โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วย HR ได้อย่างไร เมื่อพนักงานลาออก!

การลาออกของพนักงานแม้เป็นเรื่องปกติที่ทุกองค์กรต้องพบเจอ อย่างไรก็ตามก็มักเกิดความยุ่งยากในหลายด้านที่ HR ต้องพบเจอ ทั้งเรื่องการแจ้งสิทธิ์เกี่ยวกับประกันสังคม การทำเอกสารยืนยัน การจ่ายเงินเดือนงวดสุดท้าย ไปจนถึงการจัดหาพนักงานใหม่ หรือนำพนักงานคนอื่นเข้ามารับหน้าที่แทน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป เพราะ Byte HR ผู้นำเทคโนโลยีโปรแกรมทำเงินเดือน โปรแกรมบริการงานบุคคล จะขอแนะนำตัวช่วยชั้นยอดอย่างโปรแกรมบริหารงานบุคคลที่จะเข้ามาจัดการรายละเอียดทั้งหมดแบบสะดวก ง่ายดาย และรวดเร็ว

สาเหตุที่มักทำให้พนักงานตัดสินใจลาออกจากงาน

จริงแล้วสาเหตุของการลาออกจากงานก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยแวดล้อมหลายด้านทั้งเรื่องของรายรับไม่พอกับรายจ่าย การเดินทางไม่สะดวก มีปัญหากับเพื่อนร่วมงาน ลักษณะงานไม่ตรงกับความถนัดหรือสิ่งที่คาดหวัง ทำงานเยอะเกินไป ไปจนถึงการย้ายที่อยู่ เป็นต้น ซึ่งพื้นฐานของ HR ก็อาจต้องมีการสอบถามถึงสาเหตุจริงในการลาออกของพนักงานคนดังกล่าว พร้อมลองโน้มน้าวโดยการพยายามหาวิธีแก้ไข แต่ถ้าพนักงานมีการตัดสินใจมาอย่างดีแล้วก็ต้องทำจุดประสงค์ดังกล่าวตามขั้นตอนที่กำหนด และเก็บปัญหาดังกล่าวไว้เพื่อพูดคุยประชุมกับฝ่ายที่มีส่วนเกี่ยวข้องแล้วปรับแก้ไข ไม่ให้เกิดเหตุการณ์ซ้ำรอยเดิม 

ขั้นตอนเบื้องต้นที่ HR ต้องทำเมื่อมีพนักงานลาออก

• ขอเอกสารการลาออกอย่างเป็นทางการ อาจให้เขียนเป็นจดหมาย หรือเขียนตามแบบฟอร์มที่องค์กรมี

• ก่อนลาออก 1 เดือน ต้องสอนงาน พนักงานคนใหม่ที่เข้ามาทำในตำแหน่งดังกล่าวแทน

• HR แจ้งข้อมูลด้านสิทธิประโยชน์ของพนักงาน เช่น เงินชดเชย สิทธิ์ประกันสังคม 

• รับทรัพย์สินที่เป็นของบริษัทคืน เช่น โน้ตบุ๊ก คีย์การ์ดห้องพัก กุญแจรถยนต์

• จ่ายเงินเดือนงวดสุดท้าย

• ออกหนังสือเพื่อรับรองการทำงาน

• แจ้งพนักงานทุกคนในองค์กรให้รับทราบ

• ทำการ Exit Interview 

โปรแกรมบริหารงานบุคคล สามารถช่วย HR เมื่อพนักงานลาออกได้อย่างไร

เมื่อองค์กรเลือกใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคลจาก Byte HR จะช่วยเพิ่มความสะดวก ง่ายดาย ให้กับฝ่าย HR เพื่อจัดการกับเรื่องพนักงานลาออกในหลายด้าน มั่นใจถึงผลลัพธ์ที่ดี ไม่มีข้อผิดพลาด และองค์กรยังคงเดินหน้าต่อไปแบบไม่เสียเสถียรภาพใด ๆ ทั้งสิ้น ดังนี้

1. การจัดตารางงานใหม่

โปรแกรม HR จะช่วยให้ HR สามารถจัดตารางงานตามจำนวนพนักงานที่เหลืออยู่ได้อย่างง่ายดาย มีการระบุชื่อ ช่วงเวลา และตำแหน่งงานของพนักงานแต่ละคนชัดเจน สามารถเช็กข้อมูลผ่านออนไลน์เพื่อเข้างานตามกะที่กำหนด หรือทำงานในตำแหน่งใหม่ได้อย่างไร้ข้อบกพร่อง

2. การจัดการด้านเอกสารต่าง ๆ 

พนักงานที่ลาออกสามารถดำเนินการขอเอกสารรับรองการทำงานผ่านหน้าแอปพลิเคชันได้ ซึ่งทางฝ่าย HR ก็ดำเนินการบนช่องทางดังกล่าวด้วยความสะดวก ข้อมูลทุกอย่างถูกต้องตั้งแต่ระยะเวลาการทำงาน เงินเดือนสุดท้าย ฯลฯ รวมถึงการเขียนสัญญาจ้างใหม่กับพนักงานคนใหม่ก็ทำผ่านโปรแกรมบริหารงานบุคคลได้เช่นกัน

3. การสรรหาบุคลากร

มีระบบการติดตามผู้สมัครเพื่อค้นหา คัดกรอง และเข้าถึงข้อมูลเบื้องต้นของผู้สมัครได้ เพื่อเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานเข้ามารับหน้าที่แทน รวมถึงยังจัดเก็บพร้อมแชร์เอกสารต่าง ๆ ของผู้สมัครไปยังตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้จัดการฝ่าย หัวหน้าแผนก 

4. กระบวนการ Onboarding 

ระบบมีการส่งอีเมลฟอร์ม Onboarding ถึงพนักงานใหม่ เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลสำคัญก่อนเริ่มงานจริง เพื่อการทำงานได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ ซึ่ง HR ยังสามารถปรับแต่งประสบการณ์ Onboarding ของพนักงานใหม่ผ่านการเลือกหัวข้อสำคัญให้พนักงานกรอกข้อมูล ช่วยสร้างความประทับใจได้ตั้งแต่วันแรก ขณะที่ HR ก็ทำงานง่ายกว่าเดิมเยอะมาก

สรุป

แม้องค์กรต้องเจอกับปัญหาพนักงานลาออก แต่นั่นไม่ใช่เรื่องน่ากังวลใจใด ๆ ของ HR เมื่อต้องจัดการรายละเอียดทั้งของพนักงานคนเก่า และพนักงานคนใหม่ เพียงแค่เลือกใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคลจาก Byte HR สะดวก รวดเร็ว คุ้มค่ากับการลงทุน ราคาสบายกระเป๋า จัดเต็มฟังก์ชันรอบด้านแบบครบครัน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การบริหารจัดการบุคลากร พร้อมเสริมภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กรอีกด้วย