5 วิธีลดเวลาในการทำเงินเดือน

​เมื่อใกล้สิ้นเดือนในทุกๆ เดือนฝ่ายทรัพยากรบุคคลทางฝั่งทำเงินเดือนหรือ Payroll เป็นดั่งความหวังของหมู่บ้านที่คนทั้งบริษัทเฝ้ารอวันเงินเดือนออกอย่างใจจดจ่อ แต่ใครจะรู้ว่าขั้นตอนการทำเงินเดือนมีอะไรบ้าง และยุ่งยากขนาดไหน และทำไมถึงต้องใช้เวลานาน? พนักงานทั่วไปอาจคิดว่าฝ่าย HR payroll ก็แค่ออกเอกสารทำจ่ายเงินเดือนแต่ละเดือนเท่านั้นรึเปล่า? ความจริงแล้วมันมีขั้นตอนที่ละเอียดกว่านั้นมาก ซึ่งหลักๆ แล้วแบ่งเป็น 3 ขั้นตอน

1. เตรียมข้อมูลพื้นฐาน ประกอบไปด้วย กำหนดโครงสร้างองค์กร การตั้งกฏการจ่ายเงิน การจ่ายค่าล่วงเวลา การตั้งค่าเงินเดือน กำหนดประเภทเงินได้-เงินหัก การทำประวัติพนักงานรวมถึงค่าลดหย่อนต่างๆ ของพนักงาน เป็นต้น

2. การทำเงินเดือนประจำงวด ประกอบไปด้วย การบันทึกพนักงานเข้างานใหม่ บันทึกการปรับเงินเดือน บันทึกเงินได้เงินหักเช่น โอที ,ขาดงาน บันทึกจำนวนวันทำงานพนักงานรายวัน และบันทึกพนักงานลาออก

3. การประมวลผลเงินเดือน ประกอบไปด้วย การคำนวณเงินเดือน คำนวณภาษี คำนวณประกันสังคม คำนวณเงินกองทุนฯ เตรียมข้อมูลเพื่อโอนเงินเดือนเข้าบัญชีธนาคารพนักงาน รวมถึงเตรียมแบบฟอร์มต่างๆ เพื่อยื่นภาษี, ประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

แค่อ่าน 3 ขั้นตอนนี้ เราคงจะพอรู้แล้ว ว่างานของฝั่ง HR payroll นั้น ต้องอาศัยความละเอียด ผ่านขั้นตอนมากมายและยิ่งพนักงานมากก็ต้องใช้เวลาและกำลังคนมาก ทำให้หลายองค์กรใหญ่จึงมีแผนก HR payroll ที่ใหญ่มากเช่นกัน

ทุกวันนี้บริษัทต่างๆ หันมาให้ความสำคัญกับการลดความผิดพลาดในการทำงานของทีม HR payroll ด้วยการกำหนด KPI ของฟังก์ชั่นการจ่ายเงินเดือน จากการสำรวจเปรียบเทียบเงินเดือนของ Deloitte จำนวนองค์กรที่ติดตาม KPI ของการทำเงินเดือนเพิ่มขึ้นอย่างมากในปี 2019 จากปีก่อนหน้า โดยขยับจาก 62% เป็น 91% โดยองค์กรประมาณ 85% ติดตามความถูกต้องและประสิทธิภาพของการทำบัญชีเงินเดือน 89% วัดข้อผิดพลาดในการชำระเงิน และ 54% วัดจำนวนวันที่ใช้ในการแก้ไขข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน

นอกจากนี้กฎหมายที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทำให้ยากต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเงินเดือนให้ทัน แม้แต่ในบริษัทระดับโลกเอง เมื่อเจอการเปลี่ยนแปลงด้านกฏหมายก็ต้องเผชิญกับความยุ่งยากในการปรับระบบภายในที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ดังนั้นองค์กรชั้นนำจึงค่อยๆ เปลี่ยนจากแนวทางที่ล้าสมัยไปสู่การจ่ายเงินเดือน และลงทุนในโซลูชั่นระบบคลาวด์ เพื่อช่วยให้กระบวนการที่ซับซ้อนเป็นอัตโนมัติและลดความเสี่ยงในการทำเงินเดือนที่ผิดพลาด 

วันนี้ ByteCrunch จะมาแนะนำ 5 วิธีที่องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อลดความซับซ้อนและประหยัดเวลาในกระบวนการจ่ายเงินเดือนลง

1. จัดเก็บบันทึกข้อมูลพนักงานไว้ในระบบส่วนกลาง

จากมุมมองของ HR payroll การเก็บข้อมูลของพนักงานให้เป็นปัจจุบันเป็นสิ่งสำคัญ แต่ขั้นตอนต่างๆ เช่น การไล่หาแบบฟอร์ม การเลื่อนดูสเปรดชีตขนาดใหญ่ หรือการป้อนข้อมูลเดียวกันลงในหลายระบบด้วยตนเองนั้นไม่มีประสิทธิภาพสำหรับทีม HR payroll เพราะการจัดเก็บข้อมูลของพนักงานควรจะรวบรวมไว้ให้เหมาะสมในที่เดียว แทนที่จะเก็บไว้ในไฟล์ที่แตกต่างกัน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

