วิธีคำนวณงบประมาณแรงงานสำคัญอย่างไรกับธุรกิจ
งบประมาณ คือ ทุกสิ่งของธุรกิจคุณ
ทั้งวัสดุ ค่าเช่า การตลาด แรงงาน โดยเฉพาะค่าแรง ซึ่งคิดเป็น 70% ของต้นทุน ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของคุณ หากคุณควบคุมต้นทุนค่าแรงไม่ได้ ผลกำไรก็จะหดหาย นอกจากนี้ หากคุณประเมินงบประมาณแรงงานผิด คุณก็จะคำนวณราคาสินค้า หรือ บริการผิด ที่แย่ไปอีกคือ คุณทำให้พนักงานปัจจุบันต้องหงุดหงิด เพราะพนักงานไม่พอ หรือ พนักงานมากเกินความจำเป็น ดังนั้นเมื่อต้องจัดทำงบประมาณสำหรับแรงงานคุณต้องคิดให้ถี่ถ้วนก่อนว่าจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใดจึงจะไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้
การสร้างงบประมาณแรงงานมีความสำคัญอย่างมากโดยเฉพาะผู้จัดการที่ต้องดูแลพนักงานเป็นกะ เพราะจะทำให้สามารถวางแผนการบริหารทรัพยากรคนได้เหมาะสมที่สุด
ทว่า ในการทำงานก็จะมีปัญหาเฉพาะหน้ามากมายที่ทำให้งบประมาณแรงงานที่คุณตั้งไว้ไม่เป็นไปตามที่คิด ไม่ว่าจะเป็น ช่วงเวลาที่คุณมีลูกค้ามากกว่าที่คิดไว้ ค่าล่วงเวลาที่พนักงานเบิกเข้ามามีมากกว่างบที่ตั้งไว้ หรือประสิทธิผลของการทำงานของพนักงานต่ำกว่าระดับที่คุณคาดไว้ ฯลฯ
แต่ไม่ว่าปัญหาจะคืออะไร เราจะแสดงวิธีคำนวณงบแรงงานทางตรง พร้อมตัวอย่าง และเหตุผล ว่าทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ
1. รู้ค่าแรงทางตรงของคุณ ค่าแรงทางตรงเริ่มต้นด้วย "สิ่งที่คุณใช้ไปกับค่าแรง" คือการคิดต้นทุนของแต่ละชั่วโมงที่ทำงานสำหรับพนักงานแต่ละกลุ่ม ซึ่งรวมถึงการจ่ายเงินเดือน (ทั้งเงินเดือนหรือรายชั่วโมง) แต่ยังรวมถึงค่าล่วงเวลาและผลประโยชน์อื่นๆ ของพนักงานด้วย นอกจากนี้ หากคุณมีทั้งพนักงานที่ทำงานเป็นกะ และพนักงานเงินเดือนผสมกัน คุณจะต้องคำนวณให้ต่างออกไป ยกตัวอย่างเช่น
ค่าแรงเป็นรายสัปดาห์
พนักงานกะ: Xบาท /ชม. x ชั่วโมง/สัปดาห์ = ค่าแรงรายชั่วโมงต่อสัปดาห์
พนักงานเงินเดือน: เงินเดือน ÷ 52 สัปดาห์ = ค่าแรงเงินเดือนต่อสัปดาห์
ค่าแรงรายชั่วโมง
ค่าแรงเงินเดือนต่อสัปดาห์ ÷ 40 ชั่วโมง = ค่าแรงเงินเดือนต่อชั่วโมง
ค่าแรงทางตรงทั้งหมด
เงินเดือน + ค่าล่วงเวลา + สวัสดิการ = ค่าแรงทางตรงทั้งหมด
สำหรับการทำงานล่วงเวลาที่เวลาไม่สม่ำเสมอกัน คุณอาจต้องการใช้เวลาทำงานล่วงเวลาโดยเฉลี่ยในแต่ละระดับค่าจ้าง ตัวอย่างต่อไปนี้จะคำนวณค่าล่วงเวลาเฉลี่ยต่อปี คุณสามารถแยกย่อยเป็นสัปดาห์หรือหลายชั่วโมง:
ค่าล่วงเวลาประจำปีทั้งหมดสำหรับพนักงาน X บาทต่อชั่วโมง ÷ จำนวน
พนักงาน X บาทต่อชั่วโมง = ค่าเฉลี่ยต่อพนักงาน X บาทต่อชั่วโมงในแต่ละปี
ค่าเฉลี่ย ÷ 52 = ค่าล่วงเวลาเฉลี่ยรายสัปดาห์สำหรับพนักงาน X บาทต่อชั่วโมง
ค่าล่วงเวลารายสัปดาห์สำหรับพนักงานX บาทต่อชั่วโมง ÷ 40 ชั่วโมง = ค่าล่วงเวลาเฉลี่ยแต่ละชั่วโมงแรงงาน
เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นว่าค่าแรงทางตรงของคุณเป็นจำนวนเงินที่แน่นอน โดยพิจารณาจากระยะเวลาที่คุณใช้ (ชั่วโมง สัปดาห์ เดือน) อีกครั้ง สิ่งสำคัญคือการลงทั้งหมดลงในหน่วยเวลาเดียวกัน โดยเฉพาะชั่วโมง
2. รู้ว่าเป้าหมายการผลิตหรือบริการของคุณคืออะไร คุณต้องผลิตสินค้าจำนวนเท่าใด และลูกค้าของคุณมีความต้องการบริการแบบใด? ให้คุณดูข้อมูลการขายที่ผ่านมาเพื่อคาดการณ์ว่าเป้าหมายผลิตของคุณควรมีจำนวนเท่าไหร่ ซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้าตามฤดูกาล แต่สิ่งสำคัญคือต้องมีหน่วยการผลิตหรือบริการมาตรฐานที่คุณจะใช้ในการคำนวณขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ
3. รู้ว่าคุณต้องใช้แรงงานมากน้อยเพียงใด คุณจำเป็นต้องรู้ว่าต้องใช้เวลา และคนเท่าไรจึงจะบรรลุเป้าหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น:
ชั่วโมงการผลิต + ชั่วโมงการตรวจสอบ + ชั่วโมงปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า + ชั่วโมงในการขนส่ง = ชั่วโมงแรงงานทั้งหมดต่อหน่วย
พอคุณรู้แล้วว่าเป้าหมายการผลิตหรือบริการของคุณคืออะไร และตอนนี้คุณรู้แล้วว่าชั่วโมงแรงงานเกี่ยวข้องกันมากแค่ไหน คุณจึงสามารถคำนวณชั่วโมงแรงงานโดยตรงให้เป็นงบประมาณได้ตามตัวอย่างต่อไปนี้
จำนวนหน่วยที่ต้องการ x จำนวนชั่วโมงแรงงานที่จะทำหน่วยให้เสร็จ = จำนวนชั่วโมงแรงงานทางตรงที่จัดทำงบประมาณไว้
สูตรนี้อาจมีความคลาดเคลื่อนอยู่บ้างหากคุณมีทั้งพนักงานกะ และพนักงานเงินเดือน คุณจะต้องการหาต้นทุนแรงงานต่อหน่วยผลิตภาพในลักษณะที่สะท้อนถึงความแตกต่างเหล่านั้นอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อไม่ให้เงินสมทบของพวกเขาผิดพลาดไปจากยอดรวม
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าราคาของคุณถูกต้อง ณ จุดนี้ คุณควรจะสามารถเห็นได้ว่าสิ่งที่คุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าครอบคลุมต้นทุนทั้งหมดที่ใช้ในการผลิตหรือไม่ บ่อยครั้ง ต้นทุนของวัสดุซึ่งคำนวณได้ง่ายกว่าจะถูกนำมาพิจารณา เมื่อคุณมีข้อมูลนี้แล้ว คุณจะสามารถตัดสินใจสร้างงบประมาณด้านแรงงานที่ใช้กับธุรกิจได้จริง
จากตัวเลขก่อนหน้านี้ ต่อไปนี้คือสูตรงบประมาณแรงงานทางตรงบางส่วนที่คุณสามารถเริ่มต้นนำมาใช้:
เป้าหมายการผลิต x ชั่วโมงแรงงานทางตรง = ชั่วโมงแรงงานทางตรงของงบประมาณ
งบประมาณชั่วโมงแรงงานทางตรง x ต้นทุนแรงงานทางตรง = งบประมาณ ต้นทุนแรงงานทางตรง
งบประมาณแรงงานส่งผลกระทบต่อพนักงานของคุณอย่างไร
คุณจะปรับงบแรงงานของคุณอย่างไรก็ได้ แต่พนักงานคือคนที่จะต้องทำงานในชั่วโมงเหล่านั้น คุณไม่สามารถตัดความคิดเห็นของพนักงานออกจากสมการนี้ได้ เพราะความพึงพอใจของพวกเขาก็ส่งผลต่อผลลัพธ์ของธุรกิจคุณเช่นกัน
สิ่งแรกที่ต้องทำคือ พูดคุยกับพนักงาน ให้พวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการ เมื่อคุณคำนวณว่าต้องใช้แรงงานเท่าใดในการผลิตให้สมบูรณ์ และฟังข้อเสนอแนะของพวกเขา
จุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดคือการใช้ โปรแกรม HR ที่เข้ามาช่วยบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ ที่รวมเอาโปรแกรม ทำเงินเดือนเอาไว้ หลังจากนั้นให้รวบรวมข้อมูลการทำงานล่วงเวลาและข้อมูลเงินเดือนอื่นๆ เพื่อใช้ในการจัดทำบัญชี สุดท้ายให้ไปคุยกับพนักงานสายผลิตเพื่อ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับระยะเวลาในการทำงาน
หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่รวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
ByteHR มีโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชั่นจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน รวมถึงการจัดการกะ และวัน ขาด ลา มา สาย ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย
