แชร์ 6 ฟังก์ชันโปรแกรม HR ที่เหมาะกับธุรกิจประเภทออฟฟิศ

ปัจจุบันโปรแกรม HR เข้ามามีบทบาทต่อการบริหารจัดการ และทำงานของเหล่า HR อย่างมาก ด้วยจุดประสงค์สำคัญเพื่อสร้างความสะดวกสบาย ลดภาระหน้าที่ของงานให้น้อยลงแต่ผลงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น อีกทั้งยังเป็นวิธีช่วยลดต้นทุนสำหรับองค์กรอีกด้วย Byte HR จึงอยากแชร์ 6 ฟังก์ชันดี ๆ ที่เหมาะกับธุรกิจประเภทมีออฟฟิศอย่างยิ่ง มั่นใจว่าหากตัดสินใจใช้แล้วจะช่วยสร้างความเป็นมืออาชีพด้านบริหารทรัพยากรบุคคลได้ดียิ่งกว่าเคย

การใช้โปรแกรม HR สามารถแก้ปัญหาใดให้กับองค์กรได้บ้าง

หากลองเทียบระหว่างการทำงานทั่วไปของ HR ในยุคก่อนกับการเลือกนำโปรแกรม HR เข้ามาใช้ ความแตกต่างที่ชัดเจนนั่นคือเรื่องการแก้ปัญหาของงานในด้านต่าง ๆ ตัวอย่างที่เห็นภาพชัดเจน เช่น

• การคำนวณเงินเดือน รายได้พนักงานผิดพลาด

• จ่ายเงินเดือนพนักงานไม่ตรงกับวันที่กำหนดไว้

• ลงข้อมูลการเข้า-ออกงานของพนักงานไม่ถูกต้อง

• พนักงานเสียเวลาในการเข้ามาลงเวลาทำงาน กรณีต้องออกไปทำงานข้างนอก

• ความยุ่งยากของ HR เกี่ยวกับการคำนวณภาษีและการยื่นภาษีของพนักงาน

• เอกสารล้นมือจนมีโอกาสขาดตกบกพร่อง และเกิดข้อผิดพลาด

• ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานออกไปทำงานนอกสถานที่จริงหรือไม่

นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งที่แสดงให้เห็นว่าเมื่อเปลี่ยนมาใช้โปรแกรม HR จะช่วยแก้ปัญหาและลดความยุ่งยากของงานลงได้อีกเยอะมากทีเดียว

แนะนำ 6 ฟังก์ชันโปรแกรม HR สำหรับธุรกิจกลุ่มออฟฟิศ

ส่วนใหญ่แล้วองค์กรแทบทุกแห่งก็ต้องมีออฟฟิศกลางเพื่อคอยบริหารจัดการงานในด้านต่าง ๆ เมื่อนำโปรแกรม HR เข้ามาใช้ นี่คือ 6 ฟังก์ชันดี ๆ ที่ตอบโจทย์ความคุ้มค่ากับการลงทุนอย่างมาก

1. ฟังก์ชันทำเงินเดือนออนไลน์

ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ของพนักงานแต่ละคนทั้งเงินเดือน ค่า OT ค่าคอมมิชชั่น เบี้ยเลี้ยง ฯลฯ ไปจนถึงรายหัก เช่น ค่าประกันสังคม ค่ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ จะถูกบันทึกเอาไว้ในระบบจากนั้นเมื่อถึงเวลาคิดเงินเดือน ระบบจะรวมตัวเลขทั้งหมดของพนักงานแต่ละคนไว้ให้เสร็จสรรพ ถูกต้อง แม่นยำ 

2. ฟังก์ชันการลางานออนไลน์

ฟังก์ชันบันทึกการลาออนไลน์แบบเรียลไทม์ ช่วยให้ HR สามารถอนุมัติได้ทันทีผ่านมือถือ ขณะที่พนักงานก็ไม่ต้องเข้ามาลงรายละเอียดในออฟฟิศให้ยุ่งยาก โดยเฉพาะการลาแบบเร่งด่วน พร้อมทั้งยังสามารถตั้งค่าประเภทการลา และจัดวันลาได้ตามสะดวก เป็นสิ่งที่ธุรกิจประเภทออฟฟิศอย่ามองข้ามเด็ดขาด

3. ฟังก์ชันเก็บประวัติพนักงาน

สามารถจัดเก็บประวัติทุกด้านเกี่ยวกับพนักงานได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง แม่นยำ บันทึกจำนวนรายได้ของพนักงาน การอนุมัติลาออนไลน์ หรือกรณีขาดงานสถิติตัวเลขต่าง ๆ จะระบุไว้ชัดเจนโดย HR ไม่ต้องจดหรือเช็กให้ปวดหัวหากมีการขอดูรายละเอียด

4. ฟังก์ชันค้นหาและต้อนรับพนักงานใหม่

โปรแกรม HR ยังมีฟังก์ชันคัดกรองพนักงานใหม่เพื่อให้ธุรกิจได้เจอกับพนักงานในฝัน ติดตามตำแหน่งว่างงาน จัดเก็บเอกสารการสมัครพร้อมฟีเจอร์ต้อนรับพนักงานใหม่ เช่น กระบวนการ Onboarding ให้พนักงานระบุข้อมูลจนครบถ้วน สร้างความน่าประทับใจได้อย่างแน่นอน

5. ฟังก์ชันบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน และการกำหนดกะงาน

ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้างานได้เพียงแค่บันทึกเวลาเข้า-ออกผ่านช่องทางโปรแกรม แอปพลิเคชัน หรือบอกผ่านแชทก็ไม่มีปัญหา ลดความเสียเวลาหากต้องเข้ามาสแกนนิ้ว หรือตอกบัตรให้ยุ่งยาก มีความคล่องตัวในการทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์น่าพึงพอใจ อีกทั้งยังกำหนดกะการเข้างานของพนักงานแต่ละคน รวมถึงกำหนดวันหยุดประจำปีของบริษัทได้ด้วย

6. ฟังก์ชันการออกเอกสารต่าง ๆ

อีกฟังก์ชันโปรแกรม HR ที่น่าสนใจมากนั่นคือการออกเอกสารต่าง ๆ สำหรับใช้งานในเชิงกฎหมาย หรือการขอเอกสารของพนักงาน เช่น การทำสลิปเงินเดือน การยื่นภาษีเงินได้ส่วนบุคคล การยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย การยื่นประกันสังคม โดยข้อมูลทุกอย่างจะดึงมาจากระบบที่บันทึกรายละเอียดของพนักงานแต่ละคนไว้

บทสรุป

ทั้ง 6 ฟังก์ชันโปรแกรม HR ที่ได้บอกเล่ามานี้จะเห็นถึงความสำคัญและความแตกต่างที่ HR จะได้รับเมื่อเทียบกับการทำงานแบบเดิม ๆ เพิ่มเติมคือความคุ้มค่าของการลงทุน ประหยัดเวลาและแรงงานได้อีกเยอะมาก หากใครสนใจโปรแกรมดี ๆ ที่มีฟีเจอร์เหล่านี้ให้ครบถ้วน Byte HR พร้อมเป็นคำตอบสำหรับออฟฟิศทุกแห่ง สะดวก ครบครัน ใช้งานง่าย ทางเลือกชั้นยอดของการทำงานที่ตอบโจทย์ทั้งฝ่าย HR และองค์กร