบแทนของพนักงานในองค์กรแบบอัตโนมัติ โดยอาศัยข้อมูลของพนักงานแต่ละคนที่ถูกเก็บรวบรวมเอาไว้ในแต่ละเดือนไม่ว่าจะเป็นรายได้ทั้งเงินเดือนประจำ เบี้ยเลี้ยง Incentive รายหักต่าง ๆ เช่น เงินประกันสังคม เงินเก็บสะสมสำรองเลี้ยงชีพ การขาดงานแบบไม่มีใบลา เป็นต้น เมื่อถึงช่วงเวลาที่กำหนด หรือมีคำสั่งจากผู้ควบคุมระบบก็จะทำการคำนวณเงินของพนักงานออกมาทีละคนพร้อมแยกแยะรายละเอียดต่าง ๆ และทำสลิปเงินเดือนให้ครบสรรพ 

เทียบความแตกต่างระหว่างการใช้และไม่ใช้ระบบ Payrolls

1. ความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน

เป็นข้อแตกต่างแรกที่เห็นได้ชัดเจนสุด หากคุณใช้ระบบ Payrolls โปรแกรมก็ทำการคำนวณรายละเอียดเงินเดือนต่าง ๆ ทั้งรายรับและรายหักของพนักงานแต่ละคน จากนั้นก็แจ้งข้อมูลออกมาได้ทันที ส่วนการทำงานรูปแบบเดิมที่ไม่ใช่โปรแกรมนี้ HR ต้องมานั่งไล่เรียงวันเข้าทำงาน การขาด ลา มาสาย รายได้เพิ่มเติมนอกจากเงินเดือน และอีกสารพัด ยิ่งพนักงานเยอะความล่าช้าก็เกิดขึ้นเห็น ๆ

2. ความถูกต้องของการทำงาน

ข้อเปรียบเทียบถัดมาก็ยังต่อเนื่องมาจากความสะดวก ซึ่งระบบ Payrolls จะช่วยสร้างความมั่นใจได้เลยว่าข้อมูลทุกอย่างถูกต้อง เพราะระบบได้ทำการบันทึกเอาไว้แบบอัตโนมัติ ตรวจสอบได้จริง ส่วนที่ไม่ใช้โอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการทำงานมีสูงมาก เช่น วันลาที่พนักงานลาจริงกับที่บันทึกไว้ไม่ตรงกัน สิ่งนี้มักสร้างปัญหาอันน่าปวดหัวให้กับทุกฝ่ายมาอย่างช้านาน การหาวิธีแก้ไขเพื่อให้ได้ความถูกต้องจึงเป็นเรื่องที่ตอบโจทย์อย่างยิ่ง

3. การนำข้อมูลสถิติต่าง ๆ ไปใช้งาน

เมื่อมีระบบ Payrolls เข้ามาช่วยคำนวณเงินเดือน คุณยังได้รับข้อมูลน่าสนใจจากการเข้าทำงานของพนักงานแต่ละคนอีกด้วย อย่างน้อยที่สุดก็รู้ว่าใครขยันทำงาน ใครลาบ่อย หรือแม้แต่ยอดขายจาก Incentive ที่พนักงานได้รับ นั่นหมายถึงคุณสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อยอดทางธุรกิจได้หลายรูปแบบตั้งแต่การวางแผนงาน วางแผนพนักงาน และอีกสารพัด เพิ่มโอกาสเติบโตให้มากขึ้นกว่าเดิม แต่ถ้าใช้ระบบเก็บข้อมูลเดิมแค่เห็นความวุ่นวายของตาราง Excel ก็ไม่มีใครอยากสรุปข้อมูลแล้ว

4. ความปลอดภัยของข้อมูล

หากคุณเลือกใช้ระบบ Payrolls ข้อมูลทุกอย่างจะถูกจัดเก็บพร้อมมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านเอาไว้อย่างดี ไม่ใช่ทุกคนจะสามารถเข้ามาค้นหาหรือนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ มีความปลอดภัยสูง มั่นใจในมาตรฐานได้จริง แต่ถ้าเป็นองค์กรที่ไม่ยอมใช้ระบบนี้เข้ามาโอกาสถูกขโมยข้อมูล ถูกลักลอบเข้าไปแก้ไขของพนักงานบางคนก็มีโอกาสเกิดขึ้นได้ ซึ่งไม่ใช่เรื่องที่ดีเลยจริง ๆ

5. ต้นทุนที่เกิดขึ้นกับองค์กร

แม้การลงทุนกับระบบ Payrolls อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในช่วงแรก แต่เมื่อประเมินจากความคุ้มค่าที่องค์กรจะได้รับในระยะยาวโดยเฉพาะไม่ต้องจ้างพนักงานฝ่าย HR เยอะเหมือนเดิม เพราะโปรแกรมช่วยสรุปข้อมูลพร้อมดำเนินการแทนได้แทบทุกอย่าง นั่นหมายถึงต้นทุนของธุรกิจประหยัดลงอีกเยอะมาก ไม่ว่าผู้บริหารคนไหนต่างก็ต้องชอบ 

สรุป

ต้องยอมรับว่าความแตกต่างระหว่างการใช้และไม่ใช้ระบบ Payrolls มีช่องว่างเด่นชัดมากพอควร ด้วยเทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการปัญหาด้านการคำนวณเงินเดือน รวมถึงยังช่วยเพิ่มศักยภาพธุรกิจในอีกหลายด้าน นี่จึงเป็นทางเลือกขององค์กรทุกแห่งที่สามารถนำไปใช้งานได้จริง ซึ่งโปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์ จาก Byte HR ก็พร้อมเป็นผู้ช่วยให้การทำงานของฝ่าย HR ทุกองค์กรง่ายขึ้นกว่าเดิม ฟังก์ชันครบครัน ในราคาสบาย ๆ เซฟต้นทุนธุรกิจลงได้อีกเยอะมาก