เมื่อพนักงานลาออกแล้ว HR ต้องทำอะไรบ้าง เช็กลิสต์ทีละขั้นตอน​​

แม้ทุกองค์กรจะมีพนักงานเข้าใหม่และพนักงานลาออกเป็นปกติ แต่ในฐานะของ HR หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่รับผิดชอบในเรื่องดังกล่าวโดยตรงก็ต้องมีวิธีดำเนินการอย่างเหมาะสมเพื่อแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ แม้บ่อยครั้งทางองค์กรเองไม่ได้อยากให้เกิดเรื่องนี้ขึ้นเพราะต้องเสียเวลาหาบุคลากรใหม่เข้ามาแทนที่ แต่เมื่อพนักงานตัดสินใจดีแล้วก็ต้องทำตามระเบียบ Byte HR จึงขอแนะนำขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้เลย

ปัญหาที่มักทำให้พนักงานขององค์กรตัดสินใจลาออก

การลาออกส่วนใหญ่มักมาจากความคิดที่ตัดสินใจอย่างแน่วแน่ของพนักงานคนนั้น ๆ เรียบร้อยแล้ว แม้ในรายละเอียดของการยื่นจดหมายเพื่อขอลาออกจะใช้เหตุผลสวยหรูมากแค่ไหนก็ตาม แต่ถ้าลองเจาะลึกลงไปหลัก ๆ นี่คือ 3 สาเหตุสำคัญที่ทำให้บุคลากรไม่อยู่ต่อกับองค์กร

• ปัญหาเรื่องเงิน การได้รับเงินเดือนน้อย ผลตอบแทนเพิ่มเติม เช่น โบนัส Incentive เปอร์เซ็นต์ยอดขาย เบี้ยเลี้ยง โอที ไม่ค่อยน่าพึงพอใจ มีข้อเสนอจากองค์กรอื่นที่ดีกว่า ต้องการประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องการเดินทาง เป็นต้น

• ปัญหาเรื่องงาน การต้องทำงานในตำแหน่งที่ตนเองไม่ค่อยถนัด งานล้นมือ งานโหลดมากเกินไปจนเกิดความเครียด ทำงานไม่ทัน งานมากกว่าที่เคยตกลงคุยกัน

• ปัญหาเรื่องคน มีการทะเลาะเบาะแว้งกับคนในที่ทำงาน ความคิดเห็นไม่ลงรอยกัน ขาดการทำงานเป็นทีม ถูกนินทาว่าร้าย หรือถูกพูดให้คนอื่นเข้าใจตนเองผิด ๆ

HR ต้องทำอย่างไรบ้างเมื่อพนักงานตัดสินใจลาออก

อย่างที่เกริ่นเอาไว้ว่าแม้พนักงานคนดังกล่าวจะตัดสินใจลาออกด้วยเหตุผลใดก็ตาม HR ยังคงต้องทำหน้าที่ของตนเองอย่างเต็มศักยภาพและเป็นไปตามความเหมาะสม ซึ่งสิ่งที่ขอแนะนำและสามารถใช้ได้จริงทีละข้อ มีดังนี้

1. ขอเอกสารจดหมายลาออกอย่างเป็นทางการ – หรืออาจมีแบบฟอร์มการลาออกให้พนักงานลงนาม เป็นการยืนยันอย่างถูกต้องตามกฎหมายด้วยความสมัครใจ ไม่ใช่การบีบบังคับเพื่อผลประโยชน์ของ 2 ฝ่าย

2. สอนงานกับเพื่อนร่วมงานในแผนกที่ต้องรับช่วงต่อ - แจ้งข้อมูลต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับคนที่ต้องทำงานต่อ หรือสอนงานในบางส่วนที่คนอื่นไม่รู้ ซึ่งปกติจะมีเวลา 1 เดือน เพราะกฎของบริษัทส่วนใหญ่ต้องแจ้งลาออกล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือน

3. HR ทำหน้าที่แจ้งข้อมูลที่จะเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานที่ลาออก - อาจเป็นเรื่องของเงินชดเชยต่าง ๆ การรับเงินเดือนเดือนสุดท้าย ให้คำแนะนำเกี่ยวกับประกันสังคม และอื่น ๆ ตามความเหมาะสม

4. รับทรัพย์สินของบริษัทคืนกลับมา - บริษัทอาจให้พนักงานคนดังกล่าวใช้ทรัพย์สินได้ฟรีก็ต้องรับคืนกลับมาทุกอย่าง เช่น โน้ตบุ๊ก รถยนต์ แท็บเล็ต มือถือ คีย์การ์ดห้องพัก ฯลฯ 

5. จ่ายเงินเดือนรอบสุดท้าย - หลังยื่นใบลาออกเรียบร้อยพนักงานจะมีระยะเวลาอีก 1 เดือน ในการทำงานกับองค์กรเดิม เมื่อครบกำหนด HR ก็จ่ายเงินเดือนให้ตามปกติ

6. ออกหนังสือรับรองการทำงาน – เพื่อเป็นการสร้างประวัติให้กับพนักงานคนดังกล่าวสามารถนำไปใช้ยื่นกับองค์กรแห่งใหม่เพื่อยืนยันประสบการณ์ที่ตนเองมี

7. แจ้งทุก ๆ คนในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกับพนักงานคนดังกล่าวให้รับทราบ – พร้อมทั้งแจ้งพนักงานใหม่ที่จะรับหน้าที่ต่อเพื่อการประสานงานอย่างราบรื่น ต่อเนื่อง ไม่ขาดตอน

8. ทำการ Exit Interview - อธิบายง่าย ๆ ก็คือการสัมภาษณ์ครั้งสุดท้ายกับพนักงานก่อนที่เขาจะออกไป เพื่อสอบถามถึงข้อเท็จจริงถึงการลาออก องค์กรสามารถนำข้อเสียไปปรับปรุงแก้ไขได้

หากพนักงานทำหน้าที่ได้ดี HR มีหน้าที่ยื่นข้อเสนออันน่าสนใจด้วย

อีกเรื่องที่องค์กรส่วนใหญ่นิยมทำสำหรับพนักงานมีประวัติดี มีผลงานโดดเด่นชัดเจน แต่ตัดสินใจลาออกนั่นคือ ก่อนที่พนักงานจะยื่นใบลาออก หรือได้รับอนุมัติจากผู้บริหาร HR สามารถยื่นข้อเสนอเพื่อโน้มน้าวให้พนักงานคนดังกล่าวเปลี่ยนการตัดสินใจได้ ซึ่งกรณีนี้จำเป็นต้องปรึกษากับผู้บริหาร หัวหน้าแผนกที่พนักงานทำงานอยู่ หรือบุคลากรที่เกี่ยวข้อง จากนั้นสอบถามเหตุผลของการลาออกแบบตรง ๆ เพื่อจะได้แก้ไขอย่างถูกจุด เช่น การปรับเงินเดือน การย้ายแผนก เป็นขั้นตอนแรกเริ่มเพื่อฉุดรั้งบุคลากรที่มีศักยภาพให้เป็นฟันเฟืองขององค์กรต่อไป

โปรแกรม HR มีส่วนช่วยให้การทำเรื่องลาออกง่ายขึ้น

ปัจจุบันการมีเทคโนโลยีอย่างโปรแกรม HR ถือว่ามีส่วนสำคัญมากเมื่อพนักงานคนใดคนหนึ่งลาออก เพราะจะช่วยให้การปรับแผน ปรับโครงสร้างบุคลากรดำเนินการผ่านระบบได้ทันที เช็กจำนวนพนักงานที่เหลือเพื่อประกาศรับบุคลากรเพิ่ม การระบุข้อมูลที่พนักงานใหม่ควรรู้ก่อนทำงานต่อจากพนักงานเก่า ไปจนถึงการออกเอกสารรับรองการทำงาน เอกสารการขอลาออก และอื่น ๆ ช่วยสร้างความสะดวก รวดเร็ว ข้อมูลถูกต้อง และงานยังคงเดินหน้าได้อย่างต่อเนื่อง

สรุป

เมื่อมีพนักงานตัดสินใจลาออก ฝ่าย HR จะต้องรับผิดชอบทำตามขั้นตอนพื้นฐานต่าง ๆ อย่างเหมาะสม แต่ทั้งนี้อาจเริ่มจากการพูดคุยสอบถามสาเหตุที่แท้จริง เผื่อมีส่วนไหนที่พอช่วยเหลือได้ ไม่ต้องเสียพนักงานคนดังกล่าวไป แต่ถ้าพนักงานยืนยันจะลาออกก็สามารถนำเอาโปรแกรม HR เข้ามาช่วยในหลายด้านเลยทีเดียว ซึ่งโปรแกรมจาก Byte HR ยินดีเป็นคำตอบสำหรับทุกองค์กร ฟังก์ชันครบครัน สะดวก คุ้มค่าในราคาสบาย ๆ สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลย