ใช้หรือไม่ใช้ระบบ Payroll อัตโนมัติ ต่างกันอย่างไร

​

ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำงานการใช้ระบบ HR แบบ On Cloud ควบคู่กับระบบ payroll (บัญชีเงินเดือน) อัตโนมัติกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นในองค์กรต่างๆ แต่ยังมีบางบริษัทที่ยังคงใช้วิธีการทำ Payroll แบบดั้งเดิม ในบทความนี้ ByteHR จะพาทุกคนมาดูกันว่าการใช้และไม่ใช้ระบบ Payroll อัตโนมัตินั้นแตกต่างกันอย่างไร พร้อมชี้ให้เห็นว่า การเลือก payroll system ที่เหมาะสม ส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมอย่างไร

1. ความแม่นยำและข้อผิดพลาด

• ใช้ระบบอัตโนมัติ: ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมนุษย์ ระบบจะคำนวณเงินเดือน ภาษี และการหักต่างๆ อย่างแม่นยำตามกฎระเบียบที่กำหนด โดยเฉพาะเมื่อใช้โปรแกรมเงินเดือน payroll ที่อัปเดตกฎหมายล่าสุดอัตโนมัติ
  

• ไม่ใช้ระบบอัตโนมัติ: มีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือ โดยเฉพาะเมื่อมีพนักงานจำนวนมากหรือมีรายการคำนวณที่ซับซ้อน

2. เวลาและประสิทธิภาพ

• ใช้ระบบอัตโนมัติ: ประหยัดเวลาอย่างมาก สามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมากได้ในเวลาอันรวดเร็ว ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีเวลาทำงานด้านอื่นๆ มากขึ้น และช่วยลดรอบการปิดงบ payroll เงินเดือน​
  

• ไม่ใช้ระบบอัตโนมัติ: ใช้เวลามากในการคำนวณและตรวจสอบข้อมูล โดยเฉพาะในช่วงสิ้นเดือนหรือรอบการจ่ายเงินเดือน

3. การปฏิบัติตามกฎหมาย

• ใช้ระบบอัตโนมัติ: ระบบจะอัพเดตกฎระเบียบและข้อบังคับทางกฎหมายอัตโนมัติ ช่วยให้มั่นใจว่าการคำนวณเป็นไปตามกฎหมายล่าสุดเสมอ ลดความเสี่ยงเอกสาร ภงด.1/ภงด.1ก ไม่ตรงแบบ
  

• ไม่ใช้ระบบอัตโนมัติ: ต้องคอยติดตามการเปลี่ยนแปลงกฎหมายและปรับการคำนวณด้วยตนเอง ซึ่งอาจเกิดความผิดพลาดหรือล่าช้าได้

4. การรายงานและการวิเคราะห์

• ใช้ระบบอัตโนมัติ: สามารถสร้างรายงานได้หลากหลายรูปแบบ และวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างลึกซึ้ง เช่น แนวโน้มค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร การวิเคราะห์ประสิทธิภาพ เป็นต้น ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจเร็วขึ้นจากแดชบอร์ด HR Payroll

• ไม่ใช้ระบบอัตโนมัติ: การสร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลทำได้ยากและใช้เวลามาก อาจไม่ครอบคลุมหรือไม่ทันสมัย

5. ความปลอดภัยของข้อมูล

• ใช้ระบบอัตโนมัติ: ข้อมูลถูกเก็บในระบบที่มีการรักษาความปลอดภัยสูง มีการเข้ารหัสและการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ พร้อมการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงแยกบทบาทสำหรับ HR/บัญชี/ผู้บริหาร
  

• ไม่ใช้ระบบอัตโนมัติ: ข้อมูลอาจเสี่ยงต่อการสูญหายหรือถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต โดยเฉพาะหากเก็บในรูปแบบเอกสารหรือไฟล์คอมพิวเตอร์ทั่วไป

6. ต้นทุนระยะยาว

• ใช้ระบบอัตโนมัติ: มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นสูง แต่ในระยะยาวจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายจากการลดความผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดเวลาล่วงเวลาของทีม HR ที่ใช้ปิดระบบ hr payroll
  

• ไม่ใช้ระบบอัตโนมัติ: อาจมีต้นทุนต่ำในระยะสั้น แต่ระยะยาวอาจมีค่าใช้จ่ายสูงจากความผิดพลาดและการใช้เวลาทำงานมากเกินไป

เลือกใช้ระบบไหนดี: เหมาะกับธุรกิจประเภทไหน

• ธุรกิจขนาดเล็ก (1-30 คน): เริ่มด้วยโปรแกรม payroll ที่ตั้งค่าพื้นฐานง่าย มีเทมเพลตการคำนวณและสลิปอัตโนมัติ ลดงานซ้ำของผู้ประกอบการ
• ธุรกิจเติบโต (31-200 คน): ต้องการระบบ payroll ที่เชื่อมต่อเวลาเข้า-ออก กะงาน และการอนุมัติลาหรือโอที ลดคอขวดช่วงปิดงบ
• องค์กรหลายสาขา/หลายประเทศ: เลือก payroll system ที่รองรับหลายโครงสร้างค่าตอบแทน หลายอัตราภาษี พร้อมสิทธิ์การเข้าถึงแบบ Role-based
• งานกะซับซ้อน/ค่าแรงผสม: ใช้โปรแกรม hr payroll ที่คำนวณค่ากะ เบี้ยเลี้ยง ค่าคอมมิชชั่น และปรับสูตรได้ linh hoạt
  
  

บทส่งท้าย

การใช้ระบบ Payroll อัตโนมัติมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจนในด้านความแม่นยำ ประสิทธิภาพ และความปลอดภัยของข้อมูล แม้จะมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่สูง แต่ในระยะยาวจะช่วยประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย ในทางกลับกัน การไม่ใช้ระบบอัตโนมัติอาจดูประหยัดในตอนแรก แต่มีความเสี่ยงสูงในด้านความผิดพลาดและประสิทธิภาพการทำงาน องค์กรควรพิจารณาขนาดธุรกิจ จำนวนพนักงาน และความซับซ้อนของระบบค่าตอบแทนเพื่อตัดสินใจเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุด

ByteHR เองก็มีความเชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างครบวงจร โดยเฉพาะโปรแกรมเงินเดือนที่สรุปรายงานสำหรับดูข้อมูลต่างๆ แบบเรียลไทม์ เพื่อง่ายในการตัดสินใจ มีความแม่นยำสูง  ทั้งคำนวณภาษีโดยนำเงินได้พึงประเมินและสร้างรายงาน ภงด.1 และ ภงด.1ก ฯลฯ ByteHR มีโปรแกรมสำหรับ HR ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชั่นจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน การจัดการกะพนักงาน และบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย

แต่หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมสำหรับ HR อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com