รวมไว้ครบขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือน ต้องทำอะไรบ้าง
หน้าที่สำคัญของฝ่าย HR ในแต่ละเดือนที่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอนั่นคือ การทำ Payroll หรือการทำเงินเดือนให้กับพนักงานทุกคน ซึ่งตรงส่วนนี้เองคนภายนอกหรือไม่ได้ทำงานในตำแหน่งดังกล่าวอาจเข้าใจว่าเป็นเรื่องง่าย แต่ในความเป็นจริงก็มีลำดับขั้นตอนที่ต้องอาศัยความชำนาญด้วยเช่นกัน Byte HR ผู้นำด้านโปรแกรมเงินเดือนจึงทำการรวมขั้นตอนเกี่ยวกับการทำ Payroll ในแต่ละเดือนเอาไว้ให้แบบครบถ้วนแล้ว
การทำ Payroll คืออะไร
การทำ Payroll คือ ขั้นตอนในการทำเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กรโดยฝ่าย HR ต้องมีหน้าที่คำนวณรายได้และรายหักของพนักงานแต่ละคนซึ่งเบื้องต้นประกอบไปด้วย รายได้จากเวลาปกติของการทำงาน ค่าโอที ค่าคอมมิชชั่น ค่าเบี้ยเลี้ยง รายหักจากการทำภาษี ประกันสังคม ไปจนถึงการจัดทำสลิปเงินเดือนเพื่ออธิบายรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วน เมื่อได้จำนวนเงินที่ถูกต้องจึงทำการจ่ายเงินตามวิธีที่องค์กรกำหนด เช่น การโอนเข้าบัญชีธนาคาร การจ่ายเงินสด เป็นต้น
รวมทุกขั้นตอนของการทำ Payroll แต่ละเดือน
เมื่อเข้าใจถึงความหมายของการทำ Payroll ไปแล้ว คราวนี้จะพาทุกคนมาศึกษาขั้นตอนแบบครบถ้วนในการทำงานดังกล่าวของฝ่าย HR กันบ้าง
1. รวบรวมข้อมูลในการทำงานของพนักงานแต่ละคน
ขั้นตอนแรกต้องรวมข้อมูลการทำงานของพนักงานทุกคนให้ครบถ้วนไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาทำงานปกติ การทำโอที เวลาในการเข้า-ออกงาน การขาดงาน เข้างานสาย เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกใช้เป็นตัวตั้งของการทำคำนวณเงินเดือน
2. รวบรวมเอกสารรายรับ-รายจ่ายของพนักงาน
หากองค์กรใดมีสวัสดิการต่าง ๆ ให้กับพนักงาน เช่น ที่พัก ค่าน้ำมัน ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ ค่าอาหาร โดยใช้รูปแบบการจ่ายเงินตามจริง เมื่อถึงเวลาที่กำหนดในช่วงทำ Payroll ต้องมีการรวบรวมเอกสารดังกล่าวเพื่อใช้เป็นหลักฐานและคำนวณเป็นรายได้จากสวัสดิการเพิ่มเติมให้กับพนักงานด้วยทุกครั้ง
3. ทำการคำนวณเงินเดือน
เมื่อตัวเลขต่าง ๆ ครบถ้วนแล้วก็เข้าสู่การคำนวณเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนได้เลย หลักการก็ไม่มีอะไรยุ่งยากเพียงแค่นำรายได้ทั้งหมดของพนักงานลบด้วยรายหักต่าง ๆ ที่ระบุเอาไว้ ก็จะออกมาเป็นตัวเลขสุทธิสำหรับการจ่ายเงินเดือนในแต่ละเดือนแล้ว
4. ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งเพื่อความถูกต้อง
หลังจากคำนวณเงินเดือนเรียบร้อย HR ต้องทำการตรวจสอบข้อมูลเพื่อยืนยันความถูกต้องให้กับพนักงานแต่ละคนอีกครั้ง ลดการเกิดข้อผิดพลาดต่าง ๆ
5. ทำการจ่ายเงินเดือน
ขั้นตอนนี้ก็ไม่ได้มีอะไรซับซ้อน หลังจากคำนวณทุกอย่างเรียบร้อยก็ทำการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานตามวัน-เวลาที่กำหนด ซึ่งปัจจุบันจะนิยมใช้วิธีโอนเงินเข้าสู่บัญชีธนาคารของพนักงานแต่ละคนเพื่อความสะดวก รวดเร็ว มีหลักฐานชัดเจน อย่างไรก็ตามบางองค์กรยังใช้วิธีจ่ายเป็นเงินสดก็สามารถทำได้เช่นกัน
6. รายงานภาษีและยื่นภาษี
HR ต้องทำรายงานภาษีประจำเดือนเพื่อยื่นส่งให้กับกรมสรรพากรภายใน 7 วันของเดือนถัดไป (สำหรับการยื่นแบบกระดาษ) นับจากสิ้นเดือนที่มีการจ่าย หรือ 15 วันสำหรับการยื่นแบบออนไลน์ ซึ่งปกติแล้วภาษีของพนักงานในแต่ละเดือนที่ต้องจ่ายคือ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย หรือ เอกสาร ภ.ง.ด.1
7. รายงานและยื่นจ่ายเงินสมทบประกันสังคม
ขั้นตอนสุดท้ายของการทำ Payroll ในแต่ละเดือนนั่นคือต้องรายงานพร้อมยื่นจ่ายเงินสมทบประกันสังคมให้กับพนักงานทุกคนภายใน 15 วันของเดือนถัดไป ซึ่งรายละเอียดเบื้องต้นคืออัตราสมทบ 5% ของรายได้ของพนักงาน
เพดานสูงสุดพนักงานสมทบ 750 บาท และ นายจ้างสมทบอีก 750 บาท
สะดวกมากขึ้นในการทำ Payroll ด้วยโปรแกรมคำนวณเงินเดือน
ในแต่ละขั้นตอนของการทำ Payroll มักมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้เสมอ ดังนั้นการนำเอาเทคโนโลยีอย่างโปรแกรมเงินเดือนเข้ามาเป็นตัวช่วยจึงถือว่าตอบโจทย์อย่างยิ่ง ข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงาน เช่น จำนวนโอที การเข้า-ออกงาน การลาหยุด และอื่น ๆ จะถูกบันทึกในโปรแกรม เมื่อถึงเวลาการคำนวณเงินเดือน HR สามารถใช้ข้อมูลที่มีได้ทันที โปรแกรมจะรวบรวมรายได้ รายหักต่าง ๆ แล้วคำนวณเป็นตัวเลขรายได้ของแต่ละคนแบบเสร็จสรรพ สะดวกรวดเร็ว ลดความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นด้วย
บทสรุป
การทำ Payroll แต่ละขั้นตอนล้วนมีความสำคัญและต้องใส่ใจเพื่อลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ อย่างไรก็ตามสำหรับ HR องค์กรใดต้องการความสะดวก ป้องกันข้อผิดพลาดในการคำนวณโปรแกรมคำนวณเงินเดือนจาก Byte HR ยินดีเป็นผู้ช่วยเพื่อให้ทุกขั้นตอนมีประสิทธิภาพสูงสุด ใช้งานง่าย ค่าใช้จ่ายไม่แพง มั่นใจไปกับความคุ้มค่าที่จะได้รับแน่นอน
