พนักงานขอขึ้นเงินเดือน ต้องมีหลักในการปรับเงินเดือนอย่างไร​​

​

ไม่ว่าใครต่างก็อยากเติบโตในหน้าที่การงานของตนเอง ซึ่งไม่ใช่แค่เรื่องของตำแหน่งงานเท่านั้น แต่ยังหมายถึงรายได้หรือเงินเดือนที่ตนเองได้รับอีกด้วย นอกจากการปรับเงินเดือนประจำปีที่ทุกองค์กรทำกันอยู่แล้วเชื่อว่าคงมีไม่น้อยที่พนักงานเองเข้ามาพูดคุยกับหัวหน้า ฝ่าย HR หรือผู้บริหารเพื่อต้องการขอขึ้นเงินเดือนให้สูงกว่าที่รับอยู่ในปัจจุบัน แล้วแบบนี้ต้องทำยังไง มีหลักการแบบไหนบ้าง Byte HR มีข้อมูลดี ๆ มาแนะนำกันเช่นเคย เพื่อให้กระบวนการโปร่งใสและตรวจสอบได้ องค์กรควรมี “เกณฑ์ประเมินปรับเงินเดือน” ที่ชัดเจน และพนักงานควรเข้าใจขั้นตอน “ขออนุมัติปรับเงินเดือนพนักงาน” ตั้งแต่ต้น

อัตราการปรับเงินเดือนพนักงานควรเป็นอย่างไร?

ปัจจุบัน พรบ. คุ้มครองแรงงาน การปรับเงินเดือนพนักงานตามกฎหมายไม่ได้มีการกำหนดเป็นตัวเลข ข้อบังคับใด ๆ เกี่ยวกับอัตราการปรับเงินเดือนพนักงาน เพียงแค่ระบุไว้ว่า “บริษัทควรปรับเพิ่มเงินเดือนให้กับลูกจ้าง / พนักงาน เพื่อสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน” ด้วยเหตุนี้การปรับเงินเดือนจึงขึ้นอยู่กับปัจจัยแวดล้อมในหลายด้านซึ่งผ่านการเห็นชอบจากผู้บริหาร หรือมีการพูดคุยตกลงกับตัวพนักงานเองด้วย อย่างไรก็ดี เพื่อการสื่อสารที่ครบถ้วน องค์กรควรออกเอกสารยืนยันการเปลี่ยนแปลงค่าจ้างในรูปแบบ “หนังสือปรับเงินเดือนพนักงานบริษัท” ให้พนักงานเก็บไว้เป็นหลักฐาน

ข้อควรพิจารณาในการปรับขึ้นเงินเดือนขององค์กร

​

อย่างที่บอกไปว่ามีหลายปัจจัยที่องค์กรจะพิจารณาปรับขึ้นเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละคน ซึ่งสิ่งที่องค์กรส่วนใหญ่เลือกนำมาใช้ มีดังนี้

1. ผลงานของพนักงาน

หากบอกว่านี่คือปัจจัยหลักที่แทบทุกองค์กรนำมาใช้พิจารณาปรับขึ้นเงินเดือนกับพนักงานคงไม่ใช่เรื่องผิดเท่าไหร่นัก หากมีผลงานดี การประเมิน KPI ได้คะแนนสูง โอกาสที่เงินเดือนของพนักงานคนดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นก็ไม่ใช่เรื่องแปลกเพื่อเป็นแรงกระตุ้นให้เขาทำงานดีแบบนี้ต่อไปเรื่อย ๆ 

เคล็ดลับ: จัดประชุมสรุปผลงานรายไตรมาสและบันทึกเป็นหลักฐาน เพื่อใช้ประกอบเกณฑ์ประเมินปรับเงินเดือนอย่างยุติธรรม

2. ผลประกอบการขององค์กร

ปัจจัยต่อมาแม้พนักงานหลายคนจะทำงานออกมาได้ดีก็ตาม แต่ด้วยผลประกอบการของปีนั้น ๆ อาจไม่ได้สูงตามเป้า หรือในช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมา ยังไม่ได้ผลกำไรที่เหมาะสม สภาพเศรษฐกิจไม่สู้ดี การพิจารณาปรับขึ้นเงินเดือนมีสิทธิ์เกิดขึ้นแค่บางคนที่ผลงานดีมากเท่านั้น หรือแม้จะปรับให้ทว่าอัตราที่พนักงานได้รับอาจไม่สูงเท่าใดนัก

