นายจ้างต้องออกทวิ 50 ให้พนักงานอย่างไร?
ถ้าคุณเป็นนายจ้างหรือดูแลงาน HR อยู่ “ใบ 50 ทวิ” คงเป็นคำที่ได้ยินกันอยู่ทุกปีตอนช่วงยื่นภาษี หลายคนอาจมองว่าเป็นแค่เอกสารธรรมดา แต่จริง ๆ แล้วมันคือสิ่งที่พนักงานใช้เป็นหลักฐานยื่นภาษีกับสรรพากร ถ้าไม่มีใบนี้ ก็ยื่นภาษีไม่ได้ หรือขอคืนภาษีไม่ครบ ยิ่งไปกว่านั้น ถ้านายจ้างลืมออกให้ หรือออกผิด พนักงานอาจเริ่มตั้งคำถามกับความเป็นมืออาชีพของบริษัทเลยก็ได้
คำถามคือ แล้วจะออกยังไงให้ถูกต้อง? ต้องทำตอนไหน? ใช้ข้อมูลอะไรบ้าง? แล้วถ้าพนักงานทำหายล่ะ ต้องออกใหม่ยังไง? บทความนี้จะเล่าให้ฟังแบบเข้าใจง่าย ไม่ต้องเป็นนักบัญชีก็อ่านรู้เรื่อง ครบทุกเรื่องที่นายจ้างควรรู้เกี่ยวกับการออกทวิ 50 ให้พนักงานแบบไม่มีพลาด
ทำไมใบ 50 ทวิ ถึงสำคัญกับทั้งนายจ้างและพนักงาน?
การออกใบ 50 ทวิ ไม่ใช่แค่ทำให้ถูกต้องตามกฎหมาย แต่ยังสะท้อนถึงความใส่ใจขององค์กรที่มีต่อพนักงานด้วย เพราะพนักงานทุกคนต้องใช้เอกสารนี้ในการยื่นทวิ 50 หรือยื่นภาษีประจำปี หากไม่มี หรือได้รับช้า ก็อาจทำให้การขอคืนภาษีล่าช้า หรือเสียสิทธิ์ในการลดหย่อนบางรายการได้
ในมุมของนายจ้าง การออกเอกสารอย่างถูกต้องตามแบบฟอร์ม 50 ทวิ ยังช่วยลดความเสี่ยงเรื่องการตรวจสอบภาษีจากกรมสรรพากร หากองค์กรมีการจัดการที่ดี เช่น มีระบบให้พนักงานขอใบทวิ 50 ออนไลน์ หรือจัดเก็บข้อมูลใบ 50 ทวิ เงินเดือนอย่างเป็นระบบ ก็จะช่วยให้การบริหารภาษีภายในองค์กรมีความแม่นยำและเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างใบ 50 ทวิ เงินเดือน
สำหรับผู้ที่ยังไม่เคยเห็นหน้าตาเอกสารนี้มาก่อน สามารถดูตัวอย่าง 50 ทวิ เงินเดือนได้จากเว็บไซต์ของกรมสรรพากร หรือสอบถามจากฝ่ายบุคคลของบริษัทที่คุณทำงานอยู่ ในเอกสารจะระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับรายได้ของพนักงานในปีภาษีนั้น ๆ โดยข้อมูลหลัก ๆ ที่ควรมี ได้แก่
- ชื่อ-สกุล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของพนักงาน
- รายได้ที่ได้รับรวมทั้งปี เช่น เงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส หรือรายได้อื่น ๆ
- ภาษีที่ถูกหัก ณ ที่จ่ายตลอดทั้งปี
- ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของนายจ้าง (บริษัท)
- ลายเซ็นและตราประทับของผู้มีอำนาจในบริษัท
ตัวอย่างที่ถูกต้องควรแสดงตัวเลขชัดเจน มีการจัดช่องให้ดูเข้าใจง่าย และไม่มีการขีดฆ่า ลบ แก้ไขแบบลวก ๆ เพราะใบนี้อาจถูกใช้เป็นเอกสารทางกฎหมายในกรณีที่เกิดข้อพิพาทเรื่องภาษีหากบริษัทมีการจ่ายค่าตอบแทนหลายประเภท เช่น ค่าคอมมิชชั่น ค่าเดินทาง เบี้ยขยัน ฯลฯ ก็ควรแสดงยอดรวมของแต่ละประเภทในช่อง “เงินได้” ให้ชัดเจน เพื่อให้พนักงานตรวจสอบความถูกต้องได้ง่ายขึ้น
ในกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของแบบฟอร์ม 50 ทวิ ที่ได้รับจากนายจ้าง ควรเปรียบเทียบกับสลิปเงินเดือนและเอกสารภาษีอื่น ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดก่อนยื่นแบบแสดงรายการภาษี (ภ.ง.ด. 90 หรือ 91) และถ้าเป็นบริษัทที่ใช้ระบบเงินเดือนแบบอัตโนมัติ เอกสาร 50 ทวิที่ออกมาโดยระบบ มักจะแม่นยำและสวยงามตามแบบฟอร์มมาตรฐาน ซึ่งง่ายต่อการนำไปยื่นภาษีออนไลน์หรือส่งต่อให้สำนักงานบัญชี
หน้าที่ของนายจ้าง
นายจ้างมีหน้าที่ออกใบ 50 ทวิ ไม่ใช่กรมสรรพากร โดยระบุค่าจ้าง ไม่ว่าจะเป็น เงินเดือน เบี้ยเลี้ยง โบนัส ค่านายหน้าต่าง ๆ ซึ่งสามารถจัดทำเป็นแบบฟอร์ม 50 ทวิ ทั้งในภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษได้ แต่หากเป็นภาษาอื่น จะต้องมีคำแปลภาษาไทยกำกับไว้ด้วย
ใบ 50 ทวิ คือ เอกสารที่แสดงถึงรายได้และภาษีหัก ณ ที่จ่ายของลูกจ้างในแต่ละปีภาษี ซึ่งนอกจากจะเป็นหลักฐานยื่นภาษีแล้ว ยังเป็นเครื่องยืนยันความถูกต้องของการบริหารค่าตอบแทนภายในองค์กรด้วย
นายจ้างผู้ที่หักภาษี จะต้องออกใบ 50 ทวิ 2 ฉบับที่มีข้อความตรงกัน
- ฉบับที่ 1 ระบุว่า "สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ใช้แนบพร้อมกับแนบแสดงรายการ"
- ฉบับที่ 2 ระบุว่า "สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย เก็บไว้เป็นหลักฐาน"
ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน หลายองค์กรมีการจัดเก็บและออกเอกสารผ่านระบบออนไลน์ โดยพนักงานสามารถขอใบทวิ 50 ออนไลน์ ผ่านระบบ HR ของบริษัทหรือผ่านแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อกับโปรแกรมเงินเดือน ทั้งนี้ ควรมีการแจ้งล่วงหน้าให้พนักงานทราบถึงช่วงเวลาในการออกใบ และช่องทางการรับเอกสาร เพื่อป้องกันความสับสนและลดภาระของฝ่ายบุคคล
ช่วงเวลาที่ต้องออกใบ 50 ทวิ แบ่งออกเป็น 2 กรณี
1. กรณีจ่ายเงินเดือน ค่าจ้าง ค่านายหน้า บำเน็จ ฯลฯ
- กรณีทำงานถึงสิ้นปี : นายจ้างจะต้องออกใบ 50ทวิ ภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ ของปีถัดจากปีภาษี
- กรณีออกจากงานในระหว่างปี : นายจ้างจะต้องออกใบ 50ทวิ ภายใน 1 เดือน นับตั้งแต่วันที่ลูกจ้างออกจากงานในระหว่างปีภาษี
2. กรณีจ่ายเงินได้ตามมาตรา 40(3)-(8) เช่น ค่าจ้างอิสระ ค่าบริการ หรือค่าลิขสิทธิ์ นายจ้างจะต้องออกใบ 50 ทวิ ทันทีทุกครั้งที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย
หากพนักงานทำใบ 50 ทวิ หายจะทำอย่างไร
พนักงานสามารถขอให้นายจ้างออก "ใบแทน 50ทวิ" ได้ โดยนายจ้างสามารถออกใบแทนโดยใช้วิธีการถ่ายเอกสารสำเนาคู่ฉบับหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย หรือใบ50ทวิ และมีข้อความว่า "ใบแทน" ไว้ที่ด้านบนของเอกสารซึ่งนายจ้างจะต้องลงลายมือชื่อรับรองเอกสารดังกล่าวด้วย ในกรณีที่เอกสารต้นฉบับสูญหายจริง ๆ และไม่มีสำเนาคงเหลือในระบบ บริษัทควรดำเนินการจัดทำใบ 50 ทวิฉบับใหม่ โดยใช้ข้อมูลจากระบบเงินเดือนหรือข้อมูลที่ยื่นภาษีกับสรรพากรเป็นหลักอ้างอิง เพื่อให้แน่ใจว่ายอดรายได้และภาษีที่ระบุไว้ตรงกับความเป็นจริง และสามารถนำไปใช้ยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง
ใบ 50 ทวิเป็นเอกสารสำคัญที่นายจ้างต้องออกให้พนักงานทุกคนที่มีรายได้ เพื่อใช้ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดากับกรมสรรพากร โดยต้องระบุข้อมูลให้ครบถ้วน เช่น รายได้รวมทั้งปี ภาษีที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย และข้อมูลของนายจ้างและพนักงาน การออกเอกสารนี้ให้ถูกต้องและทันเวลาไม่เพียงแต่เป็นหน้าที่ตามกฎหมาย แต่ยังแสดงถึงความใส่ใจขององค์กรต่อสิทธิประโยชน์ของพนักงาน หากเอกสารถูกทำหาย พนักงานสามารถขอใบแทนจากบริษัทได้ และในยุคดิจิทัล หลายองค์กรก็เปิดให้ขอใบทวิ 50 ออนไลน์ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ช่วยให้การจัดการเรื่องภาษีทั้งฝั่งนายจ้างและลูกจ้างเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถจัดการได้อย่างเป็นระบบผ่าน ByteHR มีโปรแกรมสำหรับ HR ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชั่นจัดการข้อมูลพนักงาน โปรแกรมเงินเดือน การจัดการกะพนักงาน และโปรแกรมบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย
อ้างอิงจาก กรมสรรพากร
