วิธีเริ่มต้นจัดกะงาน สำหรับผู้จัดการมือใหม่
สำหรับผู้จัดการมือใหม่ในธุรกิจที่มีการเปลี่ยนกะเวลา พนักงานหมุนเวียนเข้าออกตลอด เช่น ร้านอาหาร โรงงาน หรือโรงพยาบาล การจัดกะเวลาให้มีประสิทธิภาพส่งผลอย่างมากต่อภาพรวมการดำเนินงานทั้งหมด การจัดตารางกะหมุนเวียนที่เป็นระบบแก่พนักงานก็จะช่วยให้พวกเขาไม่เหนื่อยเกินไปและมีสมดุลของการใช้ชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงานที่ดี
ตารางกะหมุนเวียนทำงานอย่างไร
ตารางกะที่หมุนเวียนกันจะช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับทีมของคุณ เนื่องจากพนักงานสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ในขณะที่พวกเขาหมุนเวียนกันข้ามกะ ได้พบปะพนักงานคนอื่นๆ ได้ค้นพบวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน และได้เข้าใจภาพรวมว่าทุกอย่างทำงานอย่างไร นอกจากนี้ยังทำให้พนักงานไม่เบื่อหน่ายกับงานซ้ำๆ เดิมๆอีกด้วย
การหมุนเวียนกะจะทำในลักษณะหมุนเป็นวงจรที่จัดไว้ เช่น
กะของคุณอาจเป็นช่วงเช้าถึงบ่าย และช่วงบ่ายถึงกลางคืน หรือหากคุณเปิดทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง คุณอาจมีสี่กะ เช้า สาย บ่าย เย็น โดยพนักงานทำงานกะเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนด พนักงานที่มีกำหนดการหมุนเวียนอาจทำงานเป็นกะเดียวกันในแต่ละวัน (หมุนเวียนตามวัน) หรืออาจทำงานกะที่แตกต่างกัน (หมุนเวียนตามเวลา)
ยิ่งตารางเวลาของคุณจัดเป็นวงจรได้ดีมากเท่าไร พนักงานก็จะยิ่งสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวได้ง่ายขึ้น
กะหมุนเวียนประเภทต่างๆมีสี่ประเภทหลัก
- ประเภทหมุนเวียนบ่อยครั้ง: การเปลี่ยนแปลงกะทุกสัปดาห์หมายความว่าพนักงานอาจเปลี่ยนจากทำงานกะกลางวันเป็นกะกลางคืนภายในสัปดาห์เดียวกัน สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องยากสำหรับคนที่จะปรับตัวทั้งทางร่างกายและในการวางแผนเวลาส่วนตัว
- ประเภทหมุนเวียนช้า: การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นในช่วงหลายเดือน ซึ่งอาจช่วยให้พนักงานปรับตัวให้เข้ากับวันทำงานและกลางวัน ตลอดจนสร้างความมั่นคงในการวางแผนเวลาส่วนตัว
- ประเภทหมุนเวียนวันหยุดสุดสัปดาห์: นี่เป็นกะพื้นฐานที่พนักงานผลัดกันทำงานในช่วงวันหยุด ทำให้ทุกคนมีโอกาสได้พักผ่อนช่วงสุดสัปดาห์
- ประเภทหมุนเวียนบางส่วน: พนักงานบางคนจะทำงานเป็นกะตลอดเวลา ในขณะที่บางคนทำงานตามกำหนดการหมุนเวียน ซึ่งอาจเนื่องมาจากข้อกำหนดคุณสมบัติของพนักงานที่มีทักษะจำเป็นต่อการทำงานต่อเนื่องในบางกะ
สร้างตารางกะหมุนเวียนสำหรับธุรกิจของคุณ
สำหรับการกำหนดกะทำงานกลางคืน ควรเลี่ยงการให้พนักงานคนเดียวกันทำงานตลอดคืน แม้ว่าบางคนอาจชอบหรือร้องขอก็ตาม เพราะเป็นการดีที่สุดที่จะไม่ให้พนักงานต้องอดนอนและอาจก่อความผิดพลาดในช่วงปฏิบัติงานกลางคืน
