บริษัทรับทำเงินเดือน VS ทำเงินเดือนเอง แบบไหนเหมาะกับธุรกิจคุณ

ในแต่ละเดือน “การทำเงินเดือนพนักงาน” คือหนึ่งในงานที่เจ้าของกิจการและฝ่าย HR ในประเทศไทยปวดหัวกันมากที่สุด เพราะต้องคำนวณเงินเดือน คำนวณโอที ค่าคอมมิชชั่น ภาษี ประกันสังคม ไปจนถึงการยื่นเอกสารให้หน่วยงานต่าง ๆ ให้ถูกต้องและตรงเวลา หลายบริษัทจึงเริ่มตั้งคำถามว่า ควรจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนดีหรือใช้โปรแกรมทำเงินเดือน แล้วทำเงินเดือนเองในองค์กรจะคุ้มค่ากว่า

เชื่อว่ามีบริษัทจำนวนมากยังมักพยายามเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างการจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนกับการทำเงินเดือนด้วยตนเอง ซึ่งต้องยอมรับว่าทั้ง 2 ตัวเลือกนี้มีข้อดี-ข้อด้อย ไปจนถึงระบบจัดการคนละแบบอย่างชัดเจน ไม่ว่าบริษัทของคุณกำลังใช้รูปแบบไหนอยู่ หรืออยากลองเปลี่ยนไปใช้อีกแบบ Byte HR ผู้นำด้านโปรแกรมทำเงินเดือนจะขอมาเทียบข้อมูลต่าง ๆ เพื่อการตัดสินใจที่ง่ายขึ้น

การจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน  (Payroll Outsourcing)

การจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน คือ การที่องค์กรเลือกจ้างบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญในการรับทำเงินเดือนเข้ามาช่วยดูแล คำนวณเงินเดือน รายได้ รายหักต่าง ๆ ของพนักงาน และทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน เหมาะกับทุกประเภทองค์กรไม่ว่าขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ ที่ต้องการบริหารจัดการด้านดังกล่าวอย่างมืออาชีพ มีความถูกต้องแม่นยำ รวมถึงองค์กรที่มีรูปแบบการจ่ายเงินเดือนซับซ้อนมาก ๆ 

ในหลายกรณี บริษัทที่เลือกจ้าง Outsource มักมีจำนวนพนักงานค่อนข้างมาก หรือต้องการให้ผู้เชี่ยวชาญภายนอกช่วยวางระบบการคำนวณเงินเดือน และกระบวนการทำเงินเดือนทั้งหมดให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องการโฟกัสการเติบโตและไม่อยากขยายทีมเอกสารภายในเพิ่ม

ข้อดีของการจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน

• สามารถลดต้นทุนการจ้างพนักงานประจำได้เยอะมาก เพราะการจ้างพนักงาน 1 คน ไม่ใช่แค่เงินเดือน แต่ยังมีสวัสดิการและอื่น ๆ ขณะที่บริษัทรับทำเงินเดือนคุณจ่ายเงินเป็นรายเดือนแล้วจบทันที

• ช่วยควบคุมด้านค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้ดี ประเมินรายจ่ายขององค์กรได้ชัดเจนในแต่ละเดือน

• มั่นใจถึงความเชี่ยวชาญ ความเป็นมืออาชีพของการทำเงินเดือน ซึ่งไม่ใช่แค่ทำเงินเดือนถูกต้อง แต่ยังหมายถึงการทำเอกสาร การยื่นเอกสารต่าง ๆ ให้กับหน่วยงานอื่น ลดโอกาสผิดพลาดจนถูกปรับเงิน

• สามารถปรึกษาข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องเงินเดือนพนักงานได้เพื่อนำไปปรับใช้กับองค์กรหรือวางแผนในอนาคต เช่น โครงสร้างเงินเดือน หรือแนวทางวิธีคำนวณเงินเดือน สำหรับตำแหน่งใหม่ ๆ
  

• ช่วยลดภาระการทำงานของพนักงานในองค์กรได้เยอะมาก โดยเฉพาะฝ่าย HR ที่สามารถทำงานด้านอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อด้อยของการจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน

• ต้องจัดเตรียมข้อมูล เอกสารต่าง ๆ เยอะมากในช่วงแรกเพื่อให้บริษัทเข้าใจระบบองค์กรและสิ่งที่องค์กรดำเนินการเกี่ยวกับเงินเดือนพนักงาน

• แม้มีการจ้างบริษัทภายนอกแต่บางเรื่องพนักงานองค์กรก็ยังต้องทำเอง เพราะเป็นข้อมูลลับ ไม่สามารถเปิดเผยกับผู้อื่นได้

• หากเทียบกับการที่บริษัทใช้โปรแกรมคิดเงินเดือนพนักงาน หรือระบบทำเงินเดือนภายในองค์กร การจ้าง Outsource อาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าในระยะยาว โดยเฉพาะเมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง

การทำเงินเดือนด้วยตนเอง (In-house Payroll)

การทำเงินเดือนด้วยตนเอง คือ องค์กรตัดสินใจจ้างพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญในด้านนี้เข้ามาทำเงินเดือนในฐานะของพนักงานบริษัท ซึ่งปัจจุบันนอกจากการจ้างพนักงานแล้วยังมักนิยมใช้โปรแกรมเงินเดือน หรือ Payroll เข้ามาช่วยลดภาระความยุ่งยาก สะดวก ง่ายดาย และยังทำงานได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ เหมาะกับองค์กรทุกขนาด ทุกประเภท ถือเป็นอีกทางเลือกที่องค์กรจำนวนมากนิยมทำ 

สำหรับธุรกิจในไทยจำนวนมาก การลงทุนในระบบทำเงินเดือนที่ดีเพียงครั้งเดียว มักช่วยให้การทำเงินเดือนพนักงาน และการคำนวณเงินเดือน ทุกเดือนเป็นเรื่องที่เป็นระบบ ตรวจสอบย้อนหลังได้ และรองรับการขยายทีมในอนาคตได้ดีกว่าการใช้ไฟล์ Excel อย่างเดียว

ข้อดีของการทำเงินเดือนด้วยตนเอง

• บริษัทสามารถควบคุมดูแลทั้งกระบวนการได้ตามความต้องการ สะดวก รวดเร็ว

• ไม่ต้องกังวลปัญหาข้อมูลรั่วไหลหรือหลุดออกสู่ภายนอก ซึ่งอาจส่งผลกระทบกับบริษัทในอนาคต

• ปรับเปลี่ยนนโยบาย หรือปรับแนวทางใหม่ให้กับพนักงานได้ทันที ไม่ต้องยุ่งยากกับเรื่องการจัดส่งเอกสาร การอธิบาย หรืออื่นใดกับ Outsource เช่น ปรับอัตรา OT ปรับอัตราค่าคอมมิชชั่น 

• ในกรณีที่เลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน หรือ Payroll ค่าใช้จ่ายจะถูกกว่าการเลือกจ้างบริษัทนอกแน่นอน อีกทั้งยังลดภาระการจ้างพนักงานหลายคน เพราะตัวโปรแกรมมีฟีเจอร์ต่าง ๆ ครบครัน ใช้งานง่าย ลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้จริง

• ไม่ต้องยุ่งยากหรือเสียเวลาไปกับการนำเอาข้อมูล เอกสารต่าง ๆ รวมถึงการอธิบายรายละเอียดให้กับ Outsource 

ข้อด้อยของการทำเงินเดือนด้วยตนเอง

• กรณีไม่ได้ใช้โปรแกรมเงินเดือนจะมีความยุ่งยาก เช่น การเช็กวันลาพนักงานแต่ละคน การคำนวณคอมมิชชั่น คำนวณ OT การยื่นเอกสารต่าง ๆ กับหน่วยงานภายนอก โอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูงมาก และมักต้องใช้จำนวนพนักงานเยอะ ส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

• หากใช้โปรแกรมเงินเดือนพนักงานต้องศึกษาข้อมูล วิธีใช้เพื่อความแม่นยำถูกต้องมากสุด และในช่วงแรกยังอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย 
• หากต้องคำนวณเงินเดือนที่มีความซับซ้อนมาก ต้องจ้างพนักงานประจำในระดับผู้เชี่ยวชาญเข้ามาดูแล ซึ่งส่งผลต่อค่าใช้จ่าย หรือถ้าไม่จ้างก็มีโอกาสผิดพลาดสูง​
  

แล้วธุรกิจแบบไหนควรเลือกบริษัทรับทำเงินเดือน หรือทำเงินเดือนเอง?

เพื่อให้ตัดสินใจง่ายขึ้น ลองดูแนวทางคร่าว ๆ ดังนี้

• ถ้าธุรกิจของคุณมีจำนวนพนักงานมาก ระบบสวัสดิการซับซ้อน และไม่มีทีม HR ที่เชี่ยวชาญด้านการทำเงินเดือน การใช้บริการบริษัทรับทำเงินเดือน อาจตอบโจทย์กว่าในช่วงแรก
• ถ้าบริษัทต้องการควบคุมข้อมูลเอง ลดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลเงินเดือนรั่วไหล และอยากลงทุนในระบบระยะยาว การเลือกใช้ระบบทำเงินเดือน หรือโปรแกรมทำเงินเดือน เพื่อทำเงินเดือนพนักงานเองภายในองค์กรคือทางเลือกที่เหมาะสม
• หากคุณต้องการทั้งความยืดหยุ่นและความคุ้มค่าในระยะยาว การเริ่มจากการใช้โปรแกรมคิดเงินเดือนพนักงานที่มีระบบอัตโนมัติในการคำนวณ และรองรับการยื่นเอกสารภาษี/ประกันสังคมก็เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจมาก
  
  

บทสรุป 

จริง ๆ แล้วการเลือกระหว่างจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนกับการทำเงินเดือนด้วยตนเองก็มีข้อดีและข้อด้อยแตกต่างกันออกไป ผู้บริหารรวมถึงบุคลากรที่เกี่ยวข้องอย่างฝ่าย HR จึงต้องปรึกษา วางแผน เพื่อเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับธุรกิจมากที่สุด ทั้งในมุมของค่าใช้จ่าย การควบคุมข้อมูล ความสะดวกในการ คำนวณเงินเดือน และการจัดการงานเอกสารในแต่ละเดือน

ซึ่งองค์กรไหนตัดสินใจเลือกทำเงินเดือนเองแล้วกำลังมองหาโปรแกรมทำเงินเดือน หรือโปรแกรมคิดเงินเดือนพนักงานชั้นยอด ByteHR พร้อมเป็นผู้ช่วยให้การทำเงินเดือนของทุกประเภทองค์กรเป็นเรื่องง่าย ระบบออกแบบมาเพื่อช่วยให้การทำเงินเดือนพนักงาน เป็นขั้นตอนที่ชัดเจน ลดงานซ้ำซ้อน และลดโอกาสผิดพลาด ฟีเจอร์ครบครัน ตั้งแต่การบันทึกเวลา การคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ไปจนถึงการส่งออกเอกสารและรายงานสำคัญต่าง ๆ ระบบไม่ซับซ้อน ใช้งานง่าย ราคาคุ้มค่า เหมาะกับธุรกิจในประเทศไทยที่อยากอัปเกรดการทำเงินเดือนให้เป็นระบบมืออาชีพอย่างแท้จริง ปรึกษาฟรี