โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วย HR ได้อย่างไร เมื่อพนักงานลาออก!
การลาออกของพนักงานแม้เป็นเรื่องปกติที่ทุกองค์กรต้องพบเจอ อย่างไรก็ตามก็มักเกิดความยุ่งยากในหลายด้านที่ HR ต้องพบเจอ ทั้งเรื่องการแจ้งสิทธิ์เกี่ยวกับประกันสังคม การทำเอกสารยืนยัน การจ่ายเงินเดือนงวดสุดท้าย ไปจนถึงการจัดหาพนักงานใหม่ หรือนำพนักงานคนอื่นเข้ามารับหน้าที่แทน หากไม่มีเครื่องมือช่วย เรื่องเหล่านี้อาจกินเวลามากและเสี่ยงต่อความผิดพลาด แต่ปัจจุบันโปรแกรม HR และโปรแกรม HRM ได้เข้ามาเป็นตัวช่วยสำคัญ ที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาทั้งหมดให้ HR ทำงานได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม
สิ่งเหล่านี้จะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป เพราะ ByteHR ผู้นำเทคโนโลยีโปรแกรมทำเงินเดือน โปรแกรมบริการงานบุคคล จะขอแนะนำตัวช่วยชั้นยอดอย่างโปรแกรมบริหารงานบุคคลที่จะเข้ามาจัดการรายละเอียดทั้งหมดแบบสะดวก ง่ายดาย และรวดเร็ว
สาเหตุที่มักทำให้พนักงานตัดสินใจลาออกจากงาน
จริงแล้วสาเหตุของการลาออกจากงานก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยแวดล้อมหลายด้านทั้งเรื่องของรายรับไม่พอกับรายจ่าย การเดินทางไม่สะดวก มีปัญหากับเพื่อนร่วมงาน ลักษณะงานไม่ตรงกับความถนัดหรือสิ่งที่คาดหวัง ทำงานเยอะเกินไป ไปจนถึงการย้ายที่อยู่ เป็นต้น ซึ่งพื้นฐานของ HR ก็อาจต้องมีการสอบถามถึงสาเหตุจริงในการลาออกของพนักงานคนดังกล่าว พร้อมลองโน้มน้าวโดยการพยายามหาวิธีแก้ไข แต่ถ้าพนักงานมีการตัดสินใจมาอย่างดีแล้วก็ต้องทำจุดประสงค์ดังกล่าวตามขั้นตอนที่กำหนด และเก็บปัญหาดังกล่าวไว้เพื่อพูดคุยประชุมกับฝ่ายที่มีส่วนเกี่ยวข้องแล้วปรับแก้ไข ไม่ให้เกิดเหตุการณ์ซ้ำรอยเดิม
ขั้นตอนเบื้องต้นที่ HR ต้องทำเมื่อมีพนักงานลาออก
ขอเอกสารการลาออกอย่างเป็นทางการ อาจให้เขียนเป็นจดหมาย หรือเขียนตามแบบฟอร์มที่องค์กรมี
ก่อนลาออก 1 เดือน ต้องสอนงาน พนักงานคนใหม่ที่เข้ามาทำในตำแหน่งดังกล่าวแทน
HR แจ้งข้อมูลด้านสิทธิประโยชน์ของพนักงาน เช่น เงินชดเชย สิทธิ์ประกันสังคม
รับทรัพย์สินที่เป็นของบริษัทคืน เช่น โน้ตบุ๊ก คีย์การ์ดห้องพัก กุญแจรถยนต์
จ่ายเงินเดือนงวดสุดท้าย
ออกหนังสือเพื่อรับรองการทำงาน
แจ้งพนักงานทุกคนในองค์กรให้รับทราบ
ทำการ Exit Interview
โปรแกรมบริหารงานบุคคล ช่วย HR เมื่อพนักงานลาออกได้อย่างไร
เมื่อองค์กรเลือกใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคล เช่น โปรแกรม ByteHR จะช่วยเพิ่มความสะดวก ง่ายดาย ให้กับฝ่าย HR เพื่อจัดการกับเรื่องพนักงานลาออกในหลายด้าน มั่นใจถึงผลลัพธ์ที่ดี ไม่มีข้อผิดพลาด และองค์กรยังคงเดินหน้าต่อไปแบบไม่เสียเสถียรภาพใด ๆ ทั้งสิ้น ฟังก์ชันที่โดดเด่นมีดังนี้
1. การจัดตารางงานใหม่
โปรแกรม HRM จะช่วยให้ HR สามารถจัดตารางงานตามจำนวนพนักงานที่เหลืออยู่ได้อย่างง่ายดาย มีการระบุชื่อ ช่วงเวลา และตำแหน่งงานของพนักงานแต่ละคนชัดเจน สามารถเช็กข้อมูลผ่านออนไลน์เพื่อเข้างานตามกะที่กำหนด หรือทำงานในตำแหน่งใหม่ได้อย่างไร้ข้อบกพร่อง
2. การจัดการด้านเอกสารต่าง ๆ
พนักงานที่ลาออกสามารถดำเนินการขอเอกสารรับรองการทำงานผ่านหน้าแอปพลิเคชันได้ ซึ่งทางฝ่าย HR ก็ดำเนินการบนช่องทางดังกล่าวด้วยความสะดวก ข้อมูลทุกอย่างถูกต้องตั้งแต่ระยะเวลาการทำงาน เงินเดือนสุดท้าย ฯลฯ รวมถึงการเขียนสัญญาจ้างใหม่กับพนักงานคนใหม่ก็ทำผ่านโปรแกรมบริหารงานบุคคลได้เช่นกัน
3. การสรรหาบุคลากร
โปรแกรม HR มีระบบการติดตามผู้สมัครเพื่อค้นหา คัดกรอง และเข้าถึงข้อมูลเบื้องต้นของผู้สมัครได้ เพื่อเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานเข้ามารับหน้าที่แทน รวมถึงยังจัดเก็บพร้อมแชร์เอกสารต่าง ๆ ของผู้สมัครไปยังตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้จัดการฝ่าย หัวหน้าแผนก
4. กระบวนการ Onboarding
ระบบมีการส่งอีเมลฟอร์ม Onboarding ถึงพนักงานใหม่ เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลสำคัญก่อนเริ่มงานจริง เพื่อการทำงานได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ ซึ่ง HR ยังสามารถปรับแต่งประสบการณ์ Onboarding ของพนักงานใหม่ผ่านการเลือกหัวข้อสำคัญให้พนักงานกรอกข้อมูล ช่วยสร้างความประทับใจได้ตั้งแต่วันแรก ขณะที่ HR ก็ทำงานง่ายกว่าเดิมเยอะมาก
ยกระดับวัฒนธรรมองค์กรด้วยโปรแกรม HR
การใช้โปรแกรมสำหรับ HR ไม่ได้ช่วยแค่เรื่องเอกสารหรือกระบวนการลาออก แต่ยังมีส่วนสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแรง เมื่อทุกขั้นตอนเป็นระบบ พนักงานปัจจุบันจะเห็นถึงความใส่ใจและความเป็นมืออาชีพของฝ่ายบุคคล สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความเชื่อมั่น ทำให้พนักงานรู้สึกว่าองค์กรมีความโปร่งใสและเป็นธรรม ส่งผลให้พนักงานมีความผูกพันกับองค์กร (Employee Engagement) มากขึ้น และอัตราการลาออกก็ลดลงตามไปด้วย
สรุป
แม้องค์กรต้องเจอกับปัญหาพนักงานลาออก แต่นั่นไม่ใช่เรื่องน่ากังวลใจใด ๆ ของ HR เมื่อต้องจัดการรายละเอียดทั้งของพนักงานคนเก่า และพนักงานคนใหม่ แต่หากมีเครื่องมือที่เหมาะสมอย่างโปรแกรม HR Payroll และโปรแกรมบริหารงานบุคคลจาก ByteHR สะดวก รวดเร็ว คุ้มค่ากับการลงทุน ราคาสบายกระเป๋า จัดเต็มฟังก์ชันรอบด้านแบบครบครัน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การบริหารจัดการบุคลากร พร้อมเสริมภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กรอีกด้วย ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรี ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