แบ่งวันของคุณออกเป็นกะ วิธีที่คุณแบ่งชั่วโมงออกเป็นกะขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจของคุณ หากคุณเปิด 16 ชั่วโมงต่อวัน คุณสามารถแบ่งออกเป็นสองกะ กะละแปดชั่วโมงได้ หากคุณเปิดตลอด 24 ชั่วโมง คุณจะต้องแบ่งกะแปดชั่วโมงสามกะ
กำหนดความครอบคลุมของกะ อีกครั้ง ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ คุณอาจไม่ได้มีพนักงานจำนวนเท่ากันในทุกกะ บางกะอาจต้องการพนักงานที่มีทักษะพิเศษ และบางกะอาจจะยุ่งกว่ากะอื่นและต้องการจำนวนพนักงานที่มากกว่าเวลาอื่น
สร้างทีม วิธีสร้างทีมเพื่อครอบคลุมกะนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณมีจำนวนคนเท่ากันในทุกกะ หรือบางกะมีมากกว่า และคุณอาจจะผสมพนักงานต่างทีมมาทำงานร่วมกัน
กำหนดการหมุนเปลี่ยนกะ คุณจะใช้วิธีกะหมุนเวียนประเภทใดขึ้นอยู่กับลักษณะขององค์กร ประเภทธุรกิจและพนักงานที่คุณมีอยู่ เพราะสิ่งที่เหมาะกับโรงพยาบาลอาจจะไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจร้านอาหาร
การจัดตารางแบบต่างๆ
- ตารางดูปองท์: ระบบ 24/7 นี้ใช้ทีมทำงานสองกะสิบสองชั่วโมง ซึ่งมาถึง 42 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในรอบสี่สัปดาห์ แต่ละทีมทำงานสี่คืนติดต่อกัน ตามด้วยวันหยุดสามวัน จากนั้นพวกเขาทำงานสามวันติดต่อกัน โดยหยุดหนึ่งวันก่อนที่จะเปลี่ยนกลับไปเป็นกะกลางคืนในที่สุด สัปดาห์ที่สี่ของตารางจะทำให้ทีมได้หยุดติดต่อกันเจ็ดวันก่อนที่วงจรทั้งหมดจะเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง
- ตาราง Pitman: ระบบนี้คล้ายกับดูปองท์ตรงที่คุณมีทีมสี่ทีม ทำงานสองกะ กะละสิบสองชั่วโมง แต่อยู่ในรอบสองสัปดาห์
- กำหนดการ 24-48: ด้วยระบบนี้ คุณจะมีสามทีมที่ทำงานกะ 24 ชั่วโมง หลังจากเปลี่ยนกะเสร็จ พวกเขาก็มีเวลาพัก 48 ชั่วโมง
- กำหนดการ 4-3: เป็นการใช้หกทีมที่มีการทับซ้อนกันในกะสิบชั่วโมงในรอบสามสัปดาห์ ระบบนี้จะช่วยให้คุณครอบคลุมตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่มีช่องว่างเมื่อเปลี่ยนกะ
แน่นอนว่าพนักงานของคุณจะไม่ได้ทำงานตามกะที่วางเอาไว้เป๊ะๆ ด้วยว่าพวกเขาอาจมีธุระทางบ้านหรือป่วย ความยุ่งยากจะเกิดตามมาเสมอเมื่อคุณต้องมาเช็คเวลาเพื่อเปลี่ยนกะพนักงาน
ตารางกะแบบหมุนเวียนทำให้ทุกคนมีโอกาสเท่าเทียมกันในการทำงานในวันและกะที่ต้องการหรือไม่ต้องการน้อยกว่า พวกเขาให้ความคุ้มครองที่ดีขึ้นแก่คุณในขณะที่ให้โอกาสพนักงานในการสร้างสมดุลระหว่างชั่วโมงการทำงานกับชีวิตส่วนตัว
หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่รวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com
ByteHRมีโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชันจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน รวมถึงการจัดการกะ และวัน ขาด ลา มา สาย ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย
