หลังจ่ายเงินเดือน HR ต้องทำยังไงต่อ? โปรแกรมบัญชี Byte HR ช่วยคุณได้

การจ่ายเงินเดือนเป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของ HR แต่ถึงแม้พนักงานจะได้รับเงินเดือนแล้ว หน้าที่ของ HR ก็ยังไม่จบ เพราะหลังจากนั้น HR ต้องมาจัดการบัญชี เพื่อให้มั่นใจถูกต้องของข้อมูลทางธุรกิจและเตรียมข้อมูลเพื่อการทำจ่ายในรอบถัดไป บางบริษัทก็จะมีฝ่าย HR Payroll ซึ่งจัดการเรื่องการทำเงินเดือนโดยเฉพาะ วันนี้ ByteHR จะมาพูดถึงสิ่งที่ HR ต้องทำมีดังต่อไปนี้

1. การกระทบยอดบัญชีเงินเดือน

หลังจากจ่ายเงินเดือนแล้ว ขั้นตอนแรกสำหรับ HR คือการกระทบยอดบัญชีเงินเดือน เป็นการเปรียบเทียบทะเบียนบัญชีเงินเดือนกับธุรกรรมธนาคารจริงเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินทั้งหมดได้รับการประมวลผลอย่างถูกต้อง หากเกิดความคลาดเคลื่อน จะต้องได้รับการแก้ไขโดยทันที การกระทบยอดช่วยรักษาความถูกต้องของบันทึกทางการเงิน ป้องกันการฉ้อโกง และรับรองว่าพนักงานได้รับจำนวนเงินที่ถูกต้อง

2. การอัปเดตบันทึกทางการเงิน

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรอัปเดตบันทึกทางการเงินทันทีเพื่อให้สะท้อนถึงการเบิกจ่ายเงินเดือนล่าสุด ซึ่งรวมถึงการบันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือน ภาษี การหักผลประโยชน์ และธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนอื่นๆ ในบัญชีแยกประเภททั่วไป การอัปเดตบันทึกทางการเงินที่ถูกต้องและทันท่วงทีถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาความโปร่งใสและอำนวยความสะดวกในการวางแผนและการตรวจสอบทางการเงินในอนาคต

3. การจัดการภาษีเงินเดือนและการหักเงิน

การจัดการภาษีและการหักเงินเดือนถือเป็นความรับผิดชอบที่สำคัญ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการหักเงินตามกฎหมายทั้งหมด เช่น ประกันสังคมได้รับการคำนวณและหัก ณ ที่จ่ายอย่างถูกต้อง ต่อจากนั้น ควรส่งจำนวนเงินเหล่านี้ไปยังหน่วยงานด้านภาษีที่เหมาะสมภายในกำหนดเวลาที่กำหนด การไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพันด้านภาษีอาจส่งผลให้เกิดบทลงโทษและปัญหาทางกฎหมายสำหรับองค์กร

4. การสร้างรายงานบัญชีเงินเดือน

การสร้างรายงานบัญชีเงินเดือนที่ครอบคลุมเป็นอีกขั้นตอนสำคัญ รายงานเหล่านี้ให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเงินเดือน หนี้สินภาษี และต้นทุนผลประโยชน์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรจัดทำรายงานเป็นประจำเพื่อการตรวจสอบภายในและส่งไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง เช่น แผนกการเงินและผู้บริหารระดับสูง รายงานเงินเดือนมีค่าอย่างยิ่งสำหรับการจัดทำงบประมาณ การคาดการณ์ทางการเงิน และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

5. การดำเนินการตรวจสอบภายใน

การตรวจสอบภายในเป็นระยะๆ ของกระบวนการจ่ายเงินเดือนถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและระบุความผิดปกติใดๆ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรร่วมมือกับทีมตรวจสอบภายในเพื่อตรวจสอบธุรกรรมบัญชีเงินเดือน ตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบาย และตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกทางการเงิน การตรวจสอบภายในช่วยในการตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาด ซึ่งจะช่วยเสริมสร้างความสมบูรณ์ทางการเงินขององค์กร

6. การจัดการกับข้อกังขาของพนักงาน

หลังจากจ่ายเงินเดือนแล้ว พนักงานอาจมีข้อสงสัยหรือข้อโต้แย้งเกี่ยวกับเช็คเงินเดือนของตน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องเตรียมพร้อมที่จะจัดการกับข้อกังวลเหล่านี้ทันที ด้วยการให้คำอธิบายที่ชัดเจน และการแก้ไขข้อผิดพลาดใด ๆ การแก้ไขปัญหาเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานและความไว้วางใจในองค์กร

7. การเตรียมการสำหรับรอบการจ่ายเงินเดือนในอนาคต

การเตรียมการสำหรับรอบการจ่ายเงินเดือนในอนาคตเป็นงานต่อเนื่อง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรตรวจสอบรอบการจ่ายเงินเดือนปัจจุบันเพื่อระบุปัญหาและดำเนินการปรับปรุงในรอบถัดไป ซึ่งรวมถึงการอัปเดตข้อมูลพนักงาน การปรับสิทธิประโยชน์หรือการหักเงินตามความจำเป็น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบบัญชีเงินเดือนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการข้อมูลการทำเงินเดือนให้มีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยความละเอียดเป็นอย่างมาก เพราะเรื่องเงินเดือนเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่มีใครอยากถูกคำนวณพลาด ซึ่ง ByteHR เองก็มีความเชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างครบวงจร โดยเฉพาะโปรแกรมเงินเดือนที่สรุปรายงานสำหรับดูข้อมูลต่างๆ แบบเรียลไทม์ เพื่อง่ายในการตัดสินใจ มีความแม่นยำสูง  ทั้งคำนวณภาษีโดยนำเงินได้พึงประเมินและสร้างรายงาน ภงด.1 และ ภงด.1ก ฯลฯ