2. เชื่อมระบบ HR และโปรแกรมคิดเงินเดือนพนักงานไว้ด้วยกัน

การประมวลผลบัญชีเงินเดือนและการใช้ระบบที่แยกจากกันเพื่อจัดการข้อมูล อาจใช้เวลานานมากสำหรับทีม HR payroll และอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดมากมาย อย่างไรก็ตาม การผสานรวมโปรแกรมคิดเงินเดือนพนักงานและข้อมูล HR ไว้ในระบบเดียวสามารถช่วยลดเวลาในการรายงานและทำให้การจัดการข้อมูลง่ายขึ้นมาก โดยจะหลีกเลี่ยง "ปัญหาเรื่องเงินเดือน" เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจ่ายเงิน ทั้งนี้คนในองค์กรยังสามารถดูข้อมูลบัญชีเงินเดือนของตนเองได้แบบเรียลไทม์

3. แปลงข้อมูลเงินเดือนให้เป็นดิจิทัล

การแปลงข้อมูลเงินเดือนเป็นดิจิทัล นอกจากจะช่วยลดการใช้กระดาษอย่างสิ้นเปลืองแล้ว ยังทำให้ประหยัดเวลาและแรงในการจัดเรียงบันทึก การตรวจสอบกระดาษ ใบบันทึกเวลา การสร้างรายงาน และการส่งข้อมูลสำคัญ เช่น แบบฟอร์มภาษีไปยังพนักงาน การจัดการข้อมูลและข้อมูลแบบดิจิทัลจะลดความไร้ประสิทธิภาพและทำให้ง่ายต่อการเก็บบันทึกให้ถูกต้อง

นอกจากนี้ โควิด-19 ยังทำให้องค์กรต่างๆ ได้เห็นช่องว่างในการปรับปรุงวิธีการจ่ายเงินเดือนให้ทันสมัยรองรับการทำงานรูปแบบใหม่ในปัจจุบัน การแปลงข้อมูลเงินเดือนให้เป็นดิจิทัลในซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์สามารถช่วยให้ทีม HR payroll ดำเนินงานต่อเนื่อง และจ่ายเงินให้พนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลาแม้จะต้อง Work from home

4. มอบประสบการณ์การประสานงานที่ไร้รอยต่อกับพนักงานและลดขั้นตอนที่ซับซ้อนของผู้ดูแลระบบ

ทีม HR payroll มักจะต้องจัดการงานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการอัปเดตและบันทึกข้อมูลของพนักงานจนแทบไม่เหลือเวลาทำอย่างอื่น

แบบสำรวจเปรียบเทียบเงินเดือนของ Deloitte พบว่าพนักงานประมาณ 60% ใช้ประโยชน์จากระบบบันทึกเวลาเข้าออก จัดการงานต่างๆ เช่น ดูค่าจ้างและจัดการตารางเวลา 

โปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ยังช่วยให้พนักงานมองเห็นรายการบัญชีเงินเดือนได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยให้เข้าถึงสถานะ การเบิกจ่ายค่าเดินทางหรือยอดการทำงานล่วงเวลา และมีหลักฐานที่ยืนยันและแสดงได้ชัดเจน

5. ปรับนโยบายให้เอื้อต่อการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้

องค์กรจำนวนมากขาดความสามารถหรือทรัพยากรที่เพียงพอในการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เมื่อโลกเริ่มเปลี่ยนหลายองค์กรจำเป็นต้องปรับขนาดทีมบัญชีเงินเดือนเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น และการมองหาผู้เชี่ยวชาญด้าน HR payroll ก็หายากขึ้นเรื่อยๆ 

จากแบบสำรวจเปรียบเทียบเงินเดือนของ Deloitte พบว่าองค์กรต้องใช้เวลาโดยเฉลี่ย 4-6 เดือนในการเฟ้นหาผู้เชี่ยวชาญด้าน HR payroll เข้ามาทำงานในองค์กร

จะดีกว่าไหมหากองค์กรสามารถนำเทคโนโลยีที่คำนวณภาษีโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถช่วยให้ทีมประหยัดเวลา ลดความเสี่ยง และปรับขนาดองค์กรได้ง่ายขึ้น เพื่อให้ทีมฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีเวลามากขึ้น และใช้เวลาเหล่านั้นมุ่งเน้นไปที่การริเริ่มทำงานเชิงกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า

การปรับจากระบบเดิมที่ใช้กันอยู่ภายในองค์กรอาจดูเป็นเรื่องใหญ่และมีคนภายในต่อต้านในช่วงแรกด้วยความเคยชินและกลัวการเปลี่ยนแปลง แต่เพื่อให้องค์กรเติบโตและสู้กับคู่แข่งในโลกอนาคตได้นั้น ก็จำเป็นที่จะต้องมีอาวุธที่ทันสมัยเช่นกัน ดังนั้นขั้นแรกที่องค์กรควรเดินหมากสู่ความเปลี่ยนแปลงคือปรับนโยบายเพื่อนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้ โดยอาจเริ่มที่แผนกใดแผนกนึงเพื่อทดลองและสร้างความคุ้นชิน ก่อนที่จะปรับใช้ทั้งองค์กร

หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่รวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง  02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com 

ByteHR มีโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชันจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน รวมถึงการจัดการกะ และวัน ขาด ลา มา สาย ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย

​

​