เช็กก่อนเลือกใช้! โปรแกรม HR ที่ดี ต้องสามารถทำอะไรได้บ้าง

การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับองค์กรถือเป็นอีกหัวใจสำคัญที่จะช่วยพัฒนาศักยภาพให้เกิดผลลัพธ์เชิงบวกตามเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้ ด้วยปัจจุบันนี้การเดินหน้าของธุรกิจต้องอาศัยความร่วมมือและการนำเอานวัตกรรมใหม่ ๆ เข้ามามีส่วนร่วมอยู่เสมอ ซึ่งหนึ่งในผู้ช่วยที่กำลังได้รับความนิยมอย่างมากต้องยกให้กับ “โปรแกรม HR” แต่ก่อนจะตัดสินใจเลือกใช้ลองมาเช็กสักนิดว่าโปรแกรม HR ที่ดีต้องสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อความคุ้มค่ากับการลงทุนมากที่สุด

โปรแกรม HR ที่ดี ต้องสามารถทำอะไรได้บ้าง

​โปรแกรม HR คือ อีกตัวช่วยของฝ่ายบุคคล หรือ HR เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเลือกระบบที่มีคุณภาพ ตอบโจทย์ครอบคลุมในทุกด้าน และต้องสามารถทำได้หลายฟังก์ชัน ดังนี้

1. การทำเงินเดือน

นี่คือหัวใจหลักลำดับแรกที่โปรแกรม HR ต้องทำได้อย่างมีมาตรฐาน เพราะพนักงานทุกคนต่างคาดหวังการได้รับค่าจ้างหลังเหน็ดเหนื่อยจากงานของตนเอง ซึ่งตัวโปรแกรมต้องช่วยคำนวณรายได้ การหักเงินของพนักงานแต่ละคนแบบอัตโนมัติตามข้อมูลที่มีในระบบ สร้างไฟล์ธนาคารเพื่อใช้โอนเงินเข้าบัญชี มีการแจ้งเตือนสลิปออนไลน์ไปยังพนักงานได้ด้วย

2. การลงเวลาเข้า-ออกงานผ่านออนไลน์

สมัยนี้การทำงานไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศเสมอไป บางตำแหน่งต้องออกไปพบลูกค้า หรือทำงานแบบ Work From Home การใช้โปรแกรมสำหรับ HR เข้ามามีส่วนร่วมจะช่วยให้ฝ่าย HR สามารถเช็กข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ว่าพนักงานคนใดทำงานหรือไม่ด้วยการลงเวลาเข้า-ออกงานผ่านช่องทางออนไลน์ ขณะที่ตัวพนักงานก็ได้รับความสะดวกมากขึ้น ไม่ต้องรีบเข้าออฟฟิศเพื่อตอกบัตร สแกนนิ้วให้ยุ่งยาก โดยตัวโปรแกรมจะทำการซิงค์ไบโอเมตริกเข้าระบบให้ทันทีทุกครั้ง

3. จัดทำเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย

การทำงานฝ่ายบุคคลมักมีเรื่องของเอกสารต่าง ๆ เข้ามาเกี่ยวข้องอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งเนื้อหาในเอกสารส่วนใหญ่ก็มักเป็นข้อมูล สถิติของพนักงาน มีรายละเอียดเยอะ หรือบ่อยครั้งอาจต้องใช้ข้อมูลย้อนหลังเพิ่มเติม ซึ่งการมีโปรแกรมดังกล่าวนอกจากระบบจะบันทึกข้อมูลได้แบบเรียลไทม์และอัตโนมัติแล้ว ก็ยังสามารถสั่งพิมพ์ข้อมูลเพื่อจัดทำเอกสารให้เป็นเรื่องง่ายขึ้นกว่าเดิมเพื่อแสดงผลให้พนักงานหรือผู้บริหารรับรู้

4. จัดเก็บเอกสารและข้อมูลทั้งหมด

นอกจากการทำออกมาเป็นเอกสารได้แล้ว ก็ต้องสามารถจัดเก็บไฟล์ข้อมูล รายละเอียดต่าง ๆ ของตัวงานผ่านระบบออนไลน์ด้วย ลดความน่ากังวลใจเกี่ยวกับความเสียหายของเอกสารที่อาจเกิดขึ้น อีกทั้งยังช่วยประหยัดต้นทุนมากขึ้นเพราะไม่ต้องใช้กระดาษสิ้นเปลืองเหมือนยุคก่อน หากต้องการค้นหาก็เสิร์ชชื่อไฟล์ได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาหยิบเอกสารดูทีละแผ่น ทีละแฟ้มให้เสียเวลา

5. กำหนดตารางงาน ตารางประชุม ตารางสัมมนาต่าง ๆ 

อีกความเหนือระดับที่ควรมีของโปรแกรม HR นั่นคือ สามารถจัดตารางการทำงาน การเข้ากะของพนักงาน การจัดตารางประชุม ตารางการสัมมนาต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์ อัปเดตข้อมูลและส่งต่อไปยังพนักงานได้ด้วยความรวดเร็ว สะดวก ไม่เสียเวลาในการแจ้งทีละฝ่าย หรือการติดบอร์ดประกาศ ซึ่งอาจมีพนักงานบางคนไม่ได้สนใจจนเสียโอกาส พลาดการเข้าประชุม เข้าสัมมนา หรือเสียเวลามาทำงานทั้งที่เป็นวันหยุด

6. การอนุมัติวันลาและคำขอต่าง ๆ

อีกเรื่องที่ควรมีอยู่ในโปรแกรมนี้ต้องเป็นเรื่องของความสะดวกในการแจ้งลา การอนุมัติวันลา การแจ้งข้อมูลคำขอและการอนุมัติให้แบบทันท่วงที ไม่ต้องผ่านหลายขั้นตอนให้ยุ่งยาก ทุกคนสามารถรับรู้ได้รวดเร็ว ขณะที่ตัว HR เองก็หมดปัญหาลืมอนุมัติ หรือต้องเสียเวลาเข้ามาเซ็นอนุมัติในวันหยุด วันลาของตนเอง

นี่คือฟังก์ชันพื้นฐานของโปรแกรม HR ที่ควรมีเพื่อให้การใช้งานมีความสะดวกและเกิดประสิทธิภาพมากกว่าเดิม ซึ่งองค์กรไหนกำลังมองหาโปรแกรมดี ๆ แบบนี้อยู่ Byte HR โปรแกรมทำเงินเดือนชั้นนำของเมืองไทย ออกแบบระบบให้ใช้งานง่าย ฟังก์ชันครบ ตอบโจทย์ทุกบริษัทอย่างแท้จริง สามารถทดลองใช้เพื่อประเมินความพึงพอใจติดต่อเราวันนี้ได้เลย