ประโยชน์ของระบบ Payroll อัตโนมัติ ต่อองค์กรมีมากกว่าที่คิด

ในอดีตการคำนวณเงินเดือนของพนักงานมักมีความซับซ้อนเนื่องจากพนักงานแต่ละคนก็มีเงื่อนไขที่กำหนดแตกต่างกันออกไปไม่ใช่แค่ฐานเงินเดือนอย่างเดียว เช่น รายได้ที่เพิ่มขึ้นจากยอดขาย การได้รับ Incentive เงิน OT รายหักต่าง ๆ อาทิ ประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย การขาดงาน ฯลฯ ดังนั้นเมื่อมีการเข้ามาของโปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์แบบอัตโนมัติ จึงช่วยลดภาระในส่วนนี้ของฝ่าย HR ลงได้อีกเยอะมาก แต่ถ้าองค์กรไหนยังลังเลใจว่าจะเลือกใช้ดีหรือไม่ Byte HR จะขอบอกเล่าถึงประโยชน์ของระบบดังกล่าวเพื่อการตัดสินใจที่ง่ายกว่าเดิม

โปรแกรมทำเงินเดือนแบบ อัตโนมัติ คืออะไร

โปรแกรมทำเงินเดือนแบบ อัตโนมัติ หรือ ระบบ Payroll แบบอัตโนมัติ คือ ระบบการทำเงินเดือนเพื่อคำนวณรายได้ต่าง ๆ ให้กับพนักงานในองค์กรด้วยรูปแบบอัตโนมัติอันหมายถึงตัวระบบจะเก็บข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเอาไว้ จากนั้นเมื่อถึงกำหนดคำนวณเงินเดือนฟังก์ชันในระบบก็ทำการคำนวณรายได้ รายหักของพนักงานคนดังกล่าวแล้วสรุปออกมาได้ทันที มากไปกว่านั้นยังสามารถจัดเก็บข้อมูล เรียกดูข้อมูลย้อนหลัง หรือแม้แต่การอัปเดตข้อมูลให้กับธนาคารที่เชื่อมต่อกันไว้แล้วระบบธนาคารก็จัดการโอนเงินให้กับพนักงานแต่ละคนอย่างง่ายดาย

ประโยชน์ของการนำระบบ Payroll เข้ามาใช้งาน

1. สะดวกต่อการทำงาน ประหยัดเวลามากขึ้น

เมื่อการทำเงินเดือนไม่จำเป็นต้องเช็กจากเอกสารทีละแผ่น ไม่ต้องไล่เวลาการเข้างานของพนักงานแต่ละคนตั้งแต่ต้นเดือน ไปจนถึงเรื่องจุกจิกอื่น ๆ อีกมากมาย เพราะทุกอย่างถูกบันทึกเอาไว้ในระบบ Payroll ทั้งหมดแล้วก็ช่วยให้ฝ่าย HR ทำงานได้อย่างสะดวก ประหยัดเวลามากขึ้น ลดความเหนื่อยล้าของการทำงาน ส่งผลให้มีเวลาในการทำงานด้านอื่นเพื่อพัฒนาองค์กรมากขึ้นกว่าเดิม

2. ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างดี

ตามที่บอกไปว่าเมื่อระบบทุกอย่างถูกบันทึกข้อมูลเอาไว้ในระบบอัตโนมัติแบบครบถ้วน จึงไม่ต้องกังวลเรื่องข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น เช่น การคำนวณวันโอทีของพนักงานไม่ครบ คำนวณวันลางานผิดพลาด เป็นต้น เมื่อบวกกับการที่ HR ไม่ต้องยุ่งยากกับกองงานมหาศาลเมื่อถึงช่วงทำเงินเดือน ปัญหา Human Error ย่อมลดลงตามไปด้วย ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจึงดีต่อทุกฝ่ายไม่ว่าจะเป็น HR พนักงาน และองค์กร

3. อัปเดตข้อมูลต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์

การมีระบบ Payroll หรือโปรแกรมเงินเดือนเข้ามาใช้งาน ยังช่วยให้ HR สามารถอัปเดตข้อมูลของพนักงานได้แบบเรียลไทม์ เช่น การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานในแต่ละวัน ไม่ต้องมานั่งถกเถียงกันภายหลังว่าวันไหนเข้าตอนกี่โมง การอัปเดตจำนวนชั่วโมงโอที จำนวน Incentive ที่ได้รับจากการทำงานในแต่ละวัน แต่ละรอบ หรือแม้แต่ข้อมูลส่วนตัวบางประการของพนักงาน อาทิ การเปลี่ยนเปอร์เซ็นต์หักเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพขององค์กร เป็นต้น สร้างความถูกต้อง แม่นยำ

4. มีความปลอดภัยสูง

ปกติระบบ Payroll เป็นโปรแกรมอัตโนมัติที่ถูกสร้างระบบป้องกันการโดนขโมยข้อมูล การแฮ็กข้อมูลเบื้องต้นเอาไว้อยู่แล้ว มีการสำรองข้อมูลในตัว ขณะเดียวกันก็ยังปลอดภัยต่อการถูกแก้ไขข้อมูลต่าง ๆ เช่น การปรับเวลาเข้า-ออกงาน การเปลี่ยนชั่วโมงการทำงาน เพราะทุกอย่างจะถูกบันทึกเอาไว้ และไม่ใช่การเขียนบนกระดาษหรือโปรแกรม Excel ที่สามารถเข้ามาค้นหาและเปลี่ยนด้วยตนเองง่าย ๆ จึงสบายใจไร้กังวลในเรื่องนี้ได้เลย

5. ช่วยประหยัดต้นทุนขององค์กร

แม้การนำระบบ Payroll หรือโปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์เข้ามาใช้งานจะต้องมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เช่น ค่าซื้อ ค่าเช่ารายเดือน แต่เมื่อเทียบกับผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นในภาพรวมถือว่าช่วยประหยัดต้นทุนองค์กรได้อีกเยอะ เพราะไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานฝ่าย HR จำนวนมากเข้ามาช่วยทำงาน ซึ่งอย่าลืมว่าการจ้างพนักงาน 1 คน องค์กรเกิดค่าใช้จ่ายมากมายทั้งเงินเดือน สวัสดิการ ฯลฯ

​สรุป

การนำระบบ Payroll อัตโนมัติหรือโปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์ เข้ามาใช้งานถือเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในหลายด้านมาก ๆ ทั้งความสะดวก ประหยัดเวลา ลดการเกิดข้อผิดพลาด สามารถอัปเดตข้อมูลได้รวดเร็ว ปลอดภัย และยังช่วยประหยัดต้นทุนได้อีกด้วย ซึ่งอีกตัวเลือกดี ๆ ที่อยากแนะนำให้รู้จักนั่นคือ “Byte HR” โปรแกรม Payroll อัตโนมัติที่จะช่วยให้การทำงานของฝ่าย HR เป็นเรื่องง่ายขึ้นกับฟังก์ชันอันแสนครบครัน ใช้งานง่าย ในราคาสบาย ๆ ไม่มีค่าใช้จ่ายอื่นแอบแฝง ทีมงานดูแลตลอด ตอบโจทย์องค์กรทุกแห่งอย่างแน่นอน