3. การปรับตามตำแหน่งของพนักงาน

หลายองค์กรมีการพิจารณาปรับเงินเดือนจากตำแหน่งของพนักงานชัดเจน หากใครได้เลื่อนตำแหน่ง การปรับเงินเดือนย่อมสูงขึ้นมากกว่าที่เคยได้รับเนื่องจากต้องรับผิดชอบในภาระหน้าที่การงานของตนเองเพิ่มขึ้น ซึ่งต้องแลกด้วยการทำงานหนักกว่าเดิม และถูกคาดหวังจากองค์กรสูงตามนั่นเอง  อย่าลืมออกหนังสือปรับเงินเดือนพนักงานบริษัทกำกับทุกครั้งเมื่อมีการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อสะท้อนโครงสร้างค่าจ้างใหม่อย่างเป็นทางการ

4. ปัจจัยอื่น ๆ เพิ่มเติม

นอกจาก 3 ข้อหลักที่ถูกนำมาใช้พิจารณาปรับขึ้นเงินเดือนแล้ว หลายองค์กรอาจยังใช้ปัจจัยอื่นเข้ามาเกี่ยวข้อง เช่น ประวัติการเข้าทำงาน ขาด ลา สาย อายุงานของพนักงาน หรือการมีผลงานโดดเด่นมากในปีที่ผ่านมา เป็นต้นองค์กรควรกำหนดน้ำหนักคะแนนให้ชัด เช่น วินัยการทำงาน 10-15% เพื่อให้การปรับเงินเดือนพนักงานบริษัทมีมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร 

ตัวอย่างวิธีคิดการปรับเงินเดือนที่เข้าใจง่าย

• วิธีคงที่: เพิ่มตามจำนวนเงินตายตัว เช่น 500 หรือ 700 บาท/ปี
• วิธีตามเปอร์เซ็นต์: อ้างอิงฐานเงินเดือนเดิมและผลประเมิน เช่น ได้คะแนนระดับ A = +7%, B = +5%, C = +3%
• วิธีตามโครงสร้างตำแหน่ง (Job Grade): กำหนดช่วงค่าจ้าง (Range) แต่ละ Grade และปรับให้อยู่ในช่วงที่เหมาะสมตามอายุงานและศักยภาพ

การกำหนดวิธีคิดการปรับเงินเดือนที่ชัดเจน จะช่วยให้ทั้ง HR และพนักงานเข้าใจตรงกัน ลดข้อโต้แย้ง และทำให้ขั้นตอนขออนุมัติปรับเงินเดือนพนักงานดำเนินได้เร็วขึ้น

​

รูปแบบการปรับขึ้นเงินเดือนที่องค์กรส่วนใหญ่ใช้

1. การปรับเงินเดือนแบบคงที่ 

เป็นรูปแบบการปรับขึ้นเงินเดือนแบบง่าย ๆ ไม่มีอะไรซับซ้อน โดยองค์กรจะกำหนดอัตราการปรับเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน แต่ละตำแหน่ง เอาไว้ชัดเจน ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม เข่น ปรับขึ้นปีละ 500 บาท ปีละ 700 บาท พนักงานก็จะถูกปรับขึ้นคงที่แบบนี้ตลอด 

ข้อดี: คาดการณ์งบประมาณได้ง่าย
ข้อควรระวัง: อาจไม่สะท้อนผลงานรายบุคคล

2. การปรับเงินเดือนตามเปอร์เซ็นต์

องค์กรจะมีการระบุเปอร์เซ็นต์การปรับเงินเดือนของพนักงานเอาไว้ชัดเจน ซึ่งอาจอ้างอิงจาก KPI หรือผลงานอื่น ๆ ตามที่กำหนดเอาไว้ ทำให้อัตราเงินเดือนใหม่ที่ได้รับของแต่ละคนอาจแตกต่างกันขึ้นอยู่กับฐานเงินเดือนเดิมด้วย เช่น นาย เอ เงินเดือนเก่า 20,000 บาท ปรับขึ้น 5% จะได้รับเงินเดือนใหม่เป็น 21,000 บาท นาย บี เงินเดือนเก่า 30,000 บาท ปรับขึ้น 5% จะได้รับเงินเดือนใหม่เป็น 31,500 บาท เป็นต้น 

คำแนะนำสำหรับ HR: จัดทำสรุปเมทริกซ์การปรับ (Merit Matrix) เชื่อมโยงคะแนนประเมินกับ % ปรับ เพื่อยุติธรรมและสื่อสารง่าย 

เช็กลิสต์เอกสารที่ควรมี เมื่อมีการปรับเงินเดือนพนักงานบริษัท

• บันทึกผลประเมินผลงานและเกณฑ์ประเมินปรับเงินเดือน
• แบบฟอร์มขออนุมัติปรับเงินเดือนพนักงาน พร้อมลายเซ็นอนุมัติ
• หนังสือปรับเงินเดือนพนักงานบริษัท เพื่อยืนยันยอดใหม่และวันที่มีผลบังคับใช้
• บันทึกการสื่อสารถึงพนักงาน (Email/HR Portal) เพื่อความโปร่งใสและอ้างอิงภายหลัง
  
  

สิ่งที่พนักงานไม่ควรทำหากต้องการขอขึ้นเงินเดือน

เมื่อมามองในมุมของพนักงานใคร ๆ ต่างก็อยากให้เงินเดือนของตนเองสูงขึ้น ยิ่งถ้ามีความรับผิดชอบเยอะ ทำงานหนัก ผลงานดี อย่างไรก็ตามหากคุณคือพนักงานที่กำลังจะคุยกับ HR หัวหน้า หรือผู้บริหารเรื่องการขอปรับเพิ่มเงินเดือน นี่คือสิ่งที่ไม่ควรทำเด็ดขาดเพราะอาจทำให้คุณถูกมองในเชิงลบ เสียภาพลักษณ์ และมีผลต่อการทำงานร่วมกับผู้อื่นได้

• ขอขึ้นเงินเดือนบ่อย หรือทุกปีที่เตรียมจะมีการปรับเงินเดือน

• อ้างเหตุผลเตรียมลาออกหากไม่ได้รับเงินเดือนใหม่ตามที่ต้องการ

• ขอขึ้นเงินเดือนทั้งที่รู้ว่าในช่วงปีที่ผ่านมาองค์กรมีผลประกอบการไม่ค่อยดีนัก

• ไม่สามารถตอบเหตุผลที่ชัดเจนของการขอเพิ่มเงินเดือนได้

Tip สำหรับพนักงาน: เตรียมแฟ้มผลงาน, ตัวเลขผลลัพธ์ (เช่น รายได้ที่สร้างเพิ่ม, ค่าใช้จ่ายที่ลดลง), และแผนการพัฒนาทักษะในปีถัดไป เพื่อสนับสนุนคำขอการขึ้นเงินเดือนพนักงาน

สรุป

การอยู่ร่วมกันระหว่างองค์กรกับพนักงานก็ต้องอาศัยความเข้าใจกันและกัน องค์กรเองก็ต้องมีการปรับขึ้นเงินเดือนตามความเหมาะสมอย่างสม่ำเสมอ ขณะที่พนักงานก็ต้องประเมินตนเองก่อนด้วยหากต้องการเงินเดือนเพิ่มเติมจากที่ได้รับ เพราะสิ่งเหล่านี้ไม่ได้มีกฎหมายกำหนดไว้ตายตัว แต่ถูกสร้างขึ้นเพื่อให้ทั้ง 2 ฝ่าย ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทั้งนี้หากฝ่าย HR ที่ไม่อยากปวดหัวเรื่องการทำงานเงินเดือน การปรับเงินเดือนของพนักงานในองค์กรโดยเฉพาะการคำนวณตามหลักเปอร์เซ็นต์ โปรแกรมเงินเดือน จาก Byte HR ยินดีเป็นผู้ช่วยทั้งด้านเงินเดือนและอื่น ๆ ฟังก์ชันครบถ้วน ราคาคุ้มค่า ทำงานง่ายขึ้นกว่าเดิมแน่นอน ตั้งแต่การลงเวลา การลา จนถึงการออกในไม่กี่คลิก ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างโปร่งใส ตรวจสอบได้ และสอดคล้องนโยบายองค์กรมากขึ้น พร้อมทีมดูแลภาษาไทยและเดโมให้ทดลองใช้งานฟรีก่อนตัดสินใจ