​เลือกโปรแกรมเงินเดือน Payroll อย่างไร ให้คุ้มค่า พร้อมตอบโจทย์ธุรกิจคุณ
​

โปรแกรมเงินเดือน คือ  โปรแกรมที่ช่วยบริหารจัดการเงินเดือน หรือค่าตอบแทนของพนักงาน และการออกสลิปเงินเดือน รวมถึงการคำนวณภาษี และรายงานนำส่งกรมสรรพากร  เช่น การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินประกันสังคม นอกจากเงินเดือนแล้ว โปรแกรมเงินเดือนมักจะรวมการคำนวน โบนัส ค่าล่วงเวลา ค่าเบี้ยเลี้ยง รวมถึงคำนวนการหักลบจากจำนวนวันลา หรือวันหยุด ซึ่งสามารถกำหนดได้จากความต้องการของบริษัทนั้น ๆ ซึ่งผู้ใช้งานโปรแกรมเงินเดือนเหล่านี้มักจะเป็นฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือฝ่ายบัญชีที่ต้องข้องเกี่ยวกับข้อมูลพนักงานและการคำนวณเงินเดือน 

อ่านเพิ่มเติม: การจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) คืออะไร?

การใช้โปรแกรมเงินเดือนดีกว่าการทำเงินเดือนแบบดั้งเดิมอย่างไร

ในการทำระบบเงินเดือนแบบดั้งเดิม หลาย ๆ บริษัทมักจะบันทึกข้อมูลในฟอร์มเอกสารของบริษัทด้วยการเขียนหรือใช้ Excel ในการบันทึกข้อมูล โดยจะมีเจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายทรับยากรบุคคลเป็นผู้ดูแลข้อมูลซึ่งใช้เวลามากในการบันทึกหรือเปลี่ยนแปลงและค้นหาข้อมูล การนำโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์มาใช้ถือเป็นทางเลือกที่จะช่วยให้งานเหล่านี้ง่ายขึ้น ดังนี้

1. ลดขั้นตอนและความผิดพลาดในการทำเงินเดือน

โปรแกรมเงินเดือนจะช่วยบันทึกข้อมูล และค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงคำนวณเงินเดือน อัตราค่าจ้าง คำนวณภาษี ณ ที่จ่ายของพนักงานได้อย่างอัตโนมัติและลดขั้นตอนความผิดพลาดจากการคำนวนแบบดั้งเดิม

2. เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

ข้อมูลเงินเดือนถือเป็นข้อมูลสำคัญของสำนักงานแต่ละคน ดังนั้นการนำโปรแกรมเงินเดือนมาใช้จะทำให้คุณสามารถจำกัดสิทธิ์ของผู้ที่เข้ามาดูข้อมูลหรือทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในโปรแกรมเงินเดือนได้จากการเข้ารหัสของผู้ใช้โปรแกรมเงินเดือนนั้น ๆ 

3. เพิ่มความสะดวก รวดเร็วแบบเรียลไทม์

โปรแกรมเงินเดือนสามารถบันทึกข้อมูลได้อัตโนมัติ ทั้งยังช่วยอัปเดตข้อมูลตามกฎหมายและช่วยออกเอกสารรายงานต่าง ๆ โปรแกรมเงินเดือนของ BtyeHR สามารถดึงรายงานประกันสังคม ภงด.1 รายงานกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ฯลฯ ช่วยให้ง่ายต่อผู้บริหาร ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และสามารถออกสลิปเงินเดือนให้พนักงานได้อย่างรวดเร็ว โดยพนักงานก็สามารถเรียกดูข้อมูลเงินเดือนของตัวเองได้แบบเรียลไทม์

4. ช่วยจัดการความซับซ้อนในการจ่ายเงินเดือน

โปรแกรมเงินเดือน นอกจากจะช่วยคำนวนเงินเดือนและภาษีหัก ณ ที่จ่ายในแต่ละเดือนแล้ว ยังมีฟังก์ชั่นที่ช่วยคำนวนกะชั่วโมงการทำงาน สำหรับองค์กรที่มีระบบการทำงานเป็นกะ เช่น โรงพยาบาล โดยโปรแกรมเงินเดือนของ ByteHR มีระบบการสร้างตารางกะ การขอสลับกะ การขอโอที เพื่อช่วยให้หัวหน้างานได้บริหารเวลาพนักงานได้อย่างง่ายดาย และช่วยคำนวนอัตราการขาด ลา มา สาย ของพนักงานได้แบบเรียลไทม์

ในภาพรวมธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน การเลือกโปรแกรมเงินเดือน Payroll ที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรทุกขนาด ระบบบัญชีเงินเดือนไม่เพียงแต่จ่ายเงินให้กับพนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลาเท่านั้น แต่ยังมีบทบาทสำคัญในการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีอีกด้วย ในบทความนี้ ByteHR จะแนะนำการเลือกโปรแกรมเงินเดือน  Payroll ที่สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

1. ประเมินความต้องการทางธุรกิจ

ก่อนที่จะเลือกโปรแกรมเงินเดือน  Payroll การประเมินความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ปัจจัยต่าง ๆ ที่ควรพิจารณาได้แก่ จำนวนพนักงาน ลักษณะอุตสาหกรรม และข้อกำหนดด้านบัญชีเงินเดือนเฉพาะใด ๆ การประเมินเบื้องต้นนี้จะช่วยคุณจำกัดตัวเลือกของคุณให้แคบลง

2. การปฏิบัติตามกฎระเบียบและภาษี

การดูแลให้ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านภาษีถือเป็นสิ่งสำคัญสูงสุดในการเลือกโปรแกรมเงินเดือน คุณควรเลือกซอฟต์แวร์ที่อัปเดตการเปลี่ยนแปลงภาษีและให้การคำนวณภาษีที่แม่นยำและเป็นปัจจุบัน นอกจากนี้ควรจัดการการหักเงิน เงินสมทบ และภาษีที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น

3. ความสามารถในการรองรับ

ธุรกิจของคุณอาจขยับขยายเติบโตเมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้นการเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่สามารถปรับรูปแบบการใช้งานได้ตามความต้องการจึงเป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์สามารถรองรับข้อมูลของพนักงานที่เพิ่มมากขึ้นในอนาคตและสามารถปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงและความซับซ้อนของบัญชีเงินเดือนได้

4. ความเป็นมิตรต่อผู้ใช้

หน้าตาโปรแกรมเงินเดือน Payroll ที่ใช้งานที่ง่ายถือเป็นสิ่งสำคัญเมื่อเลือกโปรแกรมงินเดือนที่มีประสิทธิภาพ เลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่มีแดชบอร์ดที่ใช้งานง่าย ช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลและการเงินของคุณสามารถใช้และจัดการงานบัญชีเงินเดือนได้อย่างง่ายดาย

5. บูรณาการกับระบบทรัพยากรบุคคลและระบบบัญชี

เลือกโปรแกรมเงินเดือนที่ทำงานร่วมกับระบบทรัพยากรบุคคลและระบบบัญชีที่มีอยู่ของคุณได้อย่างราบรื่น เพื่อช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด

6. ความปลอดภัยของข้อมูล

ข้อมูลบัญชีเงินเดือนมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดังนั้นความปลอดภัยของข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมเงินเดือนที่คุณเลือกมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง เช่น การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ และการสำรองข้อมูลเป็นประจำ

7. บริการช่วยเหลือลูกค้าและการฝึกอบรม

บริการให้คำแนะนำแก่ลูกค้าเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง โดยในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการช่วงแรกที่ผู้ใช้งานเพิ่งเริ่มใช้โปรแกรม และยังไม่คุ้นชิน ตรวจดูให้แน่ใจก่อนว่าผู้ให้บริการโปรแกรมเงินเดือนมีการเสนอการฝึกอบรมและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องเพื่อช่วยให้ทีมของคุณใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ให้เกิดประโยชน์สูงสุดหรือไม่

8. โครงสร้างต้นทุนและราคา

โปรแกรมบัญชีเงินเดือนมาพร้อมกับรูปแบบราคาที่หลากหลาย รวมถึงการสมัครสมาชิกรายเดือน ค่าธรรมเนียมต่อพนักงาน หรือการซื้อครั้งเดียว ประเมินงบประมาณของคุณและเลือกโครงสร้างราคาที่สอดคล้องกับการเงินของคุณ

9. บทวิจารณ์และคำแนะนำจากผู้ใช้

ก่อนตัดสินใจขั้นสุดท้าย ให้ศึกษารีวิวของผู้ใช้และขอคำแนะนำจากธุรกิจอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณ ประสบการณ์จริงจากผู้ใช้งานเป็นข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า เพื่อยืนยันในประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือของโปรแกรมเงินเดือนต่าง ๆ

10. ระยะเวลาทดลองใช้งาน

ผู้ให้บริการโปรแกรมเงินเดือนหลายรายมักเสนอช่วงทดลองใช้งาน ซึ่งเป็นโอกาสที่ดีที่คุณจะได้ ทดสอบคุณสมบัติและฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ก่อนทำสัญญาระยะยาว รวมทั้งรับฟังความคิดเห็นจากคนในบริษัทว่าใช้แล้วเป็นอย่างไรบ้าง