ระบบ HR คืออะไร ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ประโยชน์ที่องค์กรได้รับ

​

คุณรู้หรือไม่ว่า องค์กรที่ใช้ระบบ HR ที่ดีสามารถลดเวลาการทำงานด้านบุคลากรได้มากกว่า 40% และเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานได้อย่างเห็นได้ชัด? ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูง การมีระบบบริหารจัดการพนักงานที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่แค่ตัวเลือก แต่เป็นความจำเป็นที่ทุกองค์กรต้องมี

อีกตำแหน่งที่มีบทบาทอย่างมากกับองค์กรทุกแห่งนั่นคือฝ่าย HRD หรือ HR ซึ่งปัจจุบันไม่ใช่แค่การทำงานของบุคคลกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทั่วไปเท่านั้น แต่ระบบ HR ได้เข้ามามีส่วนร่วมและช่วยสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรหลายด้านมาก ๆ Byte HR ผู้นำด้านโปรแกรมบริหารงานบุคคล HR จึงอยากพาทุกคนมาทำความรู้จักว่า ระบบ HR คืออะไร ประกอบด้วยอะไรบ้าง และสำคัญต่อองค์กรมากแค่ไหน

ระบบ HR คืออะไร

ระบบ HR คือ ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล หรือที่เรียกว่า Human Resource Management System โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาเป็นตัวช่วยเพื่อพัฒนาศักยภาพด้านงานบริหารบุคลากรภายในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการคัดสรรพนักงาน การจ้างงาน การจ่ายเงินเดือน ระบบเข้า-ออกงาน ระบบการลางาน การจัดตารางงาน การส่งพนักงานไปฝึกอบรม การประเมินผลงาน ไปจนถึงการลาออก เมื่อองค์กรมีระบบดังกล่าวแข็งแกร่งย่อมเพิ่มศักยภาพด้านการเติบโตจากทักษะของพนักงานทุกคนที่ทำงานในตำแหน่งตนเอง ปัจจุบันมีระบบ HR online บนคลาวด์ที่ช่วยให้องค์กรในไทยใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา รองรับการทำงานแบบไฮบริด และเชื่อมต่อกับโมดูลอื่น ๆ ได้สะดวก

ระบบ HR ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

หากมองในภาพรวมระบบ HR เสมือนเป็นระบบที่ช่วยจัดการงานด้านบุคลาการภายในองค์กรให้เป็นไปตามจุดประสงค์ที่คาดหวังเอาไว้ ดังนั้นเมื่อลองแยกออกมาทีละประเด็นก็ทำให้เห็นถึงส่วนประกอบในระบบดังกล่าวได้มากขึ้น ดังนี้

1. การคัดสรร ตรวจสอบ และจัดการประวัติพนักงาน

ในการจะนำพนักงานสักคนเข้ามาทำงานเป็นเรื่องปกติที่ทุกองค์กรต้องมีการคัดสรรคนที่เหมาะสม รวมถึงตรวจสอบประวัติจากทั้ง CV, Resume เมื่อได้คนที่ใช่แล้วระบบ HR ยังต้องจัดเก็บประวัติพนักงานคนดังกล่าวเพื่อเป็นข้อมูลขององค์กรด้วย ควรมีโปรแกรมบริหารงานบุคคล HR ที่เก็บข้อมูลได้เป็นระบบ ตั้งสิทธิ์การเข้าถึง และเชื่อมโยงข้อมูลตั้งแต่สมัครงานจนถึง Onboarding

2. การจัดตารางเวลาทำงาน

ในหลายองค์กรที่มีการเข้ากะของพนักงาน หรือการทำงานที่ไม่เป็นเวลา ระบบ HR จะเข้ามาช่วยจัดการตารางเวลาทำงานให้สอดคล้องกับจำนวนพนักงาน จำนวนงานที่มี ลดความเหลื่อมล้ำ การเอาเปรียบ ช่วยให้งานสามารถเดินหน้าได้ตามเป้าหมายที่คาดหวังเอาไว้ เช่น การกำหนดคนเพื่อลงกะต่าง ๆ ในฝ่ายผลิต การจัดพนักงานดูแล พนักงานต้อนรับของโรงแรมที่ต้องมีตลอด 24 ชม. เป็นต้น

3. การเข้า-ออกงาน และการลางาน

เป็นเรื่องที่ระบบ HR มีประโยชน์อย่างมากโดยเฉพาะกับฝ่าย HR ที่ต้องเป็นผู้ทำเงินเดือน ปัจจุบันมีโปรแกรม HR ชั้นยอดที่พนักงานสามารถสแกนข้อมูลเข้า-ออกงานผ่านออนไลน์ได้โดยไม่ต้องเข้ามาออฟฟิศหากพนักงานคนดังกล่าวต้องไปทำงานนอกสถานที่ สร้างความมั่นใจว่าพวกเขาไม่ได้หนีงาน และอีกมุมหนึ่งยังสร้างความสะดวกต่อพนักงานด้วย รวมถึงการมีระบบลางานออนไลน์จากนั้นระบบจะบันทึกข้อมูลเพื่อนำมาคำนวณว่าต้องหักรายจ่ายของพนักงานคนดังกล่าวหรือไม่ เป็นต้น ระบบ HR online ที่ดีควรรองรับการลงเวลาแบบ Mobile GPS และ Face Recognition เพื่อลดปัญหา Buddy Punching

4. การคำนวณเงินเดือนและรายได้

หากบอกว่านี่คือหัวใจสำคัญของระบบ HR คงไม่ใช่เรื่องผิดเท่าใดนัก บางบริษัทถึงกับเรียกเป็นระบบทำเงินเดือน โปรแกรมคำนวณเงินเดือน ระบบ Payroll กันเลยทีเดียว เพราะการช่วยสร้างความสะดวก รวดเร็ว และง่ายดายให้กับ HR มาก ไม่ต้องนั่งไล่เรียงคำนวณทีละรายการผ่าน Excel เหมือนอดีต ข้อมูลเข้า-ออกงาน OT วันลางาน วันขาดงานต่าง ๆ ค่าคอมมิชชั่น และข้อมูลอื่นของพนักงานแต่ละคนถูกบันทึกไว้เสร็จสรรพ สามารถคำนวณออกมาได้ทันที และยังออกเอกสารสลิปเงินเดือน ไปจนถึงเอกสารยื่นกับหน่วยงานอื่นได้อีกด้วย 

5. การวิเคราะห์ข้อมูล และประเมินพนักงาน

ระบบ HR ยังสามารถนำข้อมูลพนักงานแต่ละคนมาวิเคราะห์เพื่อประเมินผลงาน หรือพฤติกรรมได้เบื้องต้น จากนั้นจึงแปลงค่าสู่คะแนน KPI โดยยังไม่ได้รวมกับผลงานของพนักงานคนดังกล่าว ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยบ่งบอกถึงความเหมาะสมในการปรับเงินเดือน จ่ายโบนัส หรือการพูดคุยกับพนักงานเพื่อปรับเปลี่ยนแนวคิดใหม่เพื่อประโยชน์ของตนเองและองค์กรควรได้รับ

HR มีกี่ประเภท? ในมุมมองเชิงระบบ

เพื่อให้ผู้อ่านค้นหาและเปรียบเทียบได้ง่าย ด้านล่างคือหมวดระบบ HR มีอะไรบ้างที่นิยมใช้ในองค์กรไทย

• Core HR: ข้อมูลพนักงาน สัญญา งานเอกสาร
  
• Workforce/Time: ลงเวลา จัดตารางกะ ลางาน
  
• Payroll & Compliance: เงินเดือน ภาษี ประกันสังคม เอกสารทางราชการ (ระบบ HR Payroll)
  
• Talent & Performance: ประเมินผลงาน KPI/OKR, 360
  
• Learning & Development: หลักสูตร อบรม E-Learning
  
• Analytics: แดชบอร์ด HR, รายงานเชิงกลยุทธ์

ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากโปรแกรม HR

• เพิ่มประสิทธิกาพการทำงานของพนักงาน ลดข้อผิดพลาด หรือการทำงานซ้ำซาก 

• ประหยัดต้นทุนขององค์กรได้มากขึ้น เพราะเข้าใจถึงปัญหาและแก้ไขได้ตรงจุด

• เพิ่มความสะดวกในการทำงานให้กับพนักงานมากขึ้น พนักงานตั้งใจทำงาน

• มีส่วนช่วยในด้านการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เมื่อต้องวางแผนธุรกิจในอนาคต

• ข้อมูลต่าง ๆ มีความแม่นยำ ถูกต้อง และดำเนินการภายในเวลาที่กำหนดโดยเฉพาะกับหน่วยงานภายนอก

บทสรุป

การมีระบบ HR ที่ดีย่อมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรได้อย่างน่าประทับใจ ซึ่งประโยชน์ที่เกิดขึ้นทั้งพนักงานและองค์กรต่างก็ได้รับกลับไปภายใต้ความคุ้มค่า ทุกอย่างมีขั้นตอน หลักการ บริหารงานง่าย โอกาสเติบโตในอนาคตมากขึ้นกว่าเดิม ดังนั้นองค์กรไหนที่กำลังมองหาโปรแกรม HR เพื่อสร้างระบบ HR ที่ดี ByteHR คำตอบของการดูแลพนักงานแบบครบวงจร ฟีเจอร์ครบครัน ใช้งานง่าย ราคาไม่แพง พร้อมเพิ่มศักยภาพให้กับทุกองค์กรได้จริง

ถ้าคุณต้องการระบบ HR Online ที่ครอบคลุมตั้งแต่ Core HR, Time Attendance, Performance ไปจนถึง Payroll สำหรับองค์กรในประเทศไทย ลองดู ByteHR โซลูชันโปรแกรม HR ที่ใช้งานง่ายและรองรับกฎหมายไทยครบถ้วน สนใจทดลองใช้งานเดโมฟรี หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ติดต่อเราได้ทันที!