ประโยชน์ของการพัฒนาระบบลางานออนไลน์

การดำเนินการจัดการวันลาของพนักงานโดยไม่ใช้โปรแกรมจัดการวันลาเข้ามาช่วยเลยนั้นเป็นสิ่งที่ท้าทายมาก เมื่อคุณใช้เพียงเครื่องมือทั่วไปอย่างเช่น แบบฟอร์มกระดาษ อีเมลและไฟล์ excel ที่มักจะเกิดความผิดพลาดได้บ่อยครั้ง ซึ่งความผิดพลาดที่เล็กน้อย เช่น การประมวลผลข้อมูลเงินเดือนหรือข้อมูลทางกฎหมายผิดอาจสร้างปัญหาใหญ่ขึ้นมาได้ในภายหลัง

แม้เรื่องนี้จะมีผลกระทบต่อตัวพนักงานโดยตรง แต่บริษัทขนาดเล็กและกลางยังไม่พร้อมที่จะปรับปรุงกระบวนการทำงานที่ต้องควบคุมทุกขั้นตอนด้วยตัวเอง แม้จะเจอกับขั้นตอนที่ยุ่งยากและซับซ้อนในการจัดการวัน ขาด ลา มา สาย พนักงานในบริษัทเหล่านี้ก็ยังต้องวิ่งหาผู้จัดการของตัวเองเพื่อขอลายเซ็นอนุมัติการลา

​
แม้แต่แบบฟอร์ม Google ที่ใช้กันทั่วไปก็ยังขาดประสิทธิภาพในการจัดการปัญหาระบบการลางานให้มีประสิทธิภาพ สุดท้ายแล้วจะเกิดอะไรขึ้นถ้าการนับชั่วโมงการขาด ลา มา สายมีความซับซ้อนมากขึ้น หรือมีความจำเป็นที่ต้องเรียกข้อมูลเก่าเพื่อตรวจสอบหาข้อผิดพลาด คุณจะยอมเสียเวลาจัดเรียงทุกอย่างเองแบบแมนนวลทั้งหมดเลยหรือ?
นั่นเป็นสาเหตุที่ทำไมการนำโปรแกรมการจัดการวันลาของพนักงานมาใช้กับบริษัทจึงสำคัญ
พนักงานที่ทำงานหนักมากเกินไปก็อาจส่งผลกระทบต่อคุณภาพของการทำงานได้ ฉะนั้นพนักงานต้องการเวลาพักที่เหมาะสม และสมควรได้รับการจัดการคำขอลางานที่ยุติธรรม แม่นยำ และมีประสิทธิภาพ
ฟีเจอร์ของโปรแกรมการจัดการวันลาจะช่วยให้การลางานเข้าสู่ระบบอัตโนมัติ ลดการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนที่ยุ่งยากทั้งฝ่ายบริหารและพนักงานในการแก้ไขข้อมูล และไม่พลาดการปฏิบัติตามข้อกฏหมายใหม่ๆ รวมถึงสะท้อนค่านิยมขององค์กรที่ตามทันเทคโนโลยีและมีการทำงานที่รวดเร็ว

โปรแกรมที่คุณเลือกควรมีประสิทธิภาพมากพอที่จะจัดการกับขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการลางานได้อย่างราบรื่น ตั้งแต่ การลงข้อมูล การยื่นใบลา การจัดยอดการลาหยุด และการวิเคราะห์ข้อมูล

โปรแกรมการจัดการวันลาที่ดีควรจะมีฟังก์ชันการทำงานดังต่อไปนี้

1. Dashboard แสดงผลครบวงจร
พนักงานสามารถดูสรุปยอดวันลา มาสาย กลับก่อน หรือขาดงานของตัวเองได้
หัวหน้างานและฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีสิทธิ์เข้าถึงยอดการลางานของพนักงาน รายการวันหยุด กำหนดการของแผนกและแสดงจำนวนของพนักงานเพื่อประเมินคำขอลาได้ดีขึ้น

2. ปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น
แต่ละบริษัทมีนโยบายและขั้นตอนที่แตกต่างกัน เพราะฉะนั้นการใช้โปรแกรมที่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนค่าการใช้งานได้เลยนั้นอาจไม่เหมาะกับความต้องการของคุณ คุณต้องสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้และตั้งค่าลำดับชั้นตามแผนกเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการมีความคล่องตัว เมื่อพนักงานเลือกแผนกของตน เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะต้องเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ

3. ระบบการจัดการการลางานออนไลน์บนคลาวด์
การใช้ระบบบนคลาวด์ ไม่เพียงสามารถเข้าถึงได้หลายช่องทางแต่ยังขจัดความยุ่งยาก เช่น การติดตั้งซอฟต์แวร์และการอัปเดตข้อมูลของพนักงาน ทั้งยังสามารถ สมัคร อนุมัติหรือปฏิเสธคำขอลาได้จากทุกที่ทุกเวลา

4.อัปเดตวันลาคงเหลือแบบอัตโนมัติ
การเลือกโปรแกรมการจัดการลางานจะไม่มีประโยชน์ หากฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณต้องคำนวณและอัปเดตยอดวันลาของพนักงานด้วยตัวเอง ระบบที่คุณเลือกควรจะต้องแสดงผลสรุปรวมให้ทั้งพนักงานและผู้จัดการ

5. สามารถโอนถ่ายข้อมูลจากซอฟต์แวร์เก่าได้อย่างราบรื่น
ซอฟต์แวร์รุ่นเก่ามักทำการเก็บข้อมูลได้ไม่ซับซ้อนนัก ทำให้อาจมีข้อจำกัดในการใช้งานที่ต่างจากซอฟต์แวร์เวอชั่นใหม่และไม่สามารถถ่ายโอนข้อมูลจากซอฟต์แวร์ที่องค์กรใช้อยู่แล้วได้ หรือหากองค์กรนำซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้อาจจะต้องเลือกที่จะต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมดอีกรอบ ซึ่งทำให้หลายองค์กรเลือกที่จะทนใช้โปรแกรมเก่าที่ไม่มีประสิทธิภาพ เพราะเห็นว่าการยกเครื่องย้ายข้อมูลพนักงานทั้งหมดในองค์กรมีข้อจำกัดที่ยุ่งยากและเสียเวลา ดังนั้นการเลือกโปรแกรมการจัดการทรัพยากรบุคคล ควรเลือกโปรแกรมที่สามารถถ่ายโอนข้อมูลจากซอฟต์แวร์เก่าได้อย่างราบรื่น มีความยืดหยุ่นในการจัดการส่วนต่างๆของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้การทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลลื่นไหล ไม่มีสะดุด

ByteHR มีโปรแกรมการจัดการวันลา ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชันจัดการคำร้องขอวันลา คำร้องขอวันหยุดเพิ่มหรือเปลี่ยนวันหยุด การยื่นคำร้องขอลาสามารถกำหนดวันยื่นล่วงหน้า/ตามหลังโดยให้นับรวมหรือไม่รวมวันหยุดและวันนักขัตฤกษ์ เพื่อให้แสดงผลสถานะวันลาและจำนวนวันลาที่เหลือได้อย่างรวดเร็ว เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่จะช่วยให้ HR ประหยัดเวลาในการจัดการวัน ขาด ลา มา สาย

หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ คุณสามารถปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com

Image credit : www.freepik